Doc-00592577
Besluit van het algemeen bestuur van de RUD Zuid-Limburg tot vaststelling van de Controleverordening RUD Zuid-Limburg 2023
Het algemeen bestuur van de RUD Zuid-Limburg;
Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 20 september 2023;
Gelet op artikel 217, eerste lid, van de Provinciewet;
Gelet op artikel 28, eerste lid, van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg;
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
Controleverordening RUD Zuid-Limburg 2023
Met deze verordening worden regels vastgesteld voor de controle op het financieel beleid en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling.
Inhoud
Artikel 1. Definities 3
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 3
Artikel 3. Overige controles en opdrachten 3
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 4
Artikel 5. Informatieverstrekking 4
Artikel 6. Toegang tot informatie door de accountant 4
Artikel 7. Rapportering door de accountant 5
Artikel 8. Intrekking oude regeling 5
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 5
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;
- 2.
accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
- 3.
jaarrekening: jaarrekening van de RUD Zuid-Limburg als bedoeld in artikel 201 Provinciewet;
- 4.
deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie-eenheid binnen de Gemeenschappelijke Regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- 5.
managementletter: verslag van de accountant gericht aan de directeur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
- 6.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met mogelijkheid van verlenging.
- 2.
De aangewezen accountant voert de accountantscontrole uit met inachtneming van de volgende uitgangspunten:
- a.
De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening is 1% en de onzekerheidstolerantie is 3%;
- b.
De door de accountant te hanteren rapporteringstolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen bedraagt € 50.000,00;
- c.
Het door de accountant te hanteren normenkader en toetsingskader wordt door het algemeen bestuur in een controleprotocol vastgesteld.
Artikel 3 Overige controles en opdrachten
- 1.
Het dagelijks bestuur, dan wel de directeur mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur, dan wel de directeur mits daartoe gemandateerd, bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.
Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de directeur en de controller.
Artikel 5 Informatieverstrekking
- 1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze via de directeur aan de accountant voor accountantscontrole.
- 2.
De directeur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directeur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 30 april aan de raden en staten.
- 5.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
- 6.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van namens het dagelijks bestuur uitgevoerde interne onderzoek.
- 7.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6 Toegang tot informatie door de accountant
- 1.
De directeur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatie die hij voor zijn accountantscontrole nodig acht.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directeur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
De directeur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7 Rapportering door de accountant
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
- 2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit, over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang, aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
- 3.
De controleverklaring van de onafhankelijke accountant en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.
- 4.
De accountant bespreekt, indien daartoe aanleiding is, voorafgaand aan de algemeen bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het algemeen bestuur.
Artikel 8 Intrekking oude regeling
De Controleverordening RUD Zuid-Limburg d.d. 11 december 2013 en gewijzigd bij besluit van 9 december 2015 wordt ingetrokken.
Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening RUD Zuid-Limburg 2023.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 13 december 2023.
De secretaris, De voorzitter,