Organisatie | Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 5, eerste lid, van de Ambtenarenwet 2017
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2023 | Nieuwe regeling | 05-12-2023 |
Het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen,
gelet op de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, de Wet bescherming klokkenluiders en het bepaalde in artikel 5 lid 1 sub e Ambtenarenwet 2017 en artikel 7:658c Burgerlijk Wetboek;
gelet op de door de ondernemingsraad verleende instemming d.d. 4 oktober 2023;
Besluiten vast te stellen de navolgende regeling:
Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen
In deze regeling wordt verstaan onder:
het vermoeden van een melder, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als bedoeld in artikel 17da van de Wet bescherming klokkenluiders, indien zij dergelijke informatie zouden melden;
Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de organisatie in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de organisatie in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie in aanraking is gekomen.
Artikel 4 Behandeling van de interne melding
De gegevens van de melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in een registratie in ieder geval behouden.
De werkgever beoordeelt of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.
Artikel 6 Standpunt van de werkgever
Als duidelijk is dat de werkgever het standpunt niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan geven, informeert hij de melder daar schriftelijk over. Daarnaast geeft de werkgever feedback over de stappen die al zijn gezet en de procedure die de melder kan verwachten.
Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt de werkgever of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift.
Artikel 7 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte brengt of heeft gebracht over het onderzoeksrapport en/of zijn standpunt ten aanzien van de melding, stuurt hij ook de reactie van de melder als bedoeld in lid 1 en 2 aan deze instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.
Externe meldingen kunnen gedaan worden bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in elk geval:
de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl);
Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding.
Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand en/of informatie over een inbreuk op het Unierecht geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan de betrokkenen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden dat die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift. Vertrouwelijk zijn in elk geval:
Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder zijn melding gedaan heeft of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.
Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen. Behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
Artikel 10 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over een inbreuk op het Unierecht en/of over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist was.
De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand en/of van informatie over een inbreuk op het Unierecht niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:
hij voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en hij op basis van de informatie die hij heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft; of
Als de werkgever na het doen van een melding een voor de melder nadelige maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht. Ook legt hij uit waarom deze maatregel geen verband houdt met de melding. Het is aan de werkgever om aan te tonen dat de nadelige maatregel losstaat van de melding.
Artikel 11 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij:
dat bespreken met de functionaris bij wie hij zijn melding gedaan heeft. De functionaris en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De functionaris maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de melder, naar de werkgever; en/of
De melder, degene die hem bijstaat of een betrokken derde heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van de melding benadeeld wordt en aan de voorwaarden voldoet. Een van de voorwaarden is dat bij de inzet van juridische bijstand gebruik wordt gemaakt van de door de werkgever afgesloten rechtsbijstandverzekering met een klokkenluidersmodule. De kosten voor juridische bijstand die niet gedekt worden door de verzekering, komen voor rekening van de werkgever. Dit geldt zowel tijdens als na de behandeling van de melding bij de werkgever of een bevoegde autoriteit.
Toelichting bij Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht
Deze regeling bevat regels en kaders voor het melden van een vermoeden van een misstand en een inbreuk op Unierecht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan fraude, belangenverstrengeling, misbruik van goederen of een inbreuk op persoonsgegevens. De regeling beschrijft tevens de interne en externe procedure bij een melding.
De tekst van regeling is aangepast aan de Richtlijn en de Wet bescherming klokkenluiders.
Op grond van artikel 27 lid 1, onder m van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de vaststelling, wijziging of afschaffing van deze regeling.
Ook bekendmaking en consolidatie van de regeling
Na instemming van de ondernemingsraad, en bekrachtiging door het bestuur wordt de regeling opgenomen in het personeelshandboek. Daardoor zijn werknemers op de hoogte van de procedure en de geldende regels.
Gelet op de externe werking van de nieuwe regeling moet ook een publiekrechtelijke bekrachtiging plaatsvinden. Bekendmaking en consolidatie zal plaatsvinden conform artikel 8 Bekendmakingswet. Dat betekent dat de regeling ook waarneembaar wordt via www.overheid.nl.
De regeling bestaat uit de volgende artikelen:
Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de melder
Artikel 4 Behandeling van de interne melding
Artikel 5 De uitvoering van het interne onderzoek
Artikel 6 Standpunt van de werkgever
Artikel 7 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Artikel 10 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
Artikel 11 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
Artikel 12 Rapportage en evaluatie
Artikel 13 Intrekking regeling en inwerkingtreding regeling
Deze regeling legt uit wat je kunt doen als je denkt dat er sprake is van een misstand of een (toekomstige) inbreuk op het EU-recht. Hierin is beschreven hoe de procedure werkt, maar ook welke rechten en plichten je hebt. Hierna leggen we in het kort de belangrijkste onderdelen van de regeling aan je uit.
Wanneer kun je een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht melden?
Als je vermoedt dat er sprake is van een misstand van maatschappelijk belang of als je informatie hebt over een (toekomstige) inbreuk op EU-recht door de organisatie of een medewerker van de organisatie. Een persoonlijk conflict op de werkvloer is geen misstand van maatschappelijk belang. Fraude is dat bijvoorbeeld wel. Een privacyschending is een voorbeeld van een inbreuk op het EU-recht.
Als je via je werk een relatie hebt (gehad) met onze organisatie. Bijvoorbeeld omdat je bij ons werkt(e) of diensten of goederen aan ons levert of omdat je bij onze organisatie solliciteert of vrijwilligerswerk doet. In de regeling gebruiken we het begrip ‘werkgever’. Maar ook als je niet in dienst bent (geweest) bij onze organisatie, maar wel een werkrelatie hebt gehad met de organisatie, kun je dus melden. Vermoed je dat er sprake is van een misstand, maar heb je daarvan geen kennisgenomen vanuit een werkgerelateerde context? Dan kun je geen melding doen.
Heb je twijfels of wil je advies?
Twijfel je of er wel sprake is van een misstand? Of weet je niet zeker of je iets wilt melden of waar je dat moet doen? Dan kun je informatie en advies inwinnen bij een adviseur of de interne of externe vertrouwenspersoon. Je kunt voor informatie en advies ook anoniem terecht bij het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).
Als je aan de hiervoor genoemde eisen voldoet, dan kun je het vermoeden van een misstand intern melden binnen onze organisatie. In artikel 3 van de regeling staat bij welke functionarissen je de melding kunt doen. Dit zijn:
Je mag er ook voor kiezen om een externe melding te doen bij een instantie die daarvoor aangewezen is door de overheid. Welke instanties dat zijn en hoe je dat doet, staat in artikel 8 van de regeling.
Je mag ook eerst intern melden en daarna alsnog een externe melding doen. Bij intern melden kan de misstand het snelst worden aangepakt en dan kan de organisatie zo nodig direct maatregelen nemen om de misstand of inbreuk te stoppen.
Bij een strafbaar feit ben je altijd verplicht om aangifte te doen. Dit staat los van de melding.
Wat gebeurt er na de interne melding?
Na de melding ontvang je binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de directie. Verder beslist de directie of de melding verder onderzocht kan of moet worden. Als de melding alleen gebaseerd is op informatie die je “van horen zeggen hebt”, doet de directie geen onderzoek. Ook als de melding niet over een maatschappelijke misstand of over een inbreuk op het EU-recht gaat, start de directie geen onderzoek. Als de directie geen onderzoek instelt, krijg je hierover binnen twee weken na de melding schriftelijk bericht met een motivering waarom geen onderzoek wordt ingesteld. Dit is geregeld in artikel 4 van de regeling.
Als de directie besluit om onderzoek te doen, dan wordt dit uitgevoerd door onafhankelijke en onpartijdige onderzoekers. Tijdens het onderzoek blijft je identiteit beschermd, tenzij je toestemming geeft om die bekend te maken. Ook de identiteit van de persoon of personen over wie de melding gaat of die daarin als getuigen worden genoemd, blijft geheim. De informatie die je geeft wordt zorgvuldig behandeld. Alleen de personen die betrokken zijn bij de melding en het onderzoek kunnen deze informatie inzien.
Nadat het onderzoek afgerond is, informeert de directie je over haar standpunt ten aanzien van de melding en over de stappen die ondernomen zijn of genomen gaan worden. De directie moet dat uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding doen. Doet de directie dat niet op tijd? Dan kun je een externe melding doen.
Ben je het niet eens met het standpunt van de directie of de stappen die genomen zijn? Dan kun je dit aangeven. De directie kan dan besluiten een nieuw of aanvullend onderzoek te doen. Blijft de directie bij haar standpunt en zijn jullie het niet eens? Dan kun je besluiten om een externe melding te doen. Bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders. Ook hierover kun je van tevoren eerst advies inwinnen als je twijfelt.
Bescherming voor melders, hun adviseurs en andere betrokkenen
Als je een melding doet volgens deze procedure, dan word je beschermd tegen benadeling door de organisatie. Ook jouw adviseurs of bijvoorbeeld een familielid dat bij de organisatie werkt, worden beschermd tegen benadeling. Van benadeling is sprake als de organisatie vanwege de melding maatregelen neemt die nadelig zijn voor jou. Denk hierbij aan ontslag, inhouden van salaris, niet voortzetting van een leverancierscontract of niet in dienst nemen.
Wanneer jij denkt dat je benadeeld wordt doordat je de melding hebt gedaan, kun je de organisatie of het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl) vragen om onderzoek te doen naar de manier waarop er met je wordt omgegaan. In geval van benadeling heb je recht op juridische bijstand. Voor de kosten van juridische bijstand sluit de werkgever een rechtsbijstandsverzekering af.
De bescherming tegen benadeling geldt soms ook als je het vermoeden van een misstand openbaar maakt. Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld dat je naar de pers stapt. Maar bij openbaarmaking geldt de bescherming alleen als je aan bepaalde eisen voldoet, namelijk:
1. je hebt voor de openbaarmaking eerst een interne en/of externe melding gedaan;
2. je hebt redelijke gronden om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft. Je baseert je hierbij bijvoorbeeld op de informatie die je van de organisatie of instantie waar je de externe melding gedaan hebt, hebt gekregen over de beoordeling of opvolging van de melding;
3. je hebt redelijke gronden om aan te nemen dat de misstand:
In deze gevallen is voorafgaande interne of externe melding geen voorwaarde. Wel geldt ook hierbij de voorwaarde dat je redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is.