Besluit van Provinciale Staten van Noord-Holland van 11 december 2023 nr. 2124257/2128650, tot vaststelling van de Controle verordening provincie Noord-Holland

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  accountant: een accountant of accountantskantoor, bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening;

• -

  jaarrekening: jaarrekening van de provincie als bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet;

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Provinciale Staten wijzen ingevolge artikel 217 Provinciewet een accountant aan welke wordt belast met de controle van de jaarrekening. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van ten minste drie jaar.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1.

  Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze jaarrekening aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een zodanige voorbereiding van de jaarrekening, dat de Rekeningencommissie haar onderzoek en de daarop gebaseerde rapportage tijdig aan Provinciale Staten kan uitbrengen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de bij de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten zo veel mogelijk gebruik van het namens Gedeputeerde Staten uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Daartoe zal de accountant jaarlijks voorafgaand aan de controle in overleg treden met de Rekeningencommissie opdat de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen worden vastgesteld waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht zal besteden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, archiefstukken, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle afdelingen en alle ambtenaren van de provincie de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Gedeputeerde Staten geven de door Provinciale Staten benoemde accountant geen opdrachten tot het uitbrengen van organisatieadviezen.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert, waaraan naar zijn mening door Gedeputeerde Staten onvoldoende aandacht wordt besteed en die kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controle(?)verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 3.

  De accountant meldt jaarlijks aan Provinciale Staten alle door hem voor de provincie uitgevoerde opdrachten.

• 4.

  In aanvulling op het in artikel 217, vierde lid van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 5.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de Statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Rekeningencommissie.

Artikel 8 Aanbesteding accountantscontrole

• 1.

  Gedeputeerde Staten bereiden voor afloop van de overeengekomen contractperiode in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 2.

  Provinciale Staten stellen op basis van een voorstel van Gedeputeerde Staten het programma van eisen voor de aanbesteding vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • e.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; en

  • f.

    de provinciale producten en organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 3.

  In afwijking van het gestelde in het derde lid, letters e en f, kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat de Rekeningencommissie jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 9 Inwerkingtreding/overgangsrecht

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  De Controleverordening provincie Noord-Holland 2004 wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Controleverordening provincie Noord-Holland 2024'