De raad van de gemeente Pekela;
gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 8 november 2023;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
BESLUIT:
vast te stellen de volgende:
VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE PEKELA 2024
Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen
- 1.
Er is een commissie van advies aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.
- 2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •
de commissie: de auditcommissie;
- •
de raad: de gemeenteraad;
- •
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- •
de accountant: de door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- •
de rekenkamer: de Rekenkamer Pekela
- •
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- •
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
- •
fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, zoals omschreven in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Pekela.
Artikel 2 Doel
- 1.
De commissie heeft als doel een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door de ontwikkeling van het instrumentarium van de raad in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid.
- 2.
De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
- 3.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 3 Taken en bevoegdheid
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied:
- a.
de werkzaamheden van de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Pekela;
- b.
de werkzaamheden van de rekenkamer;
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
ten aanzien de werkzaamheden van de accountant:
- a.
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;
- d.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
het formuleren van een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad;
- g.
het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;
- h.
het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
ten aanzien van de werkzaamheden van de rekenkamer:
- a.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de rekenkamer betreffende het onderzoeksprogramma en de onderzoeksopzet;
- b.
het evalueren van de werkzaamheden van de rekenkamer;
- c.
het voorbereiden van de benoeming en raadsbesluiten over de samenstelling van de rekenkamer;
Artikel 4 Samenstelling en benoeming
- 1.
De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie op voordracht van de fracties in de raad. Alleen leden van de fractie kunnen worden voorgedragen als lid van de auditcommissie.
- 2.
Per fractie kan maximaal één lid en één plaatsvervangend lid benoemd worden in de auditcommissie.
- 3.
De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.
- 4.
De commissie heeft als adviseurs:
- a.
de portefeuillehouder van financiën;
- b.
de leidinggevende in de organisatie, betrokken bij de gemeentelijke financiën;
- c.
de gemeentesecretaris, dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger;
- d.
- e.
- f.
de voorzitter van de rekenkamer.
- 5.
De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 5 Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden en plaatsvervangende leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad; als het (plaatsvervangend) lid niet langer lid is van de fractie die de voordracht voor de benoeming heeft gedaan of op verzoek van het (plaatsvervangend) lid.
- 2.
De raad kan een lid of plaatsvervangend lid tussentijds ontslaan.
Artikel 6 Voorzitter
- 1.
De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
- 3.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
- 2.
De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
- 3.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 4.
In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar overeenstemming. Als er na besluitvorming sprake is van overwegende bezwaren worden deze opgenomen in het overzicht van de uitkomsten.
- 5.
De griffier maakt een beknopt overzicht van de uitkomsten van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering hiervan in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie. De vastgestelde overzichten van de uitkomsten van de auditcommissie worden ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.
Artikel 8 Informeren raad
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadscommissie van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 9: Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.
Artikel 10: In werking treden
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.
Artikel 11: Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Pekela 2024”