Organisatie | Lochem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemeen Mandaatbesluit Gemeente Lochem 2024 |
Citeertitel | Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2024 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
Burgemeester en wethouders en de burgemeester van Lochem:
I. de uitoefening van de bij dit besluit behorende lijst van bevoegdheden, ieder voor zover bevoegd, op te dragen aan het daarbij vermelde afdelingshoofd;
II. in te stemmen met de ondermandaatbesluiten van de afdelingshoofden Publiekscontacten, Bestuur en Organisatie, Financiën en Facilitair, Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimte en ‘t Baken;
III. dit besluit in werking te laten treden op 1 januari 2024.
Burgemeester en wethouders van Lochem,
de secretaris, de burgemeester,
Ondermandaat door afdelingshoofden aan medewerkers
De afdelingshoofden Publiekscontacten, Bestuur en Organisatie, Financiën en Facilitair, Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimte en ‘t Baken;
Gelet op artikel 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht;
Handelend krachtens het “Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem” van het college van burgemeester en wethouders van Lochem d.d.12 december 2023;
1. de uitoefening van de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden vermeld in dit “Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem” onder “Algemeen mandaat aan afdelingshoofden” op pagina 7 t/m 15 op te dragen aan de in dat overzicht vermelde functionarissen;
2. de uitoefening van de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden vermeld onder zijn/haar afdeling in dit “Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem” op te dragen aan de in dat overzicht vermelde functionarissen;
3. dit besluit met ingang van 1 januari 2024 in werking te laten treden.
De mandaatgever (burgemeester en wethouders/ burgemeester) heeft voor dit ondermandaat toestemming verleend bij besluit van 12 december 2023.
• Voor het ondermandaat gelden de algemene regels die in het “Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem” zijn opgenomen
• Bij afwezigheid van de houder van het ondermandaat wordt hij/zij vervangen door een eerste medewerker of teamleider van de betreffende afdeling.
W. Ruiterkamp H. Vermeulen W. Stevens
hfd. afd. Ruimte hfd. afd. Bestuur en Organisatie hfd. afd. Financiën en Facilitair
Algemeen Mandaatbesluit gemeente Lochem Inleiding
Periodiek is het nodig een nieuw Algemeen Mandaatbesluit voor de gemeente Lochem vast te stellen. Wijzigingen in wet- en regelgeving, interne afspraken of wijzigingen in de ambtelijke organisatie maken periodiek een aanpassing van het Algemeen Mandaatbesluit noodzakelijk. Ook ervaringen in de bestuurspraktijk kunnen aanleiding zijn tot wijziging. Met de inwerkingtreding van het nieuwe mandaatbesluit vervalt het oude mandaatbesluit van de gemeente Lochem van 13 december 2022.
Beschrijving van de rechtsfiguur mandaat
Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht bevat een algemene regeling voor mandaat. Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het gaat hierbij om besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Awb. In deze wet wordt onder een besluit verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Mandaat moet worden onderscheiden van volmacht en machtiging. Volmacht is het verlenen van een bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Machtiging is het verrichten namens het bestuursorgaan van feitelijke handelingen. Voor de toepassing van dit Algemeen Mandaatbesluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en een machtiging om namens een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten. Dit betekent dat waar ‘mandaat’ staat, daar ook ‘volmacht’ en ‘machtiging’ onder valt. Voor het vertegenwoordigen en verweer voeren bij de behandeling van bezwaar- en beroepschriften, verzoeken om voorlopige voorziening en invorderingszaken bij de commissie Bezwaarschriften en bij de diverse gerechtelijke instanties is een separaat Machtigingsbesluit van toepassing.
Een besluit dat door de gemandateerde wordt genomen geldt als een besluit van de mandaatgever. Deze blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.
In het krachtens mandaat genomen besluit moet worden vermeld namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.
De mandaatgever kan toestaan dat de gemandateerde de bevoegdheid weer doormandateert. In dit besluit is bepaald dat de gemandateerde voor het verlenen van ondermandaat instemming nodig heeft van de mandaatgever. De verleende ondermandaten zijn opgenomen in dit mandaatbesluit.
Overigens wordt bij ondermandaat een besluit namens het bestuursorgaan genomen: dus niet namens de eerst gemandateerde (het afdelingshoofd).
Het mandaat is niet gekoppeld aan een persoon, maar aan de functie van afdelingshoofd. Dit geldt ook voor het ondermandaat.
Mandaat aan niet-ondergeschikten
Op grond van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan er mandaat worden verleend aan een gemandateerde die niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In zo’n geval behoeft de mandaatverlening de instemming van de gemandateerde en in het voorkomend geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt. Onder iedere afdeling is een tabel opgenomen met de verleende mandaten aan niet-ondergeschikten.
De plicht tot informatieverstrekking is opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht. De gemandateerde verschaft de mandaatgever op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.
worden algemene regels gegeven over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden. Vervolgens wordt een opsomming gegeven van (algemene) bevoegdheden die aan alle afdelingshoofden zijn gemandateerd. Het mandaatbesluit bevat verder een overzicht van de gemandateerde en ondergemandateerde bevoegdheden per afdeling.
Algemene regels bij het gebruik van gemandateerde bevoegdheden
Gelet op onderdeel 1, onder c, is de gemandateerde niet bevoegd als het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid. Hierop is een uitzondering van toepassing. In het kader van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en addendum is het voor de gemandateerde mogelijk en toegestaan af te wijken van het beleid onder de voorwaarde van een positief advies van de inkoopcoördinator en een deugdelijk gemotiveerd besluit van de eerst gemandateerde. Elk verzoek om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet voldoen aan deze twee voorwaarden. De motivering wordt vastgelegd in het inkoopmeldingsformulier in LeX. Voor de inhuur van externen geldt dat boven een drempelbedrag van € 100.000,- een afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid met een goed onderbouwd advies voor besluitvorming aan het college moet worden voorgelegd.
Het mandaat wordt uitgeoefend door degene die de functie van afdelingshoofd bekleedt, tenzij een bijzondere wet in specifieke gevallen anders bepaalt. In enkele gevallen wordt het mandaat uitgeoefend door de gemeentesecretaris, portefeuillehouder of een budgethouder/budgetbeheerder (zie ook 9). Over vervanging van afdelingshoofden heeft het management het volgende afgesproken: ten aanzien van organisatorische (inclusief toegekende budgetten)/leidinggevende aspecten is er horizontale vervanging: het afdelingshoofd wordt vervangen door een collega-afdelingshoofd. Op vakinhoudelijk gebied is er vervanging door een eerste medewerker van de betreffende afdeling en bij ’t Baken door een teamleider (exclusief toegekende budgetten).
De ondertekening van de krachtens mandaat genomen besluiten geschiedt door het afdelingshoofd namens burgemeester en wethouders van Lochem, dan wel de burgemeester van Lochem. Dit geschiedt op de volgende wijze: “namens burgemeester en wethouders” of “namens de burgemeester”, gevolgd door de naam, functie en afdeling van de gemandateerde of degene die het ondermandaat heeft verkregen. De ondertekening kan geschieden met een natte handtekening, als ook met een digitale handtekening als de methode die daarbij voor ondertekening is gebruikt, voldoende betrouwbaar is gelet op de aard en inhoud van het elektronisch bericht en het doel waarvoor het is gebruikt (artikel 2:16 Awb).
Indien de beslissing tot het aangaan van overeenkomsten is gemandateerd, zoals bijvoorbeeld bij punt 50 van het Algemeen Mandaat aan afdelingshoofden, houdt deze bevoegdheid tevens in het aangaan van de overeenkomst als zodanig waaronder te verstaan het op grond van artikel 171, tweede lid Gemeentewet juncto artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht vertegenwoordigen van de gemeente als rechtspersoon door het voor de gemeente in de plaats van de burgemeester tekenen (bij volmacht) van de overeenkomst. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan uitsluitend worden uitgeoefend door personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. Bij niet-ondergeschikten zal de vertegenwoordigingsbevoegdheid separaat verleend moeten zijn in inhuurcontracten en in een projectplan dat door de directie en zo mogelijk door burgemeester en wethouders is vastgesteld. Het is, voor zowel ondergeschikten als niet-ondergeschikten, niet toegestaan de beslissingsbevoegdheid uit te oefenen voor overeenkomsten die strekken tot zekerheidsstelling ten laste van de gemeente zoals borgtocht, garantstelling, pand of hypotheek.
De gemandateerde is bevoegd te beslissen op een bezwaarschrift, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10:3, lid 3 Awb. Dit artikel geeft aan dat mandaat niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen. Verder is het mandaat niet van toepassing bij beslissingen op een bezwaarschrift waarbij afgeweken wordt van het advies van de commissie Bezwaarschriften. Dit betekent dat het merendeel van de bezwaren niet meer behandeld hoeft te worden in een collegevergadering. Daardoor wordt het bestuursorgaan en de ambtelijke organisatie ontlast. Een ander groot voordeel is dat de beslistermijn waarbinnen een bezwaarschrift wordt afgedaan, verkort kan worden.
Het verlenen van ondermandaat aan een budgethouder of budgetbeheerder wijkt enigszins af van de opbouw van het Algemeen Mandaatbesluit. In de regel wordt mandaat verleend aan het afdelingshoofd die vervolgens de mogelijkheid krijgt om ondermandaat te verlenen aan een specifieke medewerker (functionaris) van zijn/haar afdeling. In de budgethoudersregeling gemeente Lochem 2020, vastgesteld op 7 juli 2020, wordt uitgegaan van een bevoegdheid die overgaat van het college richting concern-budgethouder (gemeentesecretaris), die vervolgens de hoofdbudgethouders (afdelingshoofden) kan mandateren en die op hun beurt de budgethouders en budgetbeheerders aanwijzen. Deze functionarissen, die allen ondergeschikt zijn aan het college van burgemeester en wethouders, zijn werkzaam op de diverse afdelingen en hun budgetverantwoordelijkheden horen specifiek bij die functie. Het verdient voorkeur om (onder)mandaat te verlenen aan de groep (hoofd)budgethouders en budgetbeheerders, zijnde 1e medewerkers/teamleiders, beleidsmedewerkers en afdelingshoofden, in plaats van een opsomming te geven van de diverse functionarissen binnen de ambtelijke organisatie.
Algemeen mandaat aan alle afdelingshoofden
Mandaat aan niet-ondergeschikten (10:4 Awb)
Mandaat aan niet-ondergeschikten (10:4 Awb)
Afdeling Bestuur en Organisatie
Mandaat aan niet-ondergeschikten (10:4 Awb)
Afdeling Financiën en Facilitair
Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling
Mandaat aan niet-ondergeschikten (10:4 Awb)
Mandaat aan niet-ondergeschikten (10:4 Awb)