Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels over het financiële beleid (Financiële verordening gemeente Den Helder 2024)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeente Den Helder en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• -

  BBV: het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• -

  decembernota: door de raad veelal in de maand december vast te stellen financieel document waarin besloten wordt over de laatste begrotingswijziging van dat begrotingsjaar alsmede de overheveling van incidentele budgetten naar een volgend begrotingsjaar;

• -

  doelmatigheid: het bereiken van het gewenste resultaat met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• -

  doeltreffendheid: de mate waarin de doelen en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;

• -

  financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat tot doel heeft het vastleggen en verwerken van financiële gegevens van de organisatie van de gemeente, zodanig dat een goed inzicht mogelijk is in:

  • a.

    de financieel-economische positie;

  • b.

    het financieel beheer;

  • c.

    het beheer van de vermogenswaarden;

  • d.

    de uitvoering van de begroting;

  • e.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • f.

    het rekeningresultaat en het, al dan niet tussentijds, kunnen afleggen van verantwoording daarover;

• -

  jaarstukken: door de raad vast te stellen documenten die een overzicht geven van de financiële situatie van het afgelopen jaar en bestaan uit een jaarrekening en jaarverslag;

• -

  kadernota: door de raad vast te stellen document dat een (financieel) meerjarenperspectief bevat, het komende begrotingsjaar en de drie jaren daarna, waarin indicatief de beleidskaders en de toedeling van de financiële middelen worden benoemd;

• -

  organisatorische eenheid: een afgebakend geheel van taken, producten en diensten onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende;

• -

  programma: een samenhangend geheel van taken, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten;

• -

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn van de financiële beheershandelingen op grond van wet- en regelgeving, beleidskaders en raadsbesluiten;

• -

  taakveld: een samenvattend geheel van taken en activiteiten onder een programma, volgens het taakveldenoverzicht zoals genoemd wordt in het BBV;

• -

  tussenrapportage: door de raad vast te stellen document waarin het college lopende het begrotingsjaar tussentijds voorstellen doet voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

Artikel 2 Financiële beleidscyclus

Voor het begin van een begrotingsjaar stelt het presidium een bestuurlijke planning vast met daarin de data voor het aanbieden aan en het vaststellen door de raad van, in ieder geval, de volgende documenten:

• a.

  jaarstukken;

• b.

  kadernota;

• c.

  tussentijdse rapportage(s);

• d.

  begroting met de meerjarenraming en

• e.

  decembernota.

Artikel 3 Programma’s en programma-indeling

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling van de begroting vast.

• 2.

  De raad stelt jaarlijks, op voorstel van het college, de begroting vast en stelt daarbij per programma vast:

  • a.

    de ambities, de beleidsdoelen en de aan deze doelen gekoppelde criteria;

  • b.

    de indicatoren of maatstaven waarmee de beleidsdoelen worden gemonitord;

  • c.

    de taakvelden en

  • d.

    de baten en lasten.

• 3.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, beleidsdoelen en maatschappelijke effecten, opdat de beoogde doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden de baten en lasten per taakveld en de reservemutaties weergegeven onder elk van de programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de begroting en de jaarstukken wordt per programma inzicht gegeven in de incidentele baten en lasten groter dan € 100.000. Deze worden voorzien van een toelichting.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.

• 5.

  In de begroting vindt de uitwerking en actualisering plaats van de uitgangspunten die in de Kadernota door de raad zijn vastgesteld.

• 6.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde kredieten weergegeven.

• 7.

  In de jaarstukken legt het college verantwoording af aan de raad over de uitvoering van de begroting. In de programmaverantwoording wordt in ieder geval ingegaan op

  • a.

    de in de begroting genoemde kengetallen en/of indicatoren;

  • b.

    de realisatie van de genoemde doelstellingen;

  • c.

    de realisatie van de genoemde prestaties;

  • d.

    de gerealiseerde financiële resultaten.

Artikel 5 Kadernota

• 1.

  Het college biedt jaarlijks in het tweede kwartaal de raad een Kadernota aan met de financiële en inhoudelijke kaders voor de volgende begroting en meerjarenraming, waarvan in overleg met de raad kan worden afgeweken. De raad stelt deze Kadernota vast.

• 2.

  In de Kadernota worden de volgende gegevens opgenomen dan wel betrokken:

  • a.

    de meest actuele financiële gegevens over het lopende begrotingsjaar;

  • b.

    de financiële gegevens uit de jaarrekening over het vorige boekjaar;

  • c.

    de financiële uitgangspunten voor de begroting;

  • d.

    de risico’s en het weerstandsvermogen.

Artikel 6 Autorisatie begroting, inclusief investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting of begrotingswijziging:

  • a.

    de lasten en baten per programma en

  • b.

    de mutaties in reserves op programmaniveau.

• 2.

  Nieuwe investeringen worden met het besluit tot vaststelling van de begroting geautoriseerd, met uitzondering van de nieuwe investeringen waarvan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeeft dat hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 3.

  Het college informeert de raad zo spoedig mogelijk over majeure afwijkingen in de uitvoering van de begroting.

Artikel 7 Tussenrapportage

• 1.

  De raad stelt tweemaal per jaar, op voorstel van het college, een tussenrapportage vast.

• 2.

  De indeling van de tussenrapportage volgt de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De tussenrapportage bevat afwijkingen:

  • a.

    op beoogde beleidsdoelen, beoogde activiteiten, geautoriseerde exploitatiebudgetten, investeringskredieten en grondexploitaties;

  • b.

    groter dan € 100.000 per taakveld per programma, voor zowel baten als lasten;

  • c.

    op investeringskredieten met minimaal 5 procent van het krediet, met een minimum van € 50.000;

  • d.

    anders dan afwijkingen als bedoeld onder a tot en met c, voor zover die afwijkingen bestuurlijk relevant zijn.

• 4.

  De raad stelt jaarlijks op voorstel van het college de Decembernota vast waarin, afwijkend van de tussenrapportages, voornamelijk de financiële afwijkingen en budgetoverheveling worden opgenomen.

Artikel 8 Nieuw beleid

In de Kadernota worden nieuwe beleidsontwikkelingen opgenomen, met daaraan verbonden financiële consequenties, tenzij vanwege zwaarwichtige redenen er aanleiding is dit nieuwe beleid tussentijds vast te stellen of op te nemen in de begroting.

Artikel 9 Vast te stellen beleidskaders

• 1.

  De raad stelt, op voorstel van het college, in ieder geval periodiek beleid vast over:

  • a.

    activering, waardering en afschrijving van vaste activa

  • b.

    reserves en voorzieningen,

  • c.

    grondbeleid,

  • d.

    treasurybeleid in een Treasurystatuut (inclusief gemeentelijke garanties en leningen),

  • e.

    rechtmatigheid,

  • f.

    verbonden partijen en

  • g.

    weerstandsvermogen en risicomanagement.

Artikel 10 Invordering

• 1.

  Het college draagt zorg voor toereikende invorderingsmaatregelen voor debiteuren.

• 2.

  Het college stelt regels over een voorziening voor oninbare openstaande vorderingen.

Artikel 11 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor rechten en heffingen en voor goederen, werken en diensten te leveren aan derden en overheidsbedrijven wordt een kostprijs in rekening gebracht, die bestaat uit:

  • a.

    directe kosten,

  • b.

    overheadkosten en

  • c.

    rente vaste activa

• 2.

  Voor het bepalen van deze kostprijs wordt een extracomptabel stelsel gehanteerd.

• 3.

  Bij de directe kosten worden mutaties in voorzieningen die gebruikt worden om bestaande activa te vervangen en de afschrijvingen op die bestaande activa betrokken.

• 4.

  Bij de kostprijs van rechten en heffingen worden de compensabele BTW en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 5.

  Loonkosten worden direct of indirect aan producten toegerekend.

• 6.

  Directe loonkosten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het primaire proces worden op basis van begrote tijdsbesteding toegerekend aan producten.

• 7.

  Indirecte of overheadkosten worden via een opslag op de directe loonkosten toegerekend aan producten, onder andere in de volgende gevallen:

  • a.

    grondexploitaties: de opslag wordt intracomptabel toegerekend

  • b.

    subsidies, kostprijs van rechten en heffingen, goederen, diensten: de opslag wordt extracomptabel toegerekend.

• 8.

  Bij de toerekening van overheadkosten is sprake van een opslag over de toerekenbare uren. Deze opslag wordt bepaald door de totale begrote overheadkosten te delen door de totale directe begrote uren.

• 9.

  De rente die toegerekend wordt aan de vaste activa is de omslagrente. Deze wordt bepaald conform de voorschriften van het BBV.

• 10.

  In afwijking van het 1e lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Hierbij wordt uitgegaan van het gewogen gemiddeld rentepercentage van de portefeuille leningen. Bij projectfinanciering worden de werkelijke rentekosten toegerekend.

Artikel 12 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang waardoor gerechtvaardigd is dat minder dan de geraamde integrale kostprijs in rekening wordt gebracht, besluit de raad daar gemotiveerd over.

• 3.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    levering van goederen, diensten of werken aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkbedrijven, onderwijsinstellingen of publieke media-instellingen;

  • e.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is;

  • f.

    door de raad aangewezen activiteiten als algemeen-belang-uitzonderingen in het kader van de Wet Markt en Overheid.

Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

• 1.

  De raad stelt jaarlijks, op voorstel van het college, de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing, parkeren en leges vast.

• 2.

  De effecten van het kwijtscheldingsbeleid worden geheel of gedeeltelijk verwerkt in de kostprijzen van de belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 14 Wensen en bedenkingen

Het college besluit pas over:

• a.

  de aan- en verkoop van goederen, diensten of werken groter dan € 100.000 voor zover deze niet in overeenstemming is met de door de raad vastgestelde financiële kaders, waaronder het meerjarenperspectief als vervat in de (meerjaren)begroting;

• b.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties overeenkomstig het daarvoor door de raad vastgestelde beleidskader;

• c.

  het aangaan van meerjarige financiële verplichtingen groter dan € 50.000 per jaar, voor zover deze niet in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde financiële kaders, waaronder het meerjarenperspectief als vervat in de (meerjaren)begroting;

nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen overeenkomstig artikel 169 lid 4 Gemeentewet hierover ter kennis van het college te brengen.

Artikel 15 Paragrafen

• 1.

  De verplichte paragrafen uit het Bbv, die opgenomen worden in de jaarstukken en begroting starten, met uitzondering van de paragraaf bedrijfsvoering, met het actuele beleidskader. Hierin wordt ook vastgelegd welke onderwerpen, naast de verplichte onderdelen als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 16 Bbv, worden verantwoord bij de begroting en de jaarrekening.

• 2.

  Voor de paragraaf kapitaalgoederen geldt dat voor de aan de orde zijnde onderdelen beheerplannen worden opgesteld.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken en begroting wordt minimaal gerapporteerd over:

  • a.

    de kosten van inhuur derden,

  • b.

    de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten,

  • c.

    opvolging van door de raad overgenomen adviezen van de Rekenkamercommissie,

  • d.

    acties die het college neemt om de geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen,

  • e.

    substantiële wijzigingen in de bedrijfsvoering of de invulling van financiële of personele taakstellingen als dat aan de orde is.

• 4.

  In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt aanvullend gerapporteerd over:

  • a.

    een toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden vanwege het niet naleven van de publieke taak (wet Fido),

  • b.

    aanvullende informatie over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording die boven de door de raad vastgestelde rapportagegrens uitkomen.

• 5.

  Naast de verplichte paragrafen, wordt een paragraaf over subsidies opgesteld. De jaarstukken bevat een overzicht van verstrekte subsidies. De begroting bevat een overzicht van te verstrekken subsidies.

Artikel 16 Administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• 1.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan in- en externe wet- en regelgeving;

• 2.

  de administratie zodanig van opzet en werking is dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over onder meer ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie en voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17 Financiële organisatie

Om te voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording draagt het college zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en - toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

• b.

  een actuele budgethoudersregeling waarin wordt opgenomen:

  • a.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de interne regels voor de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

Artikel 18 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 19 Rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording, conform het BBV. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen opgenomen. Het betreft hier fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomen.

• 2.

  Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het college na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 3.

  Overschrijdingen van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen en investeringsbudgetten, die één van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

  • a.

    Begrotingsoverschrijdingen, op taakveldniveau, zowel van lasten als van baten, die kleiner zijn dan € 100.000;

  • b.

    Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorzienbare verplichte uitgaven;

  • c.

    Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe);

  • d.

    Begrotingsoverschrijdingen waarbij sprake is van een open einde (subsidie)regeling;

  • e.

    Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat;

  • f.

    Begrotingsoverschrijdingen, waarover het college al expliciet verantwoording heeft afgelegd;

  • g.

    Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de vastgestelde kaderstelling van de grondexploitaties.

• 4.

  Onderschrijdingen van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen en investeringsbudgetten, die één van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

  • a)

    begrotingsonderschrijdingen, op taakveldniveau, zowel van lasten als van baten, die kleiner zijn dan €100.000;

  • b)

    Begrotingsonderschrijdingen, waarover het college expliciet verantwoording heeft afgelegd.

Artikel 20 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen, alsmede voor de interne toetsing daarvan.

Artikel 21 Intrekking oude verordening

De Financiële verordening gemeente Den Helder 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 22 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Den Helder 2024.