Hoofdstuk 2 Hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2. Inrichting van de ambtelijke organisatie
- 1.
Het college stelt op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur middels dit besluit, de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.
- 2.
Het managementteam stelt binnen de hoofdstructuur de benaming en de nader uitgewerkte structuur van de afdelingen en teams vast.
Artikel 3. Hiërarchische structuur van de ambtelijke organisatie
- 1.
De ambtelijke organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en staat onder leiding van de gemeentesecretaris als algemeen directeur.
- 2.
De hiërarchische structuur van de ambtelijke organisatie bestaat in ieder geval uit drie (groepen van) functionarissen:
- a.
de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
- b.
- c.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de managers van de afdelingen vormen gezamenlijk het managementteam.
- 4.
De organisatie bestaat uit afdelingen die elk een samenhangend geheel aan taken en verantwoordelijkheden hebben.
- 5.
Iedere afdeling staat onder leiding van een manager.
- 6.
Onder een afdeling kunnen teams gevormd worden. Bij de inrichting van teams dient in acht te worden genomen dat teams beschikken over de volgende kenmerken:
- a.
- b.
- c.
evenredig ten opzichte van de andere teams ingericht.
- 7.
Ieder team staat onder leiding van een teamleider óf van een manager.
Artikel 4. Concernstaf
- 1.
De organisatie kent een concernstaf ressorterend onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
De concernstaf bestaat in ieder geval uit de volgende functionarissen:
- 3.
De functionarissen binnen de concernstaf zijn gelijkwaardig en borgen gezamenlijk integrale afstemming binnen de aan hen toebedeelde taken.
Hoofdstuk 3 Hoofdtaken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 5. Hoofdtaken gemeentesecretaris/algemeen directeur
- 1.
Waar in dit besluit gesproken wordt over gemeentesecretaris of algemeen directeur moet worden gelezen gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:
- a.
gemeentesecretaris en algemeen adviseur van het college en de burgemeester;
- b.
algemeen directeur van de ambtelijke organisatie;
- c.
bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
- 3.
De gemeentesecretaris oefent zijn taken op grond van dit besluit waar nodig uit in nauwe collegiale samenwerking met het managementteam en de individuele managers.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris ten opzichte van het college
- 1.
De gemeentesecretaris is onverminderd de medeverantwoordelijkheid van het managementteam eindverantwoordelijk voor een tijdige, effectieve, kwalitatieve en doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering aan het college, teneinde een goede vervulling van hun taken mogelijk te maken.
- 2.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een goede integrale voorbereiding van de collegevergaderingen.
- 3.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen en bevordert een goed functioneren van het college.
- 4.
De gemeentesecretaris ziet toe op een voortvarend en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende publicatie en uitvoering van de besluiten van het college.
- 5.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.
- 6.
Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door de burgemeester of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.
Artikel 7. Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris ten opzichte van de burgemeester
- 1.
De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
- 2.
De gemeentesecretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
- 3.
De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur en ondersteunt de burgemeester bij de bevordering van de goede samenwerking en rolinvulling van de bestuursorganen.
Artikel 8. Verantwoordelijkheid als gemeentesecretaris ten opzichte van de gemeenteraad
- 1.
De gemeentesecretaris ziet erop toe dat desgevraagd ambtelijke bijstand in de zin van artikel 33 van de Gemeentewet aan de raad of zijn leden wordt verleend met inachtneming van de op dat moment geldende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
- 2.
De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.
- 3.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.
Artikel 9. Verantwoordelijkheden als algemeen directeur ten opzichte van de ambtelijke organisatie
- 1.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. De algemeen directeur draagt de hiërarchische verantwoordelijkheid voor het managementteam.
- 2.
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van beleidsvoorstellen voor het college of de burgemeester.
- 3.
De algemeen directeur heeft het recht om in het dienstbelang bij alle onderdelen van de ambtelijke organisatie inlichtingen in te winnen.
- 4.
De algemeen directeur kan in overleg met het managementteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen aan de ambtelijke organisatie en indien nodig aanwijzingen geven ter uitvoering van deze procedures.
Hoofdstuk 4 Organisatie-eenheden
Artikel 10. Organisatie-eenheden
De organisatie is op basis van de hoofdstructuur zoals door het college vastgelegd in dit besluit onderverdeeld in afdelingen en teams.
Artikel 11. Afdelingen
- 1.
Een afdeling wordt ingericht aan de hand van een ingekaderd breed werkdomein op basis van de wettelijke taken die toebedeeld zijn aan de gemeente.
- 2.
Een afdeling geeft op strategisch niveau sturing en uitvoering aan het gemeentelijke beleid voor zover dat past binnen het werkdomein van de afdeling.
- 3.
Het werkdomein van een afdeling voorziet in taken die zowel intern voor de organisatie van belang zijn als extern in dienstverlening naar de burger.
- 4.
Een afdeling heeft als taak om op professionele, doelmatige en effectieve wijze het beleid zoals vastgelegd in de begroting en de jaarplannen voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en daarover verantwoording af te leggen.
- 5.
De taken van iedere afdeling worden jaarlijks beschreven in een afdelingsplan.
- 6.
Het werkdomein van een afdeling is dusdanig omvattend dat voor de uitvoering diverse teams gevormd kunnen worden binnen de afdeling.
Artikel 12. Teams
- 1.
Een team wordt gevormd aan de hand van een geclusterd takenpakket dat past binnen het brede werkdomein van de afdeling waaraan het team behoort.
- 2.
Een team geeft op tactisch en operationeel niveau uitwerking aan het gemeentelijke beleid voor zover dat past binnen de aan het team toebedeelde taken.
- 3.
Een team is verantwoordelijk voor het op peil houden van de benodigde kennis van het aan het team toebedeelde taken en de kennisdeling binnen de organisatie.
- 4.
Een team levert de benodigde expertise aan eventueel te vormen team of afdeling overstijgende samenwerkingsverbanden.
Hoofdstuk 9 Slotbepalingen
Artikel 24. Evaluatie
- 1.
Jaarlijks geschiedt een evaluatie van het Organisatiebesluit en de daar uit voortvloeiende bevoegdheden en budgetbesluiten.
- 2.
Indien uit deze evaluatie blijkt dat een onderdeel van dit besluit niet meer aansluit op de organisatorische praktijk dan zal de gemeentesecretaris/algemeen directeur na overleg met het managementteam een voorstel tot wijziging van dit organisatiebesluit voorleggen.
Artikel 25. Overgangsbepalingen
Het Organisatiebesluit gemeente Meerssen 2008 en de Instructie voor de Gemeentesecretaris/algemeen directeur 2007 worden na publicatie van dit besluit ingetrokken.
Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Meerssen”.
- 2.
Dit besluit treedt in werking na officiële publicatie en werkt terug tot en met 1 juni 2023.