| Organisatie | Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard |
| Citeertitel | Verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 78, eerste lid, van de Waterschapswet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 29-11-2023 | 2023.09987 |
De verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard;
gelet op hoofdstuk VI0A en artikel 78, eerste lid van de Waterschapswet;
het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard
Vast te stellen de volgende verordening
Verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
Artikel 5. Tussentijdse wijzigingen functies
In geval van wijzigingen in hoofd- en nevenfunctie(s) van de voorzitter en leden van de rekenkamer wordt dit ter stond aan het algemeen bestuur gemeld.
Artikel 9. Onderzoeksrapport en procedure hoor en wederhoor
Het conceptonderzoeksrapport wordt voorgelegd aan de secretaris-directeur. Deze wordt in de gelegenheid gesteld om binnen een termijn van 6 weken, dan wel binnen een termijn van 12 weken als er een verbonden partij betrokken is, een reactie te geven met als doel de in het conceptonderzoeksrapport opgenomen feiten en omstandigheden te verifiëren en waar nodig aan te vullen.
Artikel 12. Overige faciliteiten rekenkamer
Het algemeen bestuur verschaft de rekenkamer de faciliteiten die voor de uitoefening van haar taak nodig zijn.
De leden van de rekenkamer vrijwaren het hoogheemraadschap tegen alle aanspraken van derden, die direct of indirect, middellijk of onmiddellijk voortvloeien uit de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 14. Monitoring aanbevelingen
Het dagelijks bestuur verstrekt het algemeen bestuur jaarlijks indien mogelijk voor 1 april een overzicht van de aan het algemeen bestuur gedane voorstellen van de rekenkamer welke door het algemeen bestuur zijn overgenomen en door het algemeen bestuur zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.
Met ingang van 1 januari 2014 moeten de waterschappen, in navolging van provincies en gemeenten, een onafhankelijke rekenkamer instellen. Als gevolg hiervan is de Waterschapswet gewijzigd. In de hoofdstuk VIOA zijn de benoemingsvereisten en aanvullende bepalingen voor de leden van de rekenkamer opgenomen. De bevoegdheden van de rekenkamer zijn in hoofdstuk XIIA van de Waterschapswet opgenomen.
De wettelijke bepalingen geven de kaders aan en biedt de mogelijkheid voor het algemeen bestuur aanvullende regels stellen. Daarbij gaat het om invulling te geven aan de wijze waarop de leden van rekenkamer worden (her)benoemd en de hoogte van de vergoedingen die zij ontvangen. Ook worden de afspraken tussen het algemeen bestuur en de rekenkamer vastgelegd over de betrokkenheid van het algemeen bestuur bij het werk van de rekenkamer zonder dat daarmee de onafhankelijkheid van de rekenkamer wordt aangetast.
Tenslotte worden een aantal bepalingen opgenomen die van belang zijn voor de ondersteuning van de rekenkamer en de benodigde financiële middelen.
Uitwerking van bevoegdheden van de rekenkamer zélf, worden niet in de verordening uitgewerkt. Dat doet de rekenkamer zelf. De rekenkamer moet daartoe een reglement van orde voor haar werkzaamheden vaststellen (artikel 51ai van de Waterschapswet). Hieronder wordt ook begrepen het opstellen van een onderzoeksprotocol.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Dit artikel bevat de begripsbepalingen die van belang zijn voor deze verordening. Hierbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de begripsbepalingen uit het Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers die speciaal betrekking hebben op waterschappen (hoofdstuk 4 van dit besluit).
In het eerste lid stelt het algemeen bestuur de rekenkamer in. Dit is een wettelijke verplichting (artikel 51aa van de Waterschapswet). In dit artikel wordt vastgelegd uit hoeveel leden de rekenkamer bestaat.
Artikel 3. Werving en selectie leden rekenkamer
Voor de werving en selectie van zowel de voorzitter als de leden van de rekenkamer wordt een wervings- en selectiecommissie ingesteld. In dit artikel staat wie er deel uitmaken van deze commissie.
Er is onderscheid gemaakt tussen de werving van de voorzitter van de rekenkamer en de leden. Dit vanwege de verschillen in functieprofielen van de voorzitter en de leden van de rekenkamer.
Wanneer de leden van de rekenkamer voor het eerst worden benoemd en er nog geen voorzitter van de rekenkamer is, zullen twee in plaats van drie leden uit het algemeen bestuur zitting hebben. Dit om op een oneven aantal leden uit te komen.
Op basis van de wervings- en selectieprocedure wordt er door de wervings- en selectiecommissie een voorstel tot benoeming aan het algemeen bestuur gedaan.
Artikel 4. Benoeming en herbenoeming leden rekenkamer
De leden van de rekenkamer worden door het algemeen bestuur benoemd en kunnen door het algemeen bestuur ook worden herbenoemd (artikel 51ac, eerste en vierde lid, Waterschapswet). De benoemingstermijn is wettelijk op zes jaar vastgesteld. Voordeel van deze termijn is dat over benoeming en herbenoeming in het gewone geval steeds door twee verschillend samengestelde algemene besturen wordt beslist.
In het derde, vierde en vijfde lid van dit artikel is de procedure tot herbenoeming vastgelegd.
In het vijfde lid is bepaald dat voordat de klankbordgroep een advies opstelt, zij overleg heeft met zowel rekenkamer (verplicht op grond van artikel 51ac, vijfde lid, Waterschapswet) als de dijkgraaf (als voorzitter van de wervings- en selectiecommissie). Dit draagt ertoe bij dat de leden primair op grond van deskundigheid worden benoemd.
In de praktijk zal na verloop van tijd door tussentijds aftreden vanzelf de situatie ontstaan dat niet steeds de gehele rekenkamer opnieuw moet worden (her)benoemd. Dit komt de continuïteit en de onafhankelijkheid van de rekenkamer ten goede.
Artikel 5. Tussentijdse wijzigingen functies
Wanneer de hoofd- en nevenfuncties van de leden van de rekenkamer wijzigen, meldt het lid dit direct aan het algemeen bestuur. Het wijzigen van een functie kan aanleiding geven tot ontoelaatbare verstrengeling van belangen en leiden tot ontslag van het lid van de rekenkamer (artikel 51ac Waterschapswet).
Artikel 6. Klankbordgroep en aanspreekpunt
De rekenkamer is een onafhankelijk instituut en bepaalt zelf de onderwerpen van onderzoek en de werkwijze die ze daarbij hanteert. Voor de selectie van onderzoeksonderwerpen is van belang dat deze een meerwaarde moeten hebben voor het hoogheemraadschap in het algemeen en het algemeen bestuur in het bijzonder. Open communicatie tussen het algemeen bestuur en de rekenkamer is daarbij van belang.
Voor de rekenkamer is het verder van belang dat zij weet wat er leeft binnen het algemeen bestuur en hoe is de organisatie van het algemeen bestuur geregeld. Ook kan de behoefte bestaan om wijzigingen in de werkwijze van de rekenkamer of veranderingen in het rekenkamerbudget te bespreken.
Het algemeen bestuur stelt daarom een klankbordgroep in die namens het algemeen bestuur fungeert als aanspreekpunt voor de rekenkamer. De klankbordgroep bestaat uit twee leden uit het algemeen bestuur die tevens lid zijn van de commissie Algemene Zaken en Middelen, de dijkgraaf en de portefeuillehouder financiën.
Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning
Dit artikel voorziet in het benoemen van een ambtelijk secretaris en plaatsvervangend ambtelijk secretaris(sen) voor de rekenkamer.
De wet schrift voor dat het dagelijks bestuur van waterschappen moet voorzien in de ambtelijke ondersteuning van de rekenkamer. Hieraan is in de verordening voorzien door het aanstellen van een secretaris voor de rekenkamer. Deze aanstelling vindt aldus artikel 51aj, tweede lid, plaats op voordracht van de voorzitter van het algemeen bestuur. Achtergrond hiervan is dat de rekenkamer geen publiekrechtelijk rechtspersoon is en derhalve geen arbeidsovereenkomst kan afsluiten.
De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, verrichten tevens geen werkzaamheden voor een ander orgaan van het waterschap, met uitzondering van ambtenaren die uitsluitend werkzaam zijn voor het algemeen bestuur (artikel 51aj, derde lid).
Deze bepaling is een uitvloeisel van het duale bestuursmodel dat op provincies en gemeenten van toepassing is die een griffie ter ondersteuning.
In de praktijk zullen waterschappen hiervoor met inachtneming van deze wettelijke bepaling een adequate oplossing voor vinden.
Een andere mogelijkheid is dat de rekenkamer zelf een secretaris inhuurt ten laste van het haar beschikbaar gestelde budget als bedoeld in artikel 10.
Vanwege de onafhankelijke positie van de rekenkamer is de secretaris voor zijn werkzaamheden voor de rekenkamer uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer (artikel 51aj, vierde lid).
Verder is in dit artikel vastgelegd dat het contact tussen de ambtelijke organisatie en de rekenkamer verloopt via de secretaris van de rekenkamer. De ambtelijk secretaris heeft ook regelmatig overleg met de secretaris-directeur met het oog op de het verstrekken van documenten en andere informatiedragers die de rekenkamer nodig heeft voor haar onderzoek(en) en de werking van de rekenkamer zelf. Daarnaast kan de ambtelijk secretaris indien dat gewenst is afspraken maken tussen het dagelijks bestuur en de rekenkamer.
Artikel 8. Onderzoeksprogramma, onderzoeksplan en uitbesteding
In de artikelen 8 en 9 worden de (procedurele) kaders voor de werkwijze van de rekenkamer vastgelegd. Deze kaders zijn gebaseerd het volgende processchema dat op hoofdlijnen de stappen van de werkwijze van de rekenkamer weergeeft:
De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen het hoogheemraadschap. Zij bepaalt dan ook zelf welke onderwerpen er worden onderzocht, hoe het onderzoek wordt ingericht en uitgevoerd. Voor de effectiviteit van de rekenkamer is het cruciaal om de goede onderwerpen op het juiste moment op te pakken.
De rekenkamer stelt daarom een lijst op van onderzoeksonderwerpen. Hierop zet zij alle onderwerpen die voor onderzoek in aanmerking komen. Hierbij houdt zij rekening met de behoefte van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kan via de klankbordgroep aangeven welke onderzoeksonderwerpen zij belangrijk vindt. Dit is een dynamische lijst met onderwerpen. De rekenkamer is vrij om onderwerpen aan de lijst toe te voegen of ervan af te halen.
Op basis van deze lijst stelt de rekenkamer een onderzoeksprogramma voor het komende boekjaar op. Bij het kiezen van de onderwerpen hanteert de rekenkamer de volgende criteria:
Het onderzoeksprogramma maakt onderdeel uit van het jaarplan. Op basis van het jaarplan wordt het budget voor het komend jaar vastgesteld. Daarom is het belangrijk dat de rekenkamer haar onderzoeksprogramma voor 1 juli stuurt aan het algemeen bestuur.
Per onderzoek wordt vervolgens een onderzoeksplan vastgelegd. In dit onderzoeksplan staat onder andere:
Op basis van dit onderzoeksplan wordt het onderzoek uitbesteed. Op de uitbesteding is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van het hoogheemraadschap van toepassing.
Artikel 9. Onderzoeksrapport en procedure hoor en wederhoor
In artikel 9 wordt aangegeven hoe de procedure met betrekking tot het onderzoeksrapport verloopt. De rekenkamer legt het concept van het onderzoeksrapport, zonder de conclusies en aanbevelingen, via de secretaris-directeur voor aan de ambtelijke organisatie en eventuele andere betrokkene(n) voor een reactie. De rekenkamer verzoekt hen het rapport te controleren op feitelijke onjuistheden en/of onvolledigheden. Op basis van de reactie(s) van de secretaris-directeur en eventuele andere betrokkene(n) worden deze verwerkt en zo nodig aangepast in het concept-rapport.
Hierna stelt de rekenkamer het definitieve rapport op inclusief de conclusies en aanbevelingen en legt dit voor aan het dagelijks bestuur voor een bestuurlijke reactie.
Na ontvangst hiervan biedt de rekenkamer het rapport aan de commissie Algemene Zaken en Middelen aan ter bespreking. De rekenkamer krijgt de gelegenheid om een toelichting te geven op het rapport en vragen te beantwoorden. Het advies van de commissie wordt met het onderzoeksrapport geagendeerd voor het algemeen bestuur.
Na behandeling in het algemeen bestuur wordt het rapport van de rekenkamer gepubliceerd.
Artikel 10. Jaarplan, budget en jaarverslag
Zoals hiervoor is aangegeven stelt de rekenkamer jaarlijks voor 1 juli een jaarplan op waarvan het onderzoeksprogramma deel vanuit maakt. Daarnaast kunnen ook andere zaken in het jaarplan worden geregeld. Op basis van dit jaarplan stelt het algemeen bestuur een budget ter beschikking.
De rekenkamer is, na daartoe te zijn gemachtigd door het dagelijks bestuur, bevoegd om binnen het beschikbare budget verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen ten behoeve van de uitoefening van haar taak.
De reden hiervan is dat de rekenkamer geen zelfstandige rechtshandelingen kan verrichten. Het dagelijks bestuur moet de rekenkamer machtigen om privaatrechtelijke overeenkomsten die nodig zijn voor de uitbesteding van de onderzoeken, aan te gaan.
In het vierde lid is aangegeven welke kosten ten laste van het budget mogen worden gebracht.
De rekenkamer beheert haar eigen budget. Zij legt middels het jaarverslag hierover verantwoording af aan het algemeen bestuur. Dit neemt niet weg dat de concerncontroller (namens het algemeen bestuur) toezicht houdt op de uitgaven van de rekenkamer en het algemeen bestuur hierover informeert zoals ook gebruikelijk is voor de hele organisatie.
Artikel 11. Vergoeding voorzitter en leden rekenkamer
Volgens artikel 51ak van de Waterschapswet ontvangen de leden van de rekenkamer een bij verordening van het algemeen bestuur vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten.
Hieraan is uitvoering gegeven door het opnemen van dit lid waarbij voor wat betreft de hoogte van de vergoedingen aansluiting is gezocht bij de Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers waar in hoofdstuk 4 de bepalingen met betrekking tot waterschappen is opgenomen.
Artikel 12. Overige faciliteiten rekenkamer
Artikel 51aj van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stelt voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.
Hieraan is uitvoering gegeven door het opnemen van dit lid. De rekenkamer kan onder andere kosteloos gebruik maken van de vergaderfaciliteiten en (digitale) faciliteiten van het hoogheemraadschap.
Ook kan aan de leden van de rekenkamer dezelfde middelen worden toegekend als aan de leden van het algemeen bestuur.
De leden van de rekenkamer krijgen geen (onbeperkte) toegang tot het digitale netwerk van het hoogheemraadschap. De benodigde documenten zullen zoveel mogelijk door de ambtelijk secretaris worden verzameld. Indien hij voor de uitvoering van zijn taak toch toegang moet hebben tot het digitale netwerk van het hoogheemraadschap zullen hierover aanvullende afspraken worden gemaakt.
De leden van de rekenkamer worden niet gevrijwaard van aansprakelijkheid door derden.
Artikel 14. Monitoring aanbevelingen
Volgens artikel 97e van de Waterschapswet moet het dagelijks bestuur jaarlijks aan het algemeen bestuur een overzicht sturen van de aan het dagelijks bestuur gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.
Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Er zijn ook aanbevelingen die het algemeen bestuur zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan het algemeen bestuur ervoor kiezen om de organisatie jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aan het algemeen bestuur gerichte aanbevelingen en zijn overgenomen en door het algemeen bestuur zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan het algemeen bestuur helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.
De secretaris-directeur verstrekt het algemeen bestuur jaarlijks voor 1 april hiervan een overzicht.
Deze verordening wordt ten minste één keer per zes jaar geëvalueerd onder de verantwoordelijkheid van de klankbordgroep. Zo nodig kan deze evaluatie ook tussentijds plaatsvinden. De evaluatie kan aanleiding geven om deze verordening te herzien.
Dit artikel regelt de inwerkingtreding van deze verordening.