| Organisatie | Westerwolde |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Westerwolde 2023 |
| Citeertitel | Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Westerwolde 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Controleverordening gemeente Westerwolde 2018.
artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-12-2023 | nieuwe regeling | 08-11-2023 |
De Raad van de gemeente Westerwolde;
Gelezen het voorstel van het College van Burgemeesters en Wethouders van 3 oktober 2023;
Gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
“Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Westerwolde 2023”
In deze verordening wordt verstaan onder:
Sisa regelingen: specifieke uitkeringen die volgens artikel 17van de Financiële-verhoudingswet via de methodiek Sisa (éénmalige informatieverstrekking, éénmalige accountantscontrole) onderdeel zijn van de jaarrekening en de accountantscontrole hierop als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Het College kan de door de Raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet). De onafhankelijkheid van de accountant mag daarmee niet in het geding komen. Het College informeert de Raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het College zorgt voor de verantwoording aan derden en volgt hierbij de gestelde controle-eisen. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het College bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Raad aangewezen accountant. Dit moet in het belang van de gemeente zijn. Dit is niet van toepassing op de Sisa regelingen die onderdeel uitmaken van de controle door de accountant van de jaarrekening.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het College
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het College zo veel mogelijk gebruik van het namens het College vastgestelde intern controleplan en de rapportages met bevindingen en aanbevelingen (de controlememo) voortvloeiend uit het intern controle plan.
De accountant maakt tijdens de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle van de gemeente en bevordert door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.de ambtelijke
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te vragen die voor de uitvoering van de opdracht nodig zijn. Het College zorgt ervoor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan meewerken.
Het College zorgt dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen de accountant alle informatie te verstrekken. Dit zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van het College niet getrouw is, dan wel afwijkingen vaststelt die het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring tot gevolg hebben, dan wordt dit tijdig door de accountant schriftelijk aan de Raad gemeld met een afschrift aan het College. Dit nadat het College de mogelijkheid heeft gekregen nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De Controleverordening gemeente Westerwolde 2018, zoals vastgesteld door de Raad van de gemeente Westerwolde op 14 februari 2018, wordt ingetrokken voor de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 november 2023.
Patrick Dave Nap, CMC
griffier
Jaap Velema
voorzitter
Artikel 213 Gemeentewet verplicht de Raad door middel van een verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door de vaststelling van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet), de zogenaamde controleverordening, geeft de Raad kaders voor de accountantscontrole. Dit met gebruikmaking van artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado).
Het is de Raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het College nauw betrokken. Het College kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze de controle wordt uitgevoerd. Natuurlijk vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat de wijze van uitvoering wordt afgestemd met betrokkenen.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het College en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het College ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die nodig is om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het College een zelfstandige informatieplicht richting de Raad.
Rechtmatigheidsverantwoording door het College
Vanaf het boekjaar 2023 neemt het College een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het (financieel) rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de Raad en het College, over de (financiële) rechtmatigheid. Dit met als doel om de kaderstellende en controlerende rollen van de Raad te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant dus uitsluitend of de jaarrekening inclusief deze verantwoording een getrouw beeld geeft. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het College, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is. Dit omdat de omvangrijke afwijkingen getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Onder artikel 1 worden een aantal definities toegelicht die in de opvolgende artikelen van deze verordening gebruikt worden.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het College verantwoording afleggen aan de Raad over het gevoerde bestuur door middel van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197,lid 1, van de Gemeentewet). Voorafgaande aan het overleggen van deze stukken aan de Raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197,lid 2, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de Raad aandachtspunten meegeven aan de accountant waaraan in het bijzonder aandacht moet worden besteed in de accountantscontrole.
Artikel 213 lid 1van de Gemeentewet geeft aan dat de Raad één of meerdere accountants aanwijst. Hierop zijn de kwaliteitseisen die zijn geformuleerd in artikel 393, lid 1, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent met een aantekening in het accountantsregister. Door gebruik te maken van deze bevoegdheid kan de Raad zijn controlerende rol richting de organisatie uitvoeren.
De periode van de overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in lid 1. De periode van 4 jaar met een optie van nog twee keer een jaar betekent niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding weer kans op de opdracht. Een Raad die per periode wel wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij bij de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Het tweede lid gaat over de uitvoerende rol van het College bij de opdrachtverlening van de accountantscontrole. Het College doet de voorbereidende werkzaamheden voor de aanbesteding. De Raad heeft hierbij de kaderstellende rol en stelt het programma van eisen en de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. Het College voert de aanbesteding uit. Na de keuze door de Raad is het de Burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De Burgemeester vertegenwoordigt de gemeente hierbij volgens artikel 171, lid 1, Gemeentewet.
Voor de accountantscontrole van de jaarrekening geldt het Bado, dat volgens artikel 213,lid zes, van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hiervoor wordt ook verwezen naar het door de Raad vastgestelde Controleprotocol voor de accountantscontrole.
De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Het geeft de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. De Raad kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.
De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de Raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden
De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen voor het College worden geregeld in het Controleprotocol. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het College een fout of onzekerheid moet rapporteren aan de Raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de Raad een rapportagegrens vaststellen, waarboven het College afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren.
Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van de omvangsbasis zijn voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De Raad kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, lid zes, van het Bado).
Derde lid, onder c tot en met h
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken opgesomd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken voor de accountantscontrole. Daarom is hiervoor duidelijk opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening moeten worden opgesomd.
De raad kan de onderdelen onder lid 3 f en g jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de Raad rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden dan bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Het bedrag voor de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De Raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vragen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het College. Ook kan het College besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het gaat hierover hoe het College moet omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden aan de accountant met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie.
Meestal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur). Door deze werkzaamheden uit te besteden aan de accountant die de jaarrekening controleert kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden in het geding komen. Mogelijke belangenverstrengeling tussen College en accountant kan gevolgen hebben voor de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Als het College van plan is de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het College daarom de Raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de Raad de mogelijkheid om over deze uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het College kenbaar te maken.
Het College schakelt voor de overige controlewerkzaamheden, bijvoorbeeld van specifieke uitkeringen, in het algemeen de door de Raad aangewezen accountant in. In het belang van de gemeente kan hiervan worden afgeweken. Voor de controles die worden bedoeld in lid 2 en 3, gelden vaak afwijkende controle-eisen van derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval moet in de opdrachtverlening aan de accountant worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Hierin wordt geregeld de verdeling van de bevoegdheden tussen accountant en het College ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is hierin leidend en mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het College is hierin volgend.
Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, de financiële werkgroep van de Raad en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld de portefeuillehouder Financiën,de manager dienstverlening, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Vanuit verschillende invalshoeken kunnen controlerende werkzaamheden plaatsvinden. Dit kunnen zijn: onderzoeken vanuit de verbijzonderde interne controle en doelmatigheids- en doeltreffendheids-onderzoeken die door het College worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het College
Het College is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven. Het College is ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de Raad gevraagde deelverantwoordingen.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende documenten, zoals verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het College zorgt ervoor dat deze documenten voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
Het College is verplicht een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het College verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.
Er wordt een uiterlijke datum aan het College opgelegd voor het geven van de gecontroleerde jaarrekening aan de Raad. De jaarrekening moet namelijk binnen 2 weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Dit betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de Raad moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de Raad. Artikel 197, lid 2, van de Gemeentewet bepaalt dat het College bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de Raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daaraan moet toevoegen.
Het College moet alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas ná de afgifte van de accountantsverklaring, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening door de Raad aan het College bekend is geworden – direct melden aan de accountant en de Raad. Dit sluit verrassingen voor de accountant en de Raad uit. Deze informatie kan namelijk van invloed zijn op het beeld van de jaarrekening.
Hiervan is het doel te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk kan steunen op de aanwezige interne beheersing en de verbijzonderde interne controle binnen de gemeente. Als deze van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan moet de accountant daar zoveel als mogelijk op steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het College om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.
De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige documenten, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig vindt. Tevens kan de accountant bij alle in de organisatie werkende personen informatie vragen die voor de uitvoering van de controle en het verkrijgen van een oordeel noodzakelijk is. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de Raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Artikel 7 regelt afspraken over de rapportage door de accountant over de uitgevoerde controles aan de Raad. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten zijn geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de Raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Bij door de accountant geconstateerde afwijkingen, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, krijgt het College een afschrift van de schriftelijke mededeling hierover aan de Raad. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording van het College niet getrouw is. Voorafgaand aan een schriftelijke mededeling door de accountant aan de Raad wordt het College in de gelegenheid gesteld nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen.
Daarvoor in aanmerking komende in de gemeentelijke organisatie werkende personen krijgen een rapportage van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende personen zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de afdelingsmanager van het aandachtsgebied waar deze persoon werkzaam is en de concerncontroller.
In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het College besproken met de verantwoordelijke personen in de gemeentelijke organisatie.
Het vierde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de Raad door de accountant besproken met het College. Dit geeft het College de mogelijkheid te reageren op de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.
De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan (de financiële werkgroep van) de Raad mondeling toe. Dit kan ook in een raadscommissie plaatsvinden.