Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lopik 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• d.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• e.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen.

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter.

• 4.

  De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningcriteria en per gunningcriterium de bijbehorende weging vast.

• 6.

  De raad kan gemotiveerd afwijken van de bovenstaande procedure in verband met de marktomstandigheden.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lopik (artikel 213a Gemeentewet), voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te ver¬strekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. In onderling overleg en rekening houdend met de raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks bepaald.

• 3.

  Desgewenst kan op verzoek van de raad, ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole, (afstemmings)overleg plaatsvinden tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financiën, de coördinator financiën dan wel de gemeentesecretaris, op een door de raad te bepalen tijdstip.

Artikel 5 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 1 juli aan de raad.

• 5.

  Het college overlegt de managementletter met een reactie vanuit het college uiterlijk binnen 12 weken na ontvangst aan de raad.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  Desgewenst licht de accountant, op verzoek van de raad, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen toe aan (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Overgangsrecht

De “Controleverordening gemeente Lopik 2016” van 27 oktober 2015 blijft van toepassing op de jaarrekening, het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 9 Inwerkingtreding en intrekken oude verordening

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de op 27 oktober 2015 vastgestelde Controleverordening gemeente Lopik 2016.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de " Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lopik 2023".