| Organisatie | Lansingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota Voorkomen van Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2023 |
| Citeertitel | Nota M&O 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-12-2023 | nieuwe regeling | 30-11-2023 | T23.03378 |
Vertrouwen speelt een grote rol in het gemeentebreed verlenen c.q. vaststellen van vergunningen, heffingen, belastingen en subsidies. Burgers en gemeentebestuur moeten er op kunnen vertrouwen dat overheidsbesluiten correct genomen en uitgevoerd worden en dat geen misbruik wordt gemaakt van gemeenschapsgelden. Misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgeld leidt niet alleen tot financiële schade, maar levert ook een deuk op in het vertrouwen tussen overheid en burger.
Integriteit en misbruik en/of fraude kunnen nauw verweven zijn. Denk bijvoorbeeld aan samenspanning tussen een ambtenaar en aanbesteder of aanvrager (bijvoorbeeld familiebanden) en aan steekpenningen. Dit kan in financiële zin hetzelfde effect hebben als bijvoorbeeld een door derden bewust onjuist ingediende subsidieaanvraag. In dit kader sluit een geformaliseerd M&O-beleid niet alleen aan bij de actualiteit en breed maatschappelijke aandacht voor fraudebestrijding, maar ook op integriteitsbewaking.
De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Lansingerland 2023 bepaalt in artikel 12 (de financiële verordening) dat het college de regels vastlegt voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Met deze nota wordt hierin voorzien en wordt duidelijk wat het kader is ten aanzien van het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Misbruik en oneigenlijk gebruik is één van de criteria waar het college zich ten aanzien van rechtmatigheid over moet verantwoorden en waarvan de accountant de getrouwheid toetst. Tot op heden was er in Lansingerland geen specifieke kaderstellende nota M&O en werd volstaan met de diverse maatregelen die nu gebundeld zijn in hoofdstuk 3.
De nota betreft een uiteenzetting van het algemene, integrale beleid van de gemeente Lansingerland over de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik. De uitwerking van het M&O-beleid vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Overigens zijn de meeste regelingen gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. Vanzelfsprekend moet ook onze gemeente aan die wettelijke eisen voldoen.
Door de commissie BADO1 zijn de begrippen misbruik en oneigenlijk gebruik als volgt gedefinieerd.
Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet
In diverse definities over misbruik wordt gesproken over laakbaar gedrag: bewust gebruik van iets waarvoor het niet bedoeld is. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgeld toe te eigenen2. In de Gedragscode integriteit medewerkers (T23.00665) wordt fraude genoemd als een van de mogelijke misstanden. In de Regeling melden vermoeden misstand 2023 wordt de term fraude slechts gebruikt om te duiden wat bijvoorbeeld een misstand is (van maatschappelijk belang). Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de regelgeving. Als regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet’) is het noodzakelijk dat regelgeving worden aangepast en/of duidelijker wordt toegelicht.
Ten aanzien van fraude wordt jaarlijks een frauderisicoanalyse opgesteld en worden op basis daarvan, indien nodig, maatregelen getroffen.
De relatie tussen Integriteit, misbruik en oneigenlijk gebruik en daarnaast fraude is inzichtelijk gemaakt in bovenstaand figuur.
Doelstelling: De gemeentelijke organisatie gebruikt deze nota om vanuit één integraal kader het misbruik en oneigenlijk gebruik te ontmoedigen, te voorkomen, te bestrijden en te sanctioneren.
M&O-beleid maakt een organisatie weerbaar tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. M&O-beleid komt terug in het opzetten van de eigen uitvoeringsorganisatie, maar ook in het redigeren van de eigen regelgeving, zoals verordeningen en werkinstructies. Deze nota M&O stelt kaders voor werkprocessen en brengt frauderisico’s en maatregelen om deze te beheersen in beeld.
Het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen heeft doorgaans te maken met de tijdigheid, juistheid en de volledigheid van de door de aanvrager verstrekte gegevens. Op basis van deze gegevens worden bijvoorbeeld subsidies en uitkeringen verstrekt dan wel belastingen en heffingen opgelegd. Processen waarbij M&O-gevoeligheden spelen, moeten dus voldoende specifieke beheersmaatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid en volledigheid te toetsen van de door een burger of bedrijf verstrekte gegevens. Er wordt, net als de essentie in het controlplan 2023 is, gewerkt vanuit de Demming circle (plan, do, check, act). Waarbij de control(e) op M&O met name in de beheersing van de processen zit. In de Verbijzonderde interne controle (VIC) wordt vastgesteld of de maatregelen (het mitigeren van risico's) gewerkt hebben. Zo niet is het aan de VIC om de (on)rechtmatigheid te bepalen.
Deze specifieke preventieve en repressieve maatregelen dienen verankerd te worden in de administratieve organisatie en interne controle (hierna: AO/IC). Hoe deze maatregelen er voor onze gemeente uit zien, wordt in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) stelt vast dat de beheersmaatregelen die risico's op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik mitigeren werken. Hierbij wordt vastgesteld of de beheershandelingen met voldoende maatregelen gepaard gaan om risico's betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik te mitigeren.
Bij misbruik passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Beheersmaatregelen die passen bij oneigenlijk gebruik zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering regelgeving. Naast deze repressieve en preventieve control instrumenten, heeft het M&O-beleid nadrukkelijk te maken met houding en gedrag – en dus met de integriteit van zowel bestuurders als ambtenaren. Naast hard controls zijn dus ook de soft controls van belang: op concernniveau en in de diverse afdelingen informatie geven over M&O en geregeld in dialoog gaan over (het voorkomen van) misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierin ligt een duidelijke relatie met integriteitsbeleid.
Repressieve en preventieve maatregelen beperken gezamenlijk het M&O-risico. Ondanks maatregelen blijft er altijd een bepaalde mate van onzekerheid over de rechtmatigheid.
M&O als onderdeel van procesbeschrijvingen en procesgericht denken
Het is van belang om het begrip M&O en fraude expliciet mee te nemen bij het opstellen van procesbeschrijvingen zodat hier ‘aan de voorkant’ al over wordt nagedacht en er van te voren beheersmaatregelen genomen worden. Deze ambitie past in het streven om procesmatig denken en werken verder te ontwikkelen (Routekaart naar een toekomstbestendige en wendbare organisatie, spoor 6 Processen in kaart).
M&O-beleid is in veel gevallen al onderdeel van de processen, zo blijkt ook uit hoofdstuk 3. M&O-maatregelen die voortvloeien uit landelijke wetgeving en lokale verordeningen zijn verankerd in onze administratieve organisatie. Daarop aanvullend is het van belang om overkoepelende algemene kaders vast te leggen in een Nota M&O-beleid:
De werking van de AO/IC is mede afhankelijk van de integriteit van de medewerkers. In de Gedragscode integriteit medewerkers, T23.00665, staat wat van medewerkers wordt verwacht. Deze is terug te vinden in het Personeelshandboek onder 1. Algemeen.
Het niet of niet kritisch uitvoeren van de interne beheersmaatregelen kan leiden tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Het doel is dat de organisatie alert is op de integriteit van de medewerkers. Van belang is om de risico’s hieromtrent te analyseren en te bewaken c.q. beheersen.
Het is van belang dat de informatie die verstrekt wordt door derden betrouwbaar is. Niet altijd is dit te ondervangen met de bestaande controle-instrumenten in reguliere processen, omdat deze vaak niet verder strekken dan de eigen organisatie. Hiervoor dienen (aanvullende) maatregelen gehanteerd te worden.
Het vastleggen van algemeen M&O-beleid draagt bij aan de transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Daarbij is het behulpzaam bij het maken van afwegingen in hoeverre extra beheersmaatregelen en controles benodigd en tegelijkertijd doeltreffend zijn. Maatregelen die veel geld en energie kosten, maar slechts beperkt financieel nut opleveren, kunnen daarmee worden voorkomen.
Bij de getrouwheidscontrole van de jaarrekeningen gaat de accountant na of de gemeente over interne procedures beschikt die opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ondervangen en of getrouw die procedures wordt gehandeld. Het gaat er bij M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen/op te sporen en dat de geldende regelgeving duidelijk, actueel en handhaafbaar is. Ook daarom is het dus zaak om per proces maatregelen op maat te treffen om misbruik en oneigenlijk gebruik zo veel mogelijk te voorkomen.
In onze gemeente hanteren we de volgende algemene uitgangspunten voor het beleid ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen:
Voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik is beter dan genezen. Beide hebben immers een negatieve uitwerking op het maatschappelijke en financiële draagvlak van regelingen en voorzieningen. Daarnaast is het niet altijd gemakkelijk overtredingen te signaleren dan wel na signalering de rechtmatige situatie volledig en juist te herstellen.
Eventuele overtredingen worden na melding of signalering zo snel mogelijk (nader) onderzocht door de verantwoordelijk medewerker. Na constatering van een overtreding wordt de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld. Tevens wordt het financieel voordeel weggenomen en indien mogelijk een boete opgelegd.
De inzet van beheersmaatregelen en interne controles varieert naar gelang de aard en omvang van het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik binnen een proces. M&O-maatregelen worden ingezet op basis van een analyse van de risico’s en na afweging van de kosten en de baten. Bij een groot risico worden in het proces extra maatregelen en controles ingebouwd.
In hoofdstuk 2 wordt via een cyclische benadering een concernbreed kader beschreven voor het M&O-beleid. Dat is te beschouwen als visie. In hoofdstuk 3 is per beleidsterrein aangegeven welke regelgeving van toepassing is, hoe communicatie/voorlichting plaatsvindt, hoe aangeleverde informatie/aangeleverde gegevens worden gecontroleerd en welk sanctiebeleid van toepassing is. Dat is het normenkader dat ook is vastgesteld als toetsingskader.
Iedere M&O-gevoelige regelgeving doorloopt een beleidscyclus waarbij de volgende elementen aan de orde moeten komen:
Hieronder worden deze zes categorieën maatregelen met de mogelijk te treffen specifieke beheersmaatregelen uiteengezet.
Al bij de beleidsvoorbereiding dient aandacht besteed te worden aan de vraag of sprake is van een M&O-gevoelig beleidsterrein. Als hiervan sprake is, moeten de punten zoals genoemd onder 2 t/m 6 in acht worden genomen. (Dit onderdeel is feitelijk alleen van toepassing wanneer sprake is van nieuwe regelgeving).
Het geven van voorlichting over (en in) specifieke regelingen heeft een preventieve werking en is vooral van belang voor het voorkomen en ontmoedigen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Via voorlichting kunnen burgers, bedrijven – maar ook de eigen medewerkers – op de hoogte worden gebracht van het bestaan en de inhoud en toepassing door het bestuur van de regelgeving. Bij de voorlichting kan worden aangegeven dat misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude gevolgen heeft of wordt bestraft. Onder voorlichting wordt ook verstaan het in beschikkingen opnemen van rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke sancties. Het aankondigen/publiceren van nota’s en verordeningen op de website van de gemeente en het Gemeenteblad is een te treffen beheersmaatregel. Ook interne communicatie over het bestaan en de strekking van het M&O-beleid in het algemeen is van belang.
Controle is een belangrijk element van het M&O-beleid en moet onderdeel uitmaken van het primaire proces. Dit betekent dat in het betreffende werkproces moet zijn beschreven hoe de daadwerkelijke controle daarop plaatsvindt. Door middel van controle kan gesignaleerd worden of sprake is van misbruik en/ of oneigenlijk gebruik. We maken onderscheid tussen controle vooraf en controle achteraf:
In de checklijsten die gebruikt worden binnen de Verbijzonderde Interne controle worden maatregelen getoetst ter voorkoming van risico’s, waaronder het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van voorzieningen.
De mate van controle kan variëren van integraal, steekproefsgewijs tot incidenteel, afhankelijk van de risico-afweging, de kosten-baten en de omvang en aard van de doelgroep. In de AO-procedures kunnen de volgende zaken vastgelegd te zijn:
Via de checklijsten die gebruikt worden bij de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt hierop gecontroleerd.
Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik, is een adequaat sanctiebeleid vereist dat aansluit op de regelgeving. Als norm hierbij wordt gehanteerd, dat tenminste het behaalde voordeel wordt weggenomen. Dit betekent dat teveel betaalde bedragen worden teruggevorderd of ten onrechte gederfde ontvangsten worden nageheven inclusief eventuele wettelijke rente. Eventueel kan overwogen worden niet-financiële sancties op te leggen, bijvoorbeeld vervanging van bestuur, ontbinding van een overeenkomst of intrekking van een vergunning. De wet BIBOB biedt mogelijkheden aan bestuursorganen om vergunningen, subsidies en andere opdrachten te weigeren, in te trekken of niet te gunnen. Dit kan wanneer er een aannemelijke relatie is met (dreigend) strafbaar gedrag of wanneer de eisen van betrouwbaarheid van de belanghebbende in het gedrang komen. Indien sprake is van een misdrijf wordt aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie. Van het strikt toepassen van het sanctiebeleid gaat overigens ook een preventieve werking uit.
Periodiek (elke vier jaar) dient het M&O beleid voor de desbetreffende beleidsterrein geëvalueerd te worden. Gebreken kunnen ontdekt en hersteld worden wanneer tijdens de beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan misbruik en oneigenlijk gebruik. Behalve als onderdeel van een beleidsevaluatie kan ook in een separate audit (of VIC) of bijvoorbeeld in een onderzoek van de lokale rekenkamercommissie aandacht worden besteed aan M&O-aspecten.
Naar aanleiding van de gegevens die voortkomen uit de evaluatie kan inzicht worden verkregen in de effectiviteit van de genomen beheersmaatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en in de toereikendheid van de controlemogelijkheden. Evaluatie kan leiden tot aanpassing van bijvoorbeeld regelgeving of het controlebeleid.
In de jaarrekening wordt als onderdeel van de Paragraaf Bedrijfsvoering gerapporteerd over (de inspanningen gericht op het voorkomen van) misbruik en oneigenlijk gebruik. Tevens wordt gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering als:
Alle onderdelen van het proces zijn belangrijk, maar onder het motto ‘voorkomen is beter dan genezen’ is het goed om op deze plek het belang van preventie (voorlichting en communicatie) op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik nog eens te benoemen. Elk team is zich bewust dat er specifiek aandacht moet zijn voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Daar wordt aandacht gevestigd via onze reguliere communicatiemiddelen (met name @work), in het CMT en de In control gesprekken. Deze communicatie wordt zo veel mogelijk gekoppeld aan de aandacht voor het thema integriteit.
3. Uitwerking in normen- en toetsingskader
Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik verschilt per beleidsterrein en regeling. Afhankelijk van het risico kan het M&O-beleid op de volgende manier vorm krijgen:
streng M&O-beleid: ten opzichte van de reguliere AO/IC zijn specifieke en aanvullende (controle)maatregelen noodzakelijk om het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik te verminderen. Deze maatregelen strekken zich zowel uit tot de voorwaardenscheppende sfeer3 als het actieve toezicht daarop (intensiteit interne controle verhogen, handhaving);
Op basis van onder andere een risicoanalyse en een kosten-batenanalyse is een aantal aandachtsgebieden of processen aangemerkt als M&O-gevoelig. Het gaat om regelingen waarbij derden een aanmerkelijk (financieel) belang hebben en waarbij de gemeente in grote mate afhankelijk is van door diezelfde derden verstrekte gegevens. Het betreft 10 aandachtsgebieden die hierna besproken worden.
3.1 Beleidsterreinen met een streng M&O-beleid
De meeste inkomensoverdrachten vormen feitelijk een open-einde-regeling. Indien de cliënt aan de voorwaarden voldoet, is de gemeente gehouden een uitkering te verschaffen. Gezien de sterke persoonlijke belangen van iemand die een uitkering aanvraagt, is het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking aanwezig. Daarbij komt dat de betrouwbaarheid van de gegevens van de cliënt bepalend is voor het verdere proces en het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van inkomenscompensatie. Bij inkomensoverdrachten is een streng M&O-beleid van toepassing.
3.1.2 Voorzieningen Wmo en Jeugdwet
In het kader van de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet verstrekt de gemeente, indien de cliënt aan bepaalde voorwaarden voldoet, individuele voorzieningen. Ook huisartsen en zorgspecialisten mogen voorzieningen verstrekken die de gemeente vervolgens betaalt. Zoals ook bij inkomensoverdrachten het geval is, betreft het een open-einde-regeling. De informatieverstrekking door de belanghebbende is van belang voor het vaststellen van recht, hoogte en duur van de voorziening. Tevens is de gemeente afhankelijk van informatie van zorgaanbieders over door hen geleverde zorg. Voor de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet is streng M&O-beleid van toepassing. Beide regelingen worden vanaf 2015 door de gemeente uitgevoerd. Het thema en het uitoefenen van toezicht en handhaving binnen deze regelingen is relatief nieuw. Zowel beleid als uitvoering van beide regelingen zijn nog steeds in ontwikkeling.
De uitbetaling van persoonsgebonden budgetten (PGB’s) voor zowel jeugdhulp als maatschappelijke ondersteuning verloopt via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Deze taak is per 2015 per wet bij de SVB belegd ter vermindering van de fraudegevoeligheid van PGB’s. Vanaf het eerste uitvoeringsjaar heeft de SVB grote problemen gekend en zijn door de externe accountant van de SVB rechtsmatigheidsfouten geconstateerd die hebben geleid tot onzekerheden en fouten in de financiële verantwoording. Dit is ook door externe accountant van de SVB gerapporteerd in de controleverklaring die aan alle gemeenten in Nederland is verstrekt. De keuze voor streng M&O-beleid wordt hierdoor versterkt.
Het gaat hierbij om het financieren van woonvoorzieningen, vervoersvoorzieningen, hulp bij het huishouden, begeleiding, dagbesteding, rolstoelvoorzieningen en jeugdhulp. | |
| |
Bij het indienen van een aanvraag worden betrokkenen op de hoogte gebracht van hun rechten en plichten. In de beschikking die zij vervolgens ontvangen zijn deze rechten en plichten ook opgenomen. In de beschikking wordt opgenomen dat wijzigingen moeten worden doorgegeven en dat het niet doorgeven/ verkeerd opgeven consequenties kan hebben. Bij grote wijzigingen informeren we de doelgroep rechtstreeks middels een mailing. Zo nodig vindt publicatie plaats in het Gemeenteblad als wijzigingen in de regelgeving daartoe aanleiding geven. Op de website van de gemeente wordt voorlichting gegeven over de mogelijkheden van de regeling. | |
Bij de aanvraag wordt de overgelegde informatie getoetst op juistheid en volledigheid. Zo nodig wordt schriftelijk aanvullende informatie opgevraagd. Belangrijke zorgaanbieders zijn door gemeente gecontracteerd in overeenstemming met de aanbestedingswet. Ontvangen offertes en facturen worden kritisch beoordeeld. De voorgestelde besluiten worden op inhoud en juridische houdbaarheid getoetst door adviseur Kwaliteit (voor verzending als er geen sprake is van brevettering en steekproefsgewijs achteraf bij brevettering). Daarnaast vindt periodiek een interne controle op rechtmatigheid plaats door een extern controleur. Daarnaast vinden BRP controles plaats op verhuizing en overlijden. Een administratief ondersteuner controleert op basis van de signaleringslijst uit de BRP of de mutatie in de BRP een actie behoeft. Belangrijke zorgaanbieders dienen jaarlijks een financiële productieverantwoording in vergezeld met een controleverklaring van een accountant. De interne controle stelt vast dat deze documenten voldoen aan het Landelijk accountantsprotocol. | |
In de verordening Sociaal Domein gemeente Lansingerland 2023 is opgenomen:
In de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (2.3.10 en 2.4.1) zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot intrekken en de mogelijke strafbepalingen4. |
3.1.3 Vergunningen en handhaving
Vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn M&O-gevoelig omdat ze betrekking hebben op wezenlijke overheidstaken en veelal grote publieke belangen dienen. De directe financiële
consequenties zijn (uitgezonderd de leges voor bouwvergunningen) in het algemeen niet zeer omvangrijk, maar het bestuurlijke en politieke afbreukrisico is in potentie groot. Indirect kunnen hieruit wel degelijk grote financiële gevolgen voortvloeien (denk aan een schadeclaim ten gevolge van een onterecht afgegeven vergunning). Bovendien zijn de belangen van de vergunningen-vrager groot, en is de vergunningaanvrager relatief sterk afhankelijk van de gemeente. Dit beargumenteert de keuze voor een streng M&O-beleid, in lijn met het advies van de commissie BBV.
a.Vergunningen/meldingen en ontheffingen milieu (Omgevingsdienst DCMR)
Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:
Meldingen kunnen gedaan worden via Activiteitenbesluit Internet Module (AIM). Als uit de AIM blijkt dat er een vergunning nodig is, dan kan er een omgevingsvergunning aangevraagd worden. Deze worden aangevraagd via het omgevingsloket en vanaf 2024 via het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). | |
| |
De vergunning aanvragers worden op meerdere momenten op de hoogte gehouden van het verloop van het vergunningenproces. Ze krijgen bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, een procedurebevestigingen, een eventueel verzoek om aanvullende gegevens en natuurlijk het uiteindelijke besluit. Mocht er tijdens het proces een kink in de kabel komen doordat een van de adviseurs negatief adviseert, dan wordt er ook altijd met de aanvrager in contact getreden. Dit kan dan telefonisch, per mail of brief. We informeren aanvragers niet vooraf pro-actief over sanctiebeleid bij mogelijke overtredingen. De handhavingsstrategie vermeldt de DCMR op haar website. Zodra een overtreding wordt geconstateerd deelt DCMR dit mee en krijgt de overtreder een hersteltermijn (als er geen acuut gevaar is). Bij niet herstellen volgt aanschrijving/vooraankondiging last onder dwangsom. | |
Beoordeling van deze informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij het beoordelen van de aanvraag/melding. Zodra de aanvrager gegevens indient, dan wordt deze door de behandelend plantoetser gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Indieningsvereisten aan de hand van de regeling Omgevingsrecht. | |
De gemeente heeft de mogelijkheid om de omgevingsvergunning of ontheffing op grond van de Wet milieubeheer (repressief) geheel of gedeeltelijk in te trekken, indien:
Zoals opgenomen in artikel 5.19 lid 1 Wabo. Ook kunnen wij de omgevingsvergunning geheel of gedeeltelijk intrekken:
Dit staat in artikel 5.19 lid 4 Wabo. In de Wabo en de Wet milieubeheer (vanaf 1-1-2024: Omgevingswet en bijbehorende AmvB’s) zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot handhaving en de mogelijke strafbepalingen. |
b.Vergunningen bouwen/meldingen slopen
d.Vergunningen/meldingen brandveiligheid
e. Vergunningen in het kader van openbare orde en veiligheid en/of volksgezondheid op grond van de APV
Voor het schenken, verstrekken en/of verkopen van alcoholhoudende drank is een drankwetvergunning vereist, | |
| |
g. Vaste marktstandplaatsvergunning
Voor de verstrekking van reisdocumenten, identiteitsbewijzen en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen is het van groot belang dat de gegevens in het BRP juist zijn. Mutaties in het BRP mogen daarom slechts worden doorgevoerd na grondige controle van de aangeleverde mutaties en de identiteit van de persoon die de mutaties aanlevert. We voeren een streng M&O-beleid. Het betreft een kleine financiële stroom waardoor het niet is meegenomen in de VIC.
a.Burgerzaken/Informatieverstrekking op grond van de Wet basisregistratie personen
b.Burgerzaken/Aangifte door burgers
c.Burgerzaken/verstekken documenten
In beginsel worden subsidies alleen verstrekt op basis van de geldende subsidieverordening(en) en subsidieregelingen. Bij het verstrekken van subsidies is de gemeente grotendeels afhankelijk van de betrouwbaarheid van de door instellingen verstrekte gegevens. Gezien het aanmerkelijke financiële belang dat veelal met subsidieverlening is gemoeid, wordt een gematigd tot streng M&O-beleid gevoerd. Dit is mede afhankelijk van de hoogte van de subsidie.
3.2 Beleidsterreinen met een gematigd M&O-beleid
3.2.1 Belastingen en heffingen
De belangrijkste belastingen die de gemeente heft zijn OZB, afvalstoffen- en rioolheffing. De gemeente heft belastingen op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld via bevolkingsregister, kadaster en taxateurs worden aangereikt. Daarnaast is de interne controle op belastinginkomsten goed te organiseren, waarbij het aanbrengen van voldoende functiescheidingen van belang is. Het nemen van aanvullende maatregelen op het gebied van M&O lijkt voor belastingeninkomsten niet nodig. Toch zijn er onderdelen van belastingen waarbij de gemeente afhankelijk is van informatie van niet geheel onafhankelijke derden. Een voorbeeld hiervan is de hondenbelasting. Er is sprake van een gematigd M&O-beleid, voor zowel belastingen en heffingen, als kwijtschelding van belastingen.
a.Invordering van belastingen en heffingen
b.Kwijtschelding van belastingen
Bij leerlingenvervoer bestaat het risico dat deze voorziening wordt toegekend aan niet-rechthebbenden of op grond van een verkeerde voorstelling van zaken. We kiezen voor een gematigd MO&-beleid, gegeven de financiële omvang in combinatie met de AO/IC-maatregelen.
Het gaat hierbij om het verstrekken van bijdragen aan ouders en het organiseren van (groeps)vervoer, voor leerlingen die een school of onderwijsinstelling bezoeken. | |
| |
Op de website staat informatie over de mogelijkheden om leerlingenvervoer aan te vragen en aan welke voorwaarden ouders en leerling moeten voldoen. Bij het indienen van een aanvraag worden geen voorwaarden gesteld, wel wordt er informatie uitgevraagd. In de toekenningsbeschikking wordt verwezen naar artikel 6 verordening (zie maatregelen). | |
Beoordeling van de informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij de beoordeling van de aanvraag. Indien nodig wordt schriftelijk aanvullende informatie opgevraagd. Jaarlijks dient een nieuwe aanvraag te worden gedaan. | |
De Verordening leerlingenvervoer gemeente Lansingerland 2014 bepaalt dat ouders wijzigingen, die van invloed kunnen zijn op de toegekende bekostiging van de vervoerskosten, onverwijld schriftelijk moeten mededelen aan het college. Via de beschikking worden de aanvragers hierover geïnformeerd. Wanneer niet aan deze verplichting wordt voldaan, vervalt de aanspraak op bekostiging direct. Een ten onrechte genoten bekostiging kan van de ouders worden teruggevorderd, dan wel worden verrekend bij een eventuele nieuwe toekenning. |
De integriteit van medewerkers en bestuurders in de contacten met belanghebbenden is een punt van aandacht. Het integriteitsbeleid, de gedragscode Gemeenteraad Lansingerland 2010 en gedragscode integriteit medewerkers zijn behulpzaam bij het voorkomen van integriteitschendingen en bieden handvatten voor medewerkers in de omgang en samenwerking met relaties van de gemeente. In het onderstaande staat vooral hetgeen van toepassing is voor medewerkers in dienst van de gemeente. Als het gaat om inhuurmedewerkers (via YIS) dan wordt er een integriteitsverklaring externen ondertekend. Daarbij wordt de Gedragscode integriteit medewerkers en het Reglement gebruik digitale middelen verstrekt. Met ondertekening committeren zij zich ook aan die regelgeving. We kiezen voor een gematigd M&O-beleid voor wat betreft integriteit. In de preventieve sfeer zijn aanvullende maatregelen noodzakelijk en ook al genomen en in de organisatie ingebed. Vanwege de impact van integriteitschendingen wordt niet overgegaan tot basisbeleid.
Hierbij gaat het om het naleven door bestuur en organisatie van gedrags-en omgangscodes. | |
| |
| |
Voor zover mogelijk vindt controle plaats door de medewerkers van het taakveld Personeelszaken. Daarnaast maakt een aantal regelingen onderdeel uit van de rechtmatigheidscontroles. Informatie/gegevens die worden aangeleverd in het kader van inkoop en aanbesteding, worden getoetst aan de Aanbestedingswetgeving. Bij vermoeden van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik kan op grond van de wet Bibob de minister van Justitie en Veiligheid worden ingeschakeld. Ook bestaat de mogelijkheid de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) in te schakelen. | |
Wanneer misbruik of oneigenlijk gebruik in de zin van deze nota wordt geconstateerd, dan wordt de betreffende medewerker daarop aangesproken. In de ambtenarenwet c.q. CAR/PNUWO is een aantal sancties benoemd. Door de minister van Justitie en Veiligheid kunnen op grond van de wet Bibob sancties worden opgelegd. Ook de NMa kan sancties opleggen. |
3.3 Beleidsterreinen basis M&O-beleid
De interne controle op personeelslasten is goed te organiseren. Belangrijke onderdelen daarbij zijn het verkrijgen van een kopie ID en het nemen van formele aanstellingsbesluiten, inclusief vaststelling van salaris door het college of gemandateerde. Mits de organisatie op orde is, zijn geen bijzondere risico’s aan de orde. Met betrekking tot personeelslasten wordt daarom een basis M&O-beleid noodzakelijk geacht. Basisbeleid volstaat.
De VIC stelt door middel van lijncontroles vast dat de beheersmaatregelen die de risico's op M&O mitigeren werken. M&O betreft hier met name declaraties.
Bij inkoop en aanbesteding is meestal sprake van een aanzienlijk financieel belang. Dat neemt niet weg dat via de interne controle op transacties de juistheid en volledigheid daarvan voldoende wordt gewaarborgd. In het algemeen worden via budget- en functiescheidingen risico’s beperkt tot een aanvaardbaar niveau. Verder zijn in het beleid kaders, drempelwaarden en daaraan gekoppelde procedures vastgesteld. Elementen op het gebied van de AO/IC zijn hierin eveneens opgenomen. ‘Lijnverantwoordelijken’ (budgethouders, teammanagers, directeuren) zijn binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk voor de eigen inkoop en aanbesteding. De inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van het inkoopproces. Op basis hiervan is streng M&O-beleid ten aanzien van inkopen en aanbestedingen niet nodig. Ook hier volstaat het basisbeleid.
De VIC stelt vast dat de beheersmaatregelen om risico’s ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik te mitigeren werken. In het proces zijn mitigerende beheersmaatregelen getroffen zoals, collegebesluiten, begroting, functiescheiding, inkoopbeleid, uitvoering spendanalyse.
| |
Wij houden ons aan/verwerken zaken van de bovenstaande opsomming in bijvoorbeeld onze inkoopvoorwaarden. Wij hanteren boven én onder de aanbestedingsdrempel het Universeel Europees Aanbestedingsdocument en vermelden in onze aanbestedingsdocumenten de mogelijkheid van een Bibob-toets. Ook is er in ons startdocument ruimte opgenomen voor de onderwerpen privacy en informatieveiligheid. Met betrekking tot de interne communicatie richting collega’s, hiervoor hebben wij het Inkoop en aanbestedingsbeleid. Hierin staan de regels, procedures en manier van werken bij een inkoop en aanbesteding. | |
Het startdocument dient altijd ingevuld te worden door de inkoper (behalve bij aankopen van eenmalige leveringen zonder garantie). Vanaf complex meervoudig onderhandse procedures controleert de inkoopadviseur dit startdocument. Het advies is zonder een volledig startdocument niet over te gaan tot een aanbesteding. | |
Specifieke zaken die in ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 zijn opgenomen en het onderwerp van Misbruik en Oneigenlijk gebruik raken vind je terug in: Hoofdstuk 2 – Doelstellingen van de gemeente Lansingerland (specifiek doelstelling a en b):
Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten
Hoofdstuk 4: Ethische en ideële uitgangspunten:
Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten:
|
Het begrip fraude is lastig te definiëren; het is niet één op één gelijk met misbruik. Fraude wordt veelal gebruikt als verzamelnaam voor een aantal handelingen, zoals valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, benadeling van de overheid als schuldeiser of rechthebbende, corruptie, diefstal en verduistering.