| Organisatie | Montferland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit Montferland 2024 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit Montferland 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Mandaatbesluit Montferland 2024 |
Deze regeling vervangt het Mandaatbesluit Montferland 2022 laatstelijk vastgesteld op 3 mei 2022.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling. | 12-12-2023 | 23int01988 |
Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Montferland
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montferland, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,
gelet op de artikelen 59a van de Gemeentewet, de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
besluiten vast te stellen het volgende mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit
Uitoefening bevoegdheden aan genoemde functionarissen
I. de uitoefening van de in de bij dit besluit behorende bevoegdheden, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de genoemde functionarissen en daarop de vermelde specifieke bepalingen alsmede de onder punt II van dit besluit gestelde algemene bepalingen van toepassing te verklaren.
II. ten aanzien van de uitoefening van de onder punt I. van dit besluit bedoelde mandaten de volgende algemene bepalingen vast te stellen:
Artikel 1. Uitoefening bevoegdheden en overige van toepassing zijnde regelgeving
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid wordt bij de uitoefening van bedoelde bevoegdheden het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die financiële consequenties hebben geldt bovendien, gelet op artikel 15 van de ‘Financiële verordening Montferland 2017’ (of recentere regeling), dat hierin in de gemeentebegroting moet zijn voorzien.
Artikel 3. Uitoefening namens het bevoegde bestuursorgaan
De bevoegdheden, vermeld in dit besluit, worden door de functionarissen, genoemd in kolom 4 - verder te noemen: mandatarissen – uitgeoefend namens het ter zake bevoegde bestuursorgaan.
Indien geen mandaat is verleend wordt het besluit ondertekend door de burgemeester, eventueel aanvullend ondertekend door de secretaris op grond van artikel 59a van de Gemeentewet indien het een besluit van het college betreft, of met een ondertekeningsmandaat door het domein-, teammanager, teamleider of strategisch adviseur/medewerker
Artikel 5. Geen ondertekeningsmandaat
Behoudens in zaken met een routinematig karakter geldt het ondertekeningsmandaat niet ten aanzien van stukken, gericht aan Kroon, Minister, Staatssecretaris, Commissaris van de Koning en Gedeputeerde Staten, tenzij hierin uitdrukkelijk is voorzien.
Artikel 6. Vermelding rechtsmiddelclausule
Indien tegen een krachtens mandaat genomen besluit een administratiefrechtelijke voorziening openstaat, wordt daarvan in de desbetreffende stukken kennis gegeven onder vermelding van de instantie, tot welke men zich daartoe kan richten.
Onverminderd de bevoegdheid om een adequate vervangingsregeling te treffen en met inachtneming van de beperkingen voortvloeiend uit de speciale bepalingen in kolom 1 vindt ondermandaat door een Teammanager niet plaats naar een lager niveau dan Strategisch medewerker, tenzij door het bestuursorgaan uitdrukkelijk is ingestemd met het voor een concrete aangelegenheid voorgestelde niveau anders dan Strategisch medewerker.
IV. in te trekken het Besluit ‘Mandaatbesluit Montferland 2022’ laatstelijk vastgesteld op 3 mei 2022.
V. te bepalen dat het gewijzigde besluit in werking treedt (met terugwerkende kracht) op 1 januari 2024.
Het college van burgemeester en wethouders van Montferland, De burgemeester van de gemeente Montferland,
AAW: Algemene Arbeidsongeschiktheidswet
ALG: Algemeen (alle afdelingen)
APV: Algemene plaatselijke verordening Montferland 2013 (of recentere versie)
AVG: Algemene verordening gegevensbescherming
Awb: Algemene wet bestuursrecht
Awr: Algemene wet inzake de Rijksbelastingen
BABW : Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer
BBZ: het Besluit bijstandsverlening Zelfstandigen 2004
Bro: Besluit ruimtelijke ordening
Bal: Besluit activiteiten leefomgeving
Bbl: Besluit bouwwerken leefomgeving
Bkl: Besluit kwaliteit leefomgeving
CAR/UWO: Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten / Uitwerkingsovereenkomst
I-B: Afdeling Informatie – Cluster Belasting en WOZ
I-DIV: Afdeling Informatie - Cluster Documentaire Informatievoorziening
Ioaw: de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers.
Ioaz: de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen.
M-Fin: Afdeling Middelen – Cluster Financiën
M-JZI: Afdeling Middelen - Cluster Juridische Zaken en Inkoop
M-P&O: Afdeling Middelen - Cluster Human Resources
M-V: Afdeling Middelen – Cluster Vastgoed
O-RO: Afdeling Ontwikkeling – Ruimtelijke Ordening
O-MO: Afdeling Ontwikkeling – Maatschappelijke Ontwikkeling
PZ-C&T: Afdeling Publiekszaken - Cluster Communicatie en Toerisme
PZ-B: Afdeling Publiekszaken – Cluster Burgerzaken
V&H-H: Afdeling Vergunning en Handhaving – Team Handhaving
V&H-M&D: Afdeling Vergunning en Handhaving – Team Milieu en Duurzaamheid
V&H-V: Afdeling Vergunning en Handhaving – Team Vergunning
Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Wet Brp: Wet basisregistratie personen
Wet BGT: Wet basisregistratie grootschalige topografie
WIJ: de Wet investeren in jongeren
WOZ: de Wet waardering onroerende zaken
Wvggz: Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg
Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning
Z-ST-J: Domein Sociaal Team Jeugd
Z-ST-V: Domein Sociaal Team Volwassenen
Toelichting op het Mandaatbesluit Montferland
Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Met dit mandaatbesluit verlenen de beide bestuursorganen het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester mandaat aan met name ondergeschikten.
Met het verlenen van mandaat worden primair de volgende doelstellingen beoogd:
Het bestuur wordt door mandatering ontlast van uitvoeringstaken en routinematige besluiten, zodat het zich meer kan toeleggen op besturen op hoofdlijnen. Indien de bevoegdheden lager in de organisatie zijn neergelegd vergroot dit het verantwoordelijkheidsgevoel bij medewerkers, en hun specifieke deskundigheid wordt optimaal benut.
Mandaat, volmacht en machtiging
Mandaat heeft in beginsel betrekking op bestuursrechtelijke rechtshandelingen in de zin van de Awb. De term ‘volmacht’ heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen en de term ‘machtiging’ heeft betrekking op een autorisatie of verlof om iets te doen, dat noch een besluit in de zin van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling betreft.
Voorgaande betekent dat de term ‘mandaat’ in de zin van dit mandaatbesluit tevens ‘machtiging’ en ‘volmacht’ omvat. In artikel 10:12 Awb is dit vergelijkbaar geregeld.
Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (of: man¬dans). In aanvulling hierop bepaalt artikel 10:2 Awb dat de mandaat-ontvanger (of: mandataris) de besluiten neemt namens de mandaat¬verlener. De mandaatverlener blijft aldus verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor de genomen besluiten. Het besluit geldt als een besluit alsof het door het bestuursorgaan zelf is genomen. Het man-daatbesluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (artikel 10:10 Awb).
Artikel 10:7 Awb bepaalt dat de mandaatgever bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Artikel 10:8 Awb bepaalt dat de mandaatgever het mandaat te allen tijde kan intrekken. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk ingetrokken.
Geen mandaat mogelijk in bepaalde gevallen
In artikel 10:3 Awb vinden we deze ‘tenzij-gronden’. Ingevolge artikel 10:3, eerste lid, Awb kan een bestuursorgaan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. De eerste grond is overzichtelijk: mandaat is niet toegestaan als dit bij wet is verboden. Een dergelijk verbod komt in de praktijk nauwelijks voor.
In het tweede lid zijn concrete situaties genoemd waarin mandaat niet mogelijk is. Het tweede lid bepaalt dat mandaat in ieder geval niet wordt verleend indien het betreft een bevoegdheid:
Verder bepaalt het derde lid dat mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen (zie ook artikel 4 van het mandaatbesluit). Indien mandaat niet wettelijk is uitgesloten, is het aan het bestuursorgaan om bevoegdheden al dan niet te mandateren. Bij bijzondere en/of weinig voorkomende gevallen verdient het de voorkeur om de primaire besluitvorming uitsluitend door het bestuursorgaan zelf te laten plaatsvinden (bijvoorbeeld de besluitvorming over een aanvraag om vergunning voor een seksbedrijf).
Mandaat en bevoegdhedenregister (artikel 1-3)
In het bevoegdhedenregister zijn alle gemandateerde bevoegdheden opgenomen ten aanzien van de teams zoals opgenomen in het (op moment van schrijven in aanpassing zijnde) organisatiemodel, voorafgegaan door een algemeen deel die betrekking heeft op alle teams.
Mandaat in dit voorliggende bevoegdhedenregister doelt op zowel beslis- (afdoening) als ondertekeningmandaat. Zowel het beslis- als ondertekeningmandaat ligt dus bij dezelfde gemandateerde (tenzij uitdrukkelijk enkel ondertekeningmandaat is verleend).
Het bevoegdhedenregister bestaat uit vijf kolommen:
Mandaat aan ondergeschikten en niet-ondergeschikten
De figuur van mandaat past goed in een hiërarchische relatie. De mandaatverlener blijft immers altijd verantwoordelijk en bevoegd en kan zowel algemene als specifieke instructies geven. De wet staat ook mandaatverlening aan niet-ondergeschikten toe (artikel 10:4 Awb). Met een dergelijke mandaatverlening komt de mandaatontvanger eigenlijk in een gezagsverhouding met de mandaatverlener terecht. Om die reden verbindt de wet hieraan de voorwaarde dat instemming vereist is van de mandaatontvanger of zijn leidinggevende. Deze instemming kan ook blijken uit de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Deze toestemming is niet nodig als bij wettelijk voorschrift in deze vorm van mandaatverlening is voorzien.
Algemeen mandaat en mandaat in bepaalde gevallen
Het bevoegdhedenregister bevat een algemeen mandaat. Artikel 10:5 Awb bepaalt dat een bestuursorgaan hetzij een algemeen mandaat hetzij een mandaat voor een bepaald geval kan verlenen. Daarbij is tevens bepaald dat een algemeen mandaat schriftelijk wordt verleend.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid om in specifieke gevallen mandaat te verlenen, hetgeen ook mondeling kan geschieden. Een mandaat voor een bepaald geval wordt in ieder geval schriftelijk verleend indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever.
Mandaat omvat ook weigeringen/afwijzende beslissingen op een aanvraag
Gelet op het besluitbegrip van artikel 1:3, lid 3, Awb zijn weigeringen c.q. afwijzende beslissingen op een aanvraag zijn impliciet gemandateerd.
Het merendeel van de besluiten beschikken positief op een aanvraag, nadat het is getoetst aan de regelgeving en het beleid ter zake. Positief beschikken leidt evenwel tot een nieuw rechtsgevolg. In die gevallen betreft het een relatief eenvoudige beoordeling, zeker in die gevallen waarbij het een gebonden beschikking betreft. Dat laatste geldt ook voor een weigering bij een gebonden beschikking. Positief beschikken leidt evenwel tot een verschuiving in het rechtsgevolg, terwijl dat juist bij een weigering niet het geval is. Een weigering komt in de praktijk minder vaak voor. Bovendien kan het primaire besluit veelal volledig heroverwogen worden in bezwaar. Ook mogelijk is een weigering niet nodig blijkt indien de ten grondslag liggende aanvraag wordt aangepast zodat deze tot een positief besluit kan leiden. De toepassing van mediationvaardigheden kan hierbij nuttig zijn.
Wanneer niet op formele aspecten maar op inhoudelijke gronden geweigerd wordt betreft het veelal een minder eenvoudiger beoordeling. De weigering dient bovendien draagkrachtig gemotiveerd te worden. Een en ander is afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het geval. Dit kan algemeen bepaald worden door weigering uit te sluiten in de mandaatregeling, of doordat de gemandateerde in de praktijk prudent gebruik maakt van de bevoegdheid om te weigeren, en zo nodig de aanvraag ter besluitvorming voorlegt aan het bestuursorgaan zelf.
Bij een – voorgenomen – weigering kunnen nadere overwegingen een rol spelen, waaronder:
In het bevoegdhedenregister is in enkele gevallen een bijzondere instructie opgenomen, bijvoorbeeld: “na overleg met …”. Daarnaast bestaat altijd de mogelijkheid dat nog andere specifieke instructies worden gegeven ter zake van een bepaalde bevoegdheid of een of meer gemandateerden. Artikel 10:6 Awb bepaalt dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.
De instructies zijn vormvrij, maar kunnen de vorm van een beleidsregel als bedoeld in artikel 1:3, lid 4 Awb aannemen. Ook kunnen ze een volledig intern karakter hebben, waardoor ze niet gelden als een besluit en derhalve niet gepubliceerd hoeven te worden.
Inlichtingenplicht gemandateerden/mandatarissen
Artikel 10:6, lid 2, Awb bepaalt dat de gemandateerde/mandataris inlichtingen verschaft aan de mandaatgever, op diens verzoek, over de uitoefening van de bevoegdheid. Hiertoe worden in het mandaatbesluit geen algemene instructies gegeven. Het is niet de intentie om het bestuursorgaan actief te informeren over alle in mandaat genomen besluiten, gelet op het grote aantal besluiten zonder verdere bijzonderheden. Het informeren dient een duidelijke toegevoegde waarde te hebben. Ten aanzien van specifieke bevoegdheden of gevallen kunnen deze altijd worden opgevraagd, indien de mandaatgever van oordeel is dat daartoe aanleiding bestaat.
Wijze van ondertekening (artikel 4)
In artikel 4 van het Mandaatbesluit is de wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten geregeld. Ingeval van uitoefening van bevoegdheden, als bedoeld in dit besluit, namens het college worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
‘Namens burgemeester en wethouders van Montferland’,
gevolgd door de functieaanduiding van de mandataris en zijn of haar
Namens burgemeester en wethouders van Montferland,
Moet een besluit dat in mandaat is genomen te worden ondertekend?
Artikel 59a van de Gemeentewet bepaalt dat stukken die uitgaan van het college worden ondertekend door de burgemeester en de secretaris. Dit betreffen de besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen, bijvoorbeeld in de collegevergadering. Het tweede lid bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders kan toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander lid van het college, aan de secretaris of aan een of meer andere gemeenteambtenaren. De medeondertekening door de secretaris is niet van toepassing indien de ondertekening van stukken die van het college uitgaan ingevolge het tweede lid is opgedragen aan de secretaris of een of meer andere gemeenteambtenaren.
De Awb kent geen uitdrukkelijke algemene bepaling met een ondertekeningsplicht, maar deze wordt wel verondersteld: een schriftelijk stuk waaruit het besluit blijkt, zal ook het bestuursorgaan op onmiskenbare wijze moeten identificeren (vergelijk artikel 10:10 Awb).
Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Artikel 10:11 Awb bepaalt dat een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. In dat geval moet uit het besluit blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen. In die situatie tekent het bestuursorgaan. In het geval van het college is dat de burgemeester en secretaris.
De mandaatregeling gaat ervan uit dat de gemandateerde/mandataris zowel het afdoeningsmandaat als het ondertekeningsmandaat heeft. Hierin wordt geen algemeen onderscheid gemaakt in het bevoegdhedenregister, maar dat is wel mogelijk (bijvoorbeeld: in gevallen uitsluitend ondertekeningsmandaat).
In de laatste kolom wordt de mogelijkheid geboden om te tekenen met een andere functiebenaming dan de formele functiebenaming op basis van het functiehuis.
Gelet op het digitaal behandelen wordt in de praktijk veelal overwogen de handtekening weg te laten. In het collegebesluit van 19 oktober 2015 is door het college akkoord bevonden, na een succesvolle pilot en evaluatie, dat de toenmalige afdeling Vergunning en Handhaving het weglaten van de handtekening mag voortzetten. Het ontbreken van de handtekening tast de rechtsgeldigheid van bestuursrechtelijke besluiten niet aan.
De vraag hierbij is of deze vereenvoudigde praktijk juridisch wel altijd mogelijk is. In gevallen is het wettelijk voorgeschreven dat een handtekening is vereist – wel aanvragen (artikel 4:2, eerste lid, aanhef, van de Awb) en (hoger) beroepschriften (artikel 6:5, aanhef, van de Awb- zie ook; ABRvS van 11 december 2013, zaaknr. 201301018/1/A4, ECLI:NL:RVS:2013:2374). Dat kan in die gevallen ook een gekwalificeerde elektronische handtekening zijn. Ook bij privaatrechtelijke stukken is veelal een handtekening vereist om rechtsgeldigheid te verkrijgen. De hoofdregel van dit Mandaatbesluit is dat een besluit voorzien wordt van een handtekening.
Het plaatsen van handtekening voltooit de besluitvorming. De Afdeling verwoordt dit bijvoorbeeld in haar uitspraak van 2 juli 2008, AB 2008/278: 'de besluitvorming is voltooid en de beslissing is verwoord in een ondertekend en van een dagtekening voorzien geschrift.’
Een handtekening heeft bewijskracht. Een handtekening onder een contract is echter van het oogpunt van bewijskracht gebruikelijk bij privaatrechtelijke overeenkomsten, voor zover daarbij hoge bedragen zijn gemoeid. Een handtekening levert een bewijsvoordeel op. Bij eventuele betwisting van een onderhandse akte rust de bewijslast van de echtheid van een handtekening op degene die zich op de inhoud daarvan beroept.
In gevallen kan besloten worden dat geen handtekening vereist is, mits niet wettelijk voorgeschreven. De juridische risico’s dienen daarbij uitdrukkelijk te worden ingeschat en afgewogen. Het vorenstaande neemt niet weg, dat duidelijk moet zijn wie welk besluit genomen heeft en of degene bevoegd is, ook naar buiten toe. In een digitaal besluit document heeft een gekwalificeerde elektronische handtekening de voorkeur, boven het geheel weglaten van de handtekening. Het gebrek kan veelal hersteld worden, aangezien veelal in bezwaar alsnog voorzien kan worden in een handtekening indien deze ontbrak in het primaire besluit.
Digitale/elektronische handtekening
Naast de handgeschreven handtekening kan dat ook een digitale/elektronische handtekening zijn. Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen te onderscheiden, namelijk:
Van de bovenstaande drie soorten elektronische handtekeningen heeft alleen de laatste - de "gekwalificeerde" elektronische handtekening – hetzelfde rechtsvermoeden als een handgeschreven handtekening.
Zie ook artikel 3:15a lid 1 van het burgerlijk wetboek. Hierin staat dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.
In de uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State van 12 juni 2013 (LJN: CA2883) worden een aantal belangrijke functies van de handtekening benoemd, zoals de mogelijkheid van bevoegdheidscontrole door de burger en de interne toetsing en kwaliteitscontrole.
In artikel 3:15a, tweede lid BW staat wat een geavanceerde elektronische handtekening is:
Artikel 10:9 Awb bepaalt dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Ook mogelijk is deze mondeling aan ondergeschikten te geven. Het mandaatbesluit voorziet in de mogelijkheid van ondermandaat, maar dit dient enkel in uitzonderlijke gevallen te geschieden. Met name kan het nuttig blijken in incidentele situaties die niet voorzien waren. Indien het mandaat structureler van aard is maar wenselijker is om dan een wijziging door te voeren en zo de bevoegdheid direct bij de beoogde gemandateerde te leggen.
De rechter toetst ambtshalve of aan een in mandaat genomen besluit een geldige mandaatverlening ten grondslag ligt. Een mandaatgebrek kan worden veroorzaakt door (1) een schending van een bevoegdheidsvoorschrift of (2) schending van een vormvoor¬schrift. Niet elk mandaatgebrek hoeft te leiden tot vernietiging van het besluit. Er zijn verschillende mogelijkheden denkbaar waarbij een mandaatge¬brek kan worden gepasseerd of geheeld:
In dit geval wordt het besluit in stand gelaten ondanks het bevoegdheidsgebrek. Deze mogelijkheid bestaat wanneer sprake is van schending van een rechtsregel of een rechtsbeginsel. Het gebrek kan gepasseerd worden als aannemelijk is dat de belanghebbenden hierdoor niet worden benadeeld. De gedachte hierachter is dat indien een besluit wordt vernietigd wegens een licht gebrek, het bestuursorgaan opnieuw een besluit neemt dat inhoudelijk hetzelfde is als het vernietigde besluit.
Op basis van dit artikel kunnen rechtsgevolgen in stand worden gelaten ondanks zwaardere bevoegdheidsgebreken. In tegenstelling tot een heling via artikel 6:22 Awb, wordt het besluit bij toepassing van artikel 8:72, derde lid, Awb wel vernietigd. Uit de jurisprudentie blijkt dat dit kan worden toegepast als een nieuw besluit inhoudelijk hetzelfde zou zijn als het vernietigde besluit en aldus wordt bekrachtigd door het bevoegde bestuursorgaan. Voorwaarden zijn verder:
Bevoegdheidsgebrek en vertrouwensbeginsel
Het vertrouwensbeginsel beschermt degene aan wie concrete toezeggin¬gen zijn gedaan door een daartoe bevoegde persoon en die aan het be¬stuursorgaan zijn toe te rekenen, waaraan hij het in rechte te honoreren vertrouwen kon ontlenen. Uit de jurisprudentie blijkt dat een beroep op dit vertrouwensbeginsel weliswaar niet is uitgesloten, maar ook niet snel slaagt. Onder uitzonderlijke omstandigheden kan een vertrouwenwekkende
(rechts)handeling door een onbevoegd orgaan (of persoon) vanwege de schijn van bevoegdheid aan het beslissingsbevoegde bestuursorgaan worden
Rechtskarakter mandaat: bekendmaking en beroep
In de wetstoelichting staat dat een schriftelijk verleend algemeen mandaat een besluit is dat overeenkomstig artikel 3:42 Awb bekend moet worden gemaakt. Het bijhouden van een algemeen toegankelijk register, waarin alle mandaatverleningen door een bepaald bestuursorgaan te vinden zijn, kan onder omstandigheden als een goede vorm van bekendmaking gelden.
Daarnaast accepteert de Afdeling bestuursrechtspraak dat het voldoende is indien een mandaatbesluit overeenkomstig artikel 3:41, eerste lid, Awb is bekendgemaakt door uitreiking of toezending aan de mandaatontvanger, in het geval dat het besluit primair tot hem is gericht (uitspraak van 24 maart 2010, in zaak nr. 200907060/1/H3). Daar waar de wetstoelichting het mandaatbesluit kwalificeert als een besluit van algemene strekking, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift of een beleidsregel, ziet de Afdeling een mandaatbesluit als een beschikking die primair is gericht tot de mandaatontvanger. In beide gevallen is sprake van een besluit en staat dan ook beroep open. Dat betekent dat formeel bij de bekendmaking ook een rechtsmiddelenclausule zou moeten worden opgenomen. Overigens zal het niet snel voorkomen dat een derde een voldoende rechtstreeks belang heeft om als belanghebbende in een procedure tegen een mandaatbesluit te kunnen worden aangemerkt (zie artikel 1:2, eerste lid, Awb jo 8:1 Awb).
Met betrekking tot de inwerkingtreding wordt in de regeling een concrete datum genoemd. Zoals hierboven reeds genoemd, heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State overwogen dat voldoende is indien een mandaatbesluit, overeenkomstig artikel 3:41, lid 1, Awb, bekendgemaakt wordt door uitreiking of toezending aan de gemandateerde, omdat het besluit primair tot hen is gericht (uitspraak van 24 maart 2010, in zaak nr. 200907060/1/H3). Voorgaande laat evenwel onverlet dat de regeling daarnaast, overeenkomstig artikel 3:42 Awb, kan worden bekendgemaakt.
De oude mandaatregeling wordt formeel niet ingetrokken. Indien bijvoorbeeld een regeling wordt ingetrokken, is het niet altijd duidelijk welke gevolgen de intrekking kan hebben, indien niet alle eerder verleende mandaten – waarvan het wenselijk is die in de praktijk nog toe te passen - meegenomen zijn in de nieuwe regeling. Indien de meest recente regeling niet in mandaat voorziet, wordt teruggevallen op een oudere regeling indien mogelijk.
Concerncontrol: Functiescheiding (“4-ogen principe”)
Een belangrijke ontwikkeling bij het nieuwe mandaatbesluit t.o.v. de vorige is het lager neerleggen van de tekenbevoegdheid in de organisatie. Achterliggende gedachte is dat de uitvoerder van een regeling het “proces” zelf ook kan afronden, waarmee bureaucratische handelingen worden beperkt.
De concerncontroller heeft aangegeven dat de uitvoering kan conflicteren met een kernprincipe uit de interne beheersing, namelijk Functiescheiding (“4-ogen principe”) bij belangrijke financiële processen: Bij de behandeling van een case dienen minstens 2 personen te worden betrokken. In de praktijk komt het er op neer dat de mandataris die het uiteindelijke besluit ondertekend de rol vervult van een controle op de uitvoering/besluit.
Er zitten meerdere belangen op het vasthouden van deze handelswijze: Intern is het een check op het genomen besluit; er gaat een preventieve werking uit van het “meekijken” met het oog op potentiële frauduleuze handelingen en als laatste beoordeelt de accountant ons op het toepassen van “Functiescheiding”. Indien we hier laks in zijn zullen zij ons confronteren met aanvullende controlewerkzaamheden met als gevolg extra kosten en tijdsbesteding voor onze organisatie.
Voor de volledigheid: Een uitzondering wordt gemaakt voor beschikkingen binnen het Sociaal Domein. Voor deze processen is een sluitende controleaanpak ingericht.
In het Mandaatbesluit 2022 gaat het om de volgende processen waar thans een tekenbevoegdheid is opgenomen voor medewerkers die tevens zijn belast met de uitvoering:
In de volgende actualisatie van de mandaatregeling zal bovenstaande beperkingen een plek krijgen. Voor de time-being hoeft het Mandaatbesluit niet te worden aangepast, maar is het van belang om u aanvullend te laten besluiten dat deze mandaatregeling met nadruk niet de plaats inneemt van werkprocessen en/of richtlijnen in het kader van de rechtmatigheid. Daar waar Functiescheiding moet worden toegepast, is het niet toegestaan dat de behandelend ambtenaar tevens het besluit ondertekent.
_____________________________________
Besluit incidenteel mandaat/volmacht … (onderwerp invoegen)
Het college en de burgemeester van de gemeente Montferland, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gezien het [document waarin besloten wordt tot een bepaald project]
Gezien het [aanstellingsbesluit van mw/hr. X als projectleider];
Vast te stellen het navolgende Algemeen Besluit mandaat, volmacht en machtiging Project ……
Het college van burgemeester en wethouders van Montferland,
3. Gaat het om mandaat tot vaststelling van algemeen verbindende voorschriften?
4. Is sprake van mandatering van een besluit dat met een versterkte meerderheid moet worden genomen?
a.Er is bij wettelijk voorschrift voorzien in mandatering