Organisatie | Veiligheidsregio Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Flevoland |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Flevoland |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2023 | Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Flevoland | 20-11-2023 |
In deze "Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Flevoland" wordt beschreven hoe binnen Veiligheidsregio Flevoland wordt omgegaan met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van budgetten.
In deze Regeling wordt verstaan onder:
De gemeenschappelijke regeling, genaamd Veiligheidsregio Flevoland.
De burgemeesters van de gemeenten in Flevoland.
Een aantal uit het Algemeen Bestuur aangewezen burgemeesters.
Voorzitter Veiligheidsdirectie / Commandant
Hoofdbudgethouder (directeuren kolom)
Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Flevoland aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de voorzitter van de veiligheidsdirectie om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten, projectgelden en kredieten. De directeur kolom is gemandateerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen van € 25.000 te autoriseren, daarboven tekent de controller vd veiligheidsregio te allen tijde mee. Bij bedragen boven de € 50.000 tekent ook de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee.
Budgethouder (directeur kolom/afdeling)
Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Flevoland aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van (deel)budgetten, projectgelden of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de hoofdbudgethouder bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende deelbudgetten en kredieten. De budgethouder voert de autoriserende handeling uit. De directeur van een afdeling is geautoriseerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen te doen tot een hoogte van € 50.000, daarboven zal de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee moeten autoriseren. Te allen tijde zal de controller van de veiligheidsregio mee moeten tekenen bij bestedingen van meer dan € 25.000.
(deel)Budgethouder (teamleider)
Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Flevoland aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend door de budgethouder bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende deelbudgetten en kredieten. De budgethouder voert de autoriserende handeling uit. De budgethouder is geautoriseerd om zelfstandig bestedingen van de aan hem toegekende middelen te doen tot een hoogte van
€ 10.000, daarboven zal afdelingshoofd/directeur de desbetreffende afdeling mee moeten autoriseren.
Vanaf bestedingen van meer dan € 25.000 zal de controller van de veiligheidsregio mee moeten tekenen. Vanaf bestedingen van € 50.000 zal ook de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee tekenen.
(Deel-deel) budgethouder – rol coordinator in Afas
Functionaris aangesteld bij Veiligheidsregio Flevoland aan wie de autorisatie van afhandeling van bestedingen/bestellingen tot de hoogte van € 2.500 door de budgethouder is toegekend. Deze functionaris wordt aangesteld door de budgethouder om bestedingen van middelen die aan hem of haar zijn toegekend in overleg af te handelen tot een hoogte van € 2.500, boven dit bedrag autoriseert de budgethouder voor de besteding van het budget. Bij bestedingen van meer dan €
10.000 zal zijn of haar afdelingshoofd mee tekenen, bij bestedingen van € 25.000 of meer zal de controller van de veiligheidsregio mee autoriseren, boven de € 50.000 autoriseert de secretaris van de veiligheidsregio/commandant mee.
Een aanvrager is een functionaris, die bestellingen codeert en/of goedkeurt op basis van de afstemming tussen de te leveren prestaties en de geleverde producten. De aanvrager wordt aangewezen door de budgethouder. De aanvrager voert een uitvoerende en controlerende handeling uit.
Budgetbeheer is de verzamelnaam van alle functionarissen die met budgetten te maken hebben. Dit zijn de commandant, controller, hoofdbudgethouder, budgethouder en senior autorisator.
Iedereen met een aanstelling binnen de organisatie van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek/Flevoland werkzaam is zonder onderscheid naar soort functie.
De baten en lasten verbonden aan een programma en programma-onderdeel op een gedetailleerd administratief begrotingsniveau.
Het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren van investeringen of een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden. Gelet op het spraakgebruik wordt hier verder de term “krediet” gebruikt.
Het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden. Gelet op het spraakgebruik wordt hier verder de term “project” gebruikt.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De door het Dagelijks Bestuur vastgestelde beleidsregels voor het doen van inkopen c.q. het aangaan van verplichtingen bij derden.
De op het moment van toepassing geldende mandaatregeling van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek/Flevoland.
Artikel 2 Algemene uitgangspunten
Aan de Regeling Budgethouders liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:
De commandant/secretaris van de veiligheidsregio wordt vanuit het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Flevoland gemandateerd tot het uitvoeren van de producten/taken welke aan de organisatie zijn opgelegd en krijgt ter uitvoering van deze taken vanuit de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland financiële middelen toegewezen zoals goedgekeurd in de programmabegroting van het betreffende begrotingsjaar.
Artikel 5 Hoofdbudgethouder (directeur kolom/afdeling)
Via budgetten mandateert de commandant, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een product aan een hoofdbudgethouder. Een hoofdbudgethouder is binnen de vigerende regelgeving van de Veiligheidsregio bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen.
Artikel 9 Taken (hoofd-)budgethouder
Dreigende overschrijdingen worden besproken met de consulent van het team planning en control, waarbij de (hoofd-) budgethouder verklaringen aanlevert voor de afwijkingen en hun oorzaak. Dit geldt voor zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden e.d. De (hoofd-)budgethouder doet daarbij tevens een voorstel voor mogelijke oplossingen binnen zijn budget aan de directeur. Van over- of onderschrijdingen moet melding moet worden gemaakt door de (hoofd-)budgethouder indien de afwijking 10% en minimaal € 25.000.
De controller van de veiligheidsregio is verantwoording voor het samenhangende proces van informatievoorziening en jaarstukken. Dat met inachtneming van – uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie – te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, evenals van de geldende voorschriften.
Artikel 12 Rapportage budgethouder
De (hoofd)budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. Zij doen dit in overeenstemming met het handboek ‘planning en control’ van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek/Flevoland waarbij voor tussentijdse rapportages en het opstellen van de jaarrekening informatie gegeven wordt over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen. De rapportages gaan, conform de criteria genoemd in de handboek planning en control in op afwijkingen van middelen inzet, de getroffen maatregelen, prestaties, doelstellingen en effecten die zijn bereikt.
Artikel 13 Registratie en informatie
De registratie van budgetten is ondergebracht bij het team planning en control en houdt mede in het op centraal niveau bewaken van de begroting, inclusief de daaraan verbonden signaleringsfunctie.
Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s. De verantwoordelijkheid voor deze risico’s reikt verder dan de aan budgethouder toegekende budgetten.