Controleverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  Accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• -

  Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• -

  Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• -

  Jaarrekening: jaarrekening van de veiligheidsregio als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• -

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid om 2 keer 1 jaar te verlengen.

• 2.

  De Auditcommissie bereidt in opdracht van het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De Auditcommissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de veiligheidsregio is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de organisatie van de veiligheidsregio uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, concerncontroller en de auditcommissie.

Artikel 5 Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorgt voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het Dagelijks Bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het Algemeen Bestuur voor 30 april van het jaar volgend op het verslagjaar.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur overlegt de managementletter na ontvangst met een reactie vanuit het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de veiligheidsregio.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur en de Auditcommissie voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 9 Intrekking huidige controleverordening

De “Controleverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2007” wordt ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel 

Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond 2023”.