| Organisatie | Borne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen gemeente Borne 2023 |
| Citeertitel | Nota reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen gemeente Borne 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen gemeente Borne 2019.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2023 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
In 2019 is de nota reserves en voorzieningen voor het laatst herzien. Nadien zijn er op het gebied van gemeentefinanciën de nodige zaken veranderd. Met deze nota wordt weer aangesloten bij de meest recent geldende wet- en regelgeving. In deze nota laten we zien hoe deze wetgeving luidt en hoe er vervolgens in de gemeente Borne mee omgegaan wordt. De nota wordt geactualiseerd wanneer dit noodzakelijk is, dus wanneer wet- en regelgeving hiertoe aanleiding geven of door noodzakelijke bijstelling van de kaders als gevolg van gewijzigd gemeentelijk beleid.
Er worden geen actuele standen van de reserves en voorzieningen opgenomen in deze nota, daarvoor wordt verwezen naar de laatst vastgestelde programmabegroting (2023-2026) en de komende begroting 2024-2027.
Jaarlijks worden bij de jaarrekening de standen van de reserves en voorzieningen gepresenteerd en vindt er door de raad besluitvorming plaats rondom voeding en onttrekking van reserves en voorzieningen. Ook het opheffen van een reserve en voorziening kan dan door de raad besloten worden. De vorming van een reserve of voorziening kan gedurende het jaar plaatsvinden op basis van een raadsbesluit.
Het doel van de nota is om de afweging rond het gebruik van reserves en voorzieningen te bevorderen. Er worden kaders gesteld hoe om te gaan met reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen. Dit draagt bij aan een begroting die transparant en financieel solide is. De nota beschrijft de systematiek om voor structurele lasten dekking te vinden in de begroting. De nota gaat ook in op de toerekening van rente. Daarnaast helpt het beleid rond het weerstandsvermogen om risico’s zodanig op te kunnen vangen, dat de gevolgen niet groter zijn dan gewenst.
Binnen de gestelde kaders worden wetten en besluiten genoemd die direct van invloed zijn op deze nota, maar hier geen onderdeel van zijn. Deze zijn uitsluitend informatief en besluitvormend.
Reserves en voorzieningen zijn twee balansposten die van grote invloed kunnen zijn op de financiële positie en daarmee de kengetallen. Ondanks het feit dat deze posten vaak in een adem worden genoemd is hun aard en oorsprong wezenlijk anders. Reserves worden in beginsel gevormd uit het resultaat van de exploitatie, het saldo van de baten en lasten. Reserves kunnen ook volgens een vast ritme worden gevoed of juist worden ingezet. Bij de begroting wordt dan geld aan een reserve toegevoegd of uit een reserve gehaald. Reserves zijn onderdeel van het eigen vermogen.
De reserves zijn belangrijk omdat de raad kan sturen met reserves. Niet alleen doordat ze onderdeel zijn van het eigen vermogen, maar ook omdat ze ingezet kunnen worden voor verschillende functies: dekking, financiering, buffer en egalisatie. De bestemming van de reserves is dan ook voor de raad een belangrijk aandachtspunt.
2.2 Toelichting reserves en voorzieningen
Het instellen, toevoegen (doteren) en onttrekken aan reserves lijkt veelal een technisch proces, maar het raakt de kern van het budgetrecht van de raad. Daarom is het belangrijk dat de raad een goede toelichting krijgt alvorens te besluiten over de omvang van de reserves en welke doelstellingen of specifieke projecten aan deze reserves verbonden worden.
Het verloop van de individuele reserves gedurende het jaar is een overzicht dat verplicht opgenomen moet worden in de toelichting op de begroting en balans. Hiermee geeft de raad invulling aan haar budgetrecht en kan ze controleren of de inzet van de reserves rechtmatig heeft plaatsgevonden. Daarnaast kan de raad de ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente volgen. Dit is verder uitgewerkt in de nota risicomanagement van de gemeente Borne.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen de algemene reserves en bestemmingsreserves. Beiden vormen het eigen vermogen en uiteindelijk gaat de raad altijd over de inzet van beide soorten reserves.
De algemene reserve bestaat uit twee delen, een vrij besteedbaar deel en een deel dat dient als buffer voor de opvang van eventuele kosten uit risico’s. De algemene reserve heeft een permanent karakter, de omvang hangt af van het benodigde weerstandsvermogen.
De algemene reserve kan gebruikt worden om risico’s op te vangen en is in principe vrij te besteden. Deze reserve is bedoeld als een buffer voor het opvangen van exploitatietekorten en onvoorziene risico’s of voor het uitvoeren van beleid. Een grote algemene reserve verhoogt de flexibele inzet van middelen. De raad kan er dan voor kiezen om bestemmingsreserves die vrijvallen aan de algemene reserve toe te voegen in plaats van een nieuwe bestemmingsreserve te vormen.
In de gemeente Borne kennen we vier algemene reserves:
Reserve beleidsontwikkeling (Het doel van de reserve is het bekostigen van incidentele beleidsontwikkelingen. Daarnaast dient deze als buffer voor exploitatieverliezen en het opvangen van risico's in algemene zin. De Reserve beleidsontwikkeling is opgebouwd uit de resultaten bij over- en onderschrijdingen van de norm van de Algemene reserve en de Algemene reserve grondexploitatie.)
Een bestemmingsreserve is een reserve waar de raad een specifiek doel uit een programma aan heeft verbonden. Bestemmingsreserves hebben een tijdelijk karakter. Zo worden bestemmingsreserves gevormd om binnen een bepaalde tijd een bepaald doel te realiseren of het eventueel afdekken van kosten uit financiële risico’s van projecten of programma’s (bijvoorbeeld: reserve grondexploitatie).
Bestemmingsreserves zijn niet bedoeld om structurele lasten te dekken waarvoor de exploitatie onvoldoende middelen biedt. Want wanneer dat gebeurt, leeft de gemeente feitelijk boven haar stand: dat kan zij nooit lange tijd volhouden.
Het is aan de raad om de instelling, looptijd en voorwaarden rondom de besteding van een bestemmingsreserve te bepalen. Dit gebeurt via een afzonderlijk raadsbesluit of via een kaderstellende nota, waarin spelregels worden vastgelegd.
In de meerjarenraming wordt een overzicht van de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves opgenomen (art.23 BBV) zodat het voor de gemeenteraad duidelijk is welke ontwikkelingen de komende jaren met betrekking tot de omvang van de reserves verwacht worden. Dit vormt dan ook voor de gemeenteraad een specifiek aandachtspunt als het gaat om haar kaderstellende rol.
Toelichting bij reserves ter dekking afschrijvingen (bestemmingsreserve kapitaallasten)
In het Wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is opgenomen dat op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut, die vóór de inwerkingtreding van dit besluit zijn gedaan, het BBV van toepassing blijft zoals dat gold op de dag vóór de inwerkingtreding van dit besluit. Dit betekent dat bij meerjarige investeringen het deel dat vanaf 2017 is gerealiseerd, geactiveerd moet worden, ongeacht of er al dekking is voor de kapitaallasten. Mochten er bijdragen van derden zijn, die in directe relatie met het actief staan, dan moeten deze bijdragen in mindering worden gebracht op het geactiveerde bedrag. Indien aan de bijdrage door de derde specifieke voorwaarden voor terugbetaling (meerjarig) zijn gesteld, mag de eventuele verrekening pas plaats vinden als – veelal naar (tijds)evenredigheid aan de voorwaarden is voldaan.
Mochten er eigen middelen zijn, dan kunnen deze middelen in een door de raad in te stellen bestemmingsreserve kapitaallasten worden gestort voor de dekking van de kapitaallasten die uit de activering en de wijze van afschrijven voortvloeien.
Een bestemmingsreserve kapitaallasten moet van voldoende omvang zijn om de kapitaallasten gedurende de gehele vastgestelde afschrijvingsperiode aan de reserve te kunnen onttrekken. Om de volledige kapitaallasten aan de bestemmingsreserve kapitaallasten te kunnen onttrekken, moet het saldo van de bestemmingsreserve kapitaallasten gelijk zijn aan de boekwaarde van de desbetreffende activa.
Wanneer het saldo van de bestemmingsreserve kapitaallasten minder is dan de boekwaarde van de desbetreffende activa, dan kunnen de kapitaallasten slechts naar rato aan de bestemmingsreserve kapitaallasten worden onttrokken. De kapitaallastenreserves zijn gekoppeld aan de betreffende investeringen. Dit houdt in dat wanneer de investering vertraging oploopt de onttrekking evenredig lager zal zijn en vice versa.
Instellen van een bestemmingsreserve
Redenen voor het instellen van een bestemmingsreserve zijn:
De gemeenteraad stelt bij het instellen van een reserve vast:
Toevoegingen en onttrekkingen uit bestemmingsreserves
In de begroting en de jaarstukken wordt de staat van reserves en voorzieningen opgenomen. Daarnaast geeft de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing inzicht in de weerstandscapaciteit, de risico’s en het weerstandsvermogen. Jaarlijks wordt bij de jaarrekening een update en analyse gemaakt van de stand van de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Dit maakt integraal onderdeel uit van de paragraaf Weerstandsvermogen in de jaarrekening. Ook gedurende het jaar bij de tussentijdse rapportages wordt de raad inzicht verschaft in de stand van zaken rondom reserves en voorzieningen.
Er wordt geen rente berekend over reserves en voorzieningen. Hierop is één uitzondering. Over de Reserve gezondheidscentrum wordt wel rente berekend. De reserve is ontstaan door een schenking van het gezondheidscentrum uit 2002, waarbij in de schenkingsvoorwaarden is vastgelegd dat jaarlijks 4% rente wordt berekend. Wanneer de reserve door incidentele onttrekkingen op termijn volledig is besteed, verdwijnt deze uitzondering.
In bijlage A is een uiteenzetting van de huidige reserves met een toelichting.
Onderstaande tekst is afkomstig uit de Notitie Meerjarig financieel inzicht voor de raad, terug te vinden op de website van de commissie BBV.
Voorzieningen worden gevormd wanneer de volgende situaties zich voordoen (Artikel 44 BBV):
De verplichtingen hangen samen met gebeurtenissen of situaties in of voor het lopende jaar, die kosten met zich meebrengen.
In een enkel geval mag via een voorziening geld worden gespaard voor toekomstige verwachte uitgaven. Om te voorkomen dat er plotseling een of twee jaar grote uitgaven zijn en daarna weer lang niet, mogen onder bepaalde voorwaarden de lasten voor groot onderhoud jaarlijks gespreid worden. Dan wordt jaarlijks een vast bedrag ‘gespaard’ via de begroting. Een belangrijke voorwaarde is dan dat er een actueel onderhoudsplan is.
Tenslotte horen ook niet bestede middelen die van derden zijn verkregen voor een specifiek doel bij de voorzieningen. Te denken valt aan de teveel ontvangen kostendekkende heffingen of bijdragen (niet zijnde EU- of overheidsbijdragen) die in een keer worden ontvangen maar waarvan de besteding over enkele jaren wordt uitgesmeerd.
Er mogen geen voorzieningen gevormd worden voor aan arbeid gerelateerde verplichtingen zoals bijvoorbeeld bij ziekte van werknemers, omdat dit min of meer terugkomende lasten zijn die al in de meerjarenraming zijn opgenomen. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen. Een toename van de voorzieningen betekent dus een lagere solvabiliteit.
3.2 Toevoegingen aan en onttrekkingen uit een voorziening
Een voorziening hoort op niveau te zijn. Er kan toegevoegd of onttrokken worden wanneer blijkt dat de voorziening niet meer op het juiste niveau is. Oorzaken hiervoor kunnen zijn wanneer het specifieke bestedingsdoel (of een deel daarvan) waarvoor de voorziening is ingesteld, daadwerkelijk is gerealiseerd of wanneer een risico waarvoor de voorziening is ingesteld, groter is geworden.
3.3 Opheffen van een voorziening
Een voorziening wordt door het college van B en W opgeheven wanneer één van de volgende zaken komt te vervallen of is gerealiseerd:
Bij het opheffen van een voorziening valt het resterende saldo vrij en wordt deze opgenomen in de exploitatie.
In bijlage B is een uiteenzetting van de huidige voorzieningen met een toelichting.
Het weerstandsvermogen is een indicatie voor hoe groot de gevolgen zijn wanneer risico’s daadwerkelijk plaatsvinden. In de Nota risicomanagementbeleid wordt uitgebreid ingegaan op de benodigde weerstandscapaciteit, op basis van de geïnventariseerde risico’s. Dit hoofdstuk gaat in op de beschikbare weerstandscapaciteit en het bijbehorende weerstandsvermogen.
Er ligt hier een direct verband met de Nota Risicomanagementbeleid. In deze nota gaat het met name over het identificeren en kwantificeren van risico’s en het bepalen van de kans. De Nota reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen gaat in op de middelen waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten af te dekken. Dit is voor de raad en ook voor externe partijen een belangrijke graadmeter om te bepalen hoe financieel gezond de gemeente is.
Weerstandsvermogen is de ratio van de financieel gekwantificeerde risico’s (benodigde weerstandscapaciteit) en de middelen (beschikbare weerstandscapaciteit) die de gemeente beschikbaar heeft om de risico’s financieel af te kunnen dekken:
4.2.1 Beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit structurele weerstandscapaciteit en incidentele weerstandscapaciteit:
4.2.2 Benodigde weerstandscapaciteit
De nota doorontwikkeling risicomanagement beschrijft op basis van de risico’s de benodigde weerstandscapaciteit en de norm voor de ratio weerstandsvermogen.
De verdere uitwerking rondom risico’s wordt beschreven in deze nota.
4.2.3 Norm ratio weerstandsvermogen
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen wordt een norm vastgesteld.
Het uitgangspunt is om de impact van de risico’s te minimaliseren. Hiertoe is het belangrijk dat het weerstandsvermogen toereikend, of voldoende is. Hierbij is het snijvlak tussen waarderingscijfer C (voldoende) en B (ruim voldoende) het uitgangspunt. Dit komt overeen met een ratio van 1,4.
Een positief rekeningresultaat wordt bij de jaarrekening als volgt bestemd:
Een negatief rekeningresultaat wordt bij de jaarrekening als volgt bestemd:
Bij de resultaatbestemming worden de algemene reserves beoordeeld op over- en onderschrijding van vastgestelde normen per reserve. Indien er sprake is van over- en/of onderschrijding van deze normen wordt dit bij de resultaatbestemming gecorrigeerd ten gunste of ten laste van de Reserve beleidsontwikkeling, voor zover de stand van de Reserve beleidsontwikkeling dit toelaat.
De aan te houden volgorde is als volgt:
Wanneer er sprake is van over- of onderschrijding van de norm voor de ratio weerstandsvermogen, stelt het college van B en W bij de eerstvolgende behandeling van de begroting een plan voor aan de gemeenteraad hoe hier mee om te gaan.
In de gemeente Borne kennen we vier algemene reserves welke beschreven staan in hoofdstuk 2.2.1.:
Daarnaast kent de volgende bestemmingsreserves:
Gelijkmatige spreiding onderhoudskosten van het gemeentelijk vastgoed. | |
Afhankelijk van de planning van het meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) vastgoed. | |
Dekking voor de te maken kosten in verband met de overheveling van de taken van Rijk naar gemeente. | |
Reserve is opgeheven bij de vaststelling van de begroting 2023 op 8-11-2022. |
Er liggen geen concrete voorstellen meer voor, reserve kan bij de jaarrekening worden opgeheven en het saldo kan vrijvallen. |
Dekking van de lasten voor de planvorming voor de 1e fase van het 23.374 bomenplan. | |
Jaarlijks worden de gemaakte kosten van de planvorming gedekt uit deze reserve. | |
Borne kent vier verschillende soorten voorzieningen: