| Organisatie | Schiedam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2024 |
| Citeertitel | Regeling financieel beheer 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling financieel beheer 2013.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 12-12-2023 | 23INT00544/23BIJ02164 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam;
Ingevolge artikel 24 lid 1b van de Financiële verordening gemeente Schiedam 2023 het college zorg dient te dragen voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
besluit vast te stellen de volgende:
HOOFDSTUK 1: BEGRIPSBEPALINGEN
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
De functionaris die in opdracht van een budgethouder de administratieve handelingen verricht bij het geven van een opdracht (bestelling) die tot uitgaven of inkomsten zal leiden (verplichting c.q. recht).
Een door de budgethouder geaccordeerd formulier waarmee opdracht gegeven wordt tot het doen van een betaling.
De financiële middelen per grootboeknummer of een groep van bij elkaar behorende grootboeknummers binnen hetzelfde taakveld (zoals een investeringsproject, reguliere exploitatie, grondexploitatie of krediet), die via de gemeentebegroting in een dienstjaar zijn toegekend dan wel via een separate begrotingswijziging zijn verleend.
De functionaris die overeenkomstig het Mandaatbesluit het mandaat heeft en aan wie een of meer budgetten zijn toegewezen.
Het college van burgemeester en wethouders van Schiedam.
Administratieve verwerking waarmee kosten ten laste worden gebracht van een ander budget dan waar ze in eerste instantie geboekt waren.
Een document waarop een overzicht staat van aan de gemeente geleverde goederen of diensten en wat hier voor betaald dient te worden, met daarbij het totaalbedrag dat de gemeente is verschuldigd.
De Financiële verordening gemeente Schiedam 2023 en de opvolgende verordeningen.
Degene die in dienst is van de gemeente Schiedam of is ingehuurd.
Het nummer dat in de administratie is gekoppeld aan een budget. Dit is het laagste niveau in de financiële administratie.
Een door de budgethouder geaccordeerd (digitaal) formulier, waarmee opdracht gegeven wordt tot het vastleggen in de financiële administratie van een vordering.
De bevoegdheid om namens het college of de burgemeester:
De Mandaatregeling Schiedam 2024 en de opvolgende regelingen.
Een akkoordverklaring van een daartoe bevoegde functionaris geplaatst op een (digitale) factuur of declaratie van een leverancier, waar uit blijkt dat de in rekening gebrachte goederen en/of diensten volgens de daartoe verstrekte opdracht zijn geleverd.
De functionaris die een prestatieverklaring afgeeft.
Een overeenkomstig de Financiële verordening door de raad voor de begroting bepaald samenhangend geheel van activiteiten, om maatschappelijke effecten te bereiken en waaraan middelen zijn gekoppeld. Programma’s zijn het niveau waarop de raad financieel en inhoudelijk stuurt. Dit is tevens het hoogste niveau in de financiële administratie.
Eenheid waarin programma’s zijn onderverdeeld op basis van de (limitatieve) lijst die door het Rijk is vastgesteld in de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking van informatie van derden. Een taakveld bevat één of meerdere grootboeknummers die tezamen optellen tot het totaalbudget van het taakveld. Het taakveld is het middelste niveau in de financiële administratie.
Het naar programma’s ingedeelde overzicht dat conform het BBV moet worden opgenomen in de begroting. De uitvoeringsinformatie geeft weer wat de totale baten en lasten per taakveld zijn.
Algemeen: een wettelijke regeling, een beschikking of een verbintenis op grond waarvan een derde, in het geval dat een betaling is verschuldigd, deze betaling in rechte bij de gemeente kan afdwingen.
Administratief: een post ten laste van een budget op basis van een gegeven opdracht aan een derde (bestelling). Deze post wordt (geheel) verminderd met het factuurbedrag zodra de op deze bestelling betrekking hebbende factuur betaalbaar wordt gesteld.
Een vordering is een uit een wettelijke bepaling of besluit of uit een verbintenis voortvloeiend recht van de gemeente op de ontvangst van een geldbedrag dat eventueel door bij wet bepaalde middelen bij een derde kan worden ingevorderd.
Artikel 2: Autorisatie van budgetten
Het college stelt, op basis van de door de raad geautoriseerde begroting de totale lasten en baten per taakveld vast, aan de hand van de uitvoeringsinformatie.
Periodiek dient de budgethouder zich ervan te vergewissen wat de stand van zaken is met betrekking tot zijn budgetten. Bij (verwachte) afwijkingen in de realisatie op zijn budgetten dient de budgethouder dit pro-actief te melden en af te wegen of sprake is van een risico op begrotingsonrechtmatigheden. Via één van de P&C instrumenten kan, conform de financiële verordening, de begroting worden aangepast.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam in zijn vergadering van 12 december 2023.
de secretaris,
C.E. Bos
de burgemeester,
J.G. Bijl
HOOFDSTUK 1: BEGRIPSBEPALINGEN
In dit hoofdstuk worden de spelregels tussen college en (ambtelijke) budgethouders met betrekking tot budgetten vastgelegd. Dit hoofdstuk vormt dan ook de kern van deze regeling.
Dit artikel regelt de initiële autorisatie op programma, taakveld- en grootboeknummerniveau. Dit artikel werkt dus ‘van boven naar beneden’.
Lid 1: Dit is de basis waarop de gehele (financiële) inrichting van de gemeente is gebaseerd. De raad stuurt als hoogste orgaan op programmaniveau, dus ook de budgetten worden op dat niveau geautoriseerd. Na het vaststellen van de begroting met de daarin opgenomen programma’s, kan college tot uitvoering overgaan.
Lid 2: De BBV (artikel 66) schrijft voor dat: De door gedeputeerde staten onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders vast te stellen uitvoeringsinformatie bestaat:
In dit hoofdstuk wordt bepaald wie budgethouders (kunnen) zijn en welke bevoegdheden zij hebben.
Dit artikel legt vast wie er als budgethouder kan optreden binnen de organisatie. Alleen functionarissen die hiertoe via de Mandaatregeling zijn bevoegd, kunnen budgetten onder hun hoede krijgen.
HOOFDSTUK 4: KADERS VOOR BUDGETHOUDER
Het mandaat dat in hoofdstuk 3 aan rol van budgethouder wordt verleend, is geen blanco cheque. Aan het mandaat zitten duidelijke kaders. Deze worden in dit hoofdstuk uitgewerkt.
De spelregels voor het aangaan van verplichtingen door een budgethouder zijn in dit artikel beschreven. Het is van belang dat verplichtingen passen binnen het budget zowel qua omvang als doel.
Voor het vastleggen van vorderingen gelden vormvereisten. Uitgangspunt is dat de debiteurenadministratie waar nodig de budgethouder ondersteunt, maar dat de budgethouder altijd verantwoordelijk blijft voor (de incasso op) de vorderingen die op zijn naam zijn ingeboekt. De bijlagen bij de opdracht dienen de rechtmatigheid van de vordering aan te tonen. Indien van toepassing inclusief een opdracht aan team Administratie Bedrijfsvoering om ook een factuur aan derden te verzenden.
Facturen worden betaalbaar gesteld door het team Administratie Bedrijfsvoering wanneer het proces in zijn geheel is doorlopen. Individuele spoed-betalingen kunnen alleen plaatsvinden als het daartoe bestemde standaardformulier ‘Betaalopdracht’ juist en volledig is ingevuld. Dit formulier is via Smartweb beschikbaar en bevat een uniek volgnummer. Het formulier wordt inclusief onderbouwing waaruit de rechtmatigheid van de betaling blijkt aangeboden bij het team Administratie Bedrijfsvoering, die het formulier digitaal verwerken in de financiële administratie. Na digitaal akkoord door de budgethouder vindt betaling plaats.
Gemeenten hebben een uitgebreide en complexe boekhouding. Dat is voor Schiedam niet anders. Het is mogelijk dat lasten en baten niet in één keer op de ‘juiste’ plek landen. Indien er een inhoudelijke reden is (de kosten worden door het ene team gemaakt voor een ander) is sprake van een doorbelasting. Indien er een administratie reden is (de inkomsten of uitgaven zijn op de verkeerde plek geboekt) is sprake van een boekingscorrectie. In dat laatste geval kan de teammanager van F&C correcties autoriseren buiten de inhoudelijk budgethouder om. Dit zijn bijvoorbeeld correcties als gevolg van de accountantscontrole. Deze bepaling is opgenomen om de hygiëne van onze boekhouding te bevorderen.
Lid 1: Behoeft geen toelichting
Lid 2: Dit houdt in dat de wijze van vervanging is geregeld in de Mandaatregeling Schiedam 2024.
De gemeente werkt met publieke middelen. Dit betekent dat daar zéér zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Budgethouders dienen zich dan ook te allen tijde bewust te zijn van deze eis. Om elke schijn van belangverstrengeling te voorkomen dienen uitgaven ten laste van het gemeentelijk budget altijd door meerdere functionarissen gezien te worden en geaccordeerd door een niet inhoudelijk betrokken en hiërarchisch boven gestelde functionaris.