Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Samenwerkingsverband:

  De modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord als organisatorische eenheid.

• 2.

  Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het samenwerkingsverband ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 3.

  Administratieve organisatie:

  Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• 4.

  Doelmatigheid:

  De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• 5.

  Doeltreffendheid:

  De mate waarin het samenwerkingsverband erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk te bereiken.

• 6.

  Financieel beheer:

  Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten door het samenwerkingsverband.

• 7.

  Financiële administratie:

  Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het samenwerkingsverband teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • •

    de financieel-economische positie;

  • •

    het financiële beheer;

  • •

    de uitvoering van de begroting, meer specifiek de baten en lasten per (uitvoerings-)module en de baten en lasten die vallen onder de regionale begroting beschermd wonen, maatschappelijke opvang, bemoeizorg en preventie (hierna BW MO B&P);

  • •

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • •

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• 8.

  Rechtmatigheidsverantwoording:

  De rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid/de doelstellingen. Het voorstel bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren zoals aangegeven in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s en het overzicht van de overhead, de lasten en baten per taakveld weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, voor zover van toepassing inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 3.

  In de begroting en jaarstukken wordt een overzicht opgenomen van de gemeentelijke bijdragen van de afzonderlijke gemeenten. De verdeling van de kosten vindt plaats op de wijze zoals in de Modulaire gemeenschappelijke regeling is vermeld.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt vóór 1 november aan de raden van de deelnemende gemeenten een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het begrotingsjaar T+2 en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen van € 50.000,00.

• 3.

  Voordat een beroep wordt gedaan op de post onvoorziene uitgaven wordt eerst beoordeeld of:

  • a.

    er ruimte is binnen andere budgetten;

  • b.

    het voorstel voldoet aan de 3 O’s; Onvoorzienbaar, Onontkoombaar en Onuitstelbaar. Aan minimaal twee O’s dient te worden voldaan.

Artikel 5 Autorisatie begroting

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per module.

• 2.

  Aan het begin van het lopende boekjaar gaat het dagelijks bestuur na of de geautoriseerde begroting nog passend is en doet indien nodig voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde begroting. Deze begrotingswijziging kan zien op de uitvoeringskosten van de modules en de regionale begroting BW MO B&P. Aanvullende begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar worden enkel voorgesteld indien de bijdragen van deelnemende gemeenten ten aanzien van de uitvoeringskosten van de modules stijgen. Aanvullende mutaties in de regionale begroting BW MO B&P worden door het dagelijks bestuur toegelicht in de tussentijdse rapportages zoals bedoeld in artikel 6, of in de jaarrekening.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de uitvoeringslasten van de modules en de lasten uit de regionale begroting BW MO B&P, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet worden overschreden. Overschrijdingen zullen in de tussentijdse rapportages en/of de jaarrekening aan het algemeen bestuur worden gemeld.

• 4.

  Bij het opstellen en vaststellen van de begroting gelden de genoemde termijnen zoals opgenomen in de Modulaire gemeenschappelijke regeling, in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met bijgestelde raming van de baten en lasten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten nader toegelicht.

Artikel 7 Informatieplicht

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur actief en voortvarend over nieuwe ontwikkelingen met eventuele financiële consequenties.

Artikel 8 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van:

  • –

    Ten aanzien van de uitvoeringskosten: 2% van de totale lasten van de MGR, inclusief de dotaties aan de reserves.

  • –

    Ten aanzien van de regionale begroting BW MO B&PO: 0,25% van de totale lasten in de regionale begroting BW, MO B&P.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.

Artikel 9 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 1 december van het lopende boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  Ten aanzien van de uitvoeringslasten van de modules:

  • a.

    Indien sprake is van een onderschrijding van de lasten (op niveau module / kostensoort);

  • b.

    Indien sprake is van een overschrijding (op niveau module / kostensoort) én deze geaccordeerd is door het algemeen bestuur naar aanleiding van een tussentijdse rapportage en / of de jaarrekening;

  • c.

    Indien sprake is van een overschrijding als gevolg van het uitvoeren van extra activiteiten waarbij de daarmee gepaard gaande extra lasten gecompenseerd worden door extra, direct gerelateerde baten.

  Ten aanzien van de regionale begroting BW MO B&P:

  • d.

    Indien sprake is van een afwijking die voortkomt uit een wijziging in de door het rijk beschikbaar gestelde middelen voor BW MO B&P, nadat de (gewijzigde) begroting is vastgesteld;

  • e.

    Indien er sprake is van een onder - of overschrijding van de baten en lasten én deze geaccordeerd is door het algemeen bestuur naar aanleiding van een tussentijdse rapportage en / of de jaarrekening.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, maar niet vallen onder artikel 10 lid 4, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording . (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en overheidseigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor een periodieke fraude-risico analyse gericht op misbruik en oneigenlijk gebruik.

Artikel 12 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 25.000,00 worden niet geactiveerd.

• 2.

  Afschrijving vindt plaats op basis van lineaire afschrijving.

• 3.

  De termijn van afschrijving van vaste activa wordt vastgesteld bij het besluit tot verwerving van de betreffende activa.

• 4.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 5.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 13 Reserves en voorzieningen

Het dagelijks bestuur biedt, indien gevraagd door het algemeen bestuur, een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

Artikel 14 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van het samenwerkingsverband, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door het samenwerkingsverband verleende diensten.

Artikel 15 Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

Artikel 16 Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering minimaal de verplichte onderdelen, op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing minimaal de verplichte onderdelen, op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 18 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• c.

  de kosten van inhuur derden;

• d.

  de huisvestingskosten;

• e.

  de overige kosten.

Artikel 19 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van de activiteiten en de processen in het samenwerkingsverband;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, vorderingen, schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie ten behoeve van indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen;

• g.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• h.

  het verstrekken van de vereiste informatie aan de in de dienst participerende gemeenten, het rijk en de provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordings-verplichtingen opleggen aan het samenwerkingsverband.

Artikel 20 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt, voor zover van toepassing, zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken en verantwoordelijkheden aan de functionarissen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van volmachten en machtigen voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

• d.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21 Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. Deze regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de aanbestedingsregels van de Europese Unie en Aanbestedingswet.

Artikel 22 Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 18 onder a. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het actualiseren van een intern controleplan, waarin de te controleren processen voor het begrotingsjaar worden vastgesteld. Dit interne controleplan wordt afgestemd met de accountant. Tevens wordt het normenkader geactualiseerd.

Artikel 23 Inwerkingtreding en intrekken oude verordening

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking.

• 2.

  De verordening “Financiële verordening Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord” vastgesteld bij besluit van 2 december 2020, wordt ingetrokken met ingang van de in het vorige lid genoemde datum.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord”.