Controleverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Het openbaar lichaam: Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord (afgekort Veiligheidsregio Brabant-Noord).

• 2.

  Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 3.

  Accountantscontrole: de controle van de in artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingenbedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 4.

  Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• 5.

  Jaarstukken: De jaarstukken bestaan ten minste uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag bestaat ten minste uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De jaarrekening bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting, de balans en de toelichting, de bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen en een bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

• 6.

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Deze accountant maakt gebruik van het werk dat door een andere accountant is verricht bij het organisatie-onderdeel GHOR, bij zijn werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening van Veiligheidsregio Brabant-Noord als geheel.

• 3.

  Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    De verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en de rapporteringsgrens;

  • c.

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • d.

    De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • e.

    De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles (interim-controle);

  • f.

    De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 5.

  Het algemeen bestuur stelt eventueel de onderdelen van de jaarrekening vast, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 6.

  Het algemeen bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole het controleprotocol vast. Het controleprotocol bevat::

  • a.

    De te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstoleranties door de accountant;

  • b.

    De verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en eventueel afwijkende rapportagegrenzen;

  • c.

    Het door de accountant te hanteren normatief kader bij zijn oordeel over de door het bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording over het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties.

Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het dagelijks bestuur geeft in de jaarrekening in overeensteming met de hiervoor bepaalde goedkeuringstoleranties een oordeel over de rechtmatigheid van de onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerde financiële beheershandelingen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 4.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 5.

  Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur.

• 6.

  Het dagelijks bestuur zendt de (voorlopige) jaarrekening vóór 30 april van het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 7.

  Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen binnen twee weken na de vaststelling door het algemeen bestuur, doch in ieder geval uiterlijk vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

• 8.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 9.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en de werkzaamheden van de interne auditfunctie van Veiligheidsregio Brabant-Noord en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

• 10.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het eventueel namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijk onderzoek.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur en vertegenwoordigers van Veiligheidsregio Brabant-Noord.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzake voor de accountantscontrole nodig acht. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkruimten, terreinen en informatiedragers van Veiligheidsregio Brabant-Noord.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in Veiligheidsregio Brabant-Noord werkende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in Veiligheidsregio Brabant-Noord werkende medewerkers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur – dan wel de directeur/regionaal commandant en de concerncontroller - kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het algemeen bestuur wordt vooraf geïnformeerd over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten, voorzover deze werkzaamheden niet voortvloeien uit wettelijke taken en/of subsidievoorwaarden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van het Rijk. Het dagelijks bestuur – dan wel de directeur/regionaal commandant en de concerncontroller - is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Veiligheidsregio Brabant-Noord is.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur – dan wel de directeur/regionaal commandant en de concerncontroller - bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Veiligheidsregio Brabant-Noord is.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarbij betrokken en verantwoordelijke personen.

• 3.

  In het kader van de procedure hoor en wederhoor worden de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor verzending aan het algemeen bestuur, door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  Indien het algemeen bestuur daartoe een vertegenwoordiging heeft aangewezen bespreekt de accountant daarmee, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur, zijn verslag van bevindingen.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2023.

• 2.

  Met de inwerkingtreding van deze verordening treedt deze in de plaats van de Controleverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord van 4 november 2020.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2023”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 30 november 2023,