Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de Veiligheidsregio en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• •

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• •

  afdeling: de hoogste organisatorische eenheid binnen de organisatie van de Veiligheidsregio;

• •

  Besluit: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 2. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een voorstel aan voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Na vaststelling door het algemeen bestuur van deze kadernota zendt het dagelijks bestuur deze aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt zo nodig vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 4. Inrichting begroting

• 1.

  In de begroting worden onder elk van de programma’s de baten en lasten weergegeven, voorts wordt deze opgesteld conform het Besluit.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet weergegeven.

• 3.

  In de begroting wordt inzage gegeven in de incidentele lasten en baten. In het overzicht worden lasten en baten vanaf € 25.000 apart gespecificeerd.

Artikel 5. Niet-voorziene uitgaven

• 1.

  In de begroting is een stelpost voor onvoorziene uitgaven opgenomen. Het dagelijks bestuur is bevoegd om deze post als dekkingsmiddel aan te wenden voor uitgaven die als onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar kunnen worden aangemerkt.

• 2.

  Wanneer het dagelijks bestuur van de in het eerste lid vermelde bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, legt het dagelijks bestuur daarover achteraf verantwoording af in de tussentijdse rapportage of in de jaarstukken.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en de investeringskredieten.

• 2.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als het verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten substantieel overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten onderschrijden.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 4.

  In afwijking van het derde lid geldt ten aanzien van spoedeisende investeringen die niet zijn opgenomen in de begroting maar waarvoor wel dekking van de kapitaallasten binnen de begroting beschikbaar is, dat deze:

  • a.

    vooraf aan het dagelijks bestuur worden aangeboden ter besluitvorming en

  • b.

    achteraf ter goedkeuring aan het algemeen bestuur worden aangeboden.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur periodiek ter besluitvorming een tussentijdse rapportage voor over de afwijkingen op programma’s en investeringen uit de begroting.

Artikel 8. Inrichting jaarstukken

• 1.

  Bij de jaarstukken worden de gerealiseerde baten en lasten per programma weergegeven.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt inzage gegeven in de incidentele lasten en baten. In het overzicht worden lasten en baten vanaf € 25.000 apart gespecificeerd per programma.

Artikel 9. Kostenevaluatie

Eenmaal in de drie jaar wordt een kostenevaluatie verricht op grond van de Wet op de veiligheidsregio’s.

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt zo nodig vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Veiligheidsregio, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 10% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op december van het betreffende jaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium bepaalt onder welke voorwaarden overschrijdingen van de lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten onrechtmatig zijn.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal van alle hoofdcategorieën uit de jaarrekening en het per hoofdcategorie totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget binnen een krediet zoals hiervoor omschreven, passend binnen het totaal bedrag van alle hoofdcategorieën, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat een overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als rechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde opbrengsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde (subsidie)regeling.

  • c.

    De overschrijding is gemeld in een tussentijdse rapportage c.q. geautoriseerd door een begrotingswijziging.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Veiligheidsregio bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de Veiligheidsregio.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 10.000 (incl. BTW) worden niet geactiveerd.

• 2.

  Rente wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs.

• 3.

  Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag.

• 4.

  Met het afschrijven wordt begonnen in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed is gekomen of is verworven en in gebruik genomen.

• 5.

  De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investering.

• 6.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in principe geactiveerd.

• 7.

  Ongeacht de afschrijvingsmethode wordt bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag geen rekening gehouden met restwaarde.

• 8.

  Het dagelijks bestuur is bevoegd om nadere regels vast te stellen met betrekking tot afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijnen.

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

• 1.

  De Veiligheidsregio heeft een weerstandsvermogen ter dekking van risico’s.

• 2.

  Het algemeen bestuur besluit tot het instellen of opheffen van bestemmingsreserves.

• 3.

  Aan de reserves wordt geen rente toegevoegd of berekend.

• 4.

  Indien een bestemmingsreserve wordt ingesteld, dan wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve, en

  • d.

    de maximale looptijd.

• 5.

  Bij de begroting en de jaarrekening wordt een overzicht gevoegd van de reserves en voorzieningen.

• 6.

  Het dagelijks bestuur is bevoegd om nadere regels vast te stellen met betrekking tot de reserves en voorzieningen.

Artikel 16. Kostprijsberekening rechten

• 1.

  Voor het bepalen van de kostprijs van rechten waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd wordt een extra- comptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening kunnen naast de directe kosten tevens indirecte kosten toegerekend worden.

• 2.

  De directe kosten worden rechtstreeks toegerekend aan het taakveld. Tot de directe kosten worden gerekend:

  • a.

    De afschrijvings- en rentelasten van de in gebruik zijnde activa;

  • b.

    Overige directe exploitatielasten.

• 3.

  Tot de indirecte kosten kunnen worden gerekend de kosten van andere taakvelden die toerekenbaar zijn aan de kostprijs als bedoeld in het eerste lid, waaronder overhead, de kosten toerekenbare kosten voor heffing, inning en kwijtschelding.

Artikel 17. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de Veiligheidsregio aan overheidsbedrijven en derden waarbij de Veiligheidsregio in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 18. Vaststelling hoogte rechten en prijzen

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks de tarieven vast.

Artikel 19. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het voorzien in de financieringsbehoefte op korte en lange termijn;

  • b.

    de beperking en beheersing van de risico’s die met deze transacties verbonden zijn;

  • c.

    beperking van de rentekosten van de leningen;

  • d.

    beperking van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste lid en legt deze regels vast in een besluit treasurystatuut. Hierin worden tevens taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en bijbehorende informatievoorziening geregeld.

Artikel 20. Rente

• 1.

  Percentages voor toerekening van rentelasten worden jaarlijks vastgesteld met de begroting. Deze percentages worden te allen tijde berekend conform geldende wet- en regelgeving.

• 2.

  Bij het bepalen van het percentage voor de omslagrente wordt geen rekening gehouden met een rentevergoeding over de reserves en voorzieningen (bespaarde rente).

• 3.

  Aan investeringen wordt rente toegerekend op basis van het renteomslagpercentage tenzij er andere besluitvorming heeft plaatsgevonden.

• 4.

  Op begrotingsbasis wordt rekening gehouden met een half jaar rentelasten in het eerste jaar van de investering.

• 5.

  Op rekeningbasis wordt rente toegerekend over het werkelijk geïnvesteerde bedrag.

Artikel 21. Paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur conform het Besluit minimaal de verplichte onderdelen van de paragrafen op.

Artikel 22. Paragraaf bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit in ieder geval op:

• a.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Veiligheidsregio als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de Veiligheidsregio en een eenduidige toewijzing van de taken van de Veiligheidsregio aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen van de Veiligheidsregio, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 25. Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 22 onder a. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 26. Nadere regels

Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen ter uitvoering van deze verordening.

Artikel 27. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2021, vastgesteld door het algemeen bestuur op 28 oktober 2021, wordt ingetrokken.

Artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2023.