Reglement van Orde – Oordeelsvormende raadsbijeenkomsten gemeente Meerssen 2024

Artikel 9. Dag en uur van de vergaderingen

• 1.

  De oordeelsvormende vergaderingen vinden in de regel plaats op woensdag en donderdag, vangen aan om 19.00 uur en worden gehouden in een daartoe geschikte locatie. Het Presidium stelt jaarlijks voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar een vergaderschema voor de oordeelsvormende raadsbijeenkomsten van de Raad vast;

• 2.

  de voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij – zij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het Presidium;

• 3.

  indien de vergadering ver over het tijdstip van 23.00 uur dreigt te gaan, kan de voorzitter een voorstel aan de deelnemende leden doen om de vergadering te schorsen. De vergadering wordt dan heropend op de maandag daaropvolgend om 19.00 uur. Als die maandag een feestdag is vindt de vergadering op de dinsdag daaropvolgend plaats.

Artikel 10. Oproep

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de raadsleden, de burgerleden, de portefeuillehouders en de secretaris een schriftelijke/digitale oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering;

• 2.

  de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke/digitale oproep aan de raadsleden, de burgerleden, de portefeuillehouders en de secretaris verzonden;

• 3.

  tevens heeft tijdig digitale ontsluiting plaatsgevonden van de vergaderstukken via invoering in een daarvoor ingericht documenten- en archiveringssysteem.

• Stukken die digitaal openbaar beschikbaar zijn worden via het raadsinformatiesysteem op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 11. Agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke/digitale oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda/aanvullend agendapunt opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de raadsleden, de burgerleden, de portefeuillehouders en de secretaris verzonden en openbaar gemaakt;

• 2.

  bij aanvang van de vergadering stelt de Raad de agenda vast. Op voorstel van een lid van de Raad of de voorzitter kan de Raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren;

• 3.

  op voorstel van een raadslid of van de voorzitter kunnen de deelnemende raadsleden de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen bij de vaststelling van de agenda.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

• 1.

  Oordeelsvormende raadsbijeenkomsten worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging van de oproep in een ter plaatse verschijnend weekblad, in de gemeentelijke nieuwsbrief en op de gemeentelijke website. Tevens via aankondiging naar de media;

• 2.

  de openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de eventueel daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht;

• 3.

  de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van de gemeente geplaatst en in een ter plaatse verschijnend weekblad.

Artikel 13. Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de adjunct griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 14. Inrichting spreekrecht voor burgers

• 1.

  Burgers kunnen uiterlijk 24 uur voorafgaand aan elke oordeelsvormende raadsbijeenkomst verzoeken om het woord te mogen voeren over onderwerpen die verband houden met de concept-agenda van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst óf verband houden met de actualiteit;

• 2.

  de burger die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit voor aanvang van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst aan de griffier. Hij – zij vermeldt daarbij naam, adres en telefoonnummer, het onderwerp waarover hij – zij het woord wil voeren, en of hij – zij een (PowerPoint)presentatie wenst te geven;

• 3.

  de burger die van het spreekrecht gebruik maakt, mag een presentatie geven. Voor een presentatie geldt een maximale tijdsduur van in beginsel 5 minuten. De burger dient zélf te zorgen voor een functionerende USB-stick waarop de (PowerPoint)presentatie als bestand is opgeslagen;

• 4.

  de adjunct griffier meldt het onderwerp waarvoor spreekrecht wordt verzocht bij de voorzitter van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst en deze kan een aangemeld onderwerp weigeren dat door burgers niet voldoende nauwkeurig is aangegeven of geen of te weinig verband houdt met de geagendeerde punten aan de orde te stellen;

• 5.

  na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers elk maximaal 5 minuten en in totaal gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren in de vergadering over geagendeerde onderwerpen;

• 6.

  het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • d.

    niet-geagendeerde zaken die geen verband houden met de huidige actualiteit;

• 7.

  de voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering;

• 8.

  elke spreker krijgt in beginsel ten hoogste vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd;

• 9.

  de spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem - haar dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers aan de oordeelsvormende raadsbijeenkomst;

• 10.

  de voorzitter van de vergadering heeft het recht om sprekers het woord te ontnemen indien deze zich bedienen van ongepast gedrag, of bepaalde uitlatingen richting personen.

Artikel 15. Inrichting bijdrage van interne en externe sprekers

• 1.

  Raadsleden kunnen uiterlijk 8 dagen voorafgaand aan een oordeelsvormende bijeenkomst interne- of externe sprekers aankondigen bij de voorzitter;

• 2.

  interne- of externe sprekers hebben in beginsel een maximale spreektijd van 15 minuten;

• 3.

  de raadsleden en burgerleden mogen na de spreekbeurt of het betoog, de spreker vragen stellen. Voor de bevraging gelden de regels van artikel 17.

Artikel 16. Inrichting bevraging portefeuillehouders

• 1.

  In elke oordeelsvormende raadsbijeenkomst is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor leden van de Raad, c.q. de burgerleden. Er is geen voorafgaande aanmelding nodig;

• 2.

  het lid van de Raad, c.q. burgerlid dat tijdens de oordeelsvormende raadsbijeenkomst vragen wil stellen, doet dit bij het daarvoor in aanmerking komende agendapunt;

• 3.

  de voorzitter van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst bepaalt zo nodig per onderwerp de spreektijd van de vragensteller respectievelijk beantwoorder;

• 4.

  per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan de aanwezige portefeuillehouders te stellen en een toelichting daarop te geven;

• 5.

  na de beantwoording door de portefeuillehouder krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen;

• 6.

  vervolgens kan de voorzitter aan andere raadsleden en burgerleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan de portefeuillehouder ter nadere verduidelijking vragen te stellen over hetzelfde onderwerp;

• 7.

  de vraagstelling door raadsleden en burgerleden van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst mogen van technische- en politieke aard te zijn. Er is beperkt ruimte voor een politiek discussie met de portefeuillehouders.

Artikel 17. Inrichting politieke dialoog

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in één termijn, tenzij de Raad op voorstel van de voorzitter of één van de raadsleden, anders beslist;

• 2.

  elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten;

• 3.

  in de eerste termijn spreken alle fracties, via hun woordvoerder op een onderwerp of voorstel, hun standpunt met argumentatie uit;

• 4.

  interrupties zijn toegestaan, ieder raadslid en burgerlid mag interrupties plegen en vervolgvragen stellen, de voorzitter bewaakt een juiste gang van zaken;

• 5.

  interrupties zijn een politieke vraag of een bondig geformuleerd voorstel om te onderzoeken of er gezamenlijke politieke grond te vinden is, of een combinatie van beide;

• 6.

  bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde;

• 7.

  tijdens de politieke dialoog kunnen moties en amendementen worden ingediend en besproken.

Artikel 18. Spreektijd voor de politieke dialoog

• 1.

  De spreektijd van de woordvoerders bedraagt maximaal acht minuten per fractie per onderwerp en er wordt per voorstel of onderwerp een tijdslimiet afgesproken voor de dialoog;

• 2.

  zodra de voor een spreker gestelde spreektijd is verstreken, is hij – zij gehouden op aanwijzing van de voorzitter zijn - haar rede onverwijld te beëindigen;

• 3.

  voldoet een spreker niet aan de in het vorige lid bedoelde aanwijzing, dan ontneemt de voorzitter hem - haar het woord.

Artikel 19. Spreekregels voor de politieke dialoog

• 1.

  Burgers spreken vanaf het spreekgestoelte en richten zich tot de voorzitter;

• 2.

  de overige aanwezigen spreken vanaf de zitplaats en richten zich tot de voorzitter;

• 3.

  bij bijzondere gelegenheden dan wel in bijzondere omstandigheden kan de voorzitter bepalen dat de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 20. Volgorde sprekers tijdens de politieke dialoog

• 1.

  Een lid van de Raad voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben;

• 2.

  de volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een lid van de Raad het woord vraagt over de orde van de vergadering.

Artikel 21. Handhaving orde van de vergadering

• 1.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen;

• 2.

  indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen;

• 3.

  de voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem - haar te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 22. Beslissing

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij – zij de beraadslaging;

• 2.

  nadat de beraadslaging is gesloten stelt de voorzitter vast hoe een voorstel of onderwerp zijn vervolg krijgt in het behandelproces.

Artikel 23. Verslaglegging

• 1.

  De adjunct griffier draagt zorg voor een samengevatte verslaglegging van de vergadering.

• De verslaglegging bevat tenminste:

  • a.

    een presentielijst;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een zakelijke korte samenvatting van het besprokene;

  • d.

    een samenvatting van het advies aan het Presidium, dat tenminste bevat een advies dat een onderwerp al dan niet rijp is voor behandeling, en dat een onderwerp al dan niet als hamerstuk behandeld kan worden. Indien het advies van de oordeelsvormende raadsbijeenkomst niet unaniem is, wordt dit als “verdeeld advies” uitgebracht aan het Presidium;

  • e.

    toezeggingen die door, of namens, de portefeuillehouder gedurende de vergadering worden gedaan;

• 2.

  op de website vindt publicatie plaats van de verslagen van oordeelsvormende raadsbijeenkomsten.