Besluit van Provinciale Staten van Noord-Holland van 11 december 2023 nr. 2124257/2128645, tot vaststelling van de Financiële verordening provincie Noord-Holland

Artikel 1.1 Definities

• 1.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    activa: het geheel van materiële en immateriële bezittingen van een organisatie die een zekere waarde vertegenwoordigen;

  • -

    activeren: het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd;

  • -

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de provinciale organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • -

    afrekeningsverschil: bedragen die bij afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald dan wel ontvangen worden op de balans gezet. Wanneer de definitieve betaling of ontvangst blijkt af te wijken van het balansbedrag is sprake van een afrekeningsverschil. Het afrekeningsverschil wordt ten gunste of ten laste van het lopende begrotingsjaar gebracht;

  • -

    BBV: het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  • -

    doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;

  • -

    doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;

  • -

    garantstelling: een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker (doorgaans een bank) dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen;

  • -

    investeringen met een economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van heffingen, leges of prijzen;

  • -

    investeringen met een maatschappelijk nut: investeringen in de openbare ruimte die een publieke taak vervullen en geen middelen genereren. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, vaarwegen en groenvoorzieningen;

  • -

    investeringskrediet: door Provinciale Staten ter beschikking gestelde middelen ter realisering van een investering;

  • -

    rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten.

  • -

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

  • -

    verplichting: een jegens de provincie bestaande aanspraak op grond van een onvoorwaardelijke schriftelijke verbintenis/opdracht of een besluit tot subsidieverstrekking;

  • -

    weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de provincie kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De weerstandscapaciteit blijkt bijvoorbeeld uit de omvang van de reserves en uit de resterende belastingcapaciteit;

  • -

    weerstandsvermogen: de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de provincie loopt.

Artikel 2.1 Programma-indeling

• 1.

  Provinciale Staten stellen bij aanvang van iedere statenperiode een programma-indeling voor die statenperiode vast.

• 2.

  Het opnemen van extra paragrafen naast de verplichte paragrafen is voorbehouden aan Provinciale Staten.

• 3.

  Jaarlijks zenden Gedeputeerde Staten de begroting voor het volgende jaar tijdig ter vaststelling aan Provinciale Staten.

Artikel 2.2 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting en de jaarstukken bestaan uit de volgende verplichte onderdelen: het programmaplan inclusief het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, de paragrafen inclusief rechtmatigheidsverantwoording, het overzicht van baten en lasten inclusief toelichting, de uiteenzetting van de financiële positie inclusief toelichting en de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld. Daarnaast bevatten de begroting en de jaarstukken een overzicht van incidentele baten en lasten, waarbij als minimum grensbedrag € 500.000 wordt gehanteerd.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet weergegeven. Van zowel nieuwe als lopende investeringen wordt de verwachte datum van gereedkomen vermeld.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven, onderscheiden in nieuwe en lopende investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten en een prognose van de toekomstige uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 5.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

Artikel 2.3 Kaders begroting

• 1.

  Gedeputeerde Staten bieden voor het zomerreces aan Provinciale Staten een kaderbrief aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 2.4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  De kredieten worden in de begroting opgenomen en worden bij de vaststelling van de begroting ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd. Deze investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3.

  Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten via tussentijdse rapportages voorzien van een dekkingsvoorstel als zij verwachten, dat:

  • a.

    de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden;

  • b.

    de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden;

  • c.

    de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden; of

  • d.

    de dekking van een investeringskrediet wijzigt.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in Provinciale Staten bedoeld in artikel 2.5, eerste lid, kunnen Gedeputeerde Staten voorstellen doen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het aanvragen van nieuwe kredieten en het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doen Gedeputeerde Staten indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, leggen Gedeputeerde Staten voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voorzien van een investeringskrediet inclusief de dekking aan de Provinciale Staten voor.

• 6.

  Delen van incidentele budgetten kunnen eenmalig naar een volgend jaar worden doorgeschoven als uitgestelde intentie in de laatste begrotingswijziging wanneer ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • a.

    het betreft een (deel van een) incidenteel budget, zoals vermeld in de betreffende paragraaf Incidenteel/structureel van de begroting;

  • b.

    als gevolg van factoren van buitenaf, niet beïnvloedbaar door de provincie, zijn nog geen verplichtingen aangegaan voor het betreffende (deel)budget;

  • c.

    het (deel van) het budget kan slechts éénmaal een jaar worden doorgeschoven; of

  • d.

    het door te schuiven deelbudget bedraagt maximaal het saldo van het niet bestede deel van het totale budget bij de jaarrekening.

Artikel 2.5 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van minimaal drie tussentijdse rapportages in het verslagjaar. De tussentijdse rapportage bevat tenminste een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma;

  • b.

    het totale saldo van de baten en lasten;

  • c.

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • d.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d; en

  • e.

    de uitputting van de investeringskredieten.

• 2.

  In de tussenrapportages worden voorgestelde bijstellingen van de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten op operationele doelen, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.

• 3.

  Voor grote projecten hebben Provinciale Staten nadere spelregels vastgesteld in het “Afsprakenkader Grote Projecten”.

Artikel 2.6 Jaarstukken

• 1.

  Jaarlijks zenden Gedeputeerde Staten het concept jaarverslag en de concept jaarrekening van het voorgaande jaar tijdig ter vaststelling aan Provinciale Staten.

• 2.

  In de jaarrekening wordt de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening worden per operationeel doel de verschillen met de ramingen in de begroting voor respectievelijk de baten en lasten, onttrekkingen en stortingen groter dan € 250.000 toegelicht.

Artikel 3.1 Rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Provinciale Staten stellen vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken willen worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  Gedeputeerde Staten bieden minimaal eens per vier jaar een Beleidsnota Rechtmatigheid ter vaststelling aan Provinciale staten aan, waarin de wijze van de rechtmatigheidsverantwoording, bedoeld in het eerste lid is opgenomen.

Artikel 4.1 Financiële beleidskaders

• 1.

  Gedeputeerde Staten zenden aan Provinciale Staten ter vaststelling een voorstel voor de volgende nota’s waarin het voorgestelde beleid is beschreven:

  • a.

    ten minste eenmaal in de vier jaar Kadernota verbonden partijen, Nota Infrastructurele kapitaalgoederen, Nota Reserves en Nota Weerstandsvermogen & risicomanagement; en/of

  • b.

    voor zover noodzakelijk, Financieringstatuut, Nota Leningen en garantstellingen en Nota Grondbeleid.

Artikel 4.2 Waardering en afschrijving van vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethodiek. De provincie kan voor de vastgestelde (sub)categorieën slechts voor één afschrijvingsmethode kiezen.

• 2.

  De te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende soorten activa is in onderstaande tabel vastgelegd.

  Soort vaste activa	Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten	Afschrijvingstermijn
  Immateriële vaste activa	Kosten agio en disagio geldleningen	De looptijd van de lening met een maximum van 10 jaar
  	Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief	4 jaar
  Materiële vaste activa	Investeringen met economisch nut	Bedrijfsgebouwen: a. aankoop: 40 jaar b. renovatie: 25 jaar c. machines, apparaten en technische installaties: 15 jaar ICT: a. bekabeling en verbindingen: 10 jaar b. overige ICT-middelen: 3 jaar
  	Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut	Aanleg/reconstructie van grond-, weg- en waterbouwkundige werken: a. wegen: 50 jaar b. kunstwerken: 50 jaar c. technische installaties: 5, 8 of 15 jaar d. openbaar vervoer busbanen: 50 jaar e. oevers houten + stalen damwand koud gevormd: 40 jaar f. oevers damwand warmgewalst: 80 jaar g. groen natuurbrug/ecoduct: 50 jaar
  Financiële vaste activa	Bijdragen aan activa in eigendom van derden als bedoeld in artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten	Gelijk aan afschrijvingstermijn van eigen activa, zoals boven is opgenomen, waarbij de afschrijvingsduur maximaal de afschrijvingstermijn (gebruiksduur) is van het betreffende actief bij de derde.

• 3.

  Activering

  • a.

    Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs in elk geval groter dan € 500.000 worden geactiveerd;

  • b.

    Voor de investeringen in mobiliteit en groen, zoals deze zijn opgenomen in de door Provinciale Staten vastgestelde integrale investeringsprogramma’s voor deze beleidsterreinen en voor gronden en terreinen geldt geen drempelbedrag;

  • c.

    Directe kosten gerelateerd aan de personele capaciteit, die worden ingezet voor de realisatie van de investering, niet zijnde de overheadkosten, worden geactiveerd;

  • d.

    Er wordt geen overhead aan de investeringen toegerekend;

  • e.

    Wanneer de gebruiksduur afwijkt van de afschrijvingstermijnen in de tabel wordt in de kredietaanvraag geargumenteerd de afwijkende afschrijvingstermijn ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd;

  • f.

    Provinciale bijdragen aan activa van derden worden in principe in de vorm van een subsidie ten laste van de exploitatie gebracht. Wanneer er geargumenteerd voor wordt gekozen deze te activeren dan zijn de afschrijvingstermijnen van toepassing.

• 4.

  De afschrijving op vaste activa start:

  • a.

    Voor investeringen met een economisch nut of in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, in het jaar volgend op het jaar waarin het werk in gebruik of gereed is gekomen; of

  • b.

    Voor projecten in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, waarvan de precieze datum van ingebruikname niet kan worden vastgesteld, in het jaar waarop de uitgave is gedaan.

• 5.

  Voor nazorg op de investeringsprojecten geldt dat na het opleveren en ingebruikname van een investering een nazorgtermijn van maximaal drie jaar kan worden ingesteld wanneer verwacht wordt dat de kosten van nazorg groter zijn dan € 100.000. Deze nagekomen lasten worden nog ten laste van het investeringskrediet verantwoord. Na deze drie jaar wordt het project ook financieel afgesloten. Wanneer de ingeschatte nazorgkosten lager zijn dan € 100.000 komen deze nazorgkosten ten laste van de exploitatie. Het project wordt dan financieel afgesloten in het boekjaar waarin het werk in gebruik of gereed is gekomen.

Artikel 4.3 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 4.4 Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats, tenzij dit op basis van wet- en regelgeving wordt opgelegd.

• 2.

  Voor de instelling van elke bestemmingsreserve zenden Gedeputeerde Staten een concept instellingsbesluit ter vaststelling aan Provinciale Staten waarin wordt aangegeven:

  • a.

    de functie van de reserve;

  • b.

    de bestemming van de reserve;

  • c.

    het operationeel doel;

  • d.

    de voeding van de reserve;

  • e.

    de looptijd van de reserve; en

  • f.

    de maximale hoogte van de reserve.

• 3.

  Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt het saldo van de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 4.

  De omvang van de algemene reserve bedraagt tenminste 25% van de structurele algemene dekkingsmiddelen zoals die verantwoord zijn in de meest recente jaarrekening, met een minimum gelijk aan het saldo van het netto risicobedrag dat voor het boekjaar waarop deze jaarrekening betrekking heeft is bepaald.

• 5.

  Voor de stortingen in en onttrekkingen aan de reserves worden de volgende beleidsregels gehanteerd:

  • a.

    In de jaarrekening vinden stortingen plaats in de reserve voor het bedrag dat via de begroting of begrotingswijzigingen door Provinciale Staten gedurende het begrotingsjaar is geaccordeerd. Uitgezonderd zijn de stortingen in de reserves kapitaallasten en de reserves subsidies;

  • b.

    De storting in de reserves kapitaallasten is gelijk aan de lasten van de desbetreffende investering waarvan de kapitaallasten worden gedekt door een onttrekking uit de reserve kapitaallasten en is nooit hoger dan het bedrag dat door Provinciale Staten uit een reserve als dekking ter beschikking is gesteld;

  • c.

    De storting in de reserves subsidies is gelijk aan de hoogte van de verleende subsidies;

  • d.

    In de jaarrekening vinden onttrekkingen plaats aan de reserve ter dekking van een project, activiteit of subsidie tot maximaal het bedrag dat voor dat project of activiteit door Provinciale Staten beschikbaar is gesteld in het boekjaar; en

  • e.

    De onttrekking is nooit hoger dan de maximaal te dekken lasten voor deze bestemming in het boekjaar.

• 6.

  In de volgende gevallen kan van de regel in artikel 4.4 lid 5 onderdeel d worden afgeweken:

  • a.

    Indien een reserve volgens het instellingsbesluit de functie heeft van egalisatiereserve en de totale meerjarige in het bestedingsplan begrote lasten niet wijzigen;

  • b.

    Indien het een specifiek door Provinciale Staten geaccordeerd project of activiteit betreft met dekking uit een reserve en de totale lasten van het project of activiteit niet wijzigen, maar verschuiven over boekjaren; of

  • c.

    Indien het een subsidie betreft waarvoor een bedrag is gestort in een reserve subsidies tot maximaal het in het boekjaar als last genomen subsidiebedrag.

Artikel 4.5 Subsidies

• 1.

  Voor het toerekenen van een last van een verleende subsidie aan een boekjaar wordt een grensbedrag van € 1.500.000,- gehanteerd voor het ramen en verantwoorden van een subsidie voor een activiteit die boekjaar-overschrijdend is.

• 2.

  Subsidies onder deze grens worden als last genomen in het jaar van het afgeven van de verleningsbeschikking.

• 3.

  Bij afgifte van een verleningsbeschikking waarvan het subsidiebedrag hoger is dan het grensbedrag en de gesubsidieerde activiteit boekjaar-overschrijdend is, wordt het subsidiebedrag aan een specifieke bestemmingsreserve met als functie "verleende subsidie" toegevoegd.

Artikel 4.6 Toerekening capaciteitskosten

• 1.

  Provinciale Staten nemen bij de begroting kennis van de verdeling van de totale capaciteitskosten over respectievelijk de vastgestelde programma’s, overhead en investeringen. Hiervoor worden in de paragraaf bedrijfsvoering de totale capaciteitskosten en de verdeelsleutel over deze onderdelen vermeld. De bij de begroting of begrotingswijziging vastgestelde verdeelsleutel wordt ook bij de jaarrekening gebruikt voor de verdeling van de totale capaciteitskosten.

• 2.

  In afwijking van artikel 4.6, eerste lid kunnen aan investeringskredieten capaciteitskosten worden toegerekend op basis van gerealiseerde uren x tarief.

Artikel 4.7 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. Voor de bestede of te besteden uren die onderdeel zijn van de kostprijs van het recht, de heffing, het werk of dienst worden de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”).

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten die geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel.

• 6.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld, wanneer er sprake is van externe financiering. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 7.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 4.8 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de provincie aan overheidsbedrijven en derden waarbij de provincie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Onderdeel van de integrale kostprijs is het aantal bestede of te besteden uren. Daarbij worden voor de bedragen van deze uren de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”). Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doen Gedeputeerde Staten vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de provincie aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3.

  Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 4.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de provincie aan overheidsbedrijven en derden gaan Gedeputeerde Staten uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 5.

  Besluiten van Provinciale Staten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 4.9 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen

• 1.

  Gedeputeerde Staten doen Provinciale Staten jaarlijks een voorstel voor een besluit met betrekking tot de hoogte van de provinciale tarieven, heffingen, leges.

• 2.

  Besluiten tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van provinciale opcenten op de hoofdsom van de motorrijtuigenbelasting treden in werking met ingang van 1 januari van enig jaar.

Artikel 5.1 Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provinciale organisatie als geheel en in de directies;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, garanties en de subsidieverplichtingen;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de provinciale productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 5.2 Register van bezittingen en overeenkomsten

• 1.

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van onroerende goederen.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van overeenkomsten.

Artikel 5.3 Afrekeningsverschillen

• 1.

  Van de in de balanspost opgenomen bedragen wegens privaatrechtelijke verplichtingen wordt jaarlijks beoordeeld of de openstaande verplichting nog tot betaling zal leiden. Bedragen die niet meer betaald zullen worden, vloeien terug naar de exploitatie.

• 2.

  Als de factuur bij investeringen afwijkt van de verplichting, wordt het verschil ten gunste of ten laste van de investeringen gebracht.

• 3.

  In de nota reserves kunnen nadere regels zijn opgenomen, of afrekeningsverschillen van projecten en activiteiten die gedekt worden uit reserves, terugvloeien naar de reserve waar ze oorspronkelijk uit werden onttrokken.

• 4.

  De afrekeningsverschillen voorgaande jaren worden verantwoord en toegelicht op het taakveld waar ze betrekking op hebben.

Artikel 5.4 Financiële organisatie

• 1.

  Gedeputeerde Staten dragen zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de provinciale financiële organisatie en een eenduidig toewijzing van de provinciale taken aan de directies;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s;

  • f.

    de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid; en

  • h.

    de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid.

Artikel 5.5 Interne controle

• 1.

  Gedeputeerde Staten zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Tevens zorgen Gedeputeerde Staten ervoor dat deze interne toetsing tenminste bestaat uit een planmatige periodieke controle.

• 2.

  Bij afwijkingen rapporteren Gedeputeerde Staten daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, bedoeld in artikel 3.1. Daarnaast rapporteren Gedeputeerde Staten over de genomen maatregelen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen en over de genomen maatregelen tot herstel van tekortkomingen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten zorgen voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de provincie. Bij afwijkingen in de registratie nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 6.1 Opdrachtgever

Uitsluitend Gedeputeerde Staten zijn opdrachtgever voor het onderzoek bedoeld in artikel 217a van de Provinciewet.

Artikel 6.2 Opdrachtnemers

• 1.

  Het onderzoek, bedoeld in artikel 217a van de Provinciewet wordt uitgevoerd door:

  • a.

    de interne auditfunctie van de sector concerncontrol; en

  • b.

    de sector onderzoek en informatie van de directie beleid.

• 2.

  De interne auditfunctie van de sector concerncontrol stelt de Randstedelijke Rekenkamer op de hoogte van de uit te voeren onderzoeken.

Artikel 6.3 Informatievoorziening

De uitkomsten van het onderzoek worden vastgelegd in een rapport. Gedeputeerde Staten stellen dit rapport vast en zenden dit rapport ter kennisname aan Provinciale Staten.

Artikel 7.1 Benoeming

Gedeputeerde Staten benoemen een concerncontroller.

Artikel 7.2 Positie

• 1.

  De functie van concerncontroller is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch rechtstreeks onder de algemeen directeur/provinciesecretaris.

• 2.

  Ter ondersteuning van zijn werkzaamheden worden aan de concerncontroller één of meer medewerkers toegevoegd. Deze medewerkers vallen hiërarchisch onder de concerncontroller.

• 3.

  De functies van concerncontroller en van zijn medewerkers zijn onverenigbaar met enige andere functie binnen de provinciale organisatie.

Artikel 7.3 Taken

• 1.

  De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd over het beheersmatig behalen van de provinciale doelen aan:

  • a.

    de directeuren;

  • b.

    de algemeen directeur/provinciesecretaris; en

  • c.

    Gedeputeerde Staten.

• 2.

  De taakuitoefening van de concerncontroller kan niet worden ingeperkt door die van provinciale commissies of instanties met een vergelijkbare taakstelling.

• 3.

  Onder de hiërarchische aansturing van de concerncontroller wordt:

  • a.

    de interne auditfunctie aangestuurd door de programmamanager interne audit; en

  • b.

    de interne controle bedoeld in artikel 5.5, eerste lid, aangestuurd door de coördinator verbijzonderde interne controle.

• 4.

  De interne auditfunctie heeft, naast de taak genoemd in artikel 6.2, eerste lid, tot taak:

  • a.

    overige audits uit te voeren; en

  • b.

    andere werkzaamheden.

• 5.

  Voor de overige audits en andere werkzaamheden bedoeld in het vierde lid, onderdelen a en b, kunnen Gedeputeerde Staten, de algemeen directeur, een directeur of de concerncontroller als opdrachtgever optreden.

Artikel 7.4 Bevoegdheden

• 1.

  De concerncontroller is bevoegd, indien het provinciaal belang dit naar zijn oordeel vereist, en gehoord Gedeputeerde Staten, zich rechtstreeks tot Provinciale Staten te richten.

• 2.

  De coördinator verbijzonderde interne controle en de programmamanager interne audit zijn bevoegd, indien het provinciaal belang dit naar hun oordeel vereist, zich rechtstreeks tot Gedeputeerde Staten te richten.

• 3.

  De concerncontroller en zijn medewerkers zijn te allen tijde bevoegd binnen de provinciale organisatie alles te onderzoeken en ook verder alles te doen wat hij noodzakelijk acht om zijn taken te kunnen vervullen. De concerncontroller en zijn medewerkers hebben daartoe ongehinderd toegang tot alle informatie en personen binnen de Provincie Noord-Holland die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig acht.

• 4.

  Provinciale ambtenaren zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan het gestelde in het derde lid.

Artikel 7.5 Nadere regels

Gedeputeerde Staten stellen een controlstatuut vast waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de concerncontroller nader worden uitgewerkt.

Artikel 8.1 Intrekken oude verordening

• 1.

  De Financiële verordening provincie Noord-Holland (provinciaal blad xxxx) wordt ingetrokken

Artikel 8.2 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2024 en werkt terug tot 1 januari 2023 uitsluitend voor zover het de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording betreft.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening provincie Noord-Holland.