| Organisatie | Werkplein Hart van West-Brabant |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie |
| Citeertitel | Verordening controle financiële beheer en organisatie Werkplein Hart van West-Brabant 2023 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 35 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Werkplein Hart van West-Brabant
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-12-2023 | 01-05-2023 | Verordening controle financiële beheer en organisatie Werkplein Hart van West-Brabant 2023 | 03-04-2023 |
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Werkplein Hart van West-Brabant;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 20 maart 2023;
gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet ;
Verordening controle financiële beheer en organisatie Werkplein Hart van West-Brabant 2023
In deze verordening wordt verstaan onder:
- accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening
- boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten,
met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;
- deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen
en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele
- rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Dagelijks bestuur kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Dagelijks bestuur informeren het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Dagelijks bestuur dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 5. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Dagelijks bestuur dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
Dagelijks bestuur dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan dagelijks bestuur.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De Controleverordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant, vastgesteld in het algemeen bestuur van 27-02-2015, wordt ingetrokken.
1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie Werkplein Hart van West-Brabant 2023.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de ISD Werkplein Hart van West-Brabant d.d. 3 april 2023,
De directeur, Marko Does de voorzitter, René van Ginderen
Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de algemeen bestuur bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de algemeen bestuur de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Het is de algemeen bestuur die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn dagelijks bestuur nauw betrokken. Dagelijks bestuur kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke
wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd
kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben dagelijks bestuur
en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten dagelijks bestuur ervoor
zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De
accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen.
Verder hebben dagelijks bestuur een eigenstandige informatieplicht richting de algemeen bestuur.
Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door dagelijks bestuur
Vanaf boekjaar 2023 nemen dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de algemeen bestuur en dagelijks bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de algemeen bestuur op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
[In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de algemeen bestuur met een afschrift aan dagelijks bestuur. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en dagelijks bestuur. Daarnaast kan ook een boardletter opgesteld worden die naar de algemeen bestuur gestuurd kan worden. Deze boardletter houdt alleen de bestuurlijk relevante punten van de managementletter in en eventuele publicatie gevoelige informatie (zoals over IT-beveiliging) is uit deze letter verwijderd. Wanneer een boardletter wordt opgesteld ten behoeve van de algemeen bestuur is het raadzaam om vast te leggen op welke wijze dagelijks bestuur reageren op de aanbevelingen richting de algemeen bestuur.]
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moeten dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan de algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de algemeen bestuur aandachtspunten meegeven aan de accountant die de algemeen bestuur nader belicht wil zien.
Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat algemeen bestuur een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.
Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de algemeen bestuur zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een algemeen bestuur die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan dagelijks bestuur. De algemeen bestuur heeft een
kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant
wordt bepaald. In de praktijk stellen dagelijks bestuur het programma van eisen (in
concept) op, in samenwerking met de algemeen bestuur. Ook voeren dagelijks bestuur de
aanbesteding uit. Na aanwijzing door de algemeen bestuur is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.
Voor de accountantscontrole geldt het Bado, dat krachtens artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Het geeft de grens weer van fouten of
onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een
goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze
grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen
van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en
3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de
totale lasten van de gemeente. Het algemeen bestuur kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.
De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en
zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de
algemeen bestuur zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden
De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door burgemeester en
Wethouders/dagelijks bestuur worden geregeld in de [citeertitel Verordening financiële beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet)]. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de gemeente/Werkplein, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens dagelijks bestuur een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de algemeen bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de algemeen bestuur een
rapportagegrens vaststellen, waarboven dagelijks bestuur afwijkingen die in de
rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van
Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren.
Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van de omvangsbasis zijn voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De algemeen bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).
Derde lid, onder c tot en met h
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk
kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor
de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.
De algemeen bestuur kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de algemeen bestuur rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van dagelijks bestuur. Ook kunnen dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid regelt hoe dagelijks bestuur moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de [citeertitel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)]. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de algemeen bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien dagelijks bestuur het voornemen hebben de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dienen dagelijks bestuur de algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt de algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan dagelijks bestuur kenbaar te maken.
Het tweede en het derde lid regelen, dat dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de algemeen bestuur aangewezen accountant inschakelen.
Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan
de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Dagelijks bestuur zijn hierin volgend.
Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, [een vertegenwoordiger uit] de algemeen bestuur ende verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder en het hoofd financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende
werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door dagelijks bestuur worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken.
Artikel 5. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur
Eerste lid Het dagelijks bestuur is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van de algemeen bestuur zijn dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Dagelijks bestuur zorgen ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
Het derde lid verplicht dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin dagelijks bestuur verklaren geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.]
In het vierde lid is een uiterlijke datum aan dagelijks bestuur gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de algemeen bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de algemeen bestuur moet zijn behandelt, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de algemeen bestuur. Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de algemeen bestuur, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moeten toevoegen.
Het vijfde lid gaat in op de wijze waarop dagelijks bestuur de [management- en] boardletter aanbieden aan de algemeen bestuur.]
Het zesde lid gebiedt dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de algemeen bestuur aan dagelijks bestuur bekend is geworden – terstond te melden aan de algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de algemeen bestuursbehandeling uit.
De zevende en achtste leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij dagelijks bestuur om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.
De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en
voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige
bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
Dagelijks bestuur dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 7. Rapportering door accountant
Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de algemeen bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door dagelijks bestuur niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat dagelijks bestuur (in overleg met de algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.
Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van
de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een
gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden
zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller
en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de algemeen bestuur door de accountant besproken met dagelijks bestuur. Het geeft dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.
De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan de algemeen bestuur mondeling toe