| Organisatie | Reinigingsbedrijf Midden Nederland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Budgethouders regeling RMN 2023 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling RMN 2023 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 29-11-2023 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Artikel 2 De aanwijzing van budgethouders en prestatiebeoordelaars
1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de productenraming en toelichting ten tijde van de begroting, de productenrealisatie en toelichting ervan ten tijde van de jaarstukken. DVO’s worden verdeeld over diverse producten. Budgetten zijn financiële grootboekrekeningen die samen een product vormen.
2. Het Managementteam is eindverantwoordelijk voor het totaal aan budgetten.
3. Het Managementteam kan, met inachtneming van de mandaatregeling, afdelingshoofden, teamleiders, en medewerkers, aanwijzen als budgethouder.
Artikel 2.1 De aanwijzing van een budgethouder
a. De aanwijzing van een budgethouder wordt schriftelijk dan wel per email gedaan door het afdelingshoofd / teamleider van de desbetreffende afdeling /team (lijnwerkzaamheden)
b. Een afschrift van de schriftelijke aanwijzing dan wel email wordt ter beschikking gesteld aan de financiële administratie en opgenomen in het register bij de mandaatregeling
Artikel 2.2 De aanwijzing van prestatiebeoordelaars
a. De aanwijzing van een prestatiebeoordelaar wordt schriftelijk dan wel per email gedaan door het Managementteam
b. Een afschrift van de geparafeerde aanwijzing dan wel email wordt ter beschikking gesteld aan de financiële administratie en opgenomen in het register bij de mandaatregeling
Artikel 3 Verantwoordelijkheden Managementteam
1. Het Managementteam is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming door het Dagelijks Bestuur en de tussentijdse wijzigingen daarvan.
2. Het Managementteam kan per geval of in het algemeen – na advies van het team financiën – instructies geven aan budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder en prestatiebeoordelaar Artikel 4.1 De budgethouder is in financieel economische zin verantwoordelijk voor:
1. de beheersing van die budgetten waarvoor hij op grond van artikel 2, derde lid van deze regeling als budgethouder aangewezen is;
2. de beheersing van de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij is op grond van artikel 2, derde lid van deze regeling als budgethouder aangewezen op basis van de jaarlijkse productbladen en specifieke projectopdrachten;
3. het initiëren van inkoop- en aanbestedingsprocessen voor goederen, diensten of werken;
4. het verstrekken van bewijs van de geleverde prestaties aan de prestatiebeoordelaar;
5. het op basis van de afgesloten overeenkomsten (contracten) accorderen van facturen van de budgetten waarvoor hij op grond van artikel 2, vierde lid van deze regeling als budgethouder aangewezen;
6. het beheren van de overeenkomsten (contractmanagement) van de leveranciers waarvan hij facturen accordeert;
7. het realiseren van de in de begroting geraamde inkomsten;
8. het afleggen van verantwoording op zowel inhoudelijk/beleidsmatig terrein als financieel terrein.
Artikel 4.2 De prestatiebeoordelaar is verantwoordelijk voor:
1. het onafhankelijk vaststellen van het feit dat de prestatie zoals vermeld op de factuur heeft plaatsgevonden; dit op basis van het door de budgethouder aangeleverde bewijsmateriaal
2. de prestatiebeoordeling en vastlegging daarvan in het administratieve systeem is alleen van toepassing bij facturen met een waarde vanaf een bedrag dat wordt bepaald door het Dagelijks Bestuur
1. De budgethouder is bevoegd tot het accorderen van facturen (nadat de prestatiebeoordelaar heeft vastgesteld dat de prestatie heeft plaatsgevonden) ter betaalbaarstelling door het team financiën:
a. tot maximaal het desbetreffende product- en kostenplaatsenbudget waarvoor hij op grond van artikel 2, derde lid van deze regeling als budgethouder is aangewezen;
b. tot maximaal het bedrag van (dat deel van) het door het Algemeen Bestuur vastgestelde en door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gestelde investeringskrediet waarvoor hij op grond van artikel 2, derde lid van deze regeling als budgethouder is aangewezen.
c. in overeenstemming met de (financiële) afspraken zoals deze schriftelijk zijn vastgelegd binnen een overeenkomst (contract en/of addendum).
2. Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:
a. De budgethouder kan binnen het productenbudget verschuiven van de ene grootboekrekening naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van alle betrokken producten uitgevoerd worden. De verschuiving vindt voor de besteding plaats.
b. De teamleider is bevoegd om binnen een DVO te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de DVO’s benoemde effecten bereikt worden. Het advies van de budgethouder is hier onontbeerlijk. De verschuiving vindt voor de besteding plaats.
3. Het realiseren van budget voor nieuw beleid of het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien én onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is besluitvorming van het Algemeen Bestuur benodigd.
De budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn te melden aan het Managementteam en, onder verantwoordelijkheid van het Managementteam, aan het Dagelijks Bestuur, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.
Artikel 7 Planning, rapportage en verantwoording
De budgethouder adviseert het Managementteam en, onder verantwoordelijkheid van het Managementteam , het Dagelijks Bestuur door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de RMN begroting voor.
Artikel 8 Allocatie en verantwoording
1. Door vaststelling van de begroting door het Algemeen Bestuur heeft het Dagelijks Bestuur de verplichting om de productenraming in te richten. Na vaststelling van de productenraming in het Dagelijks Bestuur krijgt het Managementteam de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.
2. Tussentijds legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af aan het Algemeen Bestuur middels tussentijdsrapportages op totaalniveau.
3. Met de jaarrekening legt het Managementteam verantwoording af van het gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel.
4. Het Dagelijks Bestuur verleent aan het onder verantwoordelijkheid van het Managementteam decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan het Algemeen Bestuur.
5. Door vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur wordt ook het Dagelijks Bestuur decharge verleend.
Artikel 9 Informatievoorziening door budgethouder
De budgethouder brengt in verband met het gestelde in de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur tussentijds informeert met tussenkomst van het Managementteam, tussentijdse rapportages uit aan het Dagelijks Bestuur over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.
Artikel 10 Informatievoorziening voor budgethouder
1. De financiële administratie is verantwoordelijk voor tijdige verstrekking van juiste en volledige informatie aan het managementteam en budgethouders over budgetten waarvoor zij op grond van artikel 2, derde lid van deze regeling als budgethouder aangewezen zijn.
2. Het Managementteam en de budgethouders zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.