| Organisatie | Bergeijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024 |
| Citeertitel | Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024 (inclusief normenkader 2023 en toetsingskader 2023) |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-12-2023 | Nieuwe beleidsregel | 21-12-2023 |
Vanwege nieuwe wet en regelgeving dienen een aantal aanpassingen doorgevoerd te worden in het controleprotocol. Naast een actualisering van diverse onderdelen, dient in het controleprotocol aandacht besteed te worden aan de rechtmatigheidsverantwoording. Conform artikel 213 van de Gemeentewet wordt dit door de raad vastgesteld.
Het vernieuwde controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024 regelt een aantal zaken ten aanzien van de jaarrekeningcontrole en gaat in op het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarmee regelt het tevens een aantal zaken ten aanzien van het financieel beheer (zie ook de verordening ex. art. 212 GW) zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk. Deze protocollen worden geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Met ingang van boekjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester & Wethouders (hierna: college) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een rechtmatigheidsverantwoording moet opnemen in de jaarrekening.
Dit protocol geldt voor de verantwoordingsjaren 2023 en 2024. Daarmee sluit het aan bij de opdracht voor accountantsdiensten. Bij raadsbesluit van 30 september 2021 is aan Crowe Foederer B.V. opdracht verstrekt voor het uitvoeren van de accountantscontrole voor de boekjaren 2021 en 2022 (met optie tot verlenging van 2 maal 1 jaar (boekjaar 2023 en 2024)). Bij raadsbesluit van 21 september 2023 is de 1e optie gelicht tot verlenging met 1 jaar (boekjaar 2023).
Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kunnen aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van de protocollen en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Het normen- en toetsingskader wordt één keer per raadsperiode geactualiseerd aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Daarna wordt het jaarlijks geactualiseerd ter vaststelling voorgelegd aan het college.
Object van controle is jaarlijks de jaarrekening van het voorgaande jaar en daarmede tevens het financieel beheer over datzelfde jaar, zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Bergeijk.
Dit controle- en rechtmatigheidsprotocol heeft als doel, voor de jaarrekeningen 2023 en 2024, nadere aanwijzingen te geven aan:
Actualisatie van dit protocol zal plaats vinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.
De gemeenteraad (her)bevestigt met het vaststellen van dit protocol:
De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader).
2 Algemene uitgangspunten voor de controle accountant (getrouwheid)
De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over :
Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (hierna: BADO), de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.
3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties accountant
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze toleranties.
In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren en advies accountant.
Als basis voor het berekenen van de goedkeuringstolerantie wordt uitgegaan van het totaal aan lasten inclusief dotaties reserves.
De rapporteringtolerantie is uitgangspunt voor het verslag van bevindingen van de accountant. Op basis van het BADO zijn de bedragen voor de rapporteringstolerantie gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. De raad kan de rapporteringstolerantie lager vaststellen (lager dan 1% van de omvangsbasis). Dit betekent echter niet dat de accountant meer controlewerkzaamheden gaat verrichten. Fouten of onzekerheden die de accountant constateert en die boven het bedrag van de rapporteringtolerantie liggen komen dan in het verslag van bevindingen. Het verslag van bevindingen bevat dan naast bevindingen die van invloed zijn op het oordeel, ook bevindingen die het oordeel niet hebben beïnvloed.
Bij de vorige jaarrekeningcontroles is een rapporterings-tolerantie opgenomen van 10% van de goedkeuringstolerantie voor fouten (1% van de begrote lasten inclusief dotaties reserves).
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van ‘professional judgement’.
3.3 Single Information Single Audit (SiSa)
Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISA-systematiek. SISA oftewel Single information, single audit betekent ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente.
Voor fouten en onzekerheden van specifieke uitkeringen geldt een andere rapporterings-tolerantie dan voor de jaarrekening. De accountants van gemeenten en provincies moeten specifieke controlewerkzaamheden verrichten voor de oordeelsvorming. Deze eisen zijn opgenomen in artikel 3a en artikel 5 lid 4 van het BADO.
‘De accountant beoordeelt voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de provincie of gemeente een of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van tenminste € 125.000,- in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit.’
Er kan op grond van art. 3a Bado worden volstaan met één deelwaarneming per specifieke uitkering (dus niet per indicator per specifieke uitkering), bestaande uit één post. Een deelwaarneming houdt in dat de accountant beoordeelt of een post conform de voorschriften in wet- en regelgeving is uitgevoerd en verantwoord door de gemeente.
Voor de bevindingen over specifieke uitkeringen gelden op grond van art. 5 lid 4 Bado zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening, zodat de vakdepartementen voldoende informatie hebben om de specifieke uitkeringen vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien.
‘In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:
a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;
b. 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn;
4.1 Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het verslagleggingsjaar 2023 is het College van B&W verantwoordelijk om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. Op grond van artikel 212 Gemeentewet stelt de raad bij verordening (financiële verordening) regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Om dus tot deze verantwoording te komen richt het College hiervoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat het een betrouwbare verantwoording kan afgeven. Het gehele College is hierbij verantwoordelijk voor het vermijden van rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. De staatsrechtelijke verantwoordelijkheid bestond al. Het verantwoordelijkheid afleggen door College ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenteraad en het College.
Concreet betekent het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording in dat het College een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening en in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting hierop geeft. Voorheen gaf de accountant een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Vanaf verslagleggingsjaar 2023 zal de accountant enkel nog een oordeel geven over de getrouwheid, al neemt hij de rechtmatigheids-verantwoording wel mee in het oordeel, omdat dit een onderdeel van de jaarrekening is.
Een belangrijke doelstelling van deze wijziging is dat de gemeente zelf de verantwoording moet kunnen onderbouwen. Daarbij gaat het met name om het interne control-framework en het voeren van het goede gesprek tussen de gemeenteraad en het College, over de rechtmatigheid.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole
Decentrale Overheden (Bado) dat ‘de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen’, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen’.
De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Ook afwijkingen die voortvloeien uit de verantwoording van specifieke uitkeringen (SISA) dienen te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:
In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria.
Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt aandacht besteed aan onderstaande rechtmatigheidscriteria:
Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheids-verantwoording.
Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting (inclusief investeringen) na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening.
Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad.
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving (normenkader). Het betreft o.a. de aspecten hoogte, recht en duur. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe interne en externe wet- en regelgeving.
4.4 Het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Dit criterium spitst zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder de gemeente zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.
“Door het bewust niet juist of niet volledig verstrekken van gegevens of informatie, worden ten onrechte (te hoge) subsidies/uitkeringen of diensten van de gemeente verkregen, en/of wordt de hoogte van de te betalen belasting/heffing te laag vastgesteld.”
“Subsidies/uitkeringen of diensten die in beginsel terecht van de gemeente zijn ontvangen respectievelijk door de gemeente zijn verleend, worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze ontvangen respectievelijk verleend zijn.”
In verschillende wetten en regels zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan, zoals een legitimatieplicht of de verplichting tot het overleggen van bepaalde gegevens bij een aanvraag. Daarnaast zijn ook in verschillende door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Als er naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle bevindingen zijn die duiden op misbruik of oneigenlijk gebruik, zal dit in de jaarrekening nader worden toegelicht.
De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.
4.5 Accountant toets rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en (financiële) beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de interne en externe wet- en regelgeving, welke is opgenomen in het normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten.
De accountant toetst daarom dat de informatie van het college in de rechtmatigheids-verantwoording:
Doordat de accountant de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording controleert kan de gemeenteraad haar controlerende rol goed invullen.
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:
‘De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van Burgemeester & Wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves’.
De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Boven het vastgestelde percentage moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de rechtmatigheids-verantwoording. De te kiezen grenzen moeten een juiste balans bewaken tussen het niveau van informatievoorziening aan de raad en de hoogte van uitvoeringskosten van de verantwoording die de organisatie gemaakt moet worden daartoe.
De gemeenteraad heeft bij het vaststellen van de financiële verordening 2023 (26 januari 2023) besloten om deze verantwoordingsgrens vast te stellen op 1%. Dit komt overeen met de grens van 1% voor een goedkeurende verklaring van de accountant.
Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt.
Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheids-controles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf Bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting raad.
We stellen voor deze rapportagegrens vast te stellen op € 50.000 (in overeenstemming met de rapporteringstolerantie van de accountant, onder 3.2). Het bedrag ligt hiermee in lijn met de drempel die voor de accountant gold tot en met 2022 om geconstateerde onrechtmatigheden te benoemen in haar rapport van bevindingen.
5.3 Opbouw rechtmatigheidsverantwoording
Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheidscontrole in de paragraaf bedrijfsvoering waarbij wordt ingegaan op de wijze van controle, bevindingen en maatregelen tot verbetering. Daarnaast neemt zij expliciet in de financiële jaarrekening (niet het jaarverslag) de rechtmatigheidsverantwoording op (format opgesteld door commissie BBV, zie bijlage 2).
6.1 Accountant: Interim-controle
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een managementletter (verslag) uitgebracht aan het college. Bestuurlijk relevante uitkomsten van de interim-controle worden aan de raad gerapporteerd via het accountantsverslag.
6.2 Accountant: Accountantsverslag
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorge-schreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Bijlage 1 Normenkader (inventarisatie wet- en regelgeving) 2023
In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom staan de taakvelden en de paragrafen. In kolom 2 staan de bij de taakvelden behorende beleidstaken c.q. specifieke activiteiten (paragrafen). In kolom 3 staat een opsomming van de externe wetgeving horende bij de beleidstaken dan wel paragrafen. In kolom 4 staat de interne wetgeving (verordeningen) horende bij de beleidstaken dan wel specifieke activiteiten.
Ter verdere implementatie van de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving zoals geschetst in het normenkader in bijlage 1 heeft de gemeenteraad verordeningen en/of beleidsregels vastgesteld waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering. In deze bijlage “toetsingskader” zijn die verordeningen, (raads)besluiten en beleidsregels opgenomen die direct of indirect een financieel belang of financieel risico omvatten. Daarbij zijn verordeningen en besluiten die slechts tot een zeer beperkte financiële geldstroom leiden achterwege gelaten. Voor de grensbepaling is aansluiting gezocht bij de rapporteringtolerantie van de accountant. Deze grens ligt bij een bedrag van € 50.000.
Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording moet het worden geoperationaliseerd. Dit gebeurt via het toetsingskader. De gemeenteraad geeft in het toetsingskader aan op welke terreinen de raad wil dat de accountant controle uitvoert met betrekking tot de rechtmatigheid.
Bijlage 3 Model rechtmatigheidsverantwoording (verplichting om op te nemen in jaarrekening)
Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>.
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
De geconstateerde afwijkingen betreffen ( 1 ):
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Bijlage 4 Mogelijke doorgroei naar In Control Statement (commissie BADO)
Een veelgehoord misverstand is dat alle gemeenten vanaf 2021 een In Control Statement (of ICS) moeten opnemen in de jaarstukken. Dit is niet correct. Wat gemeenten vanaf 2021 in de jaarrekening moeten opnemen is een rechtmatigheidsverantwoording. Het staat de gemeente echter vrij om de verantwoording uit te breiden.
De rechtmatigheidsverantwoording zoals de wet voorschrijft betreft alleen de financiële rechtmatigheid binnen de decentrale overheid. Dit is qua inhoud hetzelfde als waarover de accountant in de huidige situatie een oordeel geeft.
Hieronder wordt beschreven op welke wijze de decentrale overheid de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording kan vormgeven en het proces doorlopen.
Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk. In deze notitie worden drie varianten onderscheiden, te weten:
Figuur B.1: Drie varianten: van rechtmatigheidsverantwoording tot ICS
Hieronder zullen wij per variant een nadere toelichting opnemen.
Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen
In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het College die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving, die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar thans de accountant een oordeel over geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm.
Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen
De gemeenteraad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. In het gesprek tussen raad en College van B&W zal vooraf stil gestaan moeten worden, waarover het College van B&W zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), fiscale regelgeving of Sociaal Domein (zoals de levering van zorg). Voordeel hiervan is de raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente, die een plek krijgen in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden binnen de gemeente. Daarnaast is belangrijk dat de ‘extra elementen’ die de gemeenteraad toevoegt aan de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, op een andere plek door het College van B&W zullen worden verantwoord, namelijk in de bedrijfsvoeringsparagraaf.
Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement
In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een logisch stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICT-systemen. Elke gemeente kan zelf besluiten om een In Control Statement in te voeren.
De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.