Verordening controle financieel beheer en organisatie 's-Hertogenbosch 2023 (artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 2.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

• 3.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• 4.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• 5.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• 6.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 7.

  goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

• 8.

  rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. Na het verstrijken van de looptijd kan de overeenkomst met de benoemde accountant optioneel eenzijdig door opdrachtgever worden verlengd met vier periodes van een jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (1%) bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college (1%) en afwijkende rapportagetoleranties (€ 500.000);

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles ;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt

• 5.

  Bij de (Europese) aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en de bijbehorende wegingsfactoren .

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid van de ministeries.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden(Belastingdienst, ABP, sociale verzekeringsbank, CBS e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, [een vertegenwoordiging uit] de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden (verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke) voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 30 juni aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de voorlopige accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeente werkzame personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, meldt hij dit terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende gemeentelijke medewerkers.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

De verordening controle financieel beheer en organisatie 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op datum op of na inwerkingtreding Wet Versterking decentrale rekenkamers, deze datum hangt af van het nog te nemen koninklijk besluit voor opname in staatscourant), met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente ’s-Hertogenbosch 2023”.