Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek

In deze "Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek" wordt beschreven hoe binnen Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek wordt omgegaan met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van budgetten.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze Regeling wordt verstaan onder:

Organisatie

De gemeenschappelijke regeling, genaamd Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Algemeen Bestuur

De burgemeesters van de gemeenten in Gooi en Vechtstreek.

Dagelijks Bestuur

Een aantal uit het Algemeen Bestuur aangewezen burgemeesters.

Voorzitter Veiligheidsdirectie / Commandant

Regionaal commandant.

Hoofdbudgethouder (directeuren kolom)

Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de voorzitter van de veiligheidsdirectie om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten, projectgelden en kredieten. De directeur kolom is gemandateerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen van € 25.000 te autoriseren, daarboven tekent de controller vd veiligheidsregio te allen tijde mee. Bij bedragen boven de € 50.000 tekent ook de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee.

Budgethouder (directeur kolom/afdeling)

Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van (deel)budgetten, projectgelden of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de hoofdbudgethouder bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende deelbudgetten en kredieten. De budgethouder voert de autoriserende handeling uit. De directeur van een afdeling is geautoriseerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen te doen tot een hoogte van € 50.000, daarboven zal de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee moeten autoriseren. Te allen tijde zal de controller van de veiligheidsregio mee moeten tekenen bij bestedingen van meer dan € 25.000.

(deel)Budgethouder (teamleider)

Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de budgethouder bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende deelbudgetten en kredieten. De budgethouder voert de autoriserende handeling uit. De budgethouder is geautoriseerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen te doen tot een hoogte van

€ 10.000, daarboven zal afdelingshoofd/directeur de desbetreffende afdeling mee moeten autoriseren.

Vanaf bestedingen van meer dan € 25.000 zal de controller van de veiligheidsregio mee moeten tekenen. Vanaf bestedingen van € 50.000 zal ook de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee tekenen.

(Deel-deel) budgethouder – rol coordinator in Afas

Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek aan wie de autorisatie van afhandeling van bestedingen/bestellingen tot de hoogte van € 2.500 door de budgethouder is toegekend. Deze functionaris wordt aangesteld door de budgethouder om bestedingen van middelen die aan hem of haar zijn toegekend in overleg af te handelen tot een hoogte van € 2.500, boven dit bedrag autoriseert de budgethouder voor de besteding van het budget. Bij bestedingen van meer dan € 10.000 zal zijn of haar afdelingshoofd mee tekenen, bij bestedingen van € 25.000 of meer zal de controller van de veiligheidsregio mee autoriseren, boven de € 50.000 autoriseert de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee.

Aanvrager/Besteller

Een aanvrager is een functionaris, die bestellingen codeert en/of goedkeurt op basis van de afstemming tussen de te leveren prestaties en de geleverde producten. De aanvrager wordt aangewezen door de budgethouder. De aanvrager voert een uitvoerende en controlerende handeling uit.

Budgetbeheer

Budgetbeheer is de verzamelnaam van alle functionarissen die met budgetten te maken hebben. Dit zijn de commandant, controller, hoofdbudgethouder, budgethouder en senior autorisator.

Medewerker

Iedereen met een aanstelling binnen de organisatie van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek werkzaam is zonder onderscheid naar soort functie.

Budget

De baten en lasten verbonden aan een programma en programma-onderdeel op een gedetailleerd administratief begrotingsniveau.

Investeringsbudget of krediet

Het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren van investeringen of een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden. Gelet op het spraakgebruik wordt hier verder de term “krediet” gebruikt.

Project

Het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden. Gelet op het spraakgebruik wordt hier verder de term “project” gebruikt.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De door het Dagelijks Bestuur vastgestelde beleidsregels voor het doen van inkopen c.q. het aangaan van verplichtingen bij derden.

Mandaatregeling

De op het moment van toepassing geldende mandaatregeling van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Artikel 2 Algemene uitgangspunten

Aan de Regeling Budgethouders liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:

• 1.

  a. hoofdbudgethouders zijn de directeuren van aangesloten kolommen van de Veiligheidsregio;

• b. budgethouders zijn door de hoofdbudgethouders aangewezen medewerkers, bij voorkeur afdelingendirecteuren;

• c. Budgethouders zijn door de afdelingshoofden/directeuren aangewezen medewerkers, bij voorkeur teamleiders en clusterhoofden. De hoofdbudgethouder zal zijn goedkeuring aan de onderverdeling van de (deel)budgethouders geven;

• d. De budgethouders zullen senior autorisators (coordinator) aanwijzen om bestedingen te autoriseren om de voortgang is de werkzaamheden te houden.

• e. het budget geldt per (begrotings)jaar, met uitzondering van een investeringskrediet;

• 2.

  Het vier-ogen principe, dat houdt in dat :

• in de dagelijkse administratieve uitvoering een combinatie (functiescheiding tussen aanvrager en een autorisator) wordt gezocht van een aanvragers en senior autorisator(coordinator), budgethouder of hoofdbudgethouder.

• 3.

  De verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk belegd in de organisatie. Dit houdt in dat in het administratieve proces zoveel mogelijk met aanvragers, coordinator en budgethouders wordt gewerkt.

Artikel 3 Uitoefening mandaat bij afwezigheid

• 1.

  De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer doorbreken de hiërarchische lijnen niet.

• 2.

  Bij afwezigheid van de commandant en\of hoofdbudgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar waarnemer, zoals is vastgesteld in de mandaatregeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek/Flevoland.

• 3.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar waarnemer, zoals is toegekend door de hoofdbudgethouder.

• 4.

  Bij afwezigheid van de aanvrager of senior autorisator worden de bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar waarnemer, zoals is toegekend door de budgethouder.

Artikel 4 Commandant

• 1.

  De commandant/secretaris van de veiligheidsregio wordt vanuit het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek gemandateerd tot het uitvoeren van de producten/taken welke aan de organisatie zijn opgelegd en krijgt ter uitvoering van deze taken vanuit de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek financiële middelen toegewezen zoals goedgekeurd in de programmabegroting van het betreffende begrotingsjaar.

• 2.

  De commandant/secretaris van de veiligheidsregio is aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd aan het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek voor het aan hem/haar toevertrouwde budget en de besteding daarvan.

Artikel 5 Hoofdbudgethouder (directeur kolom/afdeling)

• 1.

  Via budgetten mandateert de commandant, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een product aan een hoofdbudgethouder. Een hoofdbudgethouder is binnen de vigerende regelgeving van de Veiligheidsregio bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen.

• 2.

  Een hoofdbudgethouder is aanspreekbaar op - en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• 3.

  De hoofdbudgethouder mag zijn/haar in mandaat verkregen bevoegdheden (geheel of gedeeltelijk) opdragen aan een door hem aangewezen budgethouder, indien en voor zover dat bepaald is in de vastgestelde mandaatregeling.

• 4.

  De commandant en hoofdbudgethouder kan ook een hoofdbudgethouder respectievelijk een budgethouder toekennen.

• 5.

  De commandant kan het aan een budgethouder verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken.

Artikel 6 (deel)Budgethouder

• 1.

  De (deel)budgethouder levert de hoofdbudgethouder periodiek een overzicht met de stand van werkzaamheden en de bestede middelen. De rapportage dient in een zodanige vorm en op een zodanig moment te gebeuren dat de hoofdbudgethouder deze kan gebruiken voor de bestuursrapportage.

• 2.

  Het aangaan van verplichtingen/geven van opdracht betreffende leveringen, diensten en werken door derden kunnen door de budgethouder worden aangegaan zolang dit binnen het (deel)budget past dat aan deelbudgethouder is toegekend.

Artikel 7 Budget onvoorzien

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de programma begroting niet kunnen worden voorzien. De wijze van beschikken vindt plaats door het bevoegd bestuursorgaan.

Artikel 8 Verplichtingen en rechten

• 1.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (hoofd-)budgethouder geconstateerd heeft dat er een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met het budget.

• 2.

  De (hoofd-)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven, respectievelijk inkomsten, die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

• 3.

  Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de (hoofd-) budgethouder/coordinator.

• 4.

  Er is een verplichting tot registratie van alle verplichtingen. In de praktijk zullen uitzonderingen worden vastgesteld onder de autorisatie van de controller van de veiligheidsregio.

Artikel 9 Taken (hoofd-)budgethouder

• 1.

  De (hoofd-)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten, nodig voor het realiseren van het budget op basis van de voorcalculatie.

• 2.

  De (hoofd-)budgethouder levert voor- en nacalculaties en verschillenanalyses ten aanzien van het budget waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

• 3.

  De (hoofd-)budgethouder ziet toe op de voortgang ten aanzien van de verrichte activiteiten.

• 4.

  De (hoofd-)budgethouder draagt zorg voor de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten.

• 5.

  De (hoofd-)budgethouder zorgt voor de in het budget vastgelegde productie, op het vereiste kwaliteitsniveau, binnen de daarbij vastgestelde budgetruimte.

• 6.

  De (hoofd-)budgethouder gaat zelfstandig verplichtingen aan binnen de gegeven budgetruimte met inachtname van de geldende inkoopregels.

• 7.

  De (hoofd-)budgethouder/senior autorisator verleent akkoord op inkoopfacturen.

• 8.

  De (hoofd-)budgethouder verstrekt periodieke informatie, conform dit artikel.

• 9.

  Dreigende overschrijdingen worden besproken met de consulent van het team planning en control, waarbij de (hoofd-) budgethouder verklaringen aanlevert voor de afwijkingen en hun oorzaak. Dit geldt voor zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden e.d. De (hoofd-)budgethouder doet daarbij tevens een voorstel voor mogelijke oplossingen binnen zijn budget aan de directeur. Van over- of onderschrijdingen moet melding moet worden gemaakt door de (hoofd-)budgethouder indien de afwijking 10% en minimaal € 25.000.

Artikel 10 Condities/beperkingen

• 1.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel-)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product met bijbehorend budget.

• 2.

  De functie van (deel-)budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. Dit betekent dat de (deel-)budgethouder niet gerechtigd is om zelfstandig mutaties aan te brengen in het financieel systeem.

3. Per cluster/team en/of (deel-)budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze Regeling, de mandaatregeling en/of andere algemene regels – aan de zelfstandige uitoefening van het (deel-) budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door de hoofdbudgethouder.

Artikel 11 Budgetregistratie

• 1.

  De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten/kredieten.

• 2.

  De controller van de veiligheidsregio is verantwoording voor het samenhangende proces van informatievoorziening en jaarstukken. Dat met inachtneming van – uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie – te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, evenals van de geldende voorschriften.

• 3.

  De (hoofd-)budgethouder levert analyses en verantwoordingen (nacalculaties) aan voor de verslaglegging.

Artikel 12 Rapportage budgethouder

De (hoofd)budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. Zij doen dit in overeenstemming met het handboek ‘planning en control’ van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek/Flevoland waarbij voor tussentijdse rapportages en het opstellen van de jaarrekening informatie gegeven wordt over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen. De rapportages gaan, conform de criteria genoemd in de handboek planning en control in op afwijkingen van middelen inzet, de getroffen maatregelen, prestaties, doelstellingen en effecten die zijn bereikt.

Artikel 13 Registratie en informatie

De registratie van budgetten is ondergebracht bij het team planning en control en houdt mede in het op centraal niveau bewaken van de begroting, inclusief de daaraan verbonden signaleringsfunctie.

Artikel 14 risico’s

Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s. De verantwoordelijkheid voor deze risico’s reikt verder dan de aan budgethouder toegekende budgetten.

Artikel 15 Slotbepalingen

• 1.

  Beroep op eventuele onvolledigheid van deze Regeling is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat hoort tot de goede uitoefening van de functie van een (hoofd)budgethouder.

• 2.

  In alle gevallen waarin deze Regeling niet voorziet beslist de voorzitter van de veiligheidsdirectie van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Artikel 16 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  De regeling treed in werking per 1 januari 2023 en vervangt de Regeling budgethouders Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek (2018).

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als : “Budgethoudersregeling Gooi en Vechtstreek”.