Artikel 1 Grondslag
De Budgetregels van de gemeente Zaanstad 2024 vinden hun wettelijke grondslag in artikel 19 van de Financiële Verordening gemeente Zaanstad 2023 en dienen in relatie te worden gezien met het geldende Organisatiebesluit van de gemeente Zaanstad en het (onder)mandaatbesluit van de gemeente Zaanstad.
Artikel 2 Definities
- a.
Begrotingsprogramma: het niveau waarop de begroting door de gemeenteraad is vastgesteld.
- b.
Budget: een bedrag voor geraamde kosten en/of opbrengsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie(s) of product(en).
- c.
Budgetbeheerder: degene die, in opdracht van de budgethouder, belast is met de bewaking c.q. het beheer van een bepaald budget.
- d.
Budgethouder: degene die bevoegd is te beschikken over een toegekend budget ter uitvoering van een specifieke taak en hierover verantwoording aflegt
- e.
Clustermanager: de functionaris die een groep van afdelingen, behorende tot één cluster, aanstuurt.
- f.
Clustermanager (cluster 4) Bedrijfsvoering: de functionaris die de groep van afdelingen aanstuurt die behoren tot het cluster 4, het cluster ten behoeve van integrale advisering en ondersteuning van de andere clusters.
- g.
Mandaat: onder mandaat in de zin van deze Budgetregels wordt verstaan het mandaat als budgethouder: de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgethouder als bedoeld in artikel 3 t/m 5 van deze Budgeteregels gemeente Zaanstad 2024.
- h.
Mandaatgever: de mandaatgever is degene wie het budgetmandaat verleent.
- i.
Mandaatnemer: de mandaatnemer is degene aan wie het budgetmandaat is verleend.
- j.
Opgavemanager: degene die ambtelijk opdrachtgever is voor één of meer door het college vastgestelde opgaven
- k.
Overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces
- l.
Product: de onder een begrotingsprogramma opgenomen producten, ook sub-opgaven genoemd, waarin het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt is in de tijd, geld en kwaliteit.
Artikel 3 Budgethouderschap
- 1.
De gemeentesecretaris is als concernbudgethouder verantwoordelijk voor de budgetten in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie.
- 2.
De gemeentesecretaris kan deze verantwoordelijkheid ondermandateren aan één of meer concerndirecteuren en aan de concern-controller. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau of op codenummerniveau.
- 3.
Concerndirecteuren kunnen ondermandateren aan opgavemanagers en clustermanager (cluster 4) Bedrijfsvoering. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/ of codenummerniveau.
- 4.
Concerndirecteuren kunnen het budget voor de eigen administratieve afdeling van de gebiedsmanagers en clustermanagers ondermandateren aan de gebiedsmanagers en clustermanagers. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/of codenummerniveau.
- 5.
Concerndirecteuren kunnen ter hoogte van een door de concerndirectie vastgesteld budget ondermandateren aan één of meer gebiedsmanagers.
- 6.
Een opgavemanager kan ondermandateren aan een opgaveregisseur, aan een afdelingshoofd en aan een ketenregisseur, een projectleider, een programmamanager en een procesmanager voor zover een ketenregisseur, een projectleider, een programmamanager of een procesmanager handelt in de hoedanigheid van opgaveregisseur. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/of codenummerniveau.
- 7.
Een opgaveregisseur kan ondermandateren aan een afdelingshoofd, een ketenregisseur, een projectleider, een programmanager en een procesmanager.
- 8.
De clustermanager (cluster 4) Bedrijfsvoering kan ondermandateren aan een afdelingshoofd. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/of codenummerniveau.
- 9.
De Clustermanager (cluster 4) Bedrijfsvoering kan ondermandateren aan een opgaveregisseur en aan een ketenregisseur, een projectleider, een programmamanager en een procesmanager voor zover de ketenregisseur, een projectleider, een programmamanager en een procesmanager handelt in de hoedanigheid van opgaveregisseur. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/of codenummerniveau.
- 10.
De concerncontroller kan ondermandateren aan het afdelingshoofd Kaders, Regie & Audit. Deze ondermandatering vindt plaats op productniveau en/of codenummerniveau.
- 11.
De (onder)mandaten worden opgenomen in een register.
- 12.
De gemeentesecretaris, de concerndirecteuren, de opgavemanagers, de clustermanager (cluster 4) Bedrijfsvoering en de concerncontroller wijzen in de mandatering van de budgethouder tevens de plaatsvervanger van de gemandateerde budgethouder aan.
- 13.
Een budgethouder kan de verleende bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of van degene van wie hij ondermandaat heeft gekregen.
Artikel 4 Functiescheiding budgethouder
- 1.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een product, activiteit of project.
- 2.
De functie van budgethouder is niet verenigbaar met de functies van betalingsfiatteur, kassier en/of een registrerende - of controlerende functie, met uitzondering van het in lid 3 van dit artikel bepaalde.
- 3.
De concerncontroller is budgethouder van de budgetten t.a.v. de begrotingsproducten 8.2 t/m 8.8 en het budget van de afdeling Kaders, Regie & Audit.
Artikel 5 Taken van een budgethouder
- 1.
De budgethouder is verantwoordelijk binnen het vastgestelde en gemandateerde budget de afgesproken prestaties te leveren.
- 2.
De budgethouder voorziet de verantwoordelijke voor het (laten) uitvoeren van een (sub)opgave waarvoor budget van de budgethouder wordt ingezet periodiek van informatie over de stand van de werkzaamheden en de bestede middelen en is verplicht, via de mandaatstructuur, tussentijds te rapporteren over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de tot de budgetten behorende middelen.
- 3.
De budgethouder doet het bovenstaande periodiek en in ieder geval op de formele momenten in de planning & controlcyclus zoals genoemd in art. 8 van de Financiële Verordening 2023.
- 4.
Een budgethouder kan een budgetbeheerder aanwijzen die hem ondersteunt in de rol van budgethouder.
- 5.
Uitgaven of verplichtingen kunnen worden gedaan of aangegaan tot zover het budget toereikend is.
- 6.
Het budget kan niet aan een ander doel worden besteed dan waarvoor het is bestemd.
- 7.
De budgethouder laat aangegane financiële verplichtingen vastleggen in de (financiële) administratie teneinde een optimaal inzicht in de (onder)uitputting van budgetten te verkrijgen.
- 8.
De budgethouder draagt zorg voor de ontwikkeling en toepassing van prestatiegegevens.
- 9.
Een budgethouder zorgt voor een systematische beheersing van de risico's.
- 10.
Een mandaatgever kan nadere kaders stellen waarbinnen het budget kan worden besteed.
Artikel 6 Budgetspelregels
- 1.
Een budgethouder mag binnen de autorisatie schuiven met budgetten zonder toestemming te vragen aan de mandaatgever, behoudens de in artikel 7 genoemde uitzonderingen.
- 2.
Als een budgethouder het hem toegekende budget niet geheel (heeft) gebruikt dan wel het budget, naar verwachting, onvoldoende is, meldt hij dit budgetoverschot resp. (dreigend) budgettekort, via de mandaatstructuur, bij diegene die verantwoordelijk is voor het (laten) uitvoeren van de (sub)opgave(n) waarvoor budget van de budgethouder beschikbaar is gesteld.
Artikel 7 Budgetoverschotten en budgettekorten
- 1.
Overschotten in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter, zijnde kosten waarop de verantwoordelijk manager invloed kan uitoefenen, mogen worden aangewend om tekorten binnen hetzelfde product of kostenplaats te compenseren. Deze aanwending mag niet leiden tot een beleidsaanpassing.
- 2.
Indien, na eventuele compensatie als bedoeld in lid 1, nog een budgetoverschot resteert, vloeit dit overschot terug naar de algemene middelen.
- 3.
Overschotten in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter, zijnde kosten waarop de verantwoordelijk manager géén invloed kan uitoefenen, vloeien altijd terug naar de algemene middelen.
- 4.
Ten aanzien van overschotten in de begrotingsuitvoering die, conform lid 2 en/of lid 3 van dit artikel, terugvloeien naar de algemene middelen kan het college via een begrotingswijziging die wordt voorgelegd in de bestuursrapportage een voorstel aan de raad doen om dit/deze budgetoverschot(ten) aan te wenden om budgettekorten elders in de begroting te compenseren.
- 5.
Tekorten in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter moeten door de budgethouder binnen hetzelfde product of kostensoort worden gecompenseerd. Compensatie mag niet leiden tot beleidsaanpassing.
- 6.
Als de in lid 5 van dit artikel bedoelde compensatie binnen hetzelfde product of kostensoort niet mogelijk is kan het college, door middel van een begrotingswijziging, besluiten het budgettekort binnen het van toepassing zijnde begrotingsprogramma te compenseren, op voorwaarde dat het totaal van baten en lasten binnen het betreffende begrotingsprogramma ongewijzigd blijft. Als er wel een wijziging van het totaal aan baten en lasten binnen een begrotingsprogramma ontstaat, of als er voor dekking van een budgettekort een beroep wordt gedaan op algemene dekkingsmiddelen, stelposten of reserves, dan dient de begrotingswijziging door de raad te worden vastgesteld.
- 7.
Budgettekorten met een niet-beïnvloedbaar karakter komen ten laste van de algemene middelen. Via de bestuursrapportage kan het college een voorstel aan de raad doen om deze budgettekorten te compenseren met begrotingsruimte of budgetoverschotten elders in de begroting, dan wel om de beoogde prestaties aan te passen dan wel extra middelen ter beschikking te stellen.
- 8.
Binnen de door de raad gestelde kaders kunnen budgetoverschotten en –tekorten worden verrekend met een bestemmingsreserve.\
- 9.
Budgetoverschotten en budgettekorten in de overheadkosten kunnen niet worden gecompenseerd of aangewend door budgetoverschotten of -tekorten op de producten.
- 10.
Begrotingswijzigingen worden concreet ingeboekt dat wil zeggen dat bij besluitvorming duidelijk moet zijn welke begrotingsposten verlaagd of geschrapt moeten worden.
- 11.
Budgetoverheveling is mogelijk voor zover het gaat om incidenteel budget van mimimaal € 100.000 voor activiteiten die niet of nog niet geheel zijn uitgevoerd waarbij sprake is van een bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering in het volgende kalenderjaar en vaststaat dat die uitvoering ook in het volgende kalenderjaar plaatsvindt.
Artikel 8 Begrotingsregels
- 1.
Wensen voor nieuw beleid worden, op voorstel van het college, ter integrale afweging en besluitvorming voorgelegd aan de raad bij de Voorjaars nota of de begroting. Bij de vaststelling van de bestuur rapportages worden geen besluiten genomen over nieuw beleid.
- 2.
Voorstellen voor nieuw beleid kunnen alleen buiten de in lid 1 genoemde momenten worden gedaan als het gaat om nieuw beleid dat niet kan worden uitgesteld (criteria de 3O’s: onvermijdelijk, onuitstelbaar en onvoorzien).
- 3.
Voorstellen voor nieuw beleid zijn zowel beleidsmatig als financieel onderbouwd. Uit het voorstel van de budgethouder moet duidelijk worden welke prestatie(s) geleverd moeten worden met het gevraagde budget.
- 4.
Bezuinigingen worden concreet ingeboekt, dat wil zeggen dat bij besluitvorming duidelijk moet zijn welke begrotingsposten verlaagd of geschrapt (moeten) worden en wat het effect is op de afgesproken doelstellingen. Stelposten voor het volgende begrotingsjaar zijn daarbij niet toegestaan. In de meerjarenbegroting kan voor latere jaren eventueel wel worden gewerkt met stelposten, maar deze dienen ingevuld te zijn als het betreffende begrotingsjaar actueel wordt.
- 5.
Het gebruik van stelposten dient tot een minimum te worden beperkt. Stelposten kunnen alleen worden opgenomen als de concrete invulling nog uitgewerkt dient te worden. Bij de besluitvorming over de uitwerking wordt een stelpost toegedeeld naar een reguliere begrotingspost. Indien een stelpost voor het volgende begrotingsjaar in dat jaar niet wordt toegewezen naar een reguliere begrotingspost, vervalt het budget aan de algemene middelen.
- 6.
Bestemmingsreserves zijn gerelateerd aan het bereiken van een beleidsdoelstelling. Inzet van reserves dient in de meerjarenbegroting te worden opgenomen. Indien de realisatie van de beleidsdoelstelling niet plaatsvindt, vallen de middelen vrij in het rekeningresultaat. Indien de middelen een volgend jaar toch nodig zijn, kan dit integraal in de reguliere planning & controlcyclus worden afgewogen door het college.
Artikel 9 Naleving
- 1.
De wethouder Financiën ziet bestuurlijk toe op de naleving van deze Budgetregels.
- 2.
De gemeentesecretaris ziet ambtelijk toe op de naleving van deze Budgetregels.
Art. 10 Intrekken bestaande
De Budgetregels gemeente Zaanstad 2011 worden ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin de Budgetregels Zaanstad 2024 in werking treden.
Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel
De Budgetregels Zaanstad 2024 worden aangehaald als ‘Budgetregels’ en treden in werking met ingang van 1 januari 2024.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Zaanstad, 14-11-2023,
drs. J. Hamming, burgemeester
drs. G. Blom, gemeentesecretaris