Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie die nodig is voor het besturen, functioneren en beheersen van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
b. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
c. effectindicator: beleidsindicator als bedoeld in artikel 8, derde lid, onderdeel a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, waarmee de gevolgen van beleidsdoelstellingen in beeld worden gebracht;
d. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn van financiële beheershandelingen met wet- en regelgeving.
e. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
f. Auditcommissie: vanuit de controlerende rol van het Algemeen Bestuur is een auditcommissie ingesteld met als doel een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de Veiligheidsregio. Zij houdt daarbij toezicht op het risicomanagement in brede zin (zowel financieel als niet financieel) en adviseert het bestuur daarover.
g. Kadernota: Algemene financiële en beleidskaders conform artikel 34b van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Planning- en control cyclus
De planning- en control cyclus levert de volgende producten op:
a. de kadernota;
b. de programmabegroting;
c. tussentijdse rapportages;
d. de jaarstukken.
Artikel 3 Kadernota
Het Dagelijks Bestuur biedt de raden van de deelnemende gemeenten, conform het gestelde in artikel 34b van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, de kadernota aan met daarin de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar. In de kadernota worden de bevindingen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering genoemd in artikel 5 en de tussentijdse rapportages genoemd in artikel 6 verwerkt, alsmede het beleid met financiële gevolgen waartoe het Algemeen Bestuur besloten heeft.
Artikel 4 Begroting
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt de begroting voor het eerstvolgende begrotingsjaar vast. De drie opvolgende jaren worden voor kennisneming aangenomen. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen, inclusief de geraamde investeringen en de mutaties van de reserves en voorzieningen en de overhead.
- 2.
Het Algemeen Bestuur stelt per programma tenminste de onderdelen conform artikel 8 BBV vast:
- a.
de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken;
- c.
de raming van baten en lasten.
- 3.
Het Algemeen Bestuur stelt het overzicht algemene dekkingsmiddelen vast conform artikel 8 van de BBV.
- 4.
Het Algemeen Bestuur stelt het overzicht reserves en voorzieningen en het overzicht van investeringen vast, door middel van het vaststellen van de begroting.
- 5.
Conform artikel 66 van de BBV geeft het Algemeen Bestuur op voorstel van het Dagelijks Bestuur bij iedere begroting en alle jaarstukken een overzicht van de programma’s onderverdeeld naar de taakvelden.
- 6.
De onderverdeling van de programma’s in de taakvelden staat voor de begrotingsperiode vast, tenzij er redenen zijn tot wijzigen.
- 7.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te verrichten beleidsactiviteiten en de in te zetten middelen door middel van het vaststellen van de begroting.
- 8.
Het Dagelijks Bestuur verwerkt de begrotingscirculaire van de toezichthouder in de begroting.
- 9.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de beleidsdoelstellingen, beleidsactiviteiten en in te zetten middelen, opdat de doeltreffendheid van het beleid in relatie tot beschikbare middelen, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kan worden getoetst.
- 10.
Begrotingswijzigingen worden expliciet ter goedkeuring voorgelegd aan het Algemeen Bestuur en conform de Gemeenschappelijke Regeling VRR doorgestuurd aan de raden.
- 11.
De auditcommissie adviseert het Dagelijks- en Algemeen Bestuur bij het opstellen van de begroting c.q. begrotingswijzigingen.
- 12.
Het Dagelijks Bestuur zendt de begroting conform het gestelde in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen voor de zienswijze procedure aan de raden van de deelnemende gemeenten en binnen 2 weken na de vaststelling aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 5 Tussentijdse rapportages
- 1.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van een halfjaarrapportage over de realisatie van de begroting van de VRR over het lopende boekjaar.
- 2.
De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 3.
De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de beleidsdoelen, de beleidsactiviteiten als de daarmee samenhangende baten en lasten en de inmiddels ontstane afwijkingen en risicofactoren.
- 4.
De Auditcommissie houdt toezicht op de jaarrekening en de (begrotings-)beheersing. Daartoe wordt zij tweemaandelijks geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering en financiële ontwikkelingen.
Artikel 6 Jaarstukken
- 1.
Het Dagelijks Bestuur stelt elk jaar de jaarrekening met een bijbehorend verslag van het voorgaande jaar op conform het gestelde in de BBV en overige wet- en regelgeving.
- 2.
Het Algemeen Bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de uiterste aanleverdatum zoals genoemd in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen aan Gedeputeerde Staten en aan de raden van de deelnemende gemeenten.
Artikel 7 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt vast over welke onderwerpen in het kader van rechtmatigheid zij wil worden geïnformeerd naast de verplichte onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording.
- 2.
Met de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen.
- 3.
De verantwoordingsgrens die gehanteerd wordt bij de rechtmatigheidsverantwoording wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
- 4.
De Auditcommissie VRR adviseert het Algemeen Bestuur met betrekking tot de lid 1, 2 en 3.
Artikel 8 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
De Auditcommissie is door het Algemeen Bestuur gemandateerd om jaarlijks een normenkader rechtmatigheid vast te stellen. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
- 3.
Het normenkader wordt geoperationaliseerd in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
Artikel 9 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd.
- 3.
Bij investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 10 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en veiligheidsregio eigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 3 Financieel beleid
Artikel 11 Beleidsnota’s
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota’s.
- 2.
Het Algemeen Bestuur stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota’s vast:
- a
investeringen, waarderingen en afschrijvingen;
- b
reserves en voorzieningen;
- c
weerstandsvermogen en risicomanagement;
- d
- e
Artikel 12 Beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen
De beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen verschaft tenminste voorschriften ten aanzien van waardering en afschrijving van investeringen.
Artikel 13 Beleidsnota reserves en voorzieningen
De beleidsnota reserves en voorzieningen behandelt de uitgangspunten en voorwaarden voor de vorming en aanwending van reserves en voorzieningen.
Artikel 14 Beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement
De beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement gaat in ieder geval in op:
a. de samenstelling van de weerstandscapaciteit
b. een streefwaarde voor het weerstandsvermogen
c. de wijze waarop de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond om wil gaan met de beheersing van risico’s.
Artikel 15 Treasurystatuut
In het treasurystatuut zijn de kaders vastgelegd voor het beheren en optimaliseren van inkomende en uitgaande geldstromen, het beheren van liquiditeiten, de financiering van diverse activiteiten van de onderneming en het beheersen van renterisico’s.
Artikel 16 Controleverordening
In de controleverordening zijn de kaders vastgelegd voor de accountantscontrole.
Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie
Artikel 17 Administratie
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een deugdelijke administratie die erop gericht is adequate sturingsinformatie te leveren. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a. het voldoen aan de vereisten van het BBV en overige wet- en regelgeving.
b. het verstrekken van een actuele en volledige administratie van bezittingen en schulden.
c. het verstrekken van de vereiste informatie aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 18 Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur legt in besluiten vast:
a. een adequate scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatievoorziening is gewaarborgd;
b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van budgetten en investeringskredieten;
c. de regels voor de opdrachtverlening, inkoop en aanbesteding van werken en diensten;
d. het integriteitsbeleid.
Artikel 19 Interne controle
- 1.
Het Dagelijks Bestuur zorgt, ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel.
- 4.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een stelsel van interne controle op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 21 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht naar 2 januari 2023.
Artikel 22 Intrekking huidige verordening
De Financiële verordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2022 wordt ingetrokken.
Artikel 23 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Veiligheidsregio Rotterdam–Rijnmond 2023.