Hoofdstuk 2. Structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2. Doel en uitgangspunt van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie van de gemeente is gebaseerd op het directiemodel en heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de burger. Integraal management is hierbij het uitgangspunt.
Artikel 3. Inrichting en hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie
- 1.
De ambtelijke organisatie, afgezien van de griffie, wordt aangestuurd door de directie, zijnde de gemeentesecretaris/algemeen directeur, en bestaat uit de concernstaf en de volgende afdelingen:
- 2.
Binnen de afdelingen kan een clustering van taakvelden plaatsvinden.
Artikel 4. Organisatie brandweer
De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer, alsmede de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de “Verordening betreffende de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer”. Bij afwijkende bepalingen in de bovengenoemde verordening, gaan die uit boven de bepalingen in dit Organisatiebesluit.
Artikel 5. Inrichting van de directie
- 1.
De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt op als voorzitter van het managementteam als bedoeld in artikel 22.
Artikel 6. Hoofdtaken van de directie
- 1.
De directie ontwikkelt en ziet toe op de correcte naleving van concernkaders.
- 2.
De directie coördineert en bewaakt de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.
- 3.
De directie bevordert en bewaakt de samenhang binnen de organisatie.
- 4.
De directie bevordert en bewaakt de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking.
- 5.
De directie bevordert het functioneren van de organisatie.
- 6.
De eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel en de integrale bedrijfsvoering berust bij de directie. De directie kan richtlijnen en aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden en aan de concerncontroller om de kwaliteit en samenhang van de organisatie te verzekeren.
Artikel 7. Inrichting van de afdelingen
De afdelingen zijn samengesteld uit medewerkers die rechtstreeks onder het afdelingshoofd vallen en eventueel clusters, waarvan de coördinatie geschiedt door de coördinator.
Artikel 8. Hoofdtaken van de afdelingen
- 1.
De afdelingen zijn belast met de zorg voor beleidsontwikkeling, de -voorbereiding, de -uitvoering en de -evaluatie van de aan hen toebedeelde taakvelden en producten, zoals die zijn opgenomen in de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde inrichtingsplannen en het ondernemingsplan.
- 2.
De afdelingen stellen jaarlijks een afdelingsplan op. Het afdelingsplan is onderdeel van het ondernemingsplan, dat door het college van burgemeester en wethouders wordt vastgesteld.
Artikel 9. Taakafbakening tussen afdelingen
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders kan op voorstel van het managementteam een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vaststellen.
- 2.
Op voorstel van het managementteam kan het college van burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.
Artikel 10. Leiding dagelijks beheer afdelingen
- 1.
Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is het dagelijks beheer van een afdeling opgedragen aan een afdelingshoofd.
- 2.
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college van burgemeester en wethouders mandaten aan de afdelingshoofden, dan wel medewerkers tot op ieder niveau in de organisatie waar bevoegdheden op efficiënte en verantwoorde wijze kunnen worden uitgevoerd, overeenkomstig de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Notitie algemeen mandaatbeleid.
Artikel 11. Inrichting concernstaf
De concernstaf is samengesteld uit de concerncontroller, een EGEM-i coördinator, een medewerker Administratieve Organisatie/Interne Controle, een medewerker Interne Controle en een medewerker Verbonden partijen/Projectmanagment.
Artikel 12. Hoofdtaken concernstaf
De concernstaf bewaakt de kwaliteit van de bedrijfsvoering, onder meer door middel van control, en zorgt op dit punt voor ondersteuning en advies aan organisatie, management en bestuur.
Hoofdstuk 3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 13. Instructie
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden als instructie voor de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.
Artikel 14. Hoofdtaken
De gemeentesecretaris/algemeen directeur:
- a.
geeft leiding aan de gehele organisatie en vormt de verbinding tussen het bestuur en de organisatie;
- b.
geeft leiding aan de concernstaf, overeenkomstig de wijze waarop afdelingshoofden leidinggeven aan de afdeling, conform de desbetreffende artikelen in dit besluit;
- c.
is verantwoordelijk voor de missie/visie van de organisatie en de formulering en realisatie van strategische doelen;
- d.
is secretaris van het college van burgemeester en wethouders;
- e.
stuurt oplossingsgericht en geeft uitvoering aan de besluiten van het college van burgemeester en wethouders;
- f.
draagt zorg voor de communicatie met het dagelijks bestuur en is de vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie richting het dagelijks bestuur;
- g.
is verantwoordelijk voor het functioneren van het management, stuurt de afdelingshoofden en de concernstaf aan en is voorzitter van het managementteam;
- h.
is verantwoordelijk voor het realiseren van het ondernemingsplan als contract met het bestuur;
- i.
is de drager van de cultuur van de gehele organisatie en is eindverantwoordelijk voor de cultuur en effectiviteit van de gehele organisatie;
- f.
zorgt voor een heldere en transparante communicatie.
Artikel 15. Bevoegdheden
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft als zodanig de aan hem bij wet- en regelgeving toebedeelde bevoegdheden.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan richtlijnen en aanwijzingen geven voor het goed functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat afdelingshoofden bij de voorbereiding van voorstellen voor het college van burgemeester en wethouders toezien op:
- a.
de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en de kwaliteit van de gegeven informatie;
- b.
de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;
- c.
de organisatorische consequenties.
Artikel 16. Ondersteuning college van burgemeester en wethouders en burgemeester
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, gevraagde en ongevraagde informatievoorziening en advisering van het college van burgemeester en wethouders en de individuele leden van het college.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur ziet toe op een volledige, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college van burgemeester en wethouders en aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college van burgemeester en wethouders goed te kunnen vervullen.
Artikel 17. Verticale en horizontale coördinatie
De zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie berust, onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Hij bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
Artikel 18. Bijstand en inlichtingen
- 1.
Voor zover de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de uitoefening van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op alle ambtenaren die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft ten behoeve van de uitoefening van zijn taken op grond van dit hoofdstuk het recht om bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers de inlichtingen in te winnen die daartoe nodig zijn.
Hoofdstuk 5. Overlegvormen
Artikel 22. Het managementteam
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur, de afdelingshoofden en de concerncontroller vormen het managementteam.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteam.
- 3.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de loco- gemeentesecretaris/algemeen directeur op als voorzitter van het managementteam.
- 4.
Het overleg van het managementteam:
- a.
- b.
betreft de terugkoppeling uit de vergadering van het college van burgemeester en wethouders;
- c.
is gericht op het signaleren van actualiteiten uit de omgeving buiten de organisatie;
- d.
is gericht op (integrale, concernbrede) ontwikkelingen in de organisatie, inclusief het proces van organisatieontwikkeling en klachten en bedreigingen jegens het personeel;
- e.
bevordert het integraal denken en handelen door actief samen te werken;
- f.
is gericht op het bijsturen van planningen;
- g.
is gericht op het vastleggen van kaders, het bepalen van de missie/visie en het maken van plannen;
- h.
is gericht op het voorbereiden van het periodiek overleg met het college van burgemeester en wethouders, zoals bedoeld in artikel 24.
- 5.
Het managementteam vergadert in de regel elke week voorafgaand en na de vergadering van het college van burgemeester en wethouders. De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. Ieder lid van het managementteam kan onderwerpen en zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van managementteam. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het eerste lid genoemde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.
- 6.
Het managementteam neemt de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.
- 7.
De vastgestelde besluitenlijst van het overleg van het managementteam wordt wekelijks verspreid binnen de organisatie (per mail en/of op intranet).
Artikel 23. Taken gemeentelijk managementteam
Het gemeentelijke managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
- a.
de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;
- b.
de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;
- c.
de zorg voor de implementatie en uitvoering van beleid binnen de organisatie;
- d.
de bespreking en coördinatie ten behoeve van vergaderingen van het bestuur;
- e.
het bespreken van overige zaken die voor meerdere afdelingen van belang zijn;
- f.
de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;
- g.
het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
- h.
de afstemming van personeels- en organisatiebeleid;
- i.
het bevorderen van een taakverantwoordelijke cultuur.
Artikel 24.Overleg college van burgemeester en wethouders en managementteam
- 1.
Ten minste één keer per half jaar vindt er overleg plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en het managementteam over voornamelijk beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.
- 2.
De burgemeester is voorzitter van het overleg.
- 3.
De agenda van het overleg komt gezamenlijk tot stand.
- 4.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur verzorgt de afsprakenlijst van het overleg.
Artikel 25. Overleg ambtelijke organisatie en een portefeuillehouder
Voor het overleg tussen de ambtelijke organisatie en een portefeuillehouder geldt het volgende:
- a.
het afdelingshoofd initieert het overleg met de portefeuillehouder;
- b.
het afdelingshoofd bepaalt per overleg welke medewerker(s) meegaat(n);
- c.
de frequentie en vorm van dit overleg kan verschillen per afdeling en per portefeuillehouder;
- d.
onderwerpen die op de agenda kunnen staan, zijn:
- -
voorbereiding van de commissievergadering;
- -
uitwerking van plannen/opdrachten;
- -
inspelen op nieuwe ontwikkelingen;
- -
voorbereiding van de vergadering van het college, in de zin van informatieoverdracht.
Artikel 26. Overleg afdelingshoofd en gemeentesecretaris/algemeen directeur
Een maal in de drie weken overlegt de gemeentesecretaris/algemeen directeur met elk afdelingshoofd individueel. Dit overleg heeft tot doel om de voortgang en de interne bedrijfsvoering van de afdeling te bespreken.
Artikel 27. Overleg met de gehele afdeling (voormalig art 24)
Ter bevordering van de onderlinge coördinatie en afstemming wordt overleg gevoerd. Hiervoor geldt het volgende:
- a.
deelnemers aan het afdelingsoverleg zijn het afdelingshoofd en alle medewerkers van de afdeling;
- b.
het afdelingsoverleg vindt in de regel één keer per maand plaats;
- c.
het overleg is vooral gericht op het bespreken van lopende werkzaamheden, actuele zaken en onderwerpen die de interne bedrijfsvoering van de afdeling betreffen. Het afdelingsoverleg heeft daarbij de sociale cohesie als belangrijke nevendoelstelling.
Artikel 28. Overleg afdelingshoofd en bepaalde medewerkers
Met betrekking tot het overleg tussen afdelingshoofd en medewerkers geldt het volgende:
- a.
het overleg is gericht op informatieoverdracht vanuit de organisatie, zowel “bottum-up” als “top-down”, dit met inbegrip van doorkoppeling van hetgeen besproken is in het managementteam en de vergaderingen van het bestuur;
- b.
het overleg is gericht op het bijsturen van de (reguliere) werkzaamheden binnen de afdeling naar aanleiding van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders en het overleg van het managementteam;
- c.
afhankelijk van de onderwerpen bepaalt het afdelingshoofd wie aanwezig zijn bij dit overleg. De eventuele coördinator(en) is(zijn) in ieder geval aanwezig;
- d.
het overleg vindt wekelijks plaats;
- e.
het afdelingshoofd verzorgt de wekelijkse informatieoverdracht naar (de overige medewerkers van) de afdeling. Dit gebeurt schriftelijk middels een verslag, bulletin of mail.
Artikel 29. Overleg afdelingshoofd en individuele medewerker
Een maal in de drie weken overlegt het afdelingshoofd met elke medewerker van de afdeling individueel. Daar waar een coördinator is, gelden andere regels. Dit overleg heeft tot doel om onderwerpen de werksituatie betreffende, in brede zin, te bespreken.
Artikel 30. Overleg medewerkers onderling en advisering
- 1.
De behandelend medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen van een integraal advies waarin alle aspecten die bij de besluitvorming een rol (kunnen) spelen tot uitdrukking komen. De behandelend ambtenaar toetst zijn advies op tijdigheid, juistheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
- 2.
De behandelend ambtenaar vergaart in dat kader alle informatie en inzicht in de belangen die bij de belangenafweging een rol (kunnen) spelen.
- 3.
Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen dan wel clusters of medewerkers raakt, draagt de behandelend medewerker zorg voor fysiek overleg met de betreffende medewerker(s). Dit overleg moet resulteren in een integraal voorstel en bij voorkeur in een eensluidend advies. Als dit laatste niet mogelijk is, dienen de verschillende visies gelijkwaardig in het advies tot uiting te komen. In het integraal advies wordt vermeldt met welke andere medewerkers buiten de cluster of de afdeling overleg is geweest.
Hoofdstuk 6. Bestuursopdrachten
Artikel 31. Bestuursopdracht
Voor aangelegenheden waarvoor het college van burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een bestuursopdracht.
Artikel 32. Richtinggevende uitspraak
Voor aangelegenheden waarvoor een of meer afdelingshoofden een kader wenselijk achten bij het ontwikkelen van beleid, vraagt het managementteam een zogenoemde richtinggevende uitspraak aan het college van burgemeester en wethouders.
Hoofdstuk 7. Slotbepalingen
Artikel 33. Niet voorziene zaken
In de gevallen waarin dit besluit niet voorziet, wordt voorzien door het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 34. Intrekking oude regeling
Het Organisatiebesluit gemeente Schagen 2005, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van dit besluit.
Artikel 35. Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2010. De bekendmaking van dit besluit na de vaststelling door het college van burgemeester en wethouders geschiedt via de openbare besluitenlijst van haar vergadering.
Artikel 36. Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als het “Organisatiebesluit gemeente Schagen 2010”.