Controleprocotol subsidies 2023

1 Algemeen

1.1 Doel

1.2 Normenkader

1.2.1 Verantwoording van projectsubsidies of subsidies voor éénmalige activiteiten

1.2.2 Verantwoording van niet zijnde projectsubsidies of subsidies voor éénmalige activiteiten (overige subsidies)

1.3 Procedure

1.4 Definities

2 Controle van de verantwoording

2.1 Algemeen

2.2 Aandachtspunten bij de controle

2.2.1 Rechtmatigheid

2.2.2 Aandachtspunten inhoudelijk verslag

2.2.3 Algemene uitgangspunten bij controle jaarrekening

2.2.4 Algemene uitgangspunten bij controle subsidieverantwoording

2.3 Aandachtspunten bij het onderzoek naar de gerealiseerde activiteiten

2.4 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

2.4.1 Goedkeuringstolerantie

3 Rapportages accountantsonderzoek

3.1 Model controleverklaring

3.2 Uitzonderingsrapportage

1.1Inleiding

Op de verstrekking van subsidies op beleidsterreinen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad (hierna: college) is de Algemene Subsidieverordening (ASV) 2023 van toepassing.

De ASV onderscheid voor de verantwoording van de besteding van de verleende subsidies drie verschillende categorieën met bijbehorende verantwoordingsverplichtingen:

• -

  Subsidies tot en met €5.000;

• -

  Subsidies tussen €5.000 en €150.000;

• -

  Subsidies vanaf €150.000.

Dit protocol is van toepassing op de verantwoording bij een subsidie vanaf €150.000. Een subsidieontvanger dient verantwoording af te leggen in hoeverre de besteding van de ontvangen subsidie heeft plaatsgevonden overeenkomstig de daaraan verbonden verplichtingen. De verantwoording bevat een vergelijking tussen de beoogde en gerealiseerde activiteiten, een toelichting op de verschillen en een financiële verantwoording over de besteding van de subsidie. In voorkomende gevallen kunnen aanvullende of vervangende verantwoordingseisen worden verlangd, bijvoorbeeld wanneer het Rijk deze stelt.

Voor de verantwoording moet de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling indienen. Artikel 16 van de ASV bepaalt dat de aanvraag een controleverklaring moet bevatten. Deze moet zijn opgesteld door een onafhankelijke accountant en in elk geval betrekking hebben op de inzet van het verleende subsidiebedrag.

Ten behoeve van de accountantscontrole van de financiële verantwoording en het onderzoek naar de te verantwoorden activiteiten is dit controleprotocol vastgesteld door het college. Dit controleprotocol is bestemd voor het bestuur van de organisatie die subsidie ontvangt en de accountant die door de subsidieontvanger wordt ingeschakeld. dit controleprotocol wordt met de beschikking tot subsidieverlening meegestuurd. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het in kennis stellen van de accountant van dit controleprotocol.

1.2Doel

Dit controleprotocol heeft als doel om te zorgen dat de door de subsidieontvanger ingeschakelde accountant de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoer opdat de gemeente Zaanstad een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:

• 1.

  de getrouwheid van de verantwoorde baten en lasten, en

• 2.

  de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect.

De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de financiële verantwoording en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect door de subsidieontvanger.

In dit controleprotocol zijn eveneens de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren voor de verantwoording van de gerealiseerde activiteiten via een inhoudelijk jaarverslag. De accountant geeft de uitkomsten van dit onderzoek weer in een Rapport van feitelijke bevindingen. Dit rapport wordt alleen door de accountant opgesteld indien uit zijn onderzoek zaken blijken omtrent het inhoudelijk verslag welke van invloed zouden kunnen zijn op de subsidievaststelling.

1.3Normenkader

1.3.1Verantwoording van projectsubsidies of subsidies voor éénmalige activiteiten

Indien er sprake is van een projectsubsidie of een subsidie voor een éénmalige activiteit, moet de controle door de accountant de getrouwheid van de subsidieverantwoording betreffen. Voor de verslaggeving gelden geen specifieke voorschriften.

Op de controle naar de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn de in hoofdstuk 2.2.1, 2.2.2 en 2.2.4 opgenomen aandachtspunten van belang.

1.3.2Verantwoording van niet zijnde projectsubsidies of subsidies voor éénmalige activiteiten (overige subsidies)

In het geval er geen sprake is van een projectsubsidie of subsidie een éénmalige activiteit betreft de controle door de accountant betreft de getrouwheid van de jaarrekening, zodat voldoende zekerheid wordt verkregen over de getrouwheid van de cijfers en het college geen nader onderzoek hoeft te laten doen. De jaarrekening wordt daarom opgesteld overeenkomstig de door de Raad voor de Jaarverslaggeving opgestelde Richtlijnen voor de jaarverslaggeving:

• -

  Richtlijn 640 voor organisaties zonder winstoogmerk (RJ 640 – organisaties zonder winstoogmerk);

• -

  Richtlijn 660 voor onderwijsinstellingen (RJ 660 – onderwijsinstellingen);

• -

  Richtlijn 655 voor zorginstellingen (RJ 655 – zorginstellingen).

Voor rechtspersonen mét winstoogmerk wordt de bij de onderneming passende jaarverslaggevingsrichtlijnen gevolgd.

Op de controle naar de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger zijn de in hoofdstuk 2.2.1, 2.2.2 en 2.2.3 opgenomen aandachtspunten van toepassing.

1.4Procedure

Subsidieontvangers dienen een aanvraag tot vaststelling in te dienen om hun subsidie te verantwoorden. De termijn voor deze aanvraag is:

• -

  uiterlijk 1 juli van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar (bij een subsidie die voor een kalenderjaar is verstrekt), of

• -

  uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht (bij overige subsidies).

De subsidieontvanger geeft opdracht tot controle van de financiële verantwoording en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Daarnaast geeft de subsidieontvanger opdracht tot onderzoek van de in het (jaar)verslag verantwoorde activiteiten als deze bepalend zijn voor de subsidievaststelling (zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening) aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

De accountant stemt zijn bevindingen inzake het uitgevoerde accountantsonderzoek af met zijn opdrachtgever en rapporteert aan zijn opdrachtgever, de subsidieontvanger.

Het college heeft op grond van artikel 17 van de ASV de bevoegdheid om te allen tijde een aanvullend onderzoek te (laten) verrichten om een oordeel te krijgen over de rechtmatigheid van de besteding van de toegekende subsidie en de naleving van de aan de subsidieontvanger opgelegde voorwaarden en verplichtingen. Ook de rekenkamer van de gemeente kan nadere inlichtingen vragen over de jaarrekening dan wel een aanvullend onderzoek instellen.

De aanvraag tot vaststelling van de subsidie bevat een controleverklaring. Indien van toepassing mede een Rapport van feitelijke bevindingen en een uitzonderingsrapportage. Aan de aanvraag tot vaststelling kan de subsidieontvanger ook een brief van het bestuur van de organisatie toevoegen als het iets specifieks onder de aandacht van het college wil brengen.

1.5Definities

Uitzonderingsrapportage

Een uitzonderingsrapportage die alleen wordt verstrekt aan de gemeente Zaanstad als sprake is van een niet-goedkeurende controleverklaring. In het verslag geeft de accountant een nadere toelichting op zijn overwegingen welke hebben geleid tot een niet-goedkeurende verklaring.

Inhoudelijk verslag

Het inhoudelijk verslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de afgesproken en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het inhoudelijk verslag kan een op zichzelf staand verslag zijn of opgenomen zijn in het jaarverslag van de subsidieontvanger.

Controleverklaring

Een verklaring van een onafhankelijke accountant die controleert of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening.

Financiële verantwoording

Een jaarrekening of een specifieke subsidieverantwoording.

Rapport van feitelijke bevindingen

Een rapportage waarin de accountant de uitkomsten vermeldt ten aanzien van de deugdelijke totstandkoming van de in het inhoudelijk verslag verantwoorde gerealiseerde activiteiten. De accountant geeft alleen een Rapport van feitelijke bevindingen af als uit zijn onderzoek bevindingen blijken die relevant zijn voor de subsidievaststelling.

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van dit controleprotocol wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect. Deze verplichtingen zijn opgesomd in hoofdstuk 2.2.4 van dit protocol.

2.1Algemeen

De controle door de accountant richt zich op de getrouwheid van de door de organisatie verantwoorde baten en lasten. Van de accountant wordt daarnaast verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de geldende regelgeving en de voorschriften van de gemeente Zaanstad.

2.2Aandachtspunten bij de controle

2.2.1Rechtmatigheid

De accountant dient vast te stellen dat:

• -

  de subsidie is besteed voor het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld;

• -

  indien de organisatie voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij

• -

  anderen of andere opbrengsten heeft ontvangen, is de realisatie daarvan opgenomen bij het

• -

  verzoek tot subsidievaststelling in de jaarrekening of financieel verslag;

• -

  alle in de beschikking tot subsidieverlening nader beschreven specifieke verplichtingen met een financieel effect zijn nageleefd;

• -

  alle in de beschikking tot subsidieverlening nader beschreven specifieke verplichtingen met een niet-financieel effect (zoals het verschaffen van specifieke kerncijfers met onderbouwing) zijn nageleefd;

• -

  de subsidieontvanger voldoet aan de verzekeringsplicht, zoals aangegeven in artikel 12, tweede tot en met vierde lid, van de ASV;

• -

  de subsidieontvanger hanteert uurtarieven, waarbij de uitgangspunten zoals opgenomen in artikel 19 van de ASV zijn gevolgd;

• -

  de subsidieontvanger voldoet aan de eisen omtrent de vermogensvorming, zoals aangegeven in artikel 23 van de ASV.

2.2.2Aandachtspunten inhoudelijk verslag

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• -

  in het inhoudelijk verslag wordt ingegaan op of de activiteiten waar de subsidie voor is verleend, zijn uitgevoerd en in welke mate;

• -

  in het inhoudelijk verslag wordt ingegaan op welke resultaten zijn bereikt ten opzichte van de

• -

  (meerjaren)planning. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht;

• -

  het inhoudelijk verslag is verenigbaar met de financiële verantwoording;

• -

  het inhoudelijk verslag is gedateerd en ondertekend door (of namens) het bestuur van de instelling.

De accountant geeft alleen een Rapport van feitelijke bevindingen af als uit zijn onderzoek bevindingen blijken die relevant zijn voor de subsidievaststelling.

2.2.3Algemene uitgangspunten bij controle jaarrekening

De accountant dient vast te stellen dat:

• -

  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen;

• -

  de staat van baten en lasten is opgesteld conform de begroting waarvoor de subsidie is verleend en bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar;

• -

  in geval van verschillen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie is in de staat van baten en lasten een toelichting over de oorzaken van dit verschil opgenomen;

• -

  bijzondere baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve of voorziening worden afzonderlijk opgenomen en toegelicht;

• -

  de ontvangen subsidievoorschotten zijn op de juiste wijze en per beschikking duidelijk herkenbaar in de jaarrekening opgenomen;

• -

  In de jaarrekening is een onderdeel opgenomen waarin per beschikking de op basis van de werkelijk prestaties berekende kosten en opbrengsten worden aangegeven, welke als basis dient voor de subsidievaststelling. De berekening dient op gelijke wijze plaats te vinden als in de subsidieaanvraag.

2.2.4Algemene uitgangspunten bij controle subsidieverantwoording

De accountant dient vast te stellen dat:

• -

  de subsidieafrekening is opgesteld conform de begroting waarvoor de subsidie is verleend;

• -

  in geval van verschillen groter dan 10% tussen de begroting en de realisatie is een toelichting in de subsidieafrekening over de oorzaken van dit verschil opgenomen;

• -

  de ontvangen subsidievoorschotten op juiste wijze en duidelijk herkenbaar in de subsidieafrekening zijn opgenomen;

• -

  de opbrengsten, gegenereerd door andere partijen dan de gemeente Zaanstad, die een bijdrage hebben verstrekt voor het project, volledig zijn weergegeven.

2.3Aandachtspunten bij het onderzoek naar de gerealiseerde activiteiten

Bij subsidies gelijk aan of groter dan €1.000.000 dient de accountant onderzoek te doen naar de gerealiseerde activiteiten en dient zijn bevindingen ten aanzien van de verantwoording van deze activiteiten te rapporteren in een Rapport van feitelijke bevindingen als uit zijn onderzoek bevindingen blijken die relevant zijn voor de subsidievaststelling.

In de beschikking tot subsidieverlening kan worden aangegeven welke niet-financiële informatie (bijvoorbeeld: specifieke kerncijfers) de subsidieontvanger moet opleveren, met onderbouwing, ter controle door de accountant.

De niet-financiële informatie dient te voldoen aan de onderstaande eisen. De informatie is:

• -

  op een ordelijke en controleerbare wijze tot stand gekomen;

  • °

    de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • °

    het totstandkomingsproces is achteraf re construeerbaar;

  • °

    de niet-financiële informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd, stemt overeen met de niet-financiële informatie in de verantwoording;

• -

  niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen: opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne beheersing vastgelegde procedures, functionerend in overeenstemming daarmee en deugdelijk in opzet en werking.

Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de accountant van de subsidieontvanger in staat stelt om de administratieve werking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen.

Het onderzoek naar de niet-financiële informatie door de accountant omvat de volgende werkzaamheden:

• -

  vaststellen dat is uitgegaan van de definities van activiteiten met daarbij behorende criteria zoals die zijn opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening;

• -

  beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de niet-financiële informatie voor zover relevant voor de ordelijke en controleerbare totstandkoming hiervan;

• -

  op basis van deelwaarnemingen toetsen of deze maatregelen daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht; het behoort niet tot de taak van de accountant om de niet-financiële informatie opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant;

• -

  het vaststellen dat de verantwoordde activiteiten in het inhoudelijk verslag overeenkomen met de bronregistratie;

• -

  de accountant meldt de uitkomsten van zijn onderzoek in een Rapport van feitelijke bevindingen.

2.4Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwalificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.

2.4.1Goedkeuringstolerantie

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende

goedkeuringstoleranties voor de financiële verantwoording van toepassing.

Van een fout in de financiële verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meerdere aspecten van de geldende wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de subsidievoorwaarden betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording kan onderscheid gemaakt worden in incidentele en structurele fouten. Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden in de controle. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

3.1Model controleverklaring

De gemeente Zaanstad stelt geen specifieke voorwaarden ten aanzien van de tekst van de controleverklaring, anders dat daarin moet worden aangegeven dat het Controleprotocol subsidies 2023 van de gemeente Zaanstad in acht is genomen. Ter zake wordt verwezen naar de voor de accountants algemeen geldende richtlijnen.

3.2Uitzonderingsrapportage

Een rapportage die alleen wordt verstrekt als er sprake is van een niet-goedkeurende controleverklaring. In het verslag geeft de accountant een nadere toelichting op zijn overwegingen welke hebben geleid tot een niet-goedkeurende controleverklaring.