| Organisatie | Stroomopwaarts MVS |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS 2024 |
| Citeertitel | Verordening bezwaarschriften Stroomopwaarts MVS 2024 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-12-2023 | nieuwe regeling | 30-11-2023 |
In het telefoongesprek met de bezwaarmaker, zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel, wordt in ieder geval een uitleg over het vervolg van de bezwaarprocedure en de wettelijke termijnen gegeven. De secretaris streeft hierbij naar een laagdrempelige en oplossingsgerichte opstelling bij de behandeling van het ingediende bezwaarschrift.
Artikel 5. Uitoefening bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de secretaris van de commissie:
In bijzondere gevallen kan de voorzitter besluiten de in artikel 11 van deze verordening bedoelde hoorzitting te houden door minder dan het aantal in het eerste lid genoemde leden. In dat geval wordt het besluit omtrent het uit te brengen advies aangehouden en wordt een extra ingelaste vergadering gehouden nadat zij kennis hebben genomen van het betreffende verslag.
Artikel 14. Onpartijdigheid leden
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift wanneer daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
De voorzitter handhaaft de orde ter zitting. Hij is bevoegd wanneer de orde op enigerlei wijze wordt verstoord maatregelen te nemen.
Het advies wordt met het verslag als bedoeld in artikel 17 van deze verordening en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur dat op het bezwaarschrift beslist.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur Stroomopwaarts van 30 november 2023,
de voorzitter,
A.J. Proos
de secretaris,
N.C. van der Wekken
Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De regeling bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is informele behandeling van bezwaren waar het kan en formele behandeling waar het moet.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Het bestuursorgaan, dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als verwerend orgaan. Het verwerend orgaan is het dagelijks bestuur, het college of de burgemeester. De colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam hebben de bevoegdheden die horen bij de opgedragen taken gedelegeerd en gemandateerd aan SOW. De bevoegdheden liggen dan rechtstreeks bij het dagelijks bestuur van Stroomopwaarts. De burgemeesters van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam hebben de bevoegdheden uit de artikelen 6, eerste lid, onderdeel b, artikel 7, 8, 10, 12, 13 en 14 van de ministeriele Regeling opvang ontheemden Oekraïne aan de voorzitter van Stroomopwaarts gemandateerd.
Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift
De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk moet worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).
Het tweede lid voorziet in de mogelijkheid dat het dagelijks bestuur bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord.
Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift telefonisch contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat ambtelijk of door een adviescommissie zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. De secretaris verkend samen met de bezwaarmaker de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Het doel van de informele aanpak is om de bezwaarmaker bij de procedure te betrekken en zijn verhaal te laten doen, de gelegenheid aan de bezwaarmaker te bieden om het bezwaar en de persoonlijke omstandigheden telefonisch toe te lichten. Tijdens het eerste contact zal vaak nadere informatie worden ingewonnen over de achtergrond van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Tijdens het telefoongesprek krijgt de bezwaarmaker de gelegenheid om vragen te stellen en is er ruimte om het bestreden besluit toe te lichten. Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar.
Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord. Voor het ambtelijk horen gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb. Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch horen is ook mogelijk.
De bezwaarmaker (en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Alleen in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.
Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb).
Het dagelijks bestuur regelt met het vierde lid dat de bevoegdheid ingevolge 7:3 van de wet (afzien van horen) door de secretaris kan worden uitgeoefend.
Artikel 5. Uitoefening bevoegdheden
Het artikel regelt dat de genoemde bevoegdheden zelfstandig door de secretaris kunnen worden uitgeoefend.
Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies.
Het derde lid geeft beperkingen aan op de algemene taak die in het eerste lid staat omschreven. Deze verordening ziet alleen op bezwaarschriften gericht tegen besluiten die zijn grondslag vinden in de aan SOW opgedragen taken.
Het vierde lid regelt dat de secretaris zelfstandig kan besluiten om het horen ambtelijk te laten plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de concrete feiten en omstandigheden van het bezwaar.
Artikel 7. Samenstelling van de commissie
De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb).
Het Dagelijks Bestuur is bevoegd om de voorzitter leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Hierbij mag het Dagelijks Bestuur niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn kan ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het Dagelijks Bestuur onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan wel door veranderende omstandigheden het lidmaatschap van het commissielid niet meer verenigbaar is met de aard van de commissie, dan is ontslag en/of schorsing door het Dagelijks Bestuur mogelijk.
De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. In dit lid is geregeld dat
Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over secretarissen (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretarissen zijn door het Dagelijks Bestuur aangewezen ambtenaren.
In het vierde lid wordt de rol van de secretaris tijdens de hoorzitting ingevolge de praktijk en de jurisprudentie nader uitgeschreven.
Het is voor van de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien.
Het dagelijks bestuur heeft in dit lid bepaalt dat de secretaris bevoegd is om toepassing te geven aan artikel 7:3 Awb. De secretaris kan beslissen over het afzien van het horen. De uitzonderingsituatie van artikel 7:13, vierde lid is hiermee gecreëerd. De uitzonderingsituatie van artikel 7:13, vierde lid is hiermee gecreëerd. Ingevolge artikel 7:13, vierde lid, is immers onder meer bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7.3.
Ingevolge het tweede lid kan de voorzitter, in bijzondere gevallen, zonder medecommissieleden de bezwaarde horen.
Artikel 14. Onpartijdigheid leden
Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.
Artikel 15. Openbaarheid zitting
Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is. Ingevolge artikel 7:5, tweede lid, van de wet besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid, van de wet wordt deze bevoegdheid aan de daar bedoelde commissie toegekend. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk bijvoorbeeld in geval dat bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard dan wel andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. De zitting moet worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie die achter gesloten deuren plaatsvindt.
Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de gehele commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).
Artikel 17. Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen. Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming mogen alleen noodzakelijke persoonsgegevens in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk.
Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan opnieuw te horen. Het verwerend orgaan kan ook om een nader onderzoek worden gevraagd.
Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).
Artikel 19. Raadkamer en advies
Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. Omwille van zorgvuldigheid is in het vijfde lid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.
In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb). De bevoegdheid tot opschorting en verdaging van de beslistermijn is ingevolge artikel 5 van deze verordening aan de secretaris toebedeeld.