| Organisatie | Eindhoven |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archief verordening gemeente Eindhoven 2006.
artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-07-2016 | nieuwe regeling | 21-06-2016 Gemeenteblad nummer 2016.049 | 16R6835 |
De raad van de gemeente Eindhoven;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven van 7 juni 2016;
gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de ver vaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan warden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen warden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk gemeentelijk orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring na opheffing van de onder het desbetreffende gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.
Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan word! samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.
Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een gemeentelijk orgaan warden overgedragen aan een ander overheidsorgaan !evens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding word! overgegaan.
Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk warden overgedragen aan een rechtspersoon !evens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.
Het college van burgemeester en wethouders doet ten minste tweejaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De 21 gemeenten in Zuid-Oost Brabant hebben besloten tot een vierde wijziging van de Rege/ing Samenwerkingsverband Regio Eindhoven 2005 (Ster. 2010, 17175). Bij deze vierde wijziging is de regeling volledig herzien en hemoemd tot Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 (Bgr. 2015, 26). Deze gewijzigde regeling treedt in werking zodra deze overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen door publicatie in de Staatscourant is bekendgemaakt.
Dit model loopt al vooruit op die inwerkingtreding.Echter als gevolg van het ontbreken van een definitieve tekst kan in het model nog geen rekening warden gehouden met de beoogde bestuurscommissie met betrekking tot het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. He! model zal zo nodig hierop later nog moeten warden aangepast.
Krachtens de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 hebben de deelnemende gemeenten een gemeenschappelijke archiefdienst, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven.
De betrokken gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) bij het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven, dat is ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling.
De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) bij de Metropoolregio Eindhoven, zijn krachtens de gemeenschappelijke regeling overgedragen (artikel 5, lid 3, onder I van de gemeenschappelijke regeling).
Eveneens overgedragen is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 5. lid 3. onder m van de gemeenschappelijke regeling).
Ook zo is de verordeningsbevoegdheid met betrekking tot dit toezicht (artikel 32, lid 2 Archiefwet 1995) overgedragen aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (artikel 5, lid 3, onder d van de gemeenschappelijke regeling).
De onderhavige gemeentelijke verordening beperkt zich daarom tot de voomoemde zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en).
Deze model-Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Sib. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Sib. 671), en dient door de gemeenteraad te warden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen.
De regeling voor de zorg en het beheer van de regionale archiefbewaarplaats(en) en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de archiefverordening van het krachtens gemeenschappelijke regeling ingestelde Samenwerkingsverband Regio Eindhoven, waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit. niet alleen van toepassing op klassieke. papieren archiefbescheiden. maar ook op moderne, digitale informaliedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in artikel 13 van he! Archiefbesluit 1995 alsook in de daaruit voortvloeiende Archiefregeling.
Het model is gebaseerd op het BRAIN-model (he! voormalige LOPAl-model, zeals !evens door de VNG ter beschikking is gesteld). Het model is aangepast op de situatie in het werkgebied van het Regionaal Historisch Centrum' Eindhoven.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet warden toegekend.
De Archiefregeling bepaall op grand van artikel 13. vierde lid. van het Archiefbesluit 1995, aan welke bouwkundige - en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheereenheden en beheerders is opgenomen in de op grand van artikel 7 le stellen voorschriften: he! Besluit lnformatiebeheer.
In beginsel zal er sprake zijn van een een-op-een relatie tussen beheereenheid en beheerder. Het is echter mogelijk, zeals bijvoorbeeld bij de uitvoering van de Wet Algemene bepalingen omgevingsrecht. dat de uitvoering geschiedt door meerdere beheereenheden. Dit zal zich met name voordoen bij grotere gemeenten waar de DIV afdeling gedeconcentreerd opereert. He! verdient bij dergelijke werkprocessen de aanbeveling om een beheerder aan le wijzen als eindverantwoordelijke voor het beheer van de archiefbescheiden.
De Archiefregeling stelt op grand van artikel 11, tweede lid van he! Archiefbesluil 1995 nadere regels omlrent de kwalileit van en de procedures rand het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in he! tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluil lnformatiebeheer.
Ditt artikel is vooral van administratieve aard. Het vestigt de aandacht op reeds bestaande verplichtingen krachtens artikel 4 van de wet. Wanneer voorzieningen
krachtens artikel 4 van de wet ontbreken, behoren de archiefbescheiden te berusten ender de desbetreffende gemeentelijke organen en vallen zij derhalve ender de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft le dragen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het college dient er daarom op toe te zien de archiefbescheiden binnen zijn invloedssfeer te behouden tot het moment dat in overeenstemming met de wet anders is voorzien.
In een gemeenschappelijke regeling zal vrijwel altijd invulling moeten warden gegeven aan de verplichtingen krachtens artikel 4 van de wet. lndien van toepassing meet in een gemeenschappelijke regeling eveneens invulling warden gegeven aan artikel 40 van de wet. Artikel 40 van de wet ziet toe op de archiefbescheiden van de organen van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld openbaar lichaam respectievelijk de archiefbescheiden van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld gemeenschappelijk orgaan. De verplichting krachtens artikel 40 van de wet staat daarmee los van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Er wordt daarom in het onderhavige artikel van de verordening bewust niet gerefereerd aan artikel 40 van de wet.
Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De verplichte verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent word! gelegd op de horizontale verantwoording. Volgens het programmaplan voor het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven is de doelstelling dat de toezichthouder tweejaartijks aan het college van burgemeester en wethoLders rapporteert. Een tweejaarlijkse verstaglegging van het college aan de gemeenteraad zorgt ervoor dat beide rapportages parallel kunnen lopen.