| Organisatie | Vlissingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit tot Vervanging van papieren archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2023 |
| Citeertitel | Besluit tot Vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Handboek digitale vervanging archiefbescheiden |
Het bijbehorende Handboek Routinematige vervanging gemeente Vlissingen 2023 vervangt het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2016
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-12-2023 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
Intrekken Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2016 en vaststellen Handboek Routinematige vervanging gemeente Vlissingen 2023.
Vlissingen, 12 december 2023
burgemeester en wethouders van Vlissingen,
de secretaris,
drs. R.D.A. Wiskerke
de burgemeester
drs. A.R.B. van den Tillaar
Bijlage Mandaat voor aanpassen Handboek digitale vervanging archiefbescheiden
Mandaat voor aanpassen Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Bijlage behorende bij Besluit vervanging papieren archiefbescheiden (documentnummer: 2304548) |
Bijlage Handboek digitale vervanging archiefbescheiden
Dit handboek vervangt het Handboek vervanging digitale archiefbescheiden 2016 (vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders (hierna college van B&W) op 29 november 2016 en in werking getreden per 1 januari 2017).
De gemeente Vlissingen ontvangt, creëert en beheert veel informatie, zowel op analoge en digitale wijze. Naast de digitale poststromen bestaat er nog altijd een inkomende, weliswaar in de tijd afnemende, papieren poststroom (inkomende fysieke documenten). Om te voorkomen dat informatie in verschillende vormen wordt bewaard en er een hybride situatie ontstaat, is het wenselijk om te kiezen voor volledig digitaal informatiebeheer.
De analoge documenten worden bij binnenkomst direct gescand/gedigitaliseerd. Op deze manier worden fysieke documenten opgenomen in het digitale werkproces. Wat nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans.
Vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel vervangingsbesluit. Om te voorkomen dat informatie versplinterd wordt bewaard en het daardoor onoverzichtelijk is waar informatie te vinden is kan vervanging worden ingezet. Door vervanging toe te passen vindt er een extra controle plaats op de gescande informatie en zijn documenten op één plek digitaal terug te vinden. Om vervanging toe te passen moet er wel aan een aantal richtlijnen worden voldaan om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen.
Voor het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, waarbij de papieren originelen dienen worden te vernietigd, heeft de zorgdrager, het college van burgemeester & wethouders, sinds 1 januari 2013 op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen.
Hoofdstuk 1: Vervanging1.1 Aanleiding
De gemeente Vlissingen heeft in 2013 bewust er voor gekozen, t.b.v. een efficiënte bedrijfsvoering, om zoveel als mogelijk digitaal te gaan werken. Een onderdeel hiervan is het inzetten van volledige digitale archivering met als doel het volledig afscheid nemen van het papieren archief. In 2016 is hiervoor het vervangingsbesluit en het ‘Handboek vervanging digitale archiefbescheiden 2016’ vastgesteld en in werking getreden (per 1 januari 2017).
Op 14 februari 2022 is zaaksysteem Verseon vervangen door de invoering en in gebruik name van zaaksysteem Djuma. Ten opzichte van het ‘Handboek vervanging digitale archiefbescheiden 2016’ zijn de werkwijze, volgorde van handelingen en wijzigingen in de technische infrastructuur aanzienlijk gewijzigd. Deze wijzigingen en verbeteringen vereisen een nieuw vervangingsbesluit en een noodzakelijke herziening van wijzigingen in het handboek vervanging digitale archiefbescheiden, zodat het handboek weer up-to-date is.
Het handboek is als volgt opgebouwd:
Hoofdstuk 2: Procedurestappen voor het vervangen van papieren archiefbescheiden
Hoofdstuk 3: Wettelijke kaders, formele procedure & verantwoordelijkheden vervangingsproces
Hoofdstuk 4: Rollen en verantwoordelijkheden in proces vervanging
Hoofdstuk 5: Procedure vernietiging van vervangen papieren archiefbescheiden
Hoofdstuk 6: Technische inrichting
Hoofdstuk 7: Borging controles en kwaliteit
Hoofdstuk 8: Beheer van het handboek en eventuele wijzigingen
Hoofdstuk 2: Procedurestappen voor het vervangen van papieren archiefbescheiden
In dit hoofdstuk wordt de procedure voor het vervangen van papieren archiefbescheiden in stappen beschreven rond het nemen van het besluit vervanging papieren archiefbescheiden door het college van B&W.
2.1 Voorbereiden van de vervanging
De gemeente Vlissingen maakt een concept besluit vervanging papieren archiefbescheiden en ter onderbouwing van dit besluit een handboek vervanging papieren archiefbescheiden. Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, vergen deze voorbereidingen zorgvuldige afwegingen.
2.2 Advies van de gemeentearchivaris
In lijn met artikel 5 van de Beheerregeling Informatiebeheer 2020 van de gemeente Vlissingen, dient het college van B&W tijdig advies te vragen voor het besluit van vervanging aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris geeft advies op het voorgenomen besluit vervanging papieren archiefbescheiden en het concept handboek vervanging papieren archiefbescheiden.
Het besluit vervanging papieren archiefbescheiden is een formeel besluit van het college van B&W. Het is een besluit, zoals bedoelt in artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht en staat dan ook open voor bezwaar en beroep. Dit betekent dat het besluit gepubliceerd dient te worden, zodat belanghebbenden de kans hebben een bezwaar tegen het besluit in te dienen. Zodra de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn afgerond, kan daadwerkelijk tot vervanging worden overgegaan.
2.4 Opstellen verklaring van vervanging
Nadat de analoge originelen zijn gereproduceerd en vervolgens daadwerkelijk en volgens voorschrift zijn vernietigd, stelt de gemeente Vlissingen periodiek een verklaring van vervanging op, zoals beschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. Dit gebeurt zonder tussenkomst van de gemeentearchivaris en een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door de gemeente Vlissingen in zaaksysteem Djuma.
In de verklaring van vervanging dient het volgende te worden opgenomen:
Een voorbeeld van een verklaring van vervanging is te vinden in bijlage 5.
Hoofdstuk 3: Wettelijke kaders, formele procedure & verantwoordelijkheden vervangingsproces
In dit hoofdstuk worden de wettelijke kaders, formele procedure, rollen en verantwoordelijkheden in het proces vervanging beschreven.
Dit handboek gaat over het vervangen van de ingekomen poststroom, bestaande uit papieren archiefbescheiden, door digitale reproducties, conform de geldende wet- en regelgeving. Het handboek beschrijft hoe het vervangingsproces in elkaar zit en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vervanging over te kunnen gaan. In dit handboek worden daarom alle aspecten van het vervangingsproces beschreven, zoals bedoeld in artikel 26b van de Archiefregeling:
3.1 Juridische grondslag/wettelijke kaders
Voor het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, waarbij de papieren originelen dienen worden te vernietigd, heeft de zorgdrager, het college van burgemeester & wethouders, sinds 1 januari 2013 op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor de permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit en de Archiefregeling van toepassing.
Zorgvuldigheid is een belangrijke voorwaarde bij vervanging, want het gaat om een onomkeerbaar proces. Bij vervanging moet daarom geborgd worden dat de digitale reproductie dezelfde functies kan vervullen als het analoge origineel. Dit is van belang voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering, verantwoording en op termijn als cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek. Voorbereiding, inrichting en uitvoering van het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen de wettelijke kaders.
Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling dient de gemeente Vlissingen, voor zover het informatieobjecten betreft die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in een aantal aspecten:
a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de
organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden (documentaire informatievoorziening) zijn beschreven in de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Vlissingen.
In de Archiefverordening staan de rollen en verantwoordelijkheden beschreven met betrekking tot het beheer van de archiefbescheiden. In artikel 5 van de Beheerregeling Informatiebeheer is opgenomen dat de gemeente advies van de gemeentearchivaris inwint wanneer een vervangingsbesluit genomen wordt.
De procedure voor het formele besluit tot vervanging en de uitwerking ervan:
Proceseigenaar vervanging (Adviseur DIV) in overleg met gemeentearchivaris | ||
Proceseigenaar vervanging (Adviseur DIV) (al dan niet met hulp van andere betrokkenen) / | ||
Rollen en toelichting op de formele procedure:
De belangrijkste uitgangspunten van de vervanging zijn:
Vervanging van alle analoge gescande documenten: Het vervangingsproces omvat de vervanging van alle analoge documenten, die de gemeente ontvangt en genereert en welke in het centrale zaaksysteem worden opgenomen. Voor digitale documenten, zoals digitale uitgaande brieven, die worden geprint om te worden voorzien van een ‘natte’ handtekening, geldt tevens het vervangingsproces (waarbij het getekende exemplaar dus wordt gescand).
Digitale dossiervorming: De gemeente wil digitaal werken, omdat zij, vanwege efficiëntere bedrijfsvoering, toe wil naar één digitale beheeromgeving van archiefbescheiden. Om dit mogelijk temaken wil de gemeente ook de bijbehorende papieren archiefbescheiden volledig digitaal beheren en past hiervoor digitale dossiervorming toe.
Voor het vervangingsproces zijn de taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld:
Het College van B&Wis zorgdrager van het archief, verantwoordelijk voor het beleid, management, middelen en organisatorische inrichting in hetkader van het vervangings-proces, neemt het vervangingsbesluit. | |
De directie is beheerder en is samen met de teamleider DIV verantwoordelijk voor de toepassing van het beleid ten aanzien van de kwaliteit van het informatiebeheer en zijn eindverantwoordelijken voor de uitvoering van het totale vervangingsproces. | |
De teamleider DIV is proceseigenaar op tactisch niveau en is verantwoordelijk voor het totale vervangingsproces en als zodanig proceseigenaar op operationeel niveau verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informatiebeheer binnen team AenO. In Bijlage 1: Rollen proceseigenaar en proceseigenaar vervangingsprocesis de uitgebreidere rolbeschrijving opgenomen. | |
De adviseur DIV is de proceseigenaar van het vervangingsproces. De proceseigenaar vervangingsproces is verantwoordelijk voor:
In Bijlage 1: Rollen proceseigenaar en proceseigenaar vervangingsproces is de uitgebreidere rolbeschrijving opgenomen. | |
De beleidsmedewerker DIV is de Change Manager van het vervangingsproces en verantwoordelijk voor de (kleine) wijzigingen in de inrichting van het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. In Bijlage 2: Rol Change Manager en wijzigingsprocedure (Change Management) vervangingsproces is de uitgebreidere rolbeschrijving opgenomen. | |
De registratiemedewerker is procesbeheerder en verantwoordelijk voor de sortering en selectie; d.w.z. voorbereiding van geselecteerde documenten op vervanging. Hij is tevens verantwoordelijk voor het registreren van digitale documenten koppelen van zaaktypen aan nieuwe zaken en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie. De medewerker registratie is verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. | |
De archiefmedewerker is procesbeheerder en verantwoordelijk voor het archiefbeheer van analoge en digitale documenten w.o. tijdelijkearchivering van papieren originelen. Hij ondersteunt de opsteller/behandelaar bij het archiefbeheer van de gedigitaliseerde archiefbescheiden. Daarnaast zorgt hij voor de uitvoering van kwaliteitscontroles en voor de vernietiging en formele vervanging van papieren originelen. | |
De opsteller/behandelaar is verantwoordelijk voor de juiste aanlevering van archiefstukken conform de hieraan gestelde eisen. Toelichting: de behandelaar is verantwoordelijk voor het aanleveren van ingekomen, interne en/of uitgaande papieren archiefbescheiden voor het vervangingsproces. Daarnaast is de behandelaar verantwoordelijk voor de controle van de juistheid en leesbaarheid van aangeboden documenten en/of de metadata van de zaak. | |
Functioneel beheer is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheer-proces. De functioneel beheerder zorgt voor een correct functioneel gebruik van het systeem. Hierbij kan worden gedacht aan het toekennen van de juiste autorisatie aan gebruikers. | |
Technisch beheer is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. Inclusief back-up en beveiliging. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door team I&A. | |
De auditor auditeert jaarlijks het vervangingsproces en de digitale informatiebeheer omgeving. Ieder jaar voert de proceseigenaar vervanging (al dan niet met hulp van andere betrokkenen) de controle/audit uit en de tweejaarlijkse controle/audit uitgevoerd door een externe partij. Hiervoor wordt een checklist met criteria gebruikt die gebaseerd is op de Archiefregeling en het referentiekader RODIN. | |
Adviseert over het handboek Vervanging, over majeure wijzigingen in de informatie-huishouding, over het in orde houden van het vervangingsprocesen over archiefbescheidendie vallen onder cultureel erfgoed. Hij geeft advies over het goed toepassen van wet- en regelgeving. | |
Overige medewerkers (interne behandelaar, medewerkers die niet bij DIV werken). | Interne medewerkers die inkomende papieren (fysieke) post, persoonlijk ontvangen, laten de documenten scannen en registreren bij DIV. DIV draagt zorg voor en is in dit geval verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de registratie. |
Hoofdstuk 4: Rollen en verantwoordelijkheden in proces vervanging
In dit hoofdstuk wordt de reikwijdte van het vervangingsproces beschreven.
4.1 De te vervangen archiefbescheiden en reikwijdte vervanging
Organisatieonderdelen waarvoor vervanging gaat gelden
Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is van toepassing op alle ingekomen en op alle originele papieren archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zoals bedoeld in artikel 1, lid C, van de archiefwet 1995 en geldt voor alle organisatieonderdelen van de gemeente Vlissingen met uitzondering van de organisatieonderdelen van welke de documenten pas op termijn worden vervangen. Een overzicht van de uitgangspunten van vervanging zijn te vinden in hoofdstuk 3.3.
Beschrijving van de te vervanging archiefbescheiden
De vervanging heeft betrekking op zowel permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen papieren archiefbescheiden. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die de organisatie ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken en die worden opgenomen en beheerd in het zaaksysteem:
Na registratie worden de papieren archiefbescheiden verdeeld in te vervangen documenten en uitzonderingen. De vervangen documenten worden tijdelijk opgeslagen in dagdozen. Deze dagdozen worden 3 maanden bewaard, zodat eventuele fouten kunnen worden hersteld die gemaakt zijn tijdens het vervangingsproces.
Op 4 oktober 2016 heeft de gemeentearchivaris een positief advies afgegeven ten aanzien van het voorgenomen besluit tot vervanging van alle analoge archiefbescheiden vanaf 1 januari 2017. Op 29 november 2016 is het college van Burgemeester en Wethouders akkoord gegaan en is het vervangingsbesluit en handboek vervanging 2016 vastgesteld. Vanaf 1 januari 2017 worden, alle papieren archiefbescheiden die vanaf 1 januari 2017 worden ontvangen, vervangen door digitale reproducties, m.u.v. een aantal in het handboek genoemde categorieën.
Tussen 2017 en 2023 zijn de volgende categorieën digitaal vervangen of uitgezonderd*:
*Dit betekent dat, met uitzondering van hierboven benoemde archiefbescheiden m.b.t. de burgerzaken-dossiers van Publiekszaken, alle analoge archiefbescheiden vanaf 1 januari 2024 worden gedigitaliseerd en de analoge stukken na drie maanden worden vernietigd.
Het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden heeft, ten aanzien van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995, met het oog op historisch onderzoek geen bijzondere waarde, omdat de informatiefunctie hiervan door het verstrijken van de tijd in belang is afgenomen met uitzondering van de burgerzaken-dossiers (zie vorig hoofdstuk: 4.1 De te vervangen archiefbescheiden en reikwijdte vervanging), die op termijn wel worden vervangen. Uiteindelijk zal een klein deel van deze informatie (op grond van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995) blijvend bewaard blijven ten behoeve van culturele erfgoed en het belang van de in deze archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Bij het sorteren en selecteren van archiefbescheiden voor vervanging wordt beoordeeld of er sprake is van de categorieën die buiten de reikwijdte voor vervanging vallen of behoren tot de uitzonderingen.
Door naleving van het vervangingsproces zal de vernietiging van papieren documenten geen gevolgen hebben voor het cultureel erfgoed of de belangen voor (andere) overheidsorganen, recht- en bewijs- zoekenden, of historisch onderzoek.
Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor vervanging. Sommige onderdelen zijn uitgezonderd van vervanging omdat er een juridische verplichting is om deze documenten in de originele papieren vorm beschikbaar te hebben of omdat deze documenten vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden. Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een fysieke afhandeling behoeven. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document.
De archiefbescheiden die wettelijk verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet te scannen zijn vallen onder de uitzonderingen. Voor zover mogelijk wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd.
De volgende documenten (archiefbescheiden) worden uitgezonderd van vervanging:
Eventuele uitzonderingen zoals hierboven beschreven worden door DIV-post bijgehouden.
De wijzigingsprocedure vervangingsproces is opgesteld om de regie te voeren en te houden op de kleine wijzigingen* (zie toelichting hieronder) in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Manager. Deze rol wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerker DIV, werkzaam bij team A&O, cluster DIV.
Zie voor de rol van de Change manager in het vervangingsproces en de wijzigingsprocedure zelf: Bijlage 2: Rol Change Manager en wijzigingsprocedure (Change Management) vervangingsproces
*Toelichting grote en kleine wijzigingen in en rondom het vervangingsproces:
Dit zijn wijzigingen waarbij een herziening van het handboek onontkoombaar en noodzakelijk is.
Dit zijn wijzigingen, die geen herziening van het handboek en vervangingsbesluit vergen.
Wijziging van kleine procedurele stappen in procesmatige inrichting van het vervangingsproces v.w.b. vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures.
4.4 Scanwerkzaamheden buitenom registratie in het zaaksysteem
Het is niet toegestaan om documenten voor vervanging te scannen op de multifunctionals. DIV scant voor een aantal afdelingen binnen de gemeente papieren originelen in en plaatst dit op een externe server/netwerkschijf. Onderaan dit kopje staat een tabel ingedeeld per team, waarin de afspraken m.b.t. vervanging staan opgesomd.
Inkomende post voor team WMO (Sociale Zaken)
De inkomende post voor de WMO (t.b.v. cliëntendossiers WMO/Jeugd) is één van de onderdelen van scanwerkzaamheden buitenom registratie in het zaaksysteem. Deze post wordt door DIV gescand en afgeschermde locatie op de netwerkschijf van WMO geplaatst. Voor de binnenkomst van deze documenten wordt er geen zaak in het zaaksysteem aangemaakt. Voor de papieren originelen WMO was, tot 1 augustus 2023, geen vervangingsbesluit van toepassing: deze papieren originelen werden uitgezonderd, na scanning door DIV-post in aparte archiefdozen gedaan en vervolgens periodiek overgebracht naar het semi-statisch archief. DIV beheert tijdelijk deze papieren originelen, omdat deze originelen, op grond van de selectielijst, op termijn worden vernietigd. Per 1 augustus 2023 vallen de bovengenoemde documenten van WMO onder het vervangingsbesluit, waarbij de papieren originelen na scanning nog 3 maanden worden bewaard in dagdozen en daarna worden vernietigd (zie ook hoofdstuk 5). Bij team WMO worden de digitale vervangen originelen van de netwerkschijf WMO verplaatst naar en beheerd in de (backoffice-)applicatie ZorgNed.
Inkomende post voor team Personeelszaken
Daarnaast worden ook papieren originelen van Personeelszaken (met betrekking tot persoonsdossiers) gedigitaliseerd en vallen onder het vervangingsbesluit.
De papieren originelen voor de persoonsdossiers van Personeelszaken worden door de medewerker Personeelszaken (PZ) gescand op de hiervoor bestemde scanners (van het vervangingsproces) op de kamer van DIV-post en de medewerker PZ plaatst deze digitale documenten ook op een afgeschermde locatie op de netwerkschijf. De digitale vervangen originelen worden vervolgens beheert in de applicatie Youforce. Voor het beheer van de persoonsdossiers en de digitaal duurzaam toegankelijkheid van de digitale vervangen originelen wordt, binnen YouForce, de norm NEN-ISO 16175 toegepast. Hiermee voldoet het HR-systeem YouForce aan de meest recente internationale norm van record management en archiefbeheer. De papieren originelen zelf worden, in verband met privacy, 3 maanden in dagdozen bewaard en daarna vernietigd (zie ook hoofdstuk 5).
Inkomende post voor team Publiekszaken
Met uitzondering van de burgerzaken-dossiers (zie vorig hoofdstuk: 4.1 De te vervangen archiefbescheiden en reikwijdte vervanging) worden ook de papieren originelen van Publiekszaken gedigitaliseerd en vallen deze archiefbescheiden onder het vervangingsbesluit. Hoewel het aantal papieren originelen in volume door de tijd heen afneemt, scant DIV deze documenten op de hiervoor bestemde scanners (van het vervangingsproces) op de kamer van DIV-post. De papieren originelen worden na scanning nog 3 maanden bewaard in dagdozen en daarna vernietigd (zie ook hoofdstuk 5)
De medewerker PUZA plaatst deze digitale documenten ook op een afgeschermde locatie op de netwerkschijf. De digitale vervangen originelen worden vervolgens beheert in de daarvoor bestemde applicatie I-burgerzaken. Deze applicatie is NEN-ISO 16175 gecertificeerd.
Alle papieren originelen van team VTH worden naar DIV gestuurd en deze documenten doorlopen hetzelfde vervangingsproces/procedure als de gangbare te vervangen archiefbescheiden. Hiervan geldt dat de meeste documenten digital born zijn (en binnenkomen) en dat er een (zeer) klein aantal papieren originelen van team VTH worden gedigitaliseerd. De papieren originelen worden na scanning nog 3 maanden bewaard in dagdozen en daarna vernietigd (zie ook hoofdstuk 5). DIV plaatst de digitale documenten op de daarvoor bestemde afgeschermde locatie op de netwerkschijf. Het team VTH plaatst vervolgens deze digitale vervangen originelen in hun lokale backoffice-systeem LEEF voor behandeling hiervan. Ook voor deze applicatie (LEEF) geldt dat dit systeem voldoet aan de norm NEN-ISO 16175.
* Met uitzondering van de burgerzaken-dossiers van Publiekszaken (zie vorig hoofdstuk: 4.1 De te vervangen archiefbescheiden en reikwijdte vervanging)
Hoofdstuk 5: Procedure vernietiging van vervangen papieren archiefbescheiden
Dit hoofdstuk beschrijft de procedure voor de feitelijke vernietiging van vervangen papieren archiefbescheiden. (Deze procedure vindt plaats naast de reguliere vernietigingsprocedure.)
Vernietiging van vervangen papieren archiefbescheiden en verslaglegging
Gescande documenten zijn pas formeel vervangen nadat de papieren originelen worden vernietigd. Vanaf dat moment worden de digitale reproducties de rechtsgeldige digitale ‘originelen’.
Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd kunnen de oorspronkelijke documenten worden vernietigd. Deze worden na scanning nog 3 maanden bewaard in dagdozen. Alle dagdozen van alle archiefbescheiden (papieren originelen), die onder dit handboek vervanging vallen, worden bewaard in het semi-statisch archiefruimte in het stadhuis van de gemeente Vlissingen.
Zie voor de processtappen in het vervangingsproces: Bijlage 4: Proces van vervanging
5.1 Beschrijving van de te vervanging archiefbescheiden
De vervanging heeft betrekking op zowel permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen papieren archiefbescheiden. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die de organisatie ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken en die worden opgenomen en beheerd in het zaaksysteem en in de andere vak-applicaties (Youforce, Leef, I-Burgerzaken en Zorgned):
De reproducties worden opgeslagen en beheerd in een omgeving die voldoet aande voorwaarden die archiefwet- en regelgeving vereisen. Daardoor is langdurige opslag in goede,geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid gewaarborgd.
Door naleving van het vervangingsproces zoals beschreven in dit handboek zal vernietiging van de analoge documenten, die worden vervangen, geen gevolgen hebben voor de onderdelen c. (betreft: de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en d. (betreft: het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek) van het Archiefbesluit 1995.
5.2 Beschrijving van de NIET te vervangen Archiefbescheiden
In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als deze bescheiden een meerwaarde hebben juist omdat papier en corporele documenten de drager zijn. Archiefbescheiden kunnen door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, schakelfunctie of ijkwaarde hebben. De uitzonderingen hierop worden beschreven in hoofdstuk: 4.2 Uitzonderingen
Voor de wet is bij het niet vervangen van documenten artikel 6.2 van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. van het Archiefbesluit 1995. Deze beide sub artikelen zijn als volgt geformuleerd:
“Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
Uiteraard worden documenten, die een rol spelen bij de afhandeling van zaken bij de gemeente Vlissingen en daarbij digitaal van oorsprong zijn (waaronder e-mails), eveneens niet vervangen. Uitgaande brieven van college van B&W, die gemandateerd zijn, zijn door gebruikmaking van digitale handtekeningen ook ‘digital born’ en worden dus ook niet vervangen (alle uitgaande brieven, die worden voorzien van een ‘natte’ handtekening, worden wel vervangen: zie ook in bijlage 5.1 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden).
Gescande documenten worden pas formeel vervangen nadat de papieren originelen worden vernietigd. Vanaf dat moment worden de digitale reproducties de rechtsgeldige digitale ‘originelen’.
Na vernietiging van de papieren originelen wordt de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd. Namens de zorgdrager wordt door de beheerder een verklaring van vervanging opgesteld, waarbij aangegeven wordt welke bescheiden zijn vervangen door digitale reproducties en op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen. Alleen met een originele verklaring van vervanging kan de rechtsgeldigheid van de digitale reproducties worden aangetoond.
In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
In Bijlage 5: Verklaring van vervanging door reproducties is het format betreffende de vernietigingsverklaring opgenomen.
De archiefmedewerker is belast met de vernietiging van de papieren documenten. De
archiefmedewerker stelt een vernietigingslijst op met een specificatie van alle
vervangen en te vernietigen (fysieke) documenten. Documenten met intrinsieke waarde
(waaronder cultureel erfgoed) zijn van vernietiging uitgezonderd. De vervanging wordt (na vernietiging van de analoge originelen door digitale reproducties) geformaliseerd: de vernietigingslijst wordt, na positief advies van de gemeentearchivaris, goedgekeurd en ondertekend door de beheerder. De verklaring van vervanging (met bijlagen zoals het bewijs van vernietiging) wordt gearchiveerd en blijvend bewaard. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen.
De vervangen fysieke postdocumenten worden 3 maanden bewaard in dagdozen, zodat eventuele
fouten kunnen worden hersteld die gemaakt zijn tijdens het vervangingsproces.
De vernietiging van de dagdozen wordt eens per kwartaal uitgevoerd, waarbij alle vervangen
documenten worden vernietigd die ouder zijn dan 3 maanden. D.w.z. als de documenten die zijn verwerkt als voorbeeld tussen 1 januari en 31 maart (1e kwartaal) komen op 1 juli in aanmerking voor vernietiging.
Het bedrijf dat de vernietiging uitvoert vernietigd al het archief op locatie (gemeente Vlissingen) middels versnippering of m.b.v. een kraakpersauto met als gevolg dat de vernietigde documenten op geen enkele manier zijn te reconstrueren. Na vernietiging van de fysieke documenten door het vernietigingsbedrijf, stelt de Archiefmedewerker een verklaring van vervanging op, inclusief de scope van de vernietigde documenten. Tenslotte overlegt het vernietigingsbedrijf na vernietiging, een bewijs van vernietiging aan de Proceseigenaar Vervangingsproces.
Hoofdstuk 6: Technische inrichting
In dit hoofdstuk wordt de technische inrichting van het vervangingsproces beschreven. Hier wordt beschreven hoe het digitaliserings- c.q. substitutieproces binnen de gemeente Vlissingen technisch is ingericht.
Inrichting van de scanprofielen, zoveel mogelijk rekening houdend met de eisen van de archiefwet. In basis houdt dat in:
Voor het scannen van de analoge archiefbescheiden worden 2 scanners gebruikt: 2 scanners voor de documenten. Op grond van artikel 26b, sub d, e en f van de Archiefregeling voldoen de scanners aan de gestelde technische eisen voor vervanging van de archiefbescheiden.
De 2 documentscanners betreffen doorvoerscanners geschikt voor het scannen van documenten tot en met A3 formaat. Conform de gestelde eisen zijn de document-scanners geschikt voor diverse soorten papierformaten, scannen in kleur in de minimale 8 bit pixelwaarden RGB: 10, 10, 10 kleur, met een minimale range van 300 PPI. De kleuren: zwart-wit/grijstinten worden ook als zwart-wit/grijstinten getoond.
De software voor de scans van de documenten wordt gebruikt voor documentcapture en automatische documentherkenning en wordt ingezet voor de digitale postkamer en voor het importeren van grote hoeveelheden documenten. De scansoftware draagt zorg voor geautomatiseerde classificatie, indexering, validatie en distributie van inkomende documentstromen. Zowel gestructureerde documenten (formulieren, enquêtes), semigestructureerd documenten (facturen) als ongestructureerde documenten (inkomende post) worden verwerkt. De verwerking bestaat uit de volgende stappen:
verrijken uit andere bronnen (klantcontactomgevingen, adressenlijsten)
documenttype en document kenmerken
zaaksysteem die voor de verdere verwerking zorgt
Instellingen kodakS3100F Serie scanners
Er wordt per batch gescand met een standaard scanprofiel. Dit profiel heeft de volgende kenmerken:
Scanapparatuur wordt begin van iedere week schoongemaakt door de scanmedewerker.
De apparatuur wordt onderhouden via een onderhoudscontract met de leverancier.
De optische controle van de scanning wordt uitgevoerd op 2 monitoren/beeldschermen. De monitoren zijn beide van het merk: Hewlett Packard (HP) type: EliteDispolay E241i.
Zie voor specificaties de tabel in Bijlage 6: Specificaties technische inrichting.
Hoofdstuk 7: Borging controles en kwaliteit
De borging en kwaliteit van het vervangingsproces worden beschreven in dit hoofdstuk.
7.1 Borging controles en kwaliteit
Zowel dagelijks als periodiek worden er controles uitgevoerd. De dagelijkse standaard controles krijgen invulling door het vier-ogen-principe. Binnen deze controle wordt er gecontroleerd op specifiek de kwaliteit van de gescande documenten. In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de dagelijkse controle opgenomen:
Controlemoment per rol op juistheid, volledigheid en leesbaarheid:
Meer informatie betreffende jaarlijkse kwaliteitscontrole is opgenomen in Bijlage 8: Jaarlijkse en periodieke kwaliteitscontrole.
7.2 Borging van het vier-ogen-principe
Het vervangingsproces vindt plaats binnen het proces van de inkomende post, waar de inkomende papieren originelen worden gedigitaliseerd (gescand) en worden vervangen door deze gedigitaliseerde documenten. Om overeenstemming te borgen tussen proces (praktijk) en dit handboek vervanging wordt, in het proces van de inkomende post, een werkwijze van controles en checks, de z.g. DIV-check toegepast.
De DIV-check waarborgt het 4-ogen-principe door kwaliteitscontroles en steekproeven in het inkomende postproces.
Binnen de DIV-check worden, naast de dagelijkse controle van de scandocumenten, tevens controles en checks gedaan op juistheid van het zaaktype, de keuze bewaren of vernietigen, vaststellen bewaartermijn en controle op uitzonderingen. Om het vier-ogen-principe te borgen is de DIV-check uitgebreid met de controle van alle gescande documenten van de voorgaande dag. De fysieke controle van de originelen papieren documenten wordt aan de hand van een steekproef gedaan worden. Verder wordt de controle aan de hand van het vier-ogen-principe binnen twee dagen afgerond, waardoor fouten of gebreken vroegtijdig geconstateerd kunnen worden. Zowel de DIV postmedewerker registratie als DIV archiefmedewerker heeft het fysieke document en de vervangende originele digitale versie gezien en gecontroleerd.
De DIV-check (in het inkomende postproces) kent 3 rollen, te weten:
De uitvoering van de DIV-check is, in het inkomende postproces, onder te verdelen in 6 DIV-check-momenten met de daarbij uit te voeren controles en checks. Zie voor meer informatie betreffende de DIV-checks en bijbehorende Postprocesstappen ingekomen post en DIV-check proces vervanging in Bijlage 7: DIV-check-momenten in het Inkomende postproces.
Deze controlemomenten worden uitgevoerd door één of twee rollen op basis van het 4-ogen-principe:
Zie voor de DIV-check-momenten in het vervangingsproces: Bijlage 7: DIV-check-momenten in het inkomende postproces.
Hoofdstuk 8: Beheer van het handboek en eventuele wijzigingen
In dit hoofdstuk wordt het wijzigingenproces (Change Management) van het handboek vervanging beschreven.
8.1 Beheer van het handboek en eventuele wijzigingen
Het is van belang dat het handboek geactualiseerd en bruikbaar blijft. Wijzigingen in het proces, de werkwijze en de wet- en regelgeving wat betrekking heeft op het handboek dient geregistreerd en aangevuld/aangepast te worden en wordt uitgevoerd door de Change Manager (Beleidsmedew. DIV).
Bij het aanbrengen van wijzigingen zal er gewerkt worden aan de hand van een logboek (zie afbeelding hieronder). Hierin staat kort beschreven wat de wijziging of aanvulling inhoud en de eventuele actiepunten worden benoemd. Zo is het voor niet alleen voor de betrokkenen maar ook voor de evaluatiemomenten in de toekomst inzichtelijk welke wijzigingen er plaats hebben gevonden.
In de onderstaande tabel is het RASCI-Model opgenomen. Het doel met dit model is het inzichtelijk krijgen van de taken en de informatiebehoefte vanuit de betrokkenen in het vervangingsproces
* Normen en targets evalueren en bijstellen
* Interne audit uitvoeren en resultaten terugkoppelen
* Externe audit uitvoeren en resultaten terugkoppelen
BijlagenBijlage 1: Rollen proceseigenaar en proceseigenaar vervangingsproces
Om een rol als proceseigenaar vervangingsproces in te kunnen vullen moet helder zijn wat er van een proceseigenaar en wat er van de proceseigenaar vervangingsproces wordt verwacht. Daarom hieronder een toelichting daarop.
In een proces is een opeenvolging van handelingen die zorgen voor het vooraf afgesproken resultaat in het daarvoor bestemde tijdspad. Er zijn meerdere actoren waar te nemen die ieder een of meerdere handelingen uitvoeren om daarna het geheel door te geven aan een volgende actor of het proces zelf afhandelen.
Een proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor het opzetten/beheren van het proces en voor de resultaten/optimaal functioneren van een proces en kent de volgende verantwoordelijkheden:
De proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het vervangingsproces, maar kan voor de uitvoering van het functioneren (delen van) de verantwoordelijkheid in de (zijn) organisatie neerleggen. Als voorbeeld geven we het inkoopproces. De proceseigenaar van inkoop zorgt voor en faciliteert met een goed proces, maar is niet verantwoordelijk voor een concern breed goed gebruik van dat proces. De proceseigenaar vervangingsproces is verantwoordelijk voor de uitvoering van een taak/handeling binnen het vervangingsproces.
Bij signalen dat het medewerkers zich niet houden aan wat er is afgesproken over het proces neemt de proceseigenaar actie richting diegenen die hiervan afwijken, om dit te bespreken. Escaleren over afwijkingen in het gebruik van het proces gaat via de lijn. (teamleider en in latere instantie de directeur) Indien de oorzaak ligt in de opzet van het proces dan volgt analyse en eventueel procesaanpassing. Anders volgt uitleg richting de gebruiker.
Bijlage 2: Rol Change Manager en wijzigingsprocedure (Change Management) vervangingsproces
Voor kleine aanpassingen in het handboek is changemanagement van toepassing. Vanuit controle-oogpunt is de rol van Change Manager (voor de werkzaamheden van de kleine aanpassingen in het Handboek Vervanging Vlissingen 2023) gemandateerd aan de beleidsmedewerker DIV (dit is niet de proceseigenaar vervangingsproces). De Proceseigenaar teamleider blijft verantwoordelijk voor de wijzigingen in de inrichting van het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving.
De werkzaamheden van de aanpassingen (Change Management) zijn afgestemd in een wijzigingsprocedure bedoeld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De wijzigingsprocedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische in- richting van het vervangingsproces niet tot verminderde resultaten leiden.
Hier is voor gekozen, omdat er mogelijk regelmatig aanpassingen/updates zijn op de volgende onderdelen, zoals beschreven in artikel 26b van de Archiefregeling 1995:
a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
Aanpassingen/updates aan de bovenstaande onderdelen zijn van dusdanig kleine aard dat het onnodig is om iedere keer hierover een besluit te laten nemen door het college van B&W.
Hierbij vallen sub e, f en g uit artikel 26b van de Archiefregeling 1995 buiten beschouwing, omdat deze van grotere aard zijn en hier ook advies voor nodig is van de gemeentearchivaris. Bij aanpassingen/updates aan deze subs zal het college van B&W wel worden gevraagd een besluit te nemen.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan Directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening (beheerder en eindverantwoordelijke van het totale vervangingsproces). Deze directeur is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. De directeur is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het geldende informatie- en archiefbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Wijzigingen dienen schriftelijk te worden ingebracht.
Kleine wijzigingen op de procedures binnen het vervangingsproces kunnen dan rechtstreeks doorgevoerd en aangepast worden. De eenheid belast met het informatiebeheer draagt hier zorg voor, documenteert wijzigingen en voert het versiebeheer op en communicatie over de bijlagen bij het handboek uit. Zo wordt gewaarborgd dat het handboek actueel blijft en bij de betrokken medewerkers bekend is.
Zie voor de uitwerking van de procedure Change Management onderstaand schema:
Toelichting op nummers in schema:
De wijzigingsdocumentatie van een technische maatregel moet inclusief een testrapport en gebruikerstest zijn. Deze moet binnen een Ontwikkel, Test, Acceptatie en Productie omgeving (OTAP) gerealiseerd worden.
Alleen in het geval van grote en belangrijke wijzigingen beoordeelt de gemeentearchivaris en de door het College van B&W aangestelde auditor het advies over de wijziging. Anders wordt punt 4 overgeslagen. Het tijdig advies inwinnen van de gemeentearchivaris en auditor geeft minimaal inzicht in toepassing binnen het bestaande vervangingsbesluit of de noodzaak van een nieuw besluit en in de mate waarin wijzigingen afbreuk doen aan de minimum kwaliteitsnormen van het vervangingsproces. Bij een negatieve beoordeling doen gemeentearchivaris en auditor een schriftelijk verslag aan de Proceseigenaar teamleider, met een afschrift aan de zorgdrager.
Bij het documenteren moeten de wijzigingen worden opgenomen in het versiebeheer van het vervangingshandboek. Ondersteunende documentatie (bv. logbestanden, acceptatierapporten, impactanalyses en adviezen) wordt als bijlage bij het handboek opgenomen. Wijzigingen in de techniek volgen een z.g. ‘configuration management’ (configuratiebeheer) procedure uitgevoerd door team I&A. Deze procedure omvat het proces voor het registeren en bijhouden van informatie over het gebruik van de versies van IT-componenten, omdat IT-componenten continu aan verandering onderhevig zijn. Verder dient de gemeentearchivaris schriftelijk geïnformeerd te worden over aangebrachte wijzigingen.
Toelichting wijzigingsprocedure:
De wijzigingsprocedure is bedoeld om regie te voeren en te houden op wijzigingen in het vervangingsproces en in de digitale beheeromgeving.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de Proceseigenaar teamleider. De Proceseigenaar teamleider is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures. De Change Manager toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De Change Manager laat een impactanalyse opstellen indien hij dat nodig acht. Een eventuele impactanalyse wordt gedocumenteerd.
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Proceseigenaar Vervangingsproces. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria als ondergrens.
Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een test-omgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de door B&W aangestelde auditeur en de gemeentearchivaris van de organisatie. Wijzigingen worden gedocumenteerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het handboek vervanging toegevoegd.
De Change Manager informeert de auditeur en de gemeentearchivaris over wijzigingen. In het geval van grote belangrijke wijzigingen* vraagt de Change Manager advies aan de auditeur en de gemeentearchivaris over de noodzaak om een nieuw besluit tot vervanging aan te vragen. Bij reorganisaties en wijzigingen van de reikwijdte van het vervangingsproces dient het College van B&W te beslissen over de wijziging.
*Grote en belangrijke wijzigingen zijn:
In al deze gevallen blijft de Proceseigenaar teamleider de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de door B&W aangestelde auditeur bepaalt of een nieuw besluit moet worden aangevraagd bij het College van B&W. De Change Manager documenteert wijzigingen en voegt die toe aan het handboek.
Bijlage 3: Proces papieren originelen naar digitale substituten
Bijlage 4: Proces van vervanging Bijlage 5: Verklaring van vervanging door reprodicties
Verklaring van vervanging door reproducties
Tevens verklaring van vernietiging op grond van artikel 8 Archiefbesluit
Ondergetekende, beheerder van de archiveren van (naam archiefvormer/zorgdrager)
dat op grond van het besluit van het college van B&W van Vlissingen d.d. …… met kenmerk …..
De in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door (naam vernietigingsbedrijf) op (datum)
______________________________________
Besluit ……..tot vervanging van archiefbescheiden d.d. …..
Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden
Bijlage 6: Specificaties technische inrichting
Bijlage 7: DIV-check-momenten in het Inkomende postproces
Postprocesstappen ingekomen post en DIV-check proces vervanging
Bijlage 8: Jaarlijkse en periodieke kwaliteitscontrole
De jaarlijkse kwaliteitscontrole bestaat uit:
De jaarlijkse controle wordt uitgevoerd door DIV en de proceseigenaar vervanging. De twee jaarlijkse controle wordt door een externe partij gedaan in de vorm van een audit, in de meeste gevallen zal dit uitgevoerd worden door de gemeentearchivaris vanuit het Zeeuws Archief. Verder heeft het cluster DIV, binnen deze jaarlijkse kwaliteitscontrole van het vervangingsproces, ook een signaleringsfunctie.
* Check criteria t.a.v. kleur, grijswaarden of zwart-wit
* Controle op juiste en volledige weergave
+ scans leesbaar (beeldkwaliteit)?
+ scans zonder fouten? (niet-leesbare letters, verspringingen, kleurafwijkingen, vlekken, pixelverstoringen, horizontale en verticale strepen, te licht afgebeeld, correct gedraaid)
+ Staande 44'tjes behoren staand op scherm te verschijnen
+ blanco pagina's verwijderd en onterechte pagina's als blanco verwijderd?
De WMO-scanbatch gaat naar H schijf/DV-WMO en jeugd geheim/Post (geheime locatie)
De Publiekszaken-scanbatch gaat naar H-schijf Burgerzaken (geheime locatie)
De Personeels-scanbatch gaat naar H-schijf Personeelszaken (geheime locatie)
De VTH-scanbatch gaat naar H schijf/RS-VTH (geheime locatie)
Jaarlijks wordt de technische inrichting bij het vervangingsproces gecontroleerd door de beleidsmedewerker DIV op de hardware, software, bestandsformaten en instellingen, autorisaties en procedures. Bij de controle wordt vastgesteld of aan de gestelde eisen m.b.t. het vervangingsproces en duurzame opslag kan worden voldaan. Daarnaast zal de tweejaarlijkse externe audit uitwijzen of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale archiefbescheiden te garanderen zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen, tot het gewenste resultaat leiden.
Voor de scanapparatuur wordt er, gedurende de looptijd van het servicecontract van de scanners, jaarlijks een onderhoudsbeurt gepland en komt hiervoor de service engineer (van de leverancier van de scanners) langs om preventief onderhoud te verrichten op de scanapparatuur: Hij controleert de scanner op juiste werking volgens de specificaties en het nieuwe ingestelde scanprofiel (op basis van het technische beoordelingsrapport van 12 april 2023 van Imaging & Preservation Imaging n.a.v. uitkomst auditrapport Zeeuws Archief ‘HIP_A_20220711_ZA_Vlissingen’), welke hiermee voldoen aan en goedgekeurd zijn voor het scannen voor vervanging. Ook vervangt hij onderdelen die slijtage vertonen en reinigt de scanners op plaatsen waar de scanmedewerker zelf niet goed bij kan komen met het periodieke onderhoud.
Bij storingen is er een reactietijd van 4 tot 8 uur responstijd waarbinnen een monteur van het onderhoudsbedrijf (Ingram Service), waar de scanners zijn ondergebracht, de zaak komt repareren. Indien een scanner defect is en niet meer binnen 2 dagen kan worden gerepareerd, dan wordt er een vervangende scanner (mogelijk ander gelijkwaardig model) tijdelijk beschikbaar gesteld voor zolang als dit nodig is.
Verder wordt de scanapparatuur periodiek door de scanmedewerker schoongemaakt om onregelmatigheden te voorkomen. Dit betekent reinigen van de glasplaat en met regelmaat het schoonmaken van de transport rollers. Indien vervuiling geconstateerd word bij de reiniging glasplaat dan worden de rollers eveneens direct schoongemaakt. Ook bij constatering van verlies van lees-, beeldkwaliteit wordt deze procedure direct uitgevoerd.
Om de kwaliteit van het goedgekeurde nieuwe ingestelde scanprofiel goed te borgen wordt door de functioneel beheerder van de scanapparatuur op vaste frequentie (maandelijks) een objectief meetbare workflow toegepast. Deze workflow omvat scanning van 3 testkaarten met verschillende technische targets, waarbij beeldcriteria, die genoemd staan in het technische beoordelingsrapport (HIP_TB_20230412_GV) van 12 april 2023 van Imaging & Preservation Imaging, worden beoordeeld.
Jaarlijks wordt het informatie-, automatiserings- en IT-beveiligingsbeleid gecontroleerd door technisch beheer (afdeling I&A) op actualiteit en of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Onderdelen zijn: vastleggen en autoriseren van taken en verantwoordelijkheden m.b.t. IT-beheersing. Beschrijven van richtlijnen en procedures en implementaties hiervan. Bepalen, toepassen en implementatie van versie-beheer. Controles op de procedure back-up en verloop van adequate. In de tweejaarlijkse externe audits wordt tevens gecontroleerd of de calamiteiten- en uitwijkprocedure is opgesteld, c.q. is geïmplementeerd.
Bij het toepassen van het Change Management wordt het goed vastleggen van het doorvoeren van wijzigingen aan instellingen c.q. toevoegen/aanpassen van componenten binnen het vervangingsproces extra gecontroleerd door de Change Manager en Proceseigenaar vervangingsproces.