Organisatie | Gorinchem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregels ambtelijke bijstand gemeente Gorinchem 2023 |
Citeertitel | Beleidsregel ambtelijke bijstand gemeente Gorinchem 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-12-2023 | nieuwe regeling | 21-11-2023 |
In artikel 33 van de Gemeentewet staat dat de raad en raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. In dit artikel is ook vastgelegd dat de gemeenteraad regels opstelt over ambtelijke bijstand. Dat heeft de gemeenteraad gedaan in de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Gorinchem 2020. In artikel 4 van deze verordening is opgenomen dat het college beleidsregels opstelt over deze ambtelijke bijstand. Dat gebeurt met deze beleidsregels.
Voordat dit besluit is genomen, heeft het college de gemeenteraad een ontwerpbesluit toegestuurd, zoals is vastgelegd in artikel 4.2 van de verordening. Daarbij heeft de gemeenteraad de mogelijkheid gehad wensen en bedenkingen te uiten.
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
Ambtelijke bijstand: Specialistische ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, gericht op uitwerking van een initiatiefvoorstel, als achtergrondinformatie voor een motie of amendement door een raadslid of een fractie, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren, niet zijnde het opstellen van moties of amendementen zelf dan wel andere producten bedoeld voor direct gebruik in de politieke beraadslaging;
Artikel 2: Onderhandse vragen om inlichtingen
De secretaris, of een door haar aan te wijzen ambtenaar, neemt de vraag als bedoeld in lid 1 in behandeling en overlegt met de portefeuillehouder of de burgemeester of deze feitelijke informatie of het gevraagde afschrift kan worden verstrekt. Het is in ieder geval nooit mogelijk om informatie waarop geheimhouding is opgelegd op deze manier te verstrekken.
Artikel 4: De positie van de ambtenaar
Ter borging van de positie van de ambtenaar die de gevraagde bijstand verleent bevat een product dat is opgesteld met behulp van ambtelijke bijstand altijd een uitleg over wat ambtelijke bijstand is, onder verwijzing naar de verordening, zodat voor een buitenstaander te allen tijde duidelijk is onder wiens verantwoordelijkheid de inhoud valt en in welke hoedanigheid de ambtenaar gehandeld heeft.
In de instructie van de secretaris aan de ambtenaar wordt nauwkeurig omschreven welke werkzaamheden de ambtenaar moet uitvoeren en hoeveel uren hieraan besteed mogen worden. Ook wordt in de instructie ingegaan op de te volgen procedure, de mate van geheimhouding naar college en de rest van de ambtelijke organisatie en het afleggen van verantwoording, zoals opgenomen in deze beleidsregels.
Als de ambtenaar de indruk heeft dat hij andere werkzaamheden moet doen dan in de instructie stonden, de ambtenaar door het raadslid of de fractie wordt gevraagd om andere werkzaamheden op te pakken dan in de instructie stonden, of de geraamde uren onvoldoende zijn, maakt hij hiervan melding bij de griffier en de secretaris.
De burgemeester neemt, na overleg met de griffier, de secretaris en het raadslid of de fractie, een besluit over het al dan niet beëindigen van de ambtelijke bijstand. Als zij besluit de ambtelijke bijstand te stoppen, informeert zij hier de gemeenteraad over, met de redenen waarom is besloten om de ambtelijke bijstand te stoppen.
Artikel 5: Wensen en bedenkingen
Voordat dit besluit kan worden aangepast, moet de gemeenteraad eerst een ontwerpbesluit daarvoor hebben gekregen. De gemeenteraad krijgt dan de gelegenheid wensen en bedenkingen te uiten bij het college over de aanpassing van dit besluit.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 november 2023.
Het college van Burgemeester en Wethouders
secretaris
burgemeester
De gemeenteraad heeft de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Gorinchem 2020 in 2022 gewijzigd vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat het college beleidsregels opstelt over ambtelijke bijstand. In deze beleidsregel zijn daarom de bepalingen opgenomen over ambtelijke bijstand. Bepalingen over andere onderdelen van de verordening zijn niet opgenomen in deze beleidsregel, omdat deze al zijn vastgelegd in de verordening zelf of in het Reglement van orde van de gemeenteraad. De beleidsregel beperkt zich daarom tot nadere afspraken over de verlening van ambtelijke bijstand. Daarbij sluit de beleidsregel aan bij de afspraken die al in artikel 3 van de verordening zijn vastgelegd.
3.2 Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
De meeste begrippen in dit artikel spreken voor zich. Eén begrip vraagt om een verdere toelichting, namelijk ambtelijke bijstand als “specialistische ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, gericht op uitwerking van een initiatiefvoorstel, motie of amendement”. Hiermee is vastgelegd waarvoor ambtelijke bijstand is bedoeld, namelijk voor het leveren van informatie voor een initiatiefvoorstel, motie of amendement. Een ambtenaar levert daarbij specialistische ondersteuning om de “hoe-vraag” te beantwoorden. Wat een raadslid hiermee doet is altijd aan het raadslid zelf. Ambtelijke bijstand is dus niet bedoeld om de “wat-vraag” te beantwoorden.
Artikel 2. Onderhandse inlichtingen
Het gaat hier om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Het mag dus alleen gaan om feitelijke informatie, die ook voor elke burger is op te vragen.
Als namens het college of de burgemeester besloten wordt om de gevraagde informatie niet ondershands te verstrekken, staat altijd nog de mogelijkheid open om schriftelijke vragen om inlichtingen te stellen aan het college of de burgemeester.
In dit artikel is bepaald dat de secretaris de verzoeken behandeld. Het is ook mogelijk dat de secretaris een andere ambtenaar aanwijst die deze taak namens haar uitvoert.
Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand
Bij een verzoek om ambtelijke bijstand speelt de secretaris een centrale rol. De secretaris toetst of het verzoek duidelijk is omschreven en of het voldoet aan de criteria die in dit artikel zijn opgenomen. Daarin zijn drie redenen opgenomen waarom een verzoek om ambtelijke bijstand kan worden geweigerd:
In dit artikel is, zoals ook bepaald in de verordening, een rol voor de burgemeester vastgelegd. Zij kan een speciale rol vervullen als voorzitter van gemeenteraad en college, als de griffier en de secretaris het niet eens kunnen worden over een verzoek. In dat geval gaat de burgemeester hierover met de griffier en de secretaris in overleg en neemt de burgemeester hier een besluit over.
Artikel 4. De positie van de ambtenaar
In dit artikel is vastgelegd dat een ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent daarover verantwoording aflegt aan de griffier. Hiermee wordt voorkomen dat een ambtenaar in een spagaat terecht komt. In de verordening zijn al afspraken opgenomen over hoe het college aan informatie kan komen over de verleende ambtelijke bijstand, namelijk via het betreffende raadslid. Deze afspraken zijn dus niet nog een keer opgenomen in deze beleidsregel. De secretaris deelt daarbij alleen met het college dat zij een verzoek om ambtelijke bijstand over een bepaald onderwerp heeft ontvangen, maar doet geen mededelingen over de inhoud van het verzoek. Als een lid van het college daar meer informatie over wil, dan moet dit gevraagd worden aan het betreffende raadslid.
In dit artikel is eveneens opgenomen dat het raadslid dat de informatie ontvangt zelf beslist of het deze informatie wel of niet deelt met andere raadsleden en het college en/ of dit openbaar maakt. Hier is opgenomen dat het raadslid dit deelt met de griffier die dit vervolgens deelt met de secretaris. Dit zodat de behandelend ambtenaar weet met wie welke informatie gedeeld is met het oog op het beantwoorden van eventuele technische vragen vanuit raads- en collegeleden of media.
Om te zorgen dat het altijd duidelijk is dat informatie is opgesteld als ambtelijke bijstand voor een raadslid, zorgen we er voor dat een product dat met ambtelijke bijstand is opgesteld een uitleg bevat over wat ambtelijke bijstand is. Dit kan in het document zelf zijn opgenomen, of het document bevat een verwijzing naar deze informatie. Op deze manier is duidelijk onder wiens verantwoordelijkheid de informatie is opgesteld en wat het karakter van de informatie is.
Op het moment dat de uitvoering van de ambtelijke bijstand meer tijd kost of een andere invulling krijgt dan van tevoren was afgesproken kan de ambtenaar hierover contact opnemen met de griffier en met de secretaris. De griffier en de secretaris gaan hierover dan met elkaar in overleg. Op het moment dat dit niet tot een oplossing leidt, neemt de burgemeester hier een besluit over.
Artikel 5. Wensen en bedenkingen
In lijn met de verordening, is in dit artikel opgenomen dat de gemeenteraad de gelegenheid moet krijgen wensen en bedenkingen in te brengen bij het college als deze beleidsregel wordt gewijzigd.