Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur;
gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet
besluit:
vast te stellen de Verordening controle financiële beheer en organisatie Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2023.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- 2.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur aangewezen accountant;
- 3.
deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- 4.
jaarrekening: jaarrekening van de Veiligheidsregio als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- 5.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
- 6.
openbaar lichaam: het openbaar lichaam Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;
- 7.
organisatie: de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam, ingedeeld in organisatorische eenheden;
- 8.
goedkeuringstolerantie accountant: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;
- 9.
rapporteringtolerantie accountant: het bedrag, gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding vindt rapportering door de accountant plaats in het verslag van bevindingen;
- 10.
managementteam: het managementteam zoals bedoeld in artikel 19 van de Organisatieregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een nader te bepalen periode.
- 2.
Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties , de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 4.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan de accountant gemeld.
- 5.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het algemeen bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
- 6.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige (verbijzonderde) interne beheersing van de werkzaamheden van de organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. . De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
- 2.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de organisatie van het openbaar lichaam uit.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder Middelen uit het dagelijks bestuur en vertegenwoordigers van de organisatie.
Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de organisatie.
- 3.
De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.
- 4.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle medewerkers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de VNOG is.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de VNOG is.
Artikel 7. Rapportering door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dan dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Het dagelijks bestuur kan dan de afwijkingen corrigeren.
- 2.
Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, dan meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
- 3.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de daarvoor in aanmerking komende vertegenwoordigers van de organisatie. Hierbij past de accountant zo nodig het beginsel van hoor en wederhoor toe.
- 4.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden, voor verzending aan het AB, door de accountant besproken met de portefeuillehouder Middelen uit het dagelijks bestuur en vertegenwoordigers van de organisatie.
Artikel 8. Mandatering
Het dagelijks bestuur kan de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 6 alsmede de tweede volzin in artikel 7, eerste lid uitsluitend mandateren aan het managementteam.
Artikel 9. Intrekken oude verordening
De Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2019, vastgesteld door het algemeen bestuur op 13 december 2018 wordt ingetrokken.
Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening controle financiële beheer en organisatie Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2023”.