Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | UITVOERINGSREGELING BEWUST BELONEN |
Citeertitel | UITVOERINGSREGELING BEWUST BELONEN |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De 'Datum Inwerkingtreding' van deze regeling is bij benadering ingevuld.
Bezoldigingsregeling Gemeente Westland, art. 16
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-08-2006 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 18-07-2006 1-8-2006 | B&W dd. 18-07-2006 nr.5.4.1 |
Voor u ligt de Uitvoeringsregeling ter invulling van het flexibel belonen in het kader van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland. Deze regeling is een aanvulling op de huidige bezoldigingsregeling en is een nader invulling van artikel 16 van voornoemde regeling waar het college van B&W nadere regels kan stellen omtrent flexibele beloning.
Belonen van arbeid is vanzelfsprekend. De koppeling tussen medewerker, arbeid, organisatie en organisatiedoelen is net zo vanzelfsprekend. Ook bij de Gemeente Westland en al haar voorgangers was, is en zal er altijd sprake zijn van deze koppeling. Het is dé basis waarop medewerkers hun arbeid ter beschikking stellen aan de Gemeente Westland. Tot voor kort werd er in het dagelijkse werk geen directe koppeling gelegd tussen de beloning en de geleverde arbeidsprestatie. In de Ambtenarenwet, de CAR-UWO en de Westlandse bezoldigingsverordening is dat wel mogelijk. Tot op heden werd van deze mogelijkheid incidenteel gebruik gemaakt. Vanaf 18 juli 2006 gaat dit gestructureerd gebeuren.
Bewust belonen is overeenkomstig wet- en regelgeving dus mogelijk en past ook bij de ambities van de Gemeente Westland. Immers in haar Meerjarenperspectief geeft de Gemeente Westland blijk steeds “oog te willen hebben voor de kwaliteit van haar resultaten” en in de bijlage (PIJOFACH) onder andere hoe zij dat met betrekking tot de P van personeel wenst te realiseren. Een passend bewust beloningsbeleid hoort daar bij.
Naast dat wet- en regelgeving het mogelijk maken en dat het past bij de missie en ambities van de Gemeente Westland worden er ook de nodige (financiële) middelen en instrumenten ter beschikking gesteld. Beloningsinstrumenten bieden tegen deze achtergrond de leidinggevenden en medewerkers passende instrumenten bij het stellen van doelen besturen, beheersen van processen binnen hun afdeling/team en het behalen van overeenkomstige resultaten. In 2004 is daarom als eerste gestart met de ontwikkeling van een functionerings- en beoordelingssysteem. Dit systeem behelst een regelmatige gesprekscyclus met de individuele medewerkers. Het systeem is door het college vastgesteld en leidinggevenden gebruiken het systeem.
Een logisch vervolg op een systeem van functionerings- en beoordelingsgesprekken is een beleid over bewust belonen, zeker omdat aan de resultaten van een beoordelingsgesprek arbeidsvoorwaardelijke consequenties verbonden kunnen worden. Deze regeling omvat in aansluiting op de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland de spelregels voor bewust en flexibel belonen. In deze regeling zijn de al bestaande afspraken verwerkt.
Een belangrijk gevolg van bewust belonen is het verdwijnen van de vanzelfsprekende standaard periodieke salarisverhoging. Niet alleen de duur van het dienstverband wordt bepalend voor de hoogte van het salaris, in toenemende mate zal de geleverde arbeidsprestatie mede van invloed worden. Dat vraagt om een omslag in denken, handelen en gedrag zowel bij medewerkers, maar zeker ook bij leidinggevenden.
Deze regeling bevat twee hoofdlijnen. De eerste hoofdlijn bevat voorstellen met betrekking tot inschaling bij aanvang van een functie en de voorwaarden die het tempo bepalen waarin het maximum van de functieschaal kan worden bereikt. De tweede hoofdlijn bevat de regels met betrekking tot promotie en extra beloningen naar prestatie en resultaat.
In Hoofdstuk 2 van deze regeling zal nader ingegaan worden op het definiëren van beloning. Hoofdstuk 3 gaat nader in op het huidige beloningssysteem In hoofdstuk 4 worden vervolgens de spelregels van het beloningsbeleid (bezoldigingsregeling Gemeente Westland) weergegeven. In Hoofdstuk 5 worden de spelregels gegeven voor het flexibele belonen. Hoofdstuk 6 behandelt de methodiek van bewust belonen, waarna in Hoofdstuk 7 de financiële aspecten (budget) aan de orde komen. Tenslotte komt in Hoofdstuk 8 de rolverdeling aan de orde.
Beloning is primair de tegenprestatie voor het verrichten van arbeid. Voor de werkgever is beloning niet alleen een kostenpost die verbonden is met het kunnen beschikken over arbeid, maar ook een investering om (organisatie) resultaten te kunnen behalen. Voor de medewerker is de beloning het inkomen dat wordt verkregen met het beschikbaar stellen van zijn arbeid. Maar dat niet alleen, de beloning heeft voor de medewerker namelijk naast een materiële betekenis ook een immateriële kant. Over het algemeen is er steeds sprake van een “fair deal”, dat wil zeggen redelijke betaling voor redelijk werk. Hierin zit zowel het element dat inkomen verdiend moet worden, maar ook dat er evenwicht moet zijn tussen de inspanning en de beloning. Beloning bestaat uit een combinatie van twee componenten, namelijk:
Flexibiliteit is het vermogen om zich gemakkelijk aan te passen aan (snelle) wisselende omstandigheden. Flexibele beloning houdt dus in dat de beloning wijzigt en zich gemakkelijk laat aanpassen aan wisselende arbeidsprestaties. Flexibel belonen houdt in dat de hoogte van de beloning varieert omdat deze is gekoppeld aan een door de medewerker te leveren arbeidsprestatie. Deze prestatie dient zo objectief mogelijk ‘gemeten’ te worden, bijvoorbeeld in omvang van de dagelijkse productie, kwalitatief van aard, of door de uitkomst van het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Met flexibel belonen wordt in deze regeling bedoeld:
Naast de in de inleiding genoemde argumenten, zijn er ook een aantal brede maatschappelijke ontwikkelingen welke hun uitwerking hebben op de Gemeente Westland (in het algemeen) en het personeelsbeleid in het bijzonder. Sinds de jaren tachtig zijn veel veranderingen op de overheid afgekomen: decentralisatie, privatisering, fusies, kwaliteitsverbetering zijn slechts enkele hiervan. Steeds meer verwacht de burger/ondernemer van de gemeentelijke organisatie en dus van de medewerkers dat hij klant- en vraaggericht werkt, output- en resultaatgericht is, toekomstgericht opereert etc. Flexibiliteit van organisatie en medewerkers wordt steeds meer verlangd. In het geval van de Gemeente Westland horen daar naast vaste beloningscomponenten ook flexibele –componenten bij.
Flexibel belonen is een stap in de richting van een nieuw en eigentijds personeelsbeleid. Een beleid waarin de beloning die medewerkers ontvangen meer gekoppeld wordt aan de kwaliteit en/of kwaliteit van hun werk. Een beleid dat medewerkers en leidinggevenden uitdaagt om bijzondere prestaties te leveren.
Algemene doelen van flexibel belonen, welke ook op de Gemeente Westland van toepassing zijn, zijn:
Daaraan worden tevens wat specifiekere doelstellingen voor de afdelingen toegevoegd, te weten:
De leidinggevende is in staat om over de toepassing van dit beleid transparant te communiceren met de medewerkers. Dat betekent dat extra beloningen kunnen worden uitgelegd wanneer men daarom vraagt, uiteraard betekent dit niet dat een leidinggevende verantwoording moet afleggen aan de medewerkers want hij/zij neemt uiteindelijk het besluit.
Bij de gemeente Westland kan in principe gedurende het hele jaar extra beloond worden. De afdelingen hebben eigen budgetten waarmee extra beloond kan worden, maar ook kan door middel van een voorstel aan de directie een medewerker extra worden beloond.
Op zich een goed werkend systeem, medewerkers worden direct voor een prestatie beloond. Het biedt duidelijkheid aan de leidinggevende die de beloning toekent. In de praktijk stelt het hoge eisen aan de beheersbaarheid.
Wanneer iemand bijvoorbeeld voor tijdelijk betrokken is bij een project, is de koppeling tussen beloning en de wijze van functievervulling niet altijd duidelijk aan te geven. Hierdoor zijn de mogelijkheden om waardering en stimulering van medewerkers door middel van de beloning tot uiting te laten komen minder benut. Anders gezegd, belonen kan nadrukkelijker als stuurinstrument worden gebruikt.
Het belangrijkste uitgangspunt is de functiewaardering (momenteel de indicatief vastgestelde totdat definitieve waardering is vastgesteld), die de zwaarte van de diverse functies tegenover elkaar afzet. Het loongebouw is hierop gebaseerd en geeft de noodzakelijke en nodige stabiliteit.
Door aan de elementen prestatie en resultaat een groter belang te hechten kunnen we in de gemeente Westland:
Bij de invoering van een vernieuwd beloningsbeleid is het streven erop gericht te komen tot een integraal beloningsbeleid. Een integraal beloningsbeleid bestaat uit een drietal onderdelen. Samen vormen deze onderdelen het beloningsbeleid. Deze onderdelen zijn:
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het inschalingbeleid en de flexibele beloning. De functiewaardering wordt hier buiten beschouwing gelaten.
Voor het realiseren van een integraal beloningsbeleid zijn een aantal onderwerpen essentieel:
Het inschalingbeleid is één van de componenten van het integrale beloningsbeleid. Hierin wordt de inschaling geregeld voor nieuwe en zittende medewerkers. Onderstaande is omstandig geregeld in artikel 7 van de bezoldigingsverordening van de Gemeente Westland.
Toegevoegd wordt dat de gemeente Westland als uitgangspunt heeft dat een medewerker bij voldoende functioneren (zoals mag worden verwacht) uiterlijk na twee jaar de functieschaal bereikt. De bevordering naar de functieschaal is ook afhankelijk van de ervaring en de opleiding van de medewerker.
De medewerker die bij indiensttreding (of bij interne doorstroming/benoeming) voldoet aan de opleidingseisen.
De medewerker die aan alle technische functie-eisen voldoet (opleidingseisen), maar nog geen of weinig ervaring heeft in de betreffende functie, wordt ingeschaald in de aanloopschaal. Op welke periodiek een medewerker wordt ingeschaald is afhankelijk van de interne verhoudingen en diens huidige salaris.
Het uitgangspunt hierbij is dat de medewerker bij normale ontwikkeling, dus voldoende functioneren, uiterlijk na twee jaar de functieschaal bereikt. Ieder jaar wordt een beoordelingsgesprek gehouden waarin het functioneren van de medewerker wordt beoordeeld.
De medewerker die bij indiensttreding (of bij interne doorstroming/benoeming) voldoet aan de opleidings- én ervaringseisen.
Een medewerker die aan de gestelde opleidings- en ervaringseisen voldoet wordt conform de bezoldigingsregeling in de functieschaal aangesteld.
Op welke periodiek een medewerker bij indiensttreding wordt ingeschaald is afhankelijk van de interne verhoudingen en diens huidige salaris.
Als uitgangspunt bij de gemeente Westland wordt aangehouden dat een medewerker bij volledig voldoende functioneren uiterlijk na 2 jaar de functieschaal bereikt. Dit gebeurt op basis van Artikel 11 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland.
Aanvullend op de regeling op dit onderdeel horen de volgende uitvoeringsregels:
De arbeidsmarkt kan op bepaalde momenten met zich meebrengen dat zowel het verwerven als het behouden van personeel extra moeilijk is. De toelage die zowel voor het behouden als voor het aantrekken van personeel kan gelden wordt beschreven in artikel 15 van de bezoldigingsregeling. Voor het in aanmerking komen van deze toelage kunnen bepaalde moeilijk vervulbare functies benoemd worden, of de situatie kan per keer bekeken worden.
Hierbij wordt ook gedacht aan een toelage in relatie tot het meer dan voldoende functioneren. De arbeidsmarkttoelage staat niet in relatie met het “meer dan voldoende” functioneren zoals dat verderop in deze regeling aan de orde komt. En kan om die reden niet gestapeld worden.
In dit hoofdstuk van deze regeling wordt inhoud gegeven aan de flexibele beloningscomponenten. Flexibel belonen bestaat uit twee componenten, te weten de positieve (extra belonen) en de negatieve component (sanctie).
Medewerkers die in de aanloopschaal geplaatst zijn kunnen bevorderd worden. Wanneer bij de aanstelling een medewerker in de aanloopschaal wordt geplaatst zal tevens een datum worden afgesproken, waarop iemand bij minimaal voldoende functioneren de functieschaal bereikt.
Voldoet iemand aan de functie-eisen en voert hij zijn functie aantoonbaar volledig en op voldoende wijze uit dan is een toekenning van de functieschaal op zijn plaats. Als richtlijn wordt aangehouden dat iemand die in de aanloopschaal is geplaatst bij minimaal voldoende functioneren uiterlijk na twee jaar de functieschaal bereikt . De salarisinpassing geschiedt conform Artikel 12 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland.
Door middel van functiewaardering is de functieschaal die behoort bij een functie bekend. Medewerkers die in dienst komen of doorstromen en niet geheel voldoen aan de functie-eisen komen in aanloopschaal terecht. Wanneer blijkt dat de medewerker sneller dan twee jaar op het gewenste niveau functioneert wordt de medewerker, conform artikel 11 van de bezolgingsregeling van de Gemeente Westland, navenant naar de functieschaal bevorderd.
Conform Artikel 8 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland wordt aan de medewerker bij aantoonbaar voldoende functioneren, blijkend uit de beoordeling, de jaarlijkse periodiek toegekend. Wanneer een medewerker het maximum van de functieschaal heeft bereikt worden geen reguliere periodieken meer toegekend.
Een medewerker die aantoonbaar blijvend zeer goed of uitstekend functioneert komt, conform artikel 9 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland, in aanmerking voor een extra periodieke salarisverhoging. De medewerker die een dergelijke salarisverhoging ontvangt, ontvangt deze niet ieder jaar. Met het toekennen van de extra periodieke salarisverhoging wordt al een naar verhouding blijvend hogere schaalinpassing bereikt.
Het verstrekken van een extra periodieke salarisverhoging is het resultaat van een constatering dat in een bepaald geval een extra periodieke salarisverhoging nodig is om het zeer goed of uitstekend functioneren in de honorering tot uitdrukking te kunnen brengen.
De medewerker komt voor een extra periodieke verhoging in aanmerking als hij minimaal één jaar aantoonbaar zeer goed of uitstekend functioneert. Een beoordeling beslaat minimaal een tijdvak van 6 maanden (in zeer bijzondere omstandigheden 3 maanden).
Voor medewerkers, die het maximum nog niet hebben bereikt en hun jaarlijkse periodiek maken op een andere datum dan 1 januari bestaat de mogelijkheid om de periodiek eerder toe te kennen en wel op 1 januari. Gevolg is dat de medewerker in de daarop volgende jaren de jaarlijkse periodiek in januari krijgt uitgekeerd. Deze vorm van belonen, in overeenstemming met Artikel 8, lid 3 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland, is eenmalig van karakter en wordt toegekend bij snellere of betere ontwikkeling dan vooraf werd verwacht.
Voor de beloning van een eenmalige bijzondere of extra inspanning is, conform Artikel 14 van de bezolgingsregeling van de Gemeente Westland, een eenmalige beloning beschikbaar in de vorm van een gratificatie. Met het toekennen van een gratificatie wordt tot uitdrukking gebracht dat de medewerker of groep van medewerkers een dusdanige extra prestatie heeft/hebben geleverd dat dit een gratificatie waard is. Tevens moet ook sprake zijn van op voldoende wijze functioneren.
Bij deze vorm van belonen wordt o.a. gedacht aan:
Het toekennen van een gratificatie is ook op zijn plaats indien een medewerker die op het maximum van de schaal staat doorgaans op ruim voldoende wijze functioneert. De gratificatie kan worden toegekend indien iemand 4 jaren op zijn maximum staat. Deze bandbreedte is aangebracht om graduele verschillen in blijvend goed functioneren ook verschillend te kunnen belonen.
Teneinde dit te beoordelen zal ten minste om de vier jaar worden bezien of toekenning van een gratificatie gerechtvaardigd is. Deze wordt toegekend bij het minimaal op ruim voldoende wijze functioneren. Beoordeling vindt plaats op basis van aanwezige verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken in het personeelsdossier van de medewerker. Het maximum bedrag hiervoor wordt vastgesteld op € 500,- netto.
Dit instrument van flexibel belonen is, conform artikel 13 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland, alleen van toepassing op medewerkers die al 2 jaar het maximum van de functieschaal hebben bereikt. Voor een persoonlijke toelage is in zijn algemeenheid vereist een aantoonbaar zeer goed functioneren gedurende minimaal twee aansluitende jaren eventueel in combinatie met andere bijzondere omstandigheden. De duur van de toelage wordt te voren vastgesteld en kan gelden van een aantal maanden tot een aantal jaren. Bij de bepaling van de hoogte van de toelage wordt verwezen naar artikel 13 van de bezoldigingsregeling.
Voor deze (meerjarige) toelage is vereist dat er sprake is van een gedurende een reeks van jaren zeer goed functioneren. En de verwachting dat dit zich zal blijven voordoen. Toekenning zal voor het eerst kunnen worden overwogen nadat het maximum van de schaal twee jaren tevoren is bereikt.
Wanneer men de mening is toegedaan dat de medewerker de hogere honorering permanent dient te houden, dan zal zijn doorgaand zeer goed functioneren moeten leiden tot een zwaardere (hogere) functie en dus bij functiewaardering vastgestelde hogere honorering. De leidinggevende moet de mogelijkheden hiertoe overwegen.
Deze toelage is niet van toepassing op medewerkers die meer betaald krijgen dan de aan de functie verbonden functieschaal. Feitelijk betekent dit dat medewerkers constant meer betaald krijgen voor werk van een lager niveau.
De schouderklop is een nadere invulling van artikel 16 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland. Het is een beloning waarin een bijzondere waardering tot uitdrukking wordt gebracht. In feite draagt deze hetzelfde karakter als een gratificatie met het verschil dat het hier kleinere bijzondere prestaties betreft. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een kortstondige extra inspanning in het kader van een project. Deze beloning kan zowel aan een individuele medewerker of aan een groep medewerkers worden toegekend.
Deze vorm van belonen werkt het beste als (kort durende) motivator indien deze direct na afronding van de prestatie wordt toegekend. Deze vormen van flexibel belonen worden uit het decentrale budget van de afdeling betaald. Voorbeelden van deze vorm van belonen zijn: Een geldbedrag, bos bloemen, boekenbon, diner of theaterbon, e.d.
Flexibel belonen houdt ook in dat wanneer niet naar behoren wordt gefunctioneerd, dergelijk functioneren gevolgen heeft voor de bezoldiging. Wanneer uit de beoordeling blijkt dat de medewerker niet voldoet aan de gestelde eisen kan een sanctie worden toegepast. Deze sanctie heeft ook tot doel om tot gedragsverandering te komen.
Indien de medewerker in de periode na de beoordeling weer op niveau gaat functioneren, zal de sanctie komen te vervallen. Kortom na een periode van minder goed functioneren is herstel altijd mogelijk.
Hieronder zijn, afhankelijk van mate en duur van minder goed functioneren, een aantal sancties aangegeven.
Als het functioneren aantoonbaar onvoldoende is of verbetering behoeft wordt besloten om een medewerker die het maximum van de schaal nog niet heeft bereikt, de reguliere periodiek niet toe te kennen. Dit kan gebeuren op basis van artikel 3 van de bezoldigingsregeling van de Gemeente Westland.
Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Westland dd. 18-7-2006
de secretaris, de burgemeester,
G. Buck J. van der Tak
Belonen aan de hand van het beoordelingssysteem
Bewust belonen moet natuurlijk wel gemotiveerd worden. Voor het toekennen van een beloning wordt deze gekoppeld aan de Regeling Functionerings- en beoordelingsgesprekken van de Gemeente Westland.
1 Vuistregels bij belonen aan de hand van het beoordelingssysteem
Bij de gemeente Westland wordt beoordeeld op basis van een gedwongen keuzesysteem in de vorm van een vijfpuntschaal met de navolgende scoremogelijkheden:
C = voldoende (zoals verwacht mag worden)
E = presteert meer dan mag worden verwacht
De matrix bevat een overzicht van mogelijke beloningen en sancties. Dit zijn mogelijkheden, en houden dus geen automatisme of verplichting in.
Deze sanctie zal per individuele situatie worden beoordeeld. | |||
Minder goed functioneren moet tijdig worden geconstateerd en | |||
In geval van een B-score wordt ervan uitgegaan dat deze situatie zich zal herstellen naar een C-score, hetzij dat duidelijk wordt dat sprake is van een uitgesproken A-score. Om deze reden is geen B-score in de tabel opgenomen.
Het spreekt voor zich dat er bij de realisering een zorgvuldige afweging wordt gemaakt over het al dan niet toekennen van een voorgestelde maatregel. Zo kan in de beoordeling al zijn aangegeven of er gronden zijn aan te geven, die het toepassen van een sanctie niet billijken, dan wel een extra beloning om een gegronde reden nog niet reëel is.
Het toekennen van een beloningscomponent geeft een nieuwe situatie. Dat betekent dat een periode wordt afgesloten en er opnieuw in scores geteld gaat worden.
Het budget benodigd voor belonen zal centraal worden vastgesteld, omdat er over dit budget overleg gevoerd dient te worden met de werknemersdelegatie. Er zouden twee budgetten vastgesteld dienen te worden, met een mandatering aan de afdelingshoofden.
Alle beloningsvormen (zowel vast als flexibel) worden in een decentraal budget ondergebracht. Per jaar kan dit globaal begroot worden, omdat de reguliere zaken te voorzien zijn en van het flexibele deel een schatting kan worden gemaakt.
Aan een beloning die uit het decentrale budget wordt betaald ligt een beoordeling ten grondslag. Dat zijn dus alle beloningsvormen uit deze nota, met uitzondering van de schouderklop.
De afdelingshoofden krijgen de bevoegdheid beloningen toe te kennen binnen het budget dat voor de eigen afdeling is vastgesteld, zij bewaken zelf het budget en rapporteren via de Maraps wat is uitgegeven. De afdelingen hebben dus een vast budget, bestaand uit een bedrag dat gebaseerd is op normale groei (als we spreken over 2005, betekent dat de vooruitzichten voor 2006) en een flexibel deel tot hun beschikking. Het flexibele deel, zoals extra periodieken, gratificaties, toelagen etc. zal jaarlijks begroot dienen te worden op basis van een schatting, ervaringen uit voorgaande jaren.
Het flexibele beloningsbudget zal naar fte’s over de afdelingen worden verdeeld.
De extra inspanningen die in de nota schouderkloppen worden genoemd, worden verdeeld in decentrale budgetten. De verdeelsleutel is € 100,- per formatieplaats. Het afdelingshoofd is budgethouder en bewaker en rapporteert middels de Maraps de uitgaven. De decentrale budgetten zullen jaarlijks worden vastgesteld.
Het beoordelingsmoment vindt één keer per jaar plaats voor de periodiekdatum en als die er niet meer is in het laatste kwartaal van dat jaar. Na de afronding van het beoordelingsgesprek wordt de (eventuele) beloning besproken.
Degene die de beoordeling vaststelt (conform de regeling functionerings- beoordelingsgesprekken) kent ook de extra beloning toe.