Controleverordening gemeente Medemblik 2023 en 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  Accountant

  Een door de Gemeenteraad benoemde accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 gemeentewet belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b)

  Accountantscontrole

  De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van hetgeen benoemd staat in artikel 213 lid 3 Gemeentewet.

• c)

  Deelverantwoording

  Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• d)

  Management letter

  Betreft een rapportage van de accountant over bevindingen welke tussentijds het te controleren boekjaar wordt uitgegeven en geeft de bevindingen over de opzet, bestaan en werking van de processen onderliggende aan de totstandkoming van de jaarrekening.

• e)

  Accountantsverslag of verslag van bevindingen

  Betreft een rapportage van de accountant over bevindingen over de jaarrekeningcontrole en wordt na afloop van de accountantscontrole afgegeven.

• f)

  Rapportagegrens

  Grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen worden gerapporteerd.

• g)

  Verantwoordingsgrens

  Grensbedrag in euro’s, gebaseerd op een wettelijke procentuele bandbreedte van de totale lasten inclusief reservestortingen, waarboven bevindingen invloed hebben op de strekking van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

• h)

  Rechtmatigheid (in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording):

  Het overeenstemmen van financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving.

• i)

  Rechtmatigheidsverantwoording

  Een door het college afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid.

• j)

  Raad:

  De gemeenteraad van de gemeente Medemblik

• k)

  College;

  Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

  • a)

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportagegrens) bij de controle van de jaarrekening;

  • b)

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportagegrens)

  • c)

    de minimale inrichtingseisen voor de accountantsrapportages;

  • d)

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapportagegrens hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering en toleranties

• 1.

  Het college hanteert een rapportagegrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant hanteert de rapportagegrens zoals bedoelt in artikel 2.3.

• 2.

  Het college hanteert een verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, op basis van de controletoleranties zoals beschreven in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

• 3.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 4.

  De management letter en accountantsverslag worden voor hoor en wederhoor aangeboden aan de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging.

• 5.

  De managementletter, het accountantsverslag en de accountantsverklaring worden voor verzending aan de auditcommissie en de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaande aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de auditcommissie en de raad.

Artikel 8. Normenkader

Het normenkader zoals genoemd in de bijlage van deze verordening geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheid toetst en waarmee de accountant tot een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening kan komen.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  De controleverordening gemeente Medemblik 2023, vastgesteld bij besluit van 27 oktober 2022 vervalt per 1 januari 2023.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Medemblik 2023 en 2024”.