Organisatie | Stroomopwaarts MVS |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Regeling op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van Stroomopwaarts MVS |
Citeertitel | Financiële Regeling Stroomopwaarts MVS 2023 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële regeling Stroomopwaarts MVS 2022.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-12-2023 | nieuwe regeling | 30-11-2023 |
Het algemeen bestuur van Stroomopwaarts MVS gelet op artikel 21, eerste en tweede lid van Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS en artikel 212 van de Gemeentewet;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 23 november 2023
vast te stellen de navolgende:
REGELING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE REGELS VOOR HET FINANCIEEL BEHEER EN VOOR DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE VAN STROOMOPWAARTS MVS.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 7. Rechtmatigheidsverantwoording
In de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarstukken rapporteert het dagelijks bestuur in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd en overeenstemming zijn met de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader.
Artikel 2. Reserves en Voorzieningen
Het dagelijks bestuur handelt binnen de kaders van de door het algemeen bestuur vastgestelde nota reserves en voorzieningen. De nota behandelt in elk geval:
Hoofdstuk 4 Paragrafen in begroting en jaarstukken
De inhoud van de paragrafen bij de begroting en jaarstukken voldoen aan de verplichte onderdelen die door het BBV worden gesteld.
Daarnaast neemt het dagelijks bestuur in ieder geval op:
de paragraaf Bedrijfsvoering: actuele onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen die aandacht behoeven, alsmede de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de kosten van inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten, het budget voor de accountant, een toelichting op rechtmatigheid en de acties om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen, het beleid voor waarderen en afschrijven, en reserves.
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Artikel 4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van Stroomopwaarts MVS.
Artikel 5. Aanbesteding en inkoop
Het dagelijks bestuur biedt ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota met beleidsregels aan voor inkoop en aanbesteding. Wijzigingen die de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid raken of verstrekkende gevolgen hebben, geven aanleiding tot herziening van deze nota en daarmee een nieuw bestuursbesluit.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Stroomopwaarts MVS op 30 november 2023.
De secretaris,
N.C. van der Wekken
De voorzitter,
A.J. Proos
Bijlage afschrijvingsbeleid bij Artikel 1
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
De volgende materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in:
Toelichting op de financiële regeling Stroomopwaarts MVS
De regeling is bedoeld om op hoofdlijnen de spelregels voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer te regelen. Met de financiële regeling creëert het algemeen bestuur waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de dienst en wordt een nadere invulling gegeven aan de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Geldende wettelijke kaders zijn het uitgangspunt geweest voor het opstellen van de regeling. Zaken die in de Gemeentewet, de Wet fido, het Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en overige regelgeving worden voorgeschreven, worden in deze regeling niet herhaald.
Dit artikel geeft aan wie de programma-indeling vaststelt.
Dit artikel geeft aan wie de begroting opstelt en vaststelt. Daarnaast zijn in dit artikel in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting.
Artikel 4. Uitvoering begroting
Hierin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de begroting. De realisatie moet eenvoudig te herleiden zijn naar de begroting door deze toe te wijzen aan de producten en diensten van de begroting en dat de begroting niet wordt overschreden.
Artikel 5. Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het algemeen bestuur zijn de tussenrapportages. Op basis van de tussentijdse rapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Op grond van artikel 5 verschijnt drie keer per jaar een tussenrapportage. De tussenrapportage over de laatste vier maanden valt samen met de jaarstukken.
In dit artikel wordt nadere invulling gegeven aan de informatieplicht van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen het algemeen bestuur inlichtingen te verstrekken indien het algemeen bestuur daarom verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het dagelijks bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor Stroomopwaarts MVS. In het artikel verzoekt het algemeen bestuur het dagelijks bestuur om vooraf informatie te verstrekken als de daar genoemde rechtshandelingen met een financieel gevolg worden aangegaan, voor zover deze rechtshandelingen het bedrag van 200.000 euro te boven gaan.
Bepalingen uit dit artikel ontslaan het dagelijks bestuur overigens niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het dagelijks bestuur voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door het algemeen bestuur is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur over wanneer het algemeen bestuur in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.
Het algemeen bestuur is bevoegd de jaarstukken vast te stellen.
Artikel 8. Rechtmatigheidsverantwoording
Het dagelijks bestuur legt zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen, zoals vastgesteld in het normenkader rechtmatigheid.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik bij financiële beheershandelingen.
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
De regeling moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten “regels voor waardering en afschrijving activa”. Wat betreft de exacte afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiële vaste activa is ervoor gekozen om deze vast te leggen in een aparte bijlage bij de regeling. Wijzigingen van deze bijlage kunnen door het dagelijks bestuur worden vastgesteld.
Activa die door Stroomopwaarts overgenomen zijn van de gemeenten Schiedam, Maassluis en Vlaardingen en de werk-/leerbedrijven Dukdalf, TBV en BGS worden afgeschreven volgens de systematiek en de termijnen die opgenomen zijn in de bijlage.
Indien noodzakelijk biedt het dagelijks bestuur een herziende nota aan over het beleid voor reserves, en het weerstandsvermogen aan het algemeen bestuur.
Zaken als opheffen, instellen, verhogen, verlagen van reserves worden opgenomen in de planning- en controldocumenten.
Voor een investeringsvoornemen kan het algemeen bestuur via resultaatbestemming een bestemmingsreserve vormen. Hiermee wordt op de balans van Stroomopwaarts MVS tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen.
Artikel 11. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (Treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële regeling regels bevat voor het beleid en de organisatie van de financieringsfunctie. De uitvoering vindt plaats op basis van de bepalingen die in het Treasurystatuut zijn opgenomen.
In artikel 11 BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. Het weerstandsvermogen voor Stroomopwaarts MVS wordt gevormd door het weerstandsvermogen van de afzonderlijke deelnemers. Stroomopwaarts MVS vormt in principe geen eigen vermogen; wel kan het algemeen bestuur behaalde positieve resultaten geheel of ten dele bestemmen voor een egalisatiereserve (toelichting bij artikel 25 Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS). In de paragraaf weerstandsvermogen zal Stroomopwaarts MVS risico’s van materieel belang opnemen met een inschatting van de kans dat deze zich voordoen. Ook zal worden ingegaan op welke verzekeringen, voorzieningen of weerstandsvermogen aanwezig zijn.
In het BBV artikel 13 staat welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten. Het derde lid van dit artikel regelt welke informatie het algemeen bestuur daar bovenop wenst in de paragraaf Financiering in de begroting en rekening.
Het BBV regelt in artikel 14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Het vierde lid van dit artikel regelt welke extra informatie het algemeen bestuur wenst.
Hierin wordt uitgelegd hoe de administratie opgezet dient te worden, zodat hieruit de juiste informatie opgehaald kan worden.
Artikel 14. Financiële organisatie
Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid onderdeel a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie. Voor de Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS geldt dat het dagelijks bestuur hiervoor bevoegd is. Het dagelijks bestuur wordt opgedragen het bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. De regels bedoeld onder de letters a en b kan het dagelijks bestuur gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit.
Artikel 15. Interne beheersing
Jaarlijks wordt getoetst of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de financiële beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 16 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de controle van de jaarrekening Stroomopwaarts MVS zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Met ingang van het verslagjaar 2023 verstrekt het dagelijks bestuur jaarlijks een rechtmatigheidsverantwoording aan de raden van de deelnemende gemeenten.
Artikel 16. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Dit artikel bepaalt dat in regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen te beperken. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Artikel 17. Aanbesteding en inkoop
Het algemeen bestuur stelt een nota met beleidsregels vast voor inkoop en aanbesteding. Het dagelijks bestuur zorgt voor de interne regels voor inkoop en aanbesteding.