Mandaatstatuut

Mandaatstatuut 2013

I.    Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van de gemeente Leeuwarden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht en het Organisatiebesluit Leeuwarden 2011;

b e s l u i t e n :

• A.

  de uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in de bij dit besluit behorende overzichten, namens en onder verantwoordelijkheid van respectievelijk het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, bij wijze van algeheel mandaat/volmacht/machtiging, met inbegrip van de ondertekening van stukken op te dragen aan de gemeentesecretaris en laatstgenoemde toestemming te verlenen tot het verder opdragen van deze bevoegdheden;

• B.

   ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden in de bij dit besluit behorende overzichten, de navolgende voorschriften vast te stellen;

II. De gemeentesecretaris van de gemeente Leeuwarden;

b e s l u i t :

de onder A. bij wijze van algeheel mandaat/volmacht/machtiging aan hem opgedragen bevoegdheden, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de directeuren (zie onder begripsbepalingen artikel 1b), het hoofd Concernstaf en de directeur commandant Brandweer, als genoemd in de bij dit besluit behorende overzichten.

Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit statuut wordt verstaan onder:

1. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester, ieder voor zover zijn bevoegdheden betreft;

2. de directeur: de directeur Algemene Zaken, de directeur Stadsontwikkeling en –beheer en de directeur Welzijn;

3. de wet: de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

4. Organisatiebesluit: Organisatiebesluit Leeuwarden 2011

5 . mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

6. volmacht: de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

7. machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2: Mandaatbepalingen

1. De directeur, het hoofd Concernstaf en de directeur commandant Brandweer zijn bevoegd om de uitoefening van de door de gemeentesecretaris aan hen toegedeelde bevoegdheden verder op te dragen aan de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen.

2. Het bestuursorgaan kan de uitoefening van bevoegdheden eveneens opdragen aan niet onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen.

3. Elke wijziging in de verlening van (onder)mandaat, (onder)volmacht of (onder)machtiging ter zake van de uitoefening van bevoegdheden die in de bij dit statuut behorende overzichten zijn opgenomen:

is te herleiden tot een besluit voorzien van datum en ondertekening;

dient ter kennis te worden gebracht van het bestuursorgaan door middel van toezending van het besluit aan de dienst Algemene Zaken, sector Juridische en Veiligheidszaken.

4. Een schriftelijk verleend mandaat, volmacht dan wel machtiging wordt bekendgemaakt.

Artikel 3: Vervanging bij afwezigheid

1. In geval van afwezigheid van functionarissen aan wie bij of krachtens dit statuut bevoegdheden zijn opgedragen, worden de betreffende bevoegdheden uitgeoefend  overeenkomstig  de regeling als weergegeven in de artikelen 2, tweede lid, 4, tweede lid, 5, tweede lid, en 6, tweede lid, van het Organisatiebesluit. Voor zover het Organisatiebesluit geen regeling geeft  vindt  vervanging  volgens het principe van “horizontale vervanging” plaats.

2. De gemeentesecretaris kan met in achtneming van het Organisatiebesluit voor elke directeur, het hoofd Concernstaf en de directeur commandant Brandweer een plaatsvervanger aanwijzen, die in geval van afwezigheid van die directeur, het hoofd Concernstaf en de directeur commandant Brandweer de aan een van de hiervoor genoemde  functionarissen opgedragen bevoegdheden uitoefent.

Artikel 4: Uitzonderingen

1. In de volgende gevallen worden de (onder)gemandateerde dan wel gevolmachtigde of gemachtigde bevoegdheden eerst aan het bestuursorgaan of aan een lid van dat bestuursorgaan ter beoordeling voorgelegd:

a. indien het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan gevoerde beleid of tot vaststelling van nieuw beleid;

b. indien het te nemen besluit zich niet verdraagt met wettelijke voorschriften of bestaand beleid;

c. indien uit het te nemen besluit financiële consequenties zullen voortvloeien, die niet in de begroting zijn voorzien;

d. indien er rekening mee moet worden gehouden  dat het bestuursorgaan  publiekelijk op zijn verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende bevoegdheid zal worden aangesproken;

e. indien de schijn van vooringenomenheid kan worden gewekt, in het geval  het besluit genomen zou worden door een ( onder- ) gemandateerde of ( onder- ) gevolmachtigde;

f. indien er twijfel bestaat of het passend is dat een besluit gelet op de  omstandigheden of gelet op de aard van de bevoegdheid in het concrete geval  door  een  (onder- ) gemandateerde of (onder-) gevolmachtigde wordt genomen.

2.  Brieven en andere documenten gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, Nationale ombudsman, Raad van State, Commissaris der Koningin, Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten, worden ondertekend door het bestuursorgaan, behoudens zaken met een routinematig karakter.

Artikel 5: Vermelding bestuursorgaan

In geval van de uitoefening van:

• -

  mandaat  of ondermandaat,

• -

  volmacht of ondervolmacht

• -

  of machtiging of ondermachtiging

  worden de documenten als volgt  ondertekend:

“burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

  namens dezen:

   (persoonlijke ondertekening)

   naam en functie van de (onder)gemandateerde”,

 respectievelijk:

“De burgemeester van Leeuwarden,

  namens deze:

  (persoonlijke ondertekening)

  naam en functie van de (onder)gemandateerde”.

Artikel 6: Overzichten

1. De verlening van (onder)mandaat, (onder)machtiging of (onder)volmacht aan functionarissen, betrekking hebbende op de uitoefening van bevoegdheden van het bestuursorgaan, wordt vastgelegd:

- in een concernbreed overzicht indien het om bevoegdheden gaat die door alle diensten c.q. sectoren kunnen en mogen worden uitgeoefend;

- in een overzicht per dienst c.q. sectoren afzonderlijk.

De functionarissen oefenen de aan hen verleende bevoegdheid uit voor zover dit betreft het organisatieonderdeel waar zij hun functie uitoefenen.

In de overzichten zijn opgenomen:

a. de (wettelijke) grondslag;

b. een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden die worden opgedragen;

c. het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan;

d. de functionarissen (vermeld onder hun functie-aanduiding) aan wie de uitoefening van bevoegdheden is toegedeeld.

2. Onder de uitvoering van de in deze overzichten genoemde bevoegdheden wordt tevens verstaan:

a. het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen;

b. het verrichten van alle benodigde handelingen na het nemen van het besluit;

c. het voeren van correspondentie;

d. het verstrekken van informatie;

e. Onder de in lid 2 genoemde handelingen valt bijvoorbeeld:

- het versturen van een ontvangstbevestiging;

- het opvragen van nadere stukken in het kader van de ontvankelijkheidstoets van een aanvraag;

- het versturen van een aanschrijving tot het indienen van een aanvraag;

- het nemen van een besluit ten aanzien van de ontvankelijkheid;

- het besluiten tot verdaging van de beslistermijn;

- het besluit tot aanhouding van de beslissing;

- het versturen van een constaterings-, waarschuwings- en voornemenbrief in het kader van een handhavingstraject;

- het feitelijk uitvoering geven aan een handhavingsbesluit.

Artikel 7 Nieuw besluit

Dit besluit vervangt het Mandaatstatuut 2012.

Artikel 8 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Mandaatstatuut 2013”.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 26 februari 2013.

Burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

De burgemeester van Leeuwarden,

De gemeentesecretaris van Leeuwarden,