Doc-00592576
Inhoud
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. 3
Artikel 1 Begrippenkader 3
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording. 4
Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording. 4
Artikel 3 Producten. 4
Artikel 4 Ontwerpbegroting. 4
Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording. 4
Artikel 5 Uitvoering begroting. 4
Artikel 6 Beheersing en interne controle. 5
Artikel 7 Rapportage en verantwoording. 5
Artikel 8 Jaarstukken. 5
Hoofdstuk 4 Rechtmatigheidsverantwoording. 6
Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording. 6
Artikel 10. Voorwaardencriterium.. 6
Artikel 11 Begrotingscriterium.. 6
Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium.. 7
Hoofdstuk 5 Financieel beleid. 7
Artikel 13 Financiële positie. 7
Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa. 7
Artikel 15 Reserves en voorzieningen. 7
Artikel 16 Financieringsfunctie. 8
Hoofdstuk 6 Paragrafen bij de begroting en jaarstukken. 8
Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement 8
Artikel 18 Bedrijfsvoering. 8
Artikel 19. Verbonden partijen. 8
Hoofdstuk 7 Administratieve organisatie en interne controle. 9
Artikel 20 Administratie. 9
Artikel 21 Financiële administratie. 9
Artikel 22 Financiële organisatie. 9
Artikel 23. Interne controle. 9
Hoofdstuk 8 Overige bepalingen. 10
Artikel 25 Intrekking oude regeling. 10
Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel 10
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begrippenkader
In deze verordening wordt verstaan onder:
- A.
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de RUD Zuid-Limburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- B.
Administratieve organisatie en interne controle: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- C.
Doelmatigheid: het realiseren van gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van Middelen.
- D.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.
- E.
Doeltreffendheid: mate waarin de Uitvoeringsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen van het beleid te bereiken.
- F.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de RUD Zuid-Limburg.
- G.
Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de RUD Zuid-Limburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- -
de financieel economische positie;
- -
- -
de uitvoering van de begroting;
- -
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- -
evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- H.
Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;
- I.
Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn.
- J.
Investeringen met een maatschappelijk nut: alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut.
- K.
Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de RUD Zuid-Limburg beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.
- L.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.
- M.
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording
- 1.
De begroting en de jaarrekening zijn ingericht volgens de eisen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
- 2.
Bij de begroting wordt een raming gemaakt van de te leveren producten, bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd het gerealiseerde beleid en een overzicht gegeven van de gerealiseerde producten.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door het openbaar lichaam, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur kunnen worden getoetst.
- 4.
Bij het uiteenzetten van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het begrotingsjaar weergegeven.
- 5.
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel 3 Producten
- 1.
Het dagelijks bestuur werkt de begroting uit in een uurprijs per categorie en, daar waar van toepassing, in een productprijs;
- 2.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Alle (directe en indirecte) kosten worden toegerekend aan de tarieven die in rekening worden gebracht voor directe uren. Directe uren zijn uren die een rechtstreekse relatie hebben tot het te leveren product en de te leveren dienst. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.
- 3.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
- 4.
Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening wordt een overzicht gegeven van de te hanteren tarieven per uur en, voor zover van toepassing, per product.
Artikel 4 Ontwerpbegroting
Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en bijbehorende stukken ten minste twaalf weken voordat deze aan het algemeen bestuur worden aangeboden toe aan de colleges en raden onderscheidenlijk aan gedeputeerde staten en provinciale staten.
Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording
Artikel 5 Uitvoering begroting
- 1.
Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten op een adequate en consistente wijze worden verwerkt;
- b.
de budgetten per kostencategorie en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur.
Artikel 6 Beheersing en interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de bestuurlijke informatievoorziening van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid, van de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Artikel 7 Rapportage en verantwoording
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.
- 2.
De voorjaarsrapportage over de eerste vier maanden van het begrotingsjaar wordt aan het algemeen bestuur aangeboden vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar.
- 3.
De najaarsrapportage over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar wordt aan het algemeen bestuur aangeboden vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar.
- 4.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.
- 5.
De rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.
- 6.
Indien de totale baten en lasten per saldo meer dan 5% afwijken van het door het algemeen bestuur vastgestelde kader, legt het dagelijks bestuur een begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.
Artikel 8 Jaarstukken
Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting.
- 1.
In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:
a. welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken;
b. welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;
c. welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.
- 2.
Alvorens het rekeningresultaat te bepalen, vindt er een controle plaats op de opbrengsten en kosten van de niet-wettelijke taken in het kader van de Vennootschapsbelasting. Een batig saldo op deze activiteiten kan worden terugbetaald aan de deelnemers zodat dan de nacalculatorische kostprijs in rekening wordt gebracht.
- 3.
Het dagelijks bestuur neemt in de jaarrekening een afzonderlijke rechtmatigheidsverantwoording op.
Hoofdstuk 4 Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 9 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de omgevingsdienst, inclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.
Artikel 10 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 1 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 11 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.
Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a)
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b)
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c)
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en overheidseigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 5 Financieel beleid
Artikel 13 Financiële positie
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.
- 2.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 2.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
a. 40 jaar: kantoren en gebouwen;
b. 20 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande panden;
c. 5 – 25 jaar: technische installaties, verrijdbare dan wel mobiele apparatuur, en apparatuur in bedrijfsgebouwen;
d. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;
e. 5 jaar: transportmiddelen, niet vallend onder c, en personenauto’s;
f. 3 jaar: software; automatiseringsapparatuur; mobiele telecommunicatieapparatuur;
Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 20.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.
Artikel 15 Reserves en voorzieningen
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves en bestemmingsreserves
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van reserves en voorzieningen en mutaties.
Artikel 16 Financieringsfunctie
Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door het algemeen bestuur vastgesteld ‘Treasurystatuut’.
Hoofdstuk 6 Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement
In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft het dagelijks bestuur inzicht in de ontwikkeling van risicomanagement en weerstandsvermogen bestaande uit:
- a.
een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd en er wordt ingegaan op de vraag hoe de risico’s zijn afgedekt door verzekeringen, voorzieningen of eigen vermogen;
- b.
de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 18 Bedrijfsvoering
Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. de loonkosten;
b. de kosten van inhuur derden;
c. de huisvestingskosten;
d. de automatiseringskosten;
f. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen [, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden of voldoen aan [kwalitatieve criteria rapportagegrens]] en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
g. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
h. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
i. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.
Artikel 19 Verbonden partijen
Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording op.
Hoofdstuk 7 Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 20 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.
Artikel 21 Financiële administratie
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.
Artikel 22 Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de aan de directeur en de onderscheiden afdelingen:
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden:
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen en diensten.
Artikel 23 Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 18 onder f. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat, voor zover van toepassing, de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk 8 Overige bepalingen
Artikel 25 Intrekking oude regeling
De Financiële verordening RUD Zuid-Limburg d.d. 11 december 2013 en laatstelijk gewijzigd bij besluit van 6 april 2022 wordt ingetrokken.
Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking na bekendmaking;
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening RUD Zuid-Limburg 2023.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 13 december 2023
De secretaris, De voorzitter,