Artikel 1 Begripsbepalingen
Deze regeling verstaat onder:
- a.
BWB: de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe;
- b.
Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in lasten en baten en verbonden aan een taakveld of investering of een dwarsdoorsnede van de begroting uitgedrukt in lasten en baten verbonden aan een kostensoort;
- c.
Budgethouder: een door de directeur aangewezen functionaris van BWB;
- d.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen functionaris van BWB;
- e.
Investering: een eenmalige activiteit ter verwerving van een goed of ter realisering van een werk waarvoor een krediet - incidenteel geld - is toegekend;
- f.
Stelpost: een taakstelling of een geraamd bedrag behorende bij een taakveld waarvan de invulling nog onduidelijk is;
- g.
Team Advies: de medewerkers werkzaam bij team Advies van BWB, belast met financieel beleid;
- h.
Team Financieel en Personeel Beheer: de medewerkers werkzaam bij team Financieel ne Personeel Beheer van BWB, belast met financieel beheer;
- i.
Directeur: het hoofd van de bedrijfsvoeringsorganisatie volgens de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe.
Artikel 2 Aanwijzing budgethouders
- 1.
De directeur is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten.
- 2.
De directeur wijst budgethouders en aan hen toegewezen budgetten aan.
- 3.
Budgethouders zijn uitsluitend teammanagers in dienst van BWB, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuur van BWB.
- 4.
De aanwijzing bedoeld in het tweede lid wordt vastgelegd in een register in de financiële administratie.
- 5.
De namen van de budgethouders met de aan hen toegewezen budgetten worden vastgelegd in een jaarlijks geactualiseerd door de directeur ondertekend document.
- 6.
Bij langdurige afwezigheid van een budgethouder wijst de directeur een plaatsvervangend budgethouder aan.
- 7.
De directeur is budgethouder van de budgetten van het bestuur van BWB.
Artikel 3 Aanwijzing budgetbeheerders
- 1.
Budgethouders wijzen budgetbeheerders aan voor de aan hen toegewezen budgetten.
- 2.
Budgetbeheerders zijn in dienst van BWB, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuur van BWB.
- 3.
Bij langdurige afwezigheid van een budgetbeheerder wijst de betreffende budgethouder een plaatsvervangend budgetbeheerder aan.
- 4.
De namen van de aangewezen budgetbeheerders worden met de aan hen toegewezen budgetten vastgelegd in een register in de financiële administratie.
- 5.
De budgethouder draagt er zorg voor dat de registratie als bedoeld in het vorige lid actueel is.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder
- 1.
De budgethouder is binnen het hem toegekende mandaat verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem toegewezen budgetten.
- 2.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders.
- 3.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het aanleveren van (deel)producten van de P&C cyclus.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de budgethouder, belast met het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem toegewezen budgetten.
- 2.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.
- 3.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder verantwoordelijk voor de door hem aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de planning-& controlcyclus.
Artikel 6 Bevoegdheden budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De budgethouder is bevoegd tot het geven van opdracht tot betalingen en invorderingen met betrekking tot de aan hem toegewezen budgetten.
- 2.
Voor het aangaan van contractuele verplichtingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in het Directiestatuut, het Algemeen bevoegdhedenbesluit BWB, het bevoegdhedenregister BWB en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
- 3.
De functionaris die op grond van het bevoegdhedenregister BWB bevoegd is om contractuele verplichtingen aan te gaan, gaat deze verplichtingen alleen aan, als er voldoende budgetruimte is.
Artikel 7 Taken budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder controleert of de gefactureerde prestatie is geleverd en codeert de factuur in het financieel systeem.
- 2.
De budgethouder fiatteert de gecodeerde factuur in het financieel systeem.
- 3.
De budgetbeheerder zorgt voor tijdige aanlevering van gegevens aan Team Financieel en Personeel Beheer met betrekking tot inkomsten, zodat de te ontvangen bedragen kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie.
- 4.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren tijdig alle gegevens die nodig zijn ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de Planning-& Controlcyclus, waaronder tevens de interne en externe controle wordt begrepen.
- 5.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren tijdig aan de treasurer alle gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van de treasuryfunctie.
- 6.
De budgethouder en de budgetbeheerder dragen er zorg voor een aangegane verplichting in de financiële administratie te laten vastleggen.
Artikel 8 Taken Team Advies
- 1.
Het Team Advies:
- a.
geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
- b.
voert periodiek overleg met de budgethouders;
- c.
signaleert relevante interne en externe ontwikkelingen.
- 2.
Het Team Financieel en Personeel Beheer biedt direct of indirect ondersteuning aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
- 3.
De in het vorige lid genoemde ondersteuning bestaat in ieder geval uit:
- a.
het tijdig in omloop brengen van facturen;
- b.
het zorg dragen voor tijdige betaling van de gefiatteerde facturen;
- c.
het zorgdragen voor de juiste, volledige en tijdige vastlegging van gegevens in de financiële administratie;
- d.
het zorg dragen voor juiste, volledige en tijdige financiële informatie.
Artikel 9 Budgetafwijkingen
- 1.
Een budgethouder informeert de directeur zo spoedig mogelijk over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en over de te nemen maatregelen.
- 2.
In de voortgangsrapportages en/of jaarrekening worden niet-gesaldeerde afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten van taakvelden en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.
- 3.
Voor dekking van budgetafwijkingen worden onderstaande mogelijkheden gehanteerd:
- a.
soberder/goedkoper uitvoeren van de te leveren prestatie.
- b.
budgetruimte binnen hetzelfde taakveld of programma. Hierover neemt de budgethouder een besluit.
- c.
ten laste van reserves of voorzieningen voor zover die zijn gerelateerd aan het taakveld. Over de mutaties in reserves neemt het bestuur een besluit. Het bestuur besluit voorts tot het instellen en opheffen van voorzieningen, maar vanwege het verplichtende karakter van de uitgaven is de directeur de bevoegdheid uitgaven ten laste van de voorziening te doen, indien de uitgave voldoet aan het doel van de voorziening.
- d.
door verschuiving tussen programma’s. Hierover neemt het bestuur een besluit.
- e.
ten laste van de post onvoorzien. Tot en met een bedrag van € 12.500 neemt de directeur hierover een besluit: over bedragen groter dan € 12.500 neemt het bestuur een besluit.
- f.
ten laste van het begrotingssaldo. Hierover neemt het bestuur een besluit.
- 4.
Een besluit over de inzet van de onderschrijding op de salariskosten kan door een budgethouder uitsluitend worden genomen na kennisgeving vooraf aan het Directie en Managementteam BWB en goedkeuring van de directeur.
- 5.
Regels voor de gevallen waarin de directeur mag afwijken van de budgetten, zoals die door het bestuur zijn vastgesteld in de begroting, zijn opgenomen in de financiële verordening of aanvullende regels hierop.
Artikel 10 Onvoorziene uitgaven en stelposten
- 1.
Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk met een besluit van de directeur met kennisgeving aan het bestuur, en indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden:
- a.
De betreffende uitgaaf is onvoorzien;
- b.
de betreffende uitgaaf is onvermijdelijk;
- c.
de betreffende uitgaaf is niet uit te stellen.
- 2.
Een stelpost hoort bij een taakveld en valt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder.
- 3.
De budgethouder geeft invulling aan de stelposten voor het lopende begrotingsjaar is verstreken.
Artikel 11 Geldigheid budget
- 1.
De na afloop van het boekjaar resterende budgetten vallen in het rekeningresultaat, met uitzondering van van derden verkregen gelden met een bestedingsplicht en/of verantwoordingsplicht.
- 2.
In afwijking van het eerste lid is een opname op de post ‘Nog te betalen (verplichtingen)/Nog te ontvangen (rechten)’ mogelijk onder de volgende voorwaarden:
- a.
de levering, het werk of de dienst is in het betreffende boekjaar uitgevoerd, maar leidt pas in het volgende dienstjaar tot facturering en;
- b.
de factuur moet overeenkomen met de daadwerkelijke levering, het werk of de dienst en;
- c.
er is een schriftelijke onderbouwing met bewijsstukken van de financiële verplichting.
- 3.
Een reservering van incidentele budgetten is mogelijk onder de voorwaarde dat de bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering vooralsnog aanwezig blijft. Hiertoe wordt aan het bestuur een verzoek tot bestemming gedaan van het resultaat van de jaarrekening.
- 4.
Over de financiële stand van zaken van lopende investeringen wordt jaarlijks in de jaarrekening gerapporteerd. Er wordt per investering voorgesteld of de investering doorloopt naar het volgende boekjaar of kan worden afgesloten. Van de investeringen die doorlopen naar het volgende boekjaar worden de restantkredieten tijdig vastgelegd in de begroting voor dat betreffende boekjaar.
Artikel 12 Beperkingen en condities
- 1.
Het is in beginsel niet toegestaan dat twee of meer budgethouders of twee of meer budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.
- 2.
De functie van budgethouder en/of beheerder is onverenigbaar met de volgende functies:
- a.
- b.
de registrerende en controlerende functie,
- c.
de functie applicatiebeheerder van het financiële pakket.
- 3.
Een budgethouder en/of budgetbeheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling mogelijk aan de orde is niet accorderen.
- 4.
In afwijking van artikel 7, tweede lid, worden kostendeclaraties van medewerkers gecodeerd en gefiatteerd door de leidinggevende.
- 5.
In afwijking van artikel 7, eerste en tweede lid, kan de directeur, uitsluitend voor bulkfacturen, budgethouders aanwijzen die bevoegd zijn de factuur zowel te controleren als te fiatteren.
- 6.
In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bestuur.
Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgetbeheer BWB 2023”.
- 2.
Deze regeling treedt in werking per 1 december 2023;
- 3.
De Regeling budgetbeheer BWB 2019, geldend vanaf 06-10-2020, wordt per die datum ingetrokken.