| Organisatie | Eindhoven |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit lnformatiebeheer gemeente Eindhoven 2016 |
| Citeertitel | Besluit lnformatiebeheer gemeente Eindhoven 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit lnformatiebeheer gemeente Eindhoven 2006.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-12-2023 | nieuwe regeling | 07-06-2016 | 16bst00754 |
Het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven,
Gezien het raadsvoorstel van 7 juni 2016 in zake vaststellen Archiefverordening Gemeente Eindhoven 2016;
Gelet op artikelen 30, eerste lid,31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
vast te stellen het navolgende:
Besluit lnformatiebeheer gemeente Eindhoven 2016
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen van de gemeente Eindhoven, voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Hoofdstuk II lnrichting van de informatiehuishouding
De CIO is eindverantwoordelijk voor de(documentaire) informatiehuishouding en stelt of draagt zorg voor het stellen van normen en kaders om te komen tot een (documentaire) informatiehuishouding, die de doelstellingen realiseert en borgt. De CIO draagt tevens zorg voor afstemming tussen de beheerders in de te onderscheiden fasen.
Met betrekking tot he! inrichten van beheersinformatie maken we onderscheid tussen de verschillende soorten van beheer;
De afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) is kaderstellend binnen de geldende wet en regelgeving. Dit laatste ook intern vanuit door CIO gestelde kaders en normen. DIV is verantwoordelijk voor de inrichting en instandhouding van de documentaire informatiehuishouding in enge en brede zin. Zowel analoog als digitaal. DIV is uitvoerend verantwoordelijk na de procesfase.
Tijdens de procesfase is de beheerder van het proces zowel analoog als digitaal verantwoordelijk voor het beheer van de documentaire informatie volgens de aanwijzingen van het sectorhoofd van de afdeling DIV en met gebruikmaking van de instrumenten, inrichling en procedures zoals die gelden binnen de documentaire informatiehuishouding van de gemeente.
De beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de informatie van zijn beheereenheid binnen de procesfase. Dit conform centraal vastgestelde voorschriften en richtlijnen en met gebruikmaking van het daartoe aangewezen instrumentarium (applicatie). Dit ongeacht de vorm waarin informatie word! ontvangen, gecreeerd en beheerd.
lnformatie word! beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens archiefwet en -regelgeving en/of in enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van informatiearchitectuur, informatiebeveiliging en -geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
lnformatiebeheerplannen, opgesteld door de beheereenheid Documentaire lnformatievoorziening (DIV) voor respectievelijk Documentair Structuurplan (DSP), Metadata, Record Management (RM) en Tabellen, alsmede het Kwaliteitshandboek liggen vast in het document lnrichling van lnformaliebeheer, een nieuwe beheerstructuur voor documentaire informatievoorziening (DIV). (zie bijlage 2).
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende ordeningsstructuur conform centraal vastgestelde voorschriften en richtlijnen.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het desbetreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migralie word! een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is of kan worden voldaan.
Hoofdstuk IV Beheer van archiefbescheiden
Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
De beheerder draagt zorg voor de (digitale) informatiebeveiliging, welke mede omvat de
organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopieren of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder van de afdeling DIV laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Raadpleging en uitlening van documenten zijn slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden archiefbescheiden te vernietigen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. zijn behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheereenheid die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
De beheerder van de afdeling DIV stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst(en). De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris. Deze goedkeuring geld! als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van archiefbescheiden
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
De beheerder van de afdeling DIV is bij het in artikel 13a genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, verantwoordelijk voor de overdracht van de gegevens naar het eigen informatiesysteem ten behoeve van archivering.
Bij het in artikel 13a genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, is de beheerder verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in het externe online informatiesysteem met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan de hand van een protocol dat, onder verantwoordelijkheid van het college als zorgdrager, is opgesteld door de beheerder en de streekarchivaris.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven van 7 juni 2016.
Eindhoven, 7 juni 2016
Het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven,
Als beheereenheden worden in verband met dit besluit de volgende organisatieonderdelen aangemerkt met de daarbij benoemde beheerder:
Doel van he! document "Inrichting van informatiebeheer, een nieuwe beheerstructuur voor documentaire informatievoorziening (DIV), versie 1.0" is he! de samenhang weer te geven tussen de Archiefverordening en he! Besluit lnformatiebeheer, ondersteund door beheerplannen, werkinstructies, afspraken, procedures en een handboek kwaliteit.
In dit document word! verwezen naar de volgende informatiebeheerplannen:
Dit Besluit lnformatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente Eindhoven 2015. Het besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten. De bepalingen zijn van toepassing zowel op digitale documenten (in verschillende bestandsformaten) als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van deze memorie van toelichting daarop aangepast.
Het Besluit sluit nu beter aan bij de ontwikkelingen in de eigen organisatie (zaakgericht werken) alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van het e-depot: duurzame digitale opslag van informatie.
In dit artikel met definities weerspiegelt zich het grote belang van een goede informatievoorziening: informatie wordt tegenwoordig gezien als de vierde productiefactor. In het informatiemanagement komen documentaire informatievoorziening (DIV), ICT en het archiefwezen elkaar tegen. Beheer van informatie wordt benoemd als informatiehuishouding, terwijl de voorzieningen om le beheren zijn te definieren als informatievoorziening. De definitie van het eerste begrip is met name opgenomen om voor specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de gemeente. Wei van belang is de uitbreiding van het begrip gemeentelijke organen. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de gemeente een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
De beheerders zijn verantwoordelijk voor de documenten van hun eenheid. Bij een digitale informatiehuishouding maakt dislocatie hierbij niet uit.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening le houden.
De digitalisering leidt tot veranderende procedures en andere betrokkenen bij het beheer van de informatiehuishouding. Dit artikel geeft aan dat de beheerder terug kan vallen op de ondersteuning van diverse facilitaire afdelingen. Ook is de plicht tot overleg (Strategisch lnformatie Overleg) en de rol van de gemeentelijke archiefinspectie vastgelegd.
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures.
In essentie wordt het origineel van een document (een zogenaamde minuut) bewaard en is het te verzenden document een kopie. Vergelijk de notariele akte: de ondertekenaar krijgt slechts een exemplaar mee "voor eensluidend afschrift". Deze bepaling met een archieftechnische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te warden nagevolgd.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven word! alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces warden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren is dat echter wel noodzakelijk.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Bewaring van archiefbescheiden is de verantwoordelijkheid van de beheerder. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren alsmede te zorgen dat de archiefruimten aan de eisen voldoen.
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de streekarchivaris (artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995).
lnformatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van de beheerder. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te warden.
Vernietiging van archiefbescheiden is aan regels gebonden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van documenten mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de beheerder en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de streekarchivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer tijdens de conceptfase geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is de ministeriele archiefregeling.