| Organisatie | Rijswijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Financiële verordening gemeente Rijswijk 2023 |
| Citeertitel | Financiële verordening Rijswijk 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Rijswijk 2016.
artikel 212 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2023 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Begrotingscriterium: een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten
Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen.
Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringsbudget het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringsbudget, of voor het bijstellen van het beleid.
Artikel 7. Aanvullende Informatieplicht
Het college besluit over het verstrekken van leningen, kapitaal en waarborgen en garanties, anders dan aan provincies, gemeenten en waterschappen, groter dan € 100.000 niet eerder dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 16. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) betrokken.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën:
Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van 12 december 2023.
De griffier,
J.A. Massaar, bpa
De voorzitter,
H. Sahin
Bijlage 1. Besluitvorming bij tussentijdse wijzigingen, artikel 5 lid 4 en 5
In tabel 1 wordt aangegeven op welk niveau (ambtelijke organisatie, college of raad) er besluitvorming plaatsvindt bij tussentijdse wijzigingen van beleid. Het betreft tussentijdse wijzigingen op eerder door de raad geautoriseerd beleid. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in:
Bij elk van deze soorten beleidswijzigingen is in de laatste kolom aangegeven of en hoe de raad wordt geïnformeerd.
Vóóraf betekent dat de raad eerst een wijziging dient te autoriseren, voordat een verplichting aan wordt gegaan.
Tabel 1. Besluitvormingsniveau bij nieuw beleid, bestaand beleid en technische wijzigingen
Bijlage 2. Financiële verordening Rijswijk 2023 afschrijvingsbeleid, artikel 13
Onderstaande afschrijvingstermijnen in tabel 2 betreffen maximale termijnen. Kortere termijnen kunnen, mits daar een goede onderbouwing voor is, gehanteerd worden. Bij een variabele termijn is het afhankelijk van verwachting en gebruiksduur van het contract. Tevens is in de laatste kolom aangegeven of er een restwaarde wordt gehanteerd bij het activum of niet, middels J = ja of N = nee.
Artikel 13 is van toepassing op onderstaande kapitaalgoederen.
Tabel 2. Afschrijvingstermijn en restwaarde per activum
Gebouwen (nieuw en bestaand, inclusief verbouwingen) 1 | ||||
Auto’s, tractoren, vrachtwagens, aanhangers, scooters, vervoermiddelen en overige voertuigen | ||||
Machines, apparaten, en installaties: ondersteunend materiaal buitenruimte | ||||
Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven | ||||
Bouwkundig: gemalen, drukriolering, berg- en bezinkingsbassins, randvoorzieningen en persleidingen | ||||
Mechanisch: gemalen, drukrioleringen, berg- en bezinkingsbassins, randvoorzieningen | ||||
Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut | ||||
Aanleg nieuwe wegen, fietspaden en trambanen (inclusief elementverhardingen) | ||||
Aanleg civiele kunstwerken (tunnels, viaducten, bruggen, duikers) materiaal: HOUT | ||||
Aanleg civiele kunstwerken (tunnels, viaducten, bruggen, duikers) OVERIG MATERIAAL | ||||
Asfaltverhardingen, halve verhardingen (wegen, paden fiets/voetpaden) en grasbetonstenen (geen groot onderhoud) | ||||
Aanleg speeltuinen, speeltoestellen, straatmeubilair, bewegwijzering, ondergrondse glascontainers, afvalbakken | ||||
Parken, bossen, groenvoorziening inclusief renovatie (in parken en LGZ) | ||||
Aanplant bomen inclusief herplanting bomen (in stedelijk gebied) | ||||
Toelichting Financiële Verordening Rijswijk 2023
De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Rijswijk 2023 in de Nederlandse provincie Zuid-Holland heeft haar basis in artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet, waarin is opgenomen dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid vaststelt, en daarnaast de uitgangspunten voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) vult daarnaast de vrije ruimte nader in die iedere gemeente heeft bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie en de rechtmatigheid.
De gemeentewet biedt de belangrijkste kaders waarbinnen bijvoorbeeld nadere eisen gesteld worden aan de begroting en de jaarrekening. In het Besluit begroting en verantwoording gemeentes en provincies (BBV) wordt dit nader uitgewerkt. Op grond van het BBV is er ook een commissie BBV ingesteld die zorg draagt voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV en een visie op de rechtmatigheid in de controleverklaring. Deze commissie geeft aanbevelingen en doet stellige uitspraken. De laatste categorie moet verplicht gevolgd worden door gemeenten tenzij in geval van een afwijking er een goede motivering ligt.
Nieuwe ontwikkeling: rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders
Vanaf boekjaar 2023 neemt het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren (Kadernota rechtmatigheid 2023). Zie ook de toelichting bij artikel 6 eerste lid.
Hieronder is de artikelsgewijze toelichting opgenomen om de artikelen inhoudelijk nadere duiding te geven en handvatten te bieden voor toepassing in de praktijk.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In dit artikel worden een aantal begrippen inhoudelijk omschreven die in een aantal andere artikelen worden gebruikt.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen
De programma-indeling wordt bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld.
Op voorstel van het college stelt de raad beleidsindicatoren per programma vast. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting: de daarin vervatte informatie is Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.
Op grond van het BBV zijn een aantal paragrafen verplicht in de begroting en de jaarstukken: lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid. Deze bepaling schept de mogelijkheid dat het college een voorstel doet aan de raad om dit verplichte aantal uit te breiden voor een raadsperiode. In Rijswijk is bijvoorbeeld de paragraaf RijswijkBuiten opgenomen.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting, die aanvullend zijn op het BBV.
Uit dit lid wordt de dekking duidelijk gemaakt voor de begrote lasten en welke indeling van het overzicht daarvoor gehanteerd wordt.
In dit lid wordt de verplichting in artikel 20, tweede lid, onder b, van het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt, door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringsbudgetten mogelijk te maken.
Deze bepaling ziet op het inzicht in de (mate van) realisatie van de bij de begroting geplande doelen en de daarvoor geautoriseerde investeringsbudgetten.
In dit lid wordt geregeld vanaf welk grensbedrag incidentele baten en lasten worden gespecificeerd in het overzicht van de (geraamde) incidentele baten en lasten per programma, conform het advies van de commissie BBV (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Dit is de zogenaamde Kadernota. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit is in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV. Omdat de begroting in de tweede helft van de zomer wordt opgesteld dienen de kaders vóór die periode vastgesteld te zijn.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten
Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (artikel 189, derde lid, van de Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s.
Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen, waaronder investeringen in grondexploitaties. Ook uitgaven voor investeringen moeten door de raad worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringsbudgetten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringsbudgetten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgave, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Burgemeester en wethouders zijn dan nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan
Het college dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringsbudgetten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Dit is de actieve informatieplicht van het college aan de raad zodat de raad vóór besluitvorming, eventuele bedenkingen of wensen kan uiten.
Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussentijdse rapportages. Bij investeringen met een meerjarig karakter, waaronder ook grondexploitaties, vindt bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaats en doet het college aan de raad voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten.
Als baten, lasten of investeringsbudgetten geautoriseerd zijn en nadien tussentijds wijziging behoeven, dan past het college de werkwijze toe zoals vermeld in bijlage 1.
De baten en lasten zijn door de raad geautoriseerd per programma. Indien binnen het programma een verschuiving tussen de baten van beleidsproducten of tussen de lasten van beleidsproducten dienen plaats te vinden, dan is het college door middel van deze bepaling expliciet bevoegd hiertoe te besluiten. Zie de technische wijzigingen in tabel 1 in bijlage 1.
Als er (onverhoopt) sprake is van een investering die niet bij het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, dan dient het college alvorens verplichtingen worden aangegaan een voorstel te doen aan de raad voor het vaststellen van het investeringsbudget.
In geval dat een budget uit de exploitatie dat in één begrotingsjaar benut dient te worden niet geheel besteed wordt, kan slechts overgeheveld worden naar het volgende begrotingsjaar als daarvoor aan alle vier de eisen worden voldaan die genoemd zijn in dit lid. Deze bepaling ziet vooral op gevallen waarin een bedrag is ontvangen in de loop van het jaar en door omstandigheden de daarmee samenhangende activiteiten pas in het nieuwe volgende begrotingjaar afgerond kunnen worden. De vier eisen moeten voorkomen dat deze vorm van budgetoverheveling ieder jaar herhaald wordt om zodoende budget te “sparen” en/of de geplande doelen door te (blijven) schuiven.
Budgetten die zijn toegekend in verband met steeds terugkerende jaarlijks geplande lasten komen bij onderuitputting ten gunste van de algemene middelen, tenzij het college aan de raad gemotiveerd aangeeft dat overheveling van het restant naar een volgend begrotingsjaar noodzakelijk is
Investeringsbudgetten voor een tevoren bepaalde vaste periode die niet binnen twee jaren na geplande aanvang zijn benut, worden afgesloten. Als het college het noodzakelijk acht dat ondanks het uitblijven binnen twee jaren van de start het budget in stand dient te blijven, dan doet het college een voorstel aan de raad.
Dit sluit aan bij een realistisch lange termijn investeringsplan (LTIP).
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
De tussentijdse rapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad. Op basis van tussentijdse rapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringsbudgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.
Er wordt nu gewerkt met twee tussentijdse (bestuurlijke) rapportages. Deze worden vóór 15 juli en vóór 15 november van het lopende jaar vastgesteld.
In de eerste rapportage zit onder andere:
In de tussentijdse rapportage wordt ook vermeld wat de belangrijkste afwijkingen zijn op doelen, budgetten en investeringsbudgetten binnen een programma of beleidsproduct.
De drempel in deze bepaling ziet op de belangrijkste afwijkingen van de rapportage genoemd in het tweede lid en heeft ten doel om te voorkomen dat er teveel (kleinere) afwijkingen gemeld en geanalyseerd worden waardoor juist het zicht op de belangrijkste afwijkingen belemmerd wordt.
Artikel 7. Aanvullende informatieplicht
Met betrekking tot verbonden partijen (dit zijn volgens het BBV privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft) kunnen leningen, kapitaal, waarborgen en garanties verstrekt worden. Vaak zijn twee of meer gemeenten belanghebbenden in een verbonden partij. Afhankelijk van de financiële positie van de verbonden partij en de deelnemende gemeente kan de raad haar zienswijze vooraf geven over de wenselijkheid of noodzakelijkheid van de voorgestelde begroting of het beleid.
Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd dat ze een aandeel hebben in het plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden, dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt door vertaald. Maar het kan ook zijn, dat de overschrijding niet tot aanvullend beleid van het Rijk of Europa leidt.
Gemeenten krijgen in het voorjaar van het Rijk bericht of het gemeentelijk aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten is gewenst. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten met een individueel EMU-saldo hoger dan de gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken.
Het college informeert de raad als de gemeente van het Rijk een bericht heeft ontvangen dat het toegestane EMU-tekort voor alle gemeenten dreigt te worden overschreden. Als daarop actie nodig is van de gemeente, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 9. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
In het eerste lid stelt de raad de verantwoordingsgrens vast, waarboven het college moet rapporteren aan de raad (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
Gelet op de omvang van de begroting is 1% gehanteerd als drempelwaarde waarboven gerapporteerd moet worden met betrekking tot de afwijkingen.
Dit lid geeft aan welke rapportagegrens gehanteerd wordt voor het toelichten van fouten of onduidelijkheden. De ondergrens is bepaald op € 100.000. Tevens dient de rapportage onderdeel te zijn van de paragraaf Bedrijfsvoering die op grond van de BBV verplicht is.
Artikel 10 Voorwaardencriterium
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”. Het zijn deze normen waaraan de accountant jaarlijks toetst of hier aan voldaan is.
Artikel 11 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door de raad moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan de raad moet worden aangeboden.
Artikel 11. Begrotingscriterium
Deze bepaling koppelt de wijze van toepassing van het begrotingscriterium aan het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd. In de verordening wordt het niveau bepaald in artikel 5.
In dit lid wordt geregeld dat de baten en lasten zich kunnen bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding in enig jaar plaatsvindt, is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. In het tweede lid wordt aangegeven dat er in uitzonderlijke situaties voorkomen wordt dat er meteen sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.
In deze bepaling zijn het aantal mogelijke onrechtmatigheden ingeperkt door een drietal uitzonderingen.
De toelichtingen in het derde lid gelden ook voor situaties waarin een overschrijding plaatsvindt die de verantwoordingsgrens overschrijdt maar wel past binnen het beleid van de raad. Bijvoorbeeld een uitgave is hoger binnen het bestaande beleid van een open einderegeling als gevolg van exogene factoren. Door deze bepaling wordt in die situaties vermelding van de overschrijding sec in de paragraaf Bedrijfsvoering voor geschreven, maar behoeft deze geen nadere toelichting.
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Aan het college wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 212, tweede lid, onder a, van de Gemeentewet is opgenomen, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van vaste activa bevat. Hieraan is in dit artikel en de daarop gebaseerde bijlage 2 genoemd in lid 7 nadere invulling gegeven.
Het uitgangspunt is dat alle vaste activa volgens het BBV worden geactiveerd. Dat wil zeggen dat de financiële waarde van aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoederen wordt opgenomen in de balans. Op grond van het BBV worden gronden niet afgeschreven. Dat is in dit lid voor de duidelijkheid expliciet opgenomen. Overigens stelt het BBV ook dat kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde niet geactiveerd worden.
De onderdrempel om een activum op te nemen in de balans is € 25.000 in Rijswijk. Hiermee wordt voorkomen dat activa met een relatief lage waarde ook opgenomen moeten worden hetgeen de administratieve last verhoogt en geen toegevoegde waarde heeft voor de informatie over de activa.
De regel (conform wetgeving noemen) is namelijk dat elk individueel activum afzonderlijk wordt geactiveerd en in de balans wordt opgenomen De aankoop van bijvoorbeeld drie voertuigen ineens levert aldus drie activa op, en niet één gebundeld activum.
De BBV kent de volgende vaste activa:
Materiële vaste activa worden vervolgens onderscheiden in investeringen met:
De afschrijving is een boekhoudkundige term voor de waardevermindering van vaste activa in een bepaalde periode. Er zijn meerdere afschrijvingsmethoden. De meest toegepaste methoden voor afschrijving bij de gemeenten zijn: lineair of annuïtair. Lineair afschrijven houdt in dat elk jaar een vast percentage van de oorspronkelijke investering wordt afgeschreven. Bij annuïtair blijven de rente en afschrijving per saldo per jaar gelijk, maar van het ene op het andere jaar is er minder rente en meer afschrijving.
In het derde lid wordt in Rijswijk de afschrijvingsmethodiek van “lineaire afschrijving” expliciet vastgelegd voor de immateriële en materiële vaste activa.
Op financiële vaste activa wordt niet afgeschreven.
Er zijn verschillende mogelijkheden voor het beginnen met afschrijven van vaste activa. De toepassing in Rijswijk is op de eerste dag van het eerstvolgende nieuwe kalenderjaar. Boekhoudkundig is dit vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed (activum) gereedkomt of verworven wordt.
De restwaarde kan voor een beperkt aantal activa worden bepaald. Hiervoor kan bijlage 2 gehanteerd worden waar de verschillende activa genoemd zijn in de kolom “Restwaarde”. Als het activum er niet bij staat, dan moet aansluiting gezocht worden bij een wel genoemd activum dat naar aard en inhoud zoveel mogelijk overeenkomt.
In deze bijlage zijn de verschillende categorieën immateriële vaste activa, materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met maatschappelijk nut opgenomen met hun afschrijvingstermijnen. Binnen de categorieën is een onderverdeling gemaakt naar activa die zoveel mogelijk aansluiten op de huidige bekende praktijk. Om onduidelijkheden te vermijden heeft elk activum een uniek nummer.
Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening. Bij het artikel is onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke aanslagen en heffingen die het karakter hebben van bulkfacturen en overige vorderingen.
Vorderingen van de gemeente worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Voor de in het tweede lid genoemde vorderingen wordt een voorziening getroffen waarbij vorderingen > € 25.000 individueel beoordeeld worden (statische methode), en vorderingen tot en met € 25.000 op basis van een historisch percentage beoordeeld worden (dynamische methode).
Artikel 15. Reserves en voorzieningen
Regelgeving rondom de verantwoording van de rentekosten is uitgewerkt in de uitgebreide notitie Rente van de commissie BBV. In dit lid is expliciet vastgesteld dat rente over de reserves niet aan de beleidsproducten wordt toegerekend.
Het tweede lid bepaalt, dat het college eens in de vier jaar een nota over de reserves en voorzieningen aan de raad aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen. In deze nota wordt uitgebreid ingegaan op de regels van BBV en de aanbevelingen en stellige uitspraken van de commissie BBV en de gekozen uitgangspunten door Rijswijk. Een aanbeveling van de commissie BBV geeft steun en richting aan de praktijk. Met een stellige uitspraak geeft de commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is.
Artikel 16. Kostprijsberekening
Artikel 212, tweede lid, onder b, van de Gemeentewet bepaalt dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b en heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer. De grondslagen voor de prijzen die de gemeente bij overheidsbedrijven en derden in rekening brengt, en voor de tarieven van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.
De overheadkosten moeten apart worden verantwoord. Ze worden bij de gemeente niet doorberekend aan de taakvelden. Daarmee is het niet mogelijk om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. De kostprijzen moeten extracomptabel worden berekend en vastgelegd.
Het eerste lid bepaalt dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd. De kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor de overhead en voor de rente over de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van (vaste) activa die voor desbetreffende rechten en heffingen en voor desbetreffende goederen, werken en diensten worden ingezet. Wat onder de directe kosten moet worden verstaan is via het BBV, de notitie Overhead van de commissie BBV en de beschrijving van taakvelden in de Data Financiën Decentrale Overheden gedefinieerd. Op dat punt hoeft in deze verordening niets aanvullend te worden geregeld.
In het tweede lid wordt bepaald dat gemeenten de kosten voor compensabele BTW en de kosten voor straatreiniging in de kostenbasis kunnen meenemen. In de VNG Handreiking kostenonderbouwing lokale heffingen, 2016 wordt een nadere uitleg gegeven.
In deze bepaling wordt voor de berekening van de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs voor rechten en heffingen een verhouding gedefinieerd. De verhouding is het aandeel van deze overheadkosten in de totale overheadkosten dat gelijk is aan de verhouding van de directe kosten bestaande uit salarissen, sociale lasten en ingeleend personeel voor deze kostprijs ten opzichte van de totale geraamde directe kosten van voornoemde economische categorieën.
De rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa bedoeld in het 1e lid van dit artikel, moet tevoren jaarlijks worden vastgesteld voor de nieuwe begroting.
De kostprijs van rechten en heffingen maken deel uit van beleidsproducten waardoor de toepassing van artikel 15, eerste lid met betrekking tot de doorberekening van rente in de weg staat. De bepaling in dit lid heft die belemmering op indien vreemd vermogen is aangetrokken waarover rente wordt betaald. Deze rente wordt in de kostprijsberekening betrokken, middels een opslag voor debiteurenrisico.
Artikel 17. Prijzen economische activiteiten
In de Wet Markt en Overheid (waarmee de Mededingingswet is gewijzigd) is opgenomen dat als een gemeente goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden zij deze activiteiten niet mag bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de gemeenten in concurrentie met andere ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten en werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.
Artikel 18. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten, leges en heffingen is een bevoegdheid van de raad. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd (artikel 156 van de Gemeentewet). Het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen, rechten, heffingen en prijzen jaarlijks vaststelt.
Het vaststellen van prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, diensten en werken die niet vallen onder artikel 229 van de Gemeentewet, is een privaatrechtelijke besluit. Deze besluiten zijn een bevoegdheid van het college (artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet), maar hebben wel invloed op de hoogte van de inkomsten en raken daarom ook het budgetrecht van de raad.
Artikel 19. Financieringsfunctie
Artikel 212, tweede lid, onder c, van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat.
Dit artikel geeft aan dat de kaders voor het financieringsbeleid die apart zijn vermeld in het door de raad vast te stellen Treasurystatuut, door het college worden nageleefd. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 22 van deze verordening.
Hoofdstuk 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Het college beoordeelt eens in de vier jaar of de nota grondbeleid moet worden aangepast. Met de nota kan de raad de kaders voor het toekomstig grondbeleid vaststellen.
De definitie voor Bouwgrond in exploitatie (BIE) is: gronden die zich in het transformatieproces bevinden waarbij in bezit zijnde grond en (eventueel) aanwezige opstallen worden omgevormd naar bouwrijpe grond, met als oogmerk (opnieuw) te worden bebouwd. In het BBV is vastgelegd dat BIE (voorraden) worden gewaardeerd op verkrijgings- of vervaardigingsprijs of lagere marktwaarde. De inbrengwaarde van de grond op het moment dat sprake is van een BIE betreft de boekwaarde van de grond op dat moment. In de notitie Grondexploitatie (2019) heeft de commissie BBV hierbij de stellige uitspraak gedaan dat het treffen van een afboeking of een voorziening bij een geprognosticeerd verlies – op basis van nominale, eind- of contante waarde – direct gebeurt ter grootte van dit volledige verlies. Dit verlies wordt bepaald door het saldo van de toekomstige kasstromen (inclusief rente). De voorziening wordt gewaardeerd op de nominale waarde van dit verlies of op de contante waarde van dit verlies. Bij het bepalen van de voorziening tegen contante waarde wordt de eindwaarde bepaald en wordt deze door middel van de disconteringsvoet contant gemaakt.
Tekst uit Notitie Grondexploitatie:
Bij een negatief exploitatiesaldo op basis van nominale, eind- of contante waarde dient een gemeente vanuit het voorzichtigheidsbeginsel in hetzelfde jaar een voorziening in de jaarrekening te treffen ter grootte van het volledige verlies. De voorziening kan gewaardeerd worden tegen nominale of contante waarde. In het geval van nominale waarde is de omvang van de voorziening gelijk aan het resultaat van de grondexploitatiebegroting op eindwaarde.
Rijswijk kiest voor het waarderen van deze voorzieningen tegen contante waarde. Bij waardering tegen contante waarde wordt het verwachte verlies op eindwaarde door middel van een verdisconteringsvoet contant gemaakt.
Dit is mede op advies van het externe adviesbureau dat bij het opstellen van de financiële verordening betrokken is geweest.
De meerderheid van de omliggende “Haaglanden” gemeenten gebruikt eveneens contante waarde.
Verlieslatende grondexploitatieprojecten waarderen op contante waarde heeft als voordeel dat deze onderling beter vergeleken kunnen worden. Elk resultaat op eindwaarde wordt namelijk teruggerekend naar de peildatum ongeacht de (verschillende) looptijden van de projecten. Deze methode geeft ook minder ruimte voor interpretatie.
Eindwaarde heeft als nadeel voor Rijswijk dat er bij ieder project in één keer een veel groter verlies moet worden gestort in de voorziening. Dit beïnvloedt het exploitatieresultaat meer nadelig. Het legt ook een groter beslag op de jaarlijks verplicht weer te geven weerstandscapaciteit, die daardoor verslechtert. De disconteringsvoet wordt gebruikt in de berekening van de contante waarde van de kasstromen als gevolg van de geprognosticeerde lasten en baten. De contante waarde van de (kasstromen van de) toekomstige baten en lasten van grondexploitaties is binnen het BBV van belang voor het bepalen van de te treffen verliesvoorziening.
Omdat er geen markt is voor grondexploitaties (gemeenten zijn in principe de enige partij die dit uitvoeren), is er geen disconteringsvoet beschikbaar vanuit de markt. Daarom is door de commissie BBV middels een stellige uitspraak in de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ (2019) 15 de disconteringsvoet gesteld op 2% zijnde het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor de inflatie binnen de Eurozone16. De gemeente hoeft hier dus geen eigen inschatting van te maken.
Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
In dit artikel worden beschreven over welke zaken de administratie informatie moet kunnen verschaffen zodat het gevoerde bestuur rechtmatig, doelmatig en doeltreffend kan geschieden gebaseerd op het beleid, de begroting en relevante regelgeving.
Artikel 22. Financiële organisatie
Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.
Dit artikel geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het college beleid en interne regels stelt. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het college een organisatiebesluit en een Treasurystatuut vaststelt en dat het college de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan gemeentelijke inkoopvoorwaarden.
Bij het beleid en de interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening Rijswijk 2020 waarborgen.
In geval van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen.
Onder deze letter is de opdracht neergelegd voor het college om beleid voor invordering en waardering van debiteurenposities te waarborgen. In Rijswijk betreft de invordering:
Belastingen, gemeentelijke heffingen, privaatrechtelijke vorderingen en bestuurlijke geldschulden.
De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Het eerste lid draagt het college op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Het tweede lid bepaalt, dat het college maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiële bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen en dergelijke overeenkomen met hetgeen de gemeente daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens in vier jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.
Artikel 24. Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel
De verordening treedt pas op grond van de Algemene wet bestuursrecht in werking na publicatie.
Daarbij is de verordening met terugwerkende kracht van toepassing op de jaarstukken 2023 en later.
Dit is mede van belang met het oog op de toepassing van de rechtmatigheidstoets.
Dit is de titel waaronder de verordening genoemd kan worden in verwijzingen en ter onderscheid van eerdere verordeningen.
Met deze bepaling is de oude verordening (Financiële Verordening gemeente Rijswijk 2016) vervallen verklaard.