Reglement van Orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Drentse gemeenten

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hoogeveen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van Orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Drentse gemeenten
Citeertitel	Reglement van orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit
Vastgesteld door	geattribueerde functionaris
Onderwerp	volkshuisvesting en woningbouw
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Art. 12 Verordening gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit De Wolden

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2024			Nieuwe regeling	30-09-2022 gmb-2023-534527

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van Orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Drentse gemeenten

Besluit van de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Drentse gemeenten tot vaststelling van haar reglement van orde.

De gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit;

gelet op Paragraaf 6. Werkwijze, Artikel 12. Reglement van orde, Verordening op de gemeentelijke adviescommissie;

besluit vast te stellen het volgende reglement van orde:

Reglement van orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Drentse gemeenten.

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

-
commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit. Deze gemeentelijke adviescommissie functioneert vanuit de provinciaal georganiseerde adviescommissie omgevingskwaliteit gefaciliteerd door Stichting Libau, adviesorganisatie voor omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed, kortweg Libau;
-
verordening: Verordening op de gemeentelijke adviescommissie;
-
wet: de Omgevingswet;
-
advies: het advies conform de taken en werkzaamheden uit de verordening artikel 2 dat met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit gegeven wordt;
-
college: het college van burgemeester en wethouders van de aangesloten gemeenten;
-
raad: de gemeenteraad van de aangesloten gemeenten;
-
reglement: dit reglement van orde;
-
cultureel erfgoed: als bedoeld in artikel 1.1 van de Omgevingswet: monumenten, archeologische monumenten, stads- en dorpsgezichten, cultuurlandschappen en, voor zover dat voorwerp is of kan zijn van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties in het omgevingsplan, ander cultureel erfgoed als bedoeld in artikel 1.1 van de Erfgoedwet;
-
goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de wet;
-
portaal: het digitale zaaksysteem van Libau waarin alle adviezen worden geregistreerd: https://portaal.libau.nl/. Dit zaaksysteem is toegankelijk voor de betrokken ambtenaren van aangesloten gemeenten, de commissieleden en medewerkers van Libau.
-
secretaris: adviseur van Libau die de commissie zodanig ondersteunt dat deze optimaal kan functioneren bij de uitoefening van haar taken als onafhankelijk adviesorgaan van het gemeentebestuur en die functioneert als dagelijks aanspreekpunt van de commissie.

Paragraaf 2. Werkwijze

Artikel 2. Werkwijze bij de advisering zoals genoemd in de verordening artikel 2: taak en werkzaamheden;

1.
De commissie regelt zelf haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement en in goed overleg met de gemeente.
2.
De commissie wordt gefaciliteerd en begeleid door Stichting Libau adviesorganisatie voor omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed, kortweg Libau. De commissie functioneert onder verantwoordelijkheid van Libau.
3.
Libau zorgt voor een ordelijk, professioneel en juridisch houdbaar functioneren van de commissie. Verder zorgt Libau voor de huisvesting, secretariële en administratieve ondersteuning en de honorering van de commissieleden.
4.
Het vergaderrooster van de commissie wordt elk jaar vóór 1 januari door de secretaris opgesteld en gedeeld met de gemeente.
5.
Adviesaanvragen voor de commissie worden ingediend via het portaal.
6.
De commissie kan zich naar eigen inzicht laten bijstaan door extra adviseurs. Afhankelijk van het initiatief of de aanvraag die moet worden beoordeeld, nemen de extra adviseurs deel aan de vergadering. Hun deskundigheid wordt gehoord en gewaardeerd maar zij hebben geen stemrecht, tenzij ze als commissielid zijn benoemd door de gemeenteraad.

Artikel 3. Werkwijze bij het voeren van vooroverleg met planindieners bij een initiatief of een in te dienen aanvraag omgevingsvergunning;

1.
De commissie regelt zelf haar werkwijze bij het voeren van vooroverleg met planindieners over een in te dienen aanvraag om een omgevingsvergunning, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.
2.
Indien gewenst kan de commissie zich bij vooroverleg laten bijstaan door (een) extra adviseur(s). Vooroverleg kan door de commissie worden opgedragen aan een of meerdere van haar leden, een gemandateerd lid of een subcommissie.
3.
Vooroverleg leidt tot een preadvies over een voorgenomen plan. Vooroverleg vindt plaats op basis van het bestaande beleidskader.
4.
De commissie draagt zorg voor consistente beoordelingen in de verschillende planfasen. Van vooroverleg wordt een verslag gemaakt of preadvies opgesteld dat dient als leidraad voor vervolgoverleg en -advisering.
5.
De openbaarheid geldt voor dit informeel vooroverleg alleen wanneer zowel initiatiefnemer, gemeente/college als commissie hiermee instemmen.
6.
Indien het vooroverleg niet binnen achttien maanden na de laatste beoordeling door de commissie wordt gevolgd door een vergunningaanvraag, wordt de behandeling gesloten. Deze termijn geldt niet indien de commissie en de indiener van het plan een andere termijn overeenkomen. Een afwijkende termijn wordt opgenomen in het advies.

Artikel 4. Wijze waar op de agenda openbaar wordt gemaakt en belanghebbenden worden uitgenodigd;

1.
Via de website van Libau (www.libau.nl) worden het tijdstip en de plaats van de vergadering, de behandeling onder verantwoordelijkheid en eventueel het vooroverleg openbaar gemaakt. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en het programma (bijv. Teams) openbaar gemaakt.
2.
De agenda wordt, spoedeisende gevallen uitgezonderd, minimaal twee dagen voorafgaand aan de vergadering verzonden aan de gemeente met vermelding van de te behandelen onderwerpen.
3.
De gemeente draagt zelf zorg voor openbaarmaking van de agenda.
4.
De initiatiefnemer of zijn gemachtigde die bij de behandeling spreekrecht wil, kan dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de secretaris. Andere belanghebbenden die spreekrecht willen kunnen dit aangeven bij de secretaris. De secretaris zorgt dat zij worden uitgenodigd.
5.
De vergaderingen waarin één of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door of namens de commissie worden vastgesteld zijn openbaar. De openbaarheid geldt niet voor informeel vooroverleg of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering. Zowel initiatiefnemers, ontwerpers als belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behandeling aanwezig willen zijn kunnen ze dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de secretaris van de commissie. De gemeente zorgt voor het uitnodigen van de betrokkenen.

Artikel 5. Het vereiste quorum voor een besluitvormende vergadering;

1.
Voor een besluitvormende vergadering over rijksmonumentactiviteiten of eventuele verzoeken over advisering met betrekking tot het aanwijzen van gemeentelijk cultureel erfgoed worden geen besluiten genomen indien er niet minimaal twee commissieleden met monumentendeskundigheid in de vergadering aanwezig zijn.
2.
Over omgevingsplanactiviteiten die betrekking hebben op cultureel erfgoed worden geen besluiten genomen indien er niet minimaal één commissielid met monumentendeskundigheid in de vergadering aanwezig is.
3.
In de vergadering van de commissie hebben de leden elk een stem. De voorzitter heeft geen stemrecht.
4.
De secretaris zorgt dat een lid of de voorzitter bij incidentele afwezigheid wordt vervangen door een deskundige die over professionele deskundigheid beschikt in dezelfde discipline of elke andere discipline als nodig geacht.

Artikel 6. Vergaderorde;

1.
De voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger opent de besluitvormende vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is.
2.
De voorzitter bepaalt de vergaderorde en de orde van de beraadslaging.
3.
De voorzitter bepaalt of er adviesvragen zijn die volgens artikel 8, lid 1 van de verordening niet-openbaar behandeld moeten worden.
4.
De voorzitter bepaalt of er leden zijn die zich volgens artikel 8, lid 5 van de verordening moeten onthouden van medewerking aan een advies en tijdens de behandeling en de besluitvorming over een advies niet in de vergadering aanwezig mogen zijn. Commissieleden, hun eventuele plaatsvervangers of extra adviseurs, nemen niet deel aan de beraadslaging en de vaststelling van een advies waarbij zij direct of zijdelings betrokken zijn of zijn geweest uit andere hoofde dan het commissielidmaatschap. Zij zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig.
5.
De aanvrager van de omgevingsvergunning of zijn gemachtigde hebben spreekrecht en de mogelijkheid tot toelichting van de aanvraag ten overstaan van de commissie. Belanghebbenden kunnen, voorafgaand aan de behandeling van een agendapunt, gebruik maken van spreekrecht. Degenen die van het spreekrecht gebruik willen maken dienen dit aan het begin van de vergadering bekend te maken. De voorzitter stelt, afhankelijk van de agenda, vooraf de maximale spreektijd van eenieder vast.
6.
De voorzitter handhaaft de orde en de omgangsvormen tijdens de vergadering. Hij of zij bepaalt de orde van het gesprek en de verdeling van de spreektijd en kan optreden bij wanorde, smaad of belediging e.d. door deelnemers woord en toegang tot de vergadering te ontnemen.

Artikel 7. Orde van beraadslaging;

1.
De voorzitter bepaalt per geagendeerd onderwerp de orde van behandeling.
2.
De behandeling start met een toelichtende fase. In deze fase kan de voorzitter ook niet-leden van de commissie spreekrecht geven om zaken toe te lichten of om te vragen van leden te beantwoorden. De voorzitter bepaalt hierbij de spreektijd.
3.
Na de toelichting geeft de voorzitter de commissieleden gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen.
4.
Als een plan naar het oordeel van de voorzitter voldoende besproken is, sluit hij of zij de toelichtende fase en start de beraadslaging. In deze fase stelt de voorzitter ieder lid in de gelegenheid zijn of haar standpunt of advies uit te brengen.
5.
De betrokkenen nemen niet deel aan de beraadslagingen van de commissie. Tijdens de beraadslagingen is er geen spreekrecht, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van de voorzitter.
6.
De voorzitter vat, na de beraadslaging, de uitkomst van het overleg of de besluitvorming samen en formuleert het advies.
7.
Alleen indien de voorzitter dit nodig acht op basis van de inbreng van de afzonderlijke leden kan hij/zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming. Bij gelijke stemmen is het voordeel voor de aanvrager.
8.
Binnen de overeengekomen termijn van advisering kan de commissie haar advies aanhouden indien meer informatie of een aanpassing wenselijk is.

Artikel 8. Notulering, dossiervorming en openbaarheid adviezen;

1.
Het schriftelijke advies aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente vormt de verslaglegging van de beraadslagingen en besluiten van de commissie.
2.
Wanneer de commissie een advies uitbrengt is dat helder en beargumenteerd. Negatieve adviezen worden gemotiveerd o.a. met een verwijzing naar het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid. Positieve adviezen worden alleen gemotiveerd als wordt afgeweken van het van toepassing zijnde gemeentelijke beleid of als daar specifiek om wordt verzocht.
3.
De adviezen van de commissie zijn te allen tijde herleidbaar naar het adviserend orgaan.
4.
De commissie vermeldt desverlangd ook een gemotiveerd minderheidsstandpunt in het advies.
5.
De gemeente en aanvragers kunnen te allen tijde verzoeken om een toelichting op het advies van de secretaris en/of de betrokken adviseur.
6.
De adviezen en de stukken waarop het advies is gebaseerd worden bewaard en gearchiveerd door Libau, zulks met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.
7.
Het bevoegd gezag besluit of, wanneer en op welke wijze de adviezen van de commissie openbaar gemaakt worden.
8.
De gemeente regelt zelf haar wijze van waarmerken van de stukken behorende bij de adviezen en de dossiervorming, zulks met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.

Artikel 9. Werkwijze bij afdoening onder verantwoordelijkheid van de commissie en de instelling van subcommissies;

1.
De commissie kan uit haar midden een lid, enkele leden, een subcommissie, of subcommissies aanwijzen die onverminderd het bepaalde in artikel 17.9, eerste lid van de wet de advisering over een aanvraag om een omgevingsvergunning of over de voorbereiding van een andere beschikking onder verantwoordelijkheid van de commissie uitvoer(t)(en).
2.
De commissie kan dit ook doen wanneer een specifiek initiatief of aanvraag daarom vraagt of wanneer bepaalde deskundigheid gewenst is.
3.
De secretaris, rayonarchitect en monumentenadviseur van Libau hebben een mandaat om adviesaanvragen waarvan het oordeel van de commissie als bekend mag worden verondersteld te behandelen en van een advies te voorzien. Zij zijn door de commissie aangewezen om onverminderd het bepaalde in artikel 17.9, eerste lid van de wet de advisering over een aanvraag om een omgevingsvergunning of over de voorbereiding van een andere beschikking onder verantwoordelijkheid van de commissie uit te voeren.
4.
Gemandateerde leden en subcommissies regelen zelf hun wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement. De commissie blijft eindverantwoordelijk.

Artikel 10. Adviseurs;

1.
De commissie kan de in artikel 10 van de verordening genoemde adviseurs raadplegen of uitnodigen ter vergadering, indien dit door de commissie voor een juiste taakuitoefening wenselijk wordt geacht.
2.
De adviseur is geen lid van de commissie maar wordt voorafgaand aan de beraadslaging in de gelegenheid gesteld zijn of haar visie op het plan te geven. De adviseur kan bovendien op verzoek van de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging maar heeft geen stem in de eindbeoordeling.
3.
Indien de verwachte aard en omvang van de werkzaamheden van de adviseur zodanig zijn dat er aanvullende honorering noodzakelijk is, wordt dit voorafgaand aan de inzet van de adviseur met de ambtelijk secretaris afgestemd en schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11. Selectie en voordracht van leden;

1.
Libau verzorgt de selectie en voordracht van kandidaat-leden aan het bevoegd gezag.
2.
Het eerste lid geldt niet voor burgerleden. Zij worden door de gemeente in overleg met Libau geselecteerd en voorgedragen ter benoeming.

Paragraaf 3. Inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Dit reglement van orde treedt in werking op het moment van inwerkingtreding van de Omgevingswet.
2.
Dit reglement van orde wordt aangehaald als: Reglement van orde op de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit.

Aldus vastgesteld door Libau d.d. 30 september 2022.

Toelichting

Als de Omgevingswet in werking treedt vervallen de huidige regels en reglementen uit de Bouwverordening en de Erfgoedverordening. In plaats daarvan is een reglement nodig voor de taken, werkwijze en bevoegdheden van de gemeentelijke Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit.

Dit reglement is gebaseerd op de landelijke Modelverordening op de gemeentelijke adviescommissie van de VNG (september 2020) en de Voorbeeld verordening op de gemeentelijke adviescommissie Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit, gefaciliteerd door Libau (december 2021). In Paragraaf 6. Werkwijze, Artikel 12. Reglement van orde van dit model staat dat de commissie, binnen de kaders van de verordening, haar werkwijze vaststelt in een reglement van orde. Aangegeven wordt welke onderwerpen in ieder geval in het reglement moeten worden opgenomen.

Dit reglement geldt voor een brede, provinciaal georganiseerde, adviescommissie die meerdere adviesrollen toegewezen kan krijgen binnen de mogelijkheden van de Omgevingswet. De gemeente bepaalt zelf wanneer en over welke activiteiten advies wordt gevraagd. Dat kan via aanwijzen van activiteiten in het omgevingsplan of als het college van burgemeester en wethouders daartoe aanleiding ziet.

De onafhankelijke adviescommissie voor omgevingskwaliteit stemt haar werkwijze af op basis van de aan haar toebedeelde adviestaken. Omdat in de verordening al veel zaken zijn die de commissie betreffen op een duidelijke manier door de gemeente zijn vastgelegd kan dit reglement zelf minder uitgebreid zijn.