Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Pijnacker-Nootdorp

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Pijnacker-Nootdorp
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023
Citeertitel	Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 33 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2024			nieuwe regeling	23-11-2023 gmb-2023-520837	1455653/1307269

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023

De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

gezien het voorstel van het presidium van 9 oktober 2023;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

besluit:

De volgende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023, inclusief bijlage 1 en toelichting, vast te stellen:

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 – Begripsbepalingen

a.
Wet: de Gemeentewet
b.
Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de wet of diens plaatsvervanger;
c.
Secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de wet of diens plaatsvervanger;
d.
College: college van burgemeester en wethouders van Pijnacker-Nootdorp
e.
Raadslid: een lid van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp;
f.
Fractieleden van buiten de raad: door de raad benoemde leden ter ondersteuning van een fractie;
g.
Fractie: leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard of door afsplitsing of fusie één groepering vormen;
h.
Auditcommissie: de auditcommissie als bedoeld in artikel 4 van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp;
i.
Ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door ambtenaren die onder het gezag van het college werken;
j.
Bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.

Hoofdstuk 2: Ambtelijke bijstand

Artikel 2 – Verzoek om informatie

1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
- a.
  feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
  inzage in of afschrift van bij de raad, het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;
2.
De griffier of een medewerker van de griffie verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken.
3.
Indien de griffier of een medewerker van de griffie niet of niet volledig kan voldoen aan een verzoek als bedoeld in het eerste lid, dan kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 – Verzoek om bijstand

1.
Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.
2.
De griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie verleent de verzochte bijstand zo spoedig mogelijk, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd.
3.
Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.
4.
De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:
- a.
  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, of
- b.
  dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of
- c.
  de gevraagde hoeveelheid informatie het redelijke overschrijdt.
5.
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Indien nodig beslist de burgemeester over de zaak.

Artikel 4 – Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1.
Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, doet hiervan mededeling aan de griffier, en kan hem verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.
2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, dan kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan het verzoek. Indien nodig beslist de burgemeester over de zaak.

Artikel 5 – Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, dan wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de secretaris.

Hoofdstuk 3: Fractieondersteuning

Artikel 6 – Recht op financiële bijdrage

1.
De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De griffier beheert de bijdragen van de fracties.
2.
De jaarlijkse bijdrage bestaat uit een vast deel van € 3.250,00 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 325,00 per raadszetel.
3.
In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, ontvangen de fracties een financiële bijdrage voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Vanaf de maand na de verkiezingen ontvangen de ‘nieuwe’ fracties het voorschot voor de overige maanden van het jaar.
4.
De hoogte van de vergoedingen als bedoeld in het tweede lid worden aan het begin van elke bestuursperiode vastgesteld door de raad.

Artikel 7 – Besteding financiële bijdrage

1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken waarbij de door de raad vastgestelde fractiegeldentabel van toepassing is.
2.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
  bestuurlijke boetes en elke vorm van aan derde partijen of personen uit te betalen schadeloosstellingen;
- c.
  betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- d.
  giften, voorschotten, beleggingen en leningen;
- e.
  uitgaven die dienen te worden betaald uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de geldende Verordening rechtspositie raads- en commissieleden toekomen;
- f.
  uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten;
- g.
  uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;
- h.
  buitenlandse reizen;
- i.
  verkiezing of herverkiezing van raadsleden;
- j.
  kosten voor kantoorruimte;
- k.
  kosten voor horeca hoger dan de som van 75 euro per raadslid of fractielid van buiten de raad per kalenderjaar.
3.
De raad werkt de uitgaven die uit de financiële bijdrage mogen worden bekostigd nader uit. Deze uitwerking in de afzonderlijke fractiegeldentabel kan jaarlijks door de raad worden gewijzigd en wordt in dat geval vastgesteld bij de besluitvorming over de verantwoording en afsluiting.
4.
In aanvulling op de financiële tegemoetkoming als bedoeld in artikel 6 heeft elke fractie de beschikking over een fractiekamer, alsmede de mogelijkheid tot op het gemeentekantoor printen en kopiëren.

Artikel 8 – Uitgaven fractieondersteuning

1.
Uitgaven ten laste van de bijdrage voor fractieondersteuning declareert de fractievoorzitter, tot het maximum van de jaarlijkse bijdrage van de fractie en met inachtneming van de in deze verordening vastgelegde regels, bij de griffier met een factuur. De declaratie vindt uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar plaats.
2.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid dient in een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden de declaratie uiterlijk op de verkiezingsdatum ingediend te zijn. Na de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling kan tot 31 december van dat kalenderjaar gedeclareerd worden.
3.
De griffier adviseert aan de hand van de verordening over declaraties en draagt zorg voor de betaling ervan.

Artikel 9 – Controle auditcommissie en afrekening door raad

1.
De auditcommissie is belast met de kascontrole van de uitgaven van de fracties uit hun fractievergoedingen en brengt advies uit aan de raad.
2.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie de bedragen vast van:
- a.
  de uitgaven van de fracties die uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
  de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en de jaarlijkse bijdrage van de fractie;
- c.
  voor zover nodig de terugvordering bij fracties van onrechtmatige uitgaven.
3.
Bij het vaststellen van de genoemde zaken in het tweede lid, reserveert de raad op aangeven van een fractie het in het voorafgaande jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het volgende jaar, met dien verstande dat:
- a.
  de reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande (deel van het) kalenderjaar toekwam op grond van artikel 6;
- b.
  in een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden vloeien, na het vaststellen van de verantwoordingen, alle resterende gelden over het voorgaande jaar terug naar de algemene reserve. Er kan dan geen reserve worden meegenomen.

Artikel 10 – Gevolgen splitsing fractie

1.
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6 vastgestelde financiële bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Dit gaat in met ingang van de maand volgend op de maand waarin kennisgeving is gedaan over de splitsing.
2.
Met ingang van het eerstvolgende kalenderjaar volgend op de splitsing hebben alle fracties recht op een financiële bijdrage zoals bepaald in artikel 6.
3.
Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie de raad hiervan in kennis heeft gesteld.

Hoofdstuk 4: Slotbepalingen

Artikel 11 – Uitleg verordening en eventuele terugvordering

1.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer een artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de raad.
2.
Indien in strijd wordt gehandeld met artikel 7 of wanneer niet wordt voldaan aan andere bepalingen in deze verordening, dan vordert de raad de in het geding zijnde uitgave(n) terug.

Artikel 12 – Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024 onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018.
2.
Op de fractieondersteuning over het kalenderjaar 2023 is hoofdstuk 3 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 nog van toepassing.
3.
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 november 2023.

Arjen van der Lugt

griffier

Björn Lugthart

voorzitter

Bijlage 1 – Fractiegeldentabel

Op basis van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023 stelt de raad nader vast waar de fractieondersteuning aan besteed mag worden. In deze tabel staan kosten die wel en kosten die niet uit de fractieondersteuning kunnen worden vergoed.

WEL	NIET
In het algemeen: de vergoeding mag worden besteed aan kosten die verband houden met de raads/fractiewerkzaamheden en die bijdragen aan het doelmatig functioneren van de fractie.	Als tegenhanger hiervan is in het algemeen bepaalt dat enkele uitgaven niet mogen: 1. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en regelingen; 2. bestuurlijke boetes en elke vorm van aan derde partijen of personen uit te betalen schadeloosstellingen; 3. uitgaven die vallen onder de raads/onkostenvergoeding, zoals representatie, vakliteratuur, kantoorkosten, telefoonkosten, reiskosten; 4. betalingen aan politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; 5. verkiezingscampagnes, werving leden of partijbelangen; 6. advertenties (werving, verkiezingen, reclame, partij). 7. giften, lief & leed, (verjaardags)presentjes, bloemen e.d. t.b.v. (interne) relaties; 8. individuele administratiekosten, visitekaartjes, printercartridges 9. kosten voor fractiekamer, postadres fractie, printen, kopiëren (fracties hebben nl. de beschikking over fractiekamer en de mogelijkheid te printen en kopiëren)
Personele ondersteuning van de fractie (fractieassistent/medewerker, secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek, coach), al of niet via een arbeidsovereenkomst. De declaraties van een fractieassistent/ medewerker worden ingediend via een standaard declaratieformulier.	Vergoeding/tegemoetkoming aan raadsleden (art. 99 van de wet). voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten.
Opzetten, onderhouden en beheren van een website
Inhuren (externe) adviseurs, ondersteuning bij uitwerken (initiatief)voorstel of volksvertegenwoordigende rol.
Organiseren bijeenkomsten door minimaal twee fracties, waarbij de doelgroep breder is dan alleen leden van de eigen partij en het onderwerp betrekking heeft op de gemeentepolitiek (zaalhuur, organisatie, publiciteit)	Organiseren van bijeenkomsten door de fractie voor alleen leden van de eigen partij (bijvoorbeeld een ALV) Nieuwjaarsbijeenkomst georganiseerd door partijbestuur
Fractie excursie/werkbezoek/bijeenkomst/ heisessie op locatie bij voorkeur binnen de gemeente: Het maximaal te declareren bedrag per kalenderjaar wordt bepaald door het aantal benoemde (buiten)raadsleden (€ 125,00 p.p.) plus € 75,00 per (buiten)raadslid voor horeca (art. 7 lid j verordening)
Opleidingen gericht op functioneren van de fractie als geheel	Individuele/persoonlijke onkosten (cursussen, congressen, opleidingen. De kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid komen ten laste van de gemeente. Indien een raadslid in verband met de uitoefening van de functie lid is van een beroepsvereniging, vergoedt de gemeente de contributie van die beroepsvereniging.

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Politieke groeperingen hebben daarnaast recht op fractieondersteuning. De uitwerking hiervan moet bij verordening worden geregeld.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als griffiemedewerker, raadsadviseur of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om, vanwege de splitsing van griffie en reguliere ambtelijke organisatie, de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven.

Artikelsgewijs

Artikel 1 – Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2 – Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Hierbij is de formulering ‘zo spoedig mogelijk’ beter dan te werken met vaste termijnen, omdat er verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden zijn die uit een verzoek voortvloeien.

Artikel 3 – Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Mocht in het overleg geen oplossing ontstaan, dan is het passend dat de burgemeester de uiteindelijke beslissing over het al of niet verlenen van ambtelijke bijstand neemt.

Artikel 4 – Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen. Vanwege zijn positie is het passend dat, in het uiterste geval, de burgemeester een beslissing neemt in de zaak.

Artikel 5 – Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over een verzoek om ambtelijke bijstand wordt in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie dienen te wenden tot de secretaris. De secretaris kan collegeleden informeren over het onderwerp van de gevraagde/verleende ambtelijke bijstand, maar niet over de precieze inhoud van de bijstand.

Artikel 6 – Recht op financiële bijdrage

De financiële bijdrage is bedoeld voor inhoudelijke ondersteuning aan de fracties. De Gemeentewet kent geen definitie van het begrip “fractie”. Artikel 33, tweede lid, van de wet gaat wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen. In het Reglement van orde van de raad is bepaald dat leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard bij aanvang van de zitting als een fractie worden beschouwd.

De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. Het budget voor fractieondersteuning, dat niet wordt uitbetaald maar onder beheer van de griffier blijft, bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Om de administratie te vereenvoudigen is er bewust voor gekozen de hoogte van het bedrag niet jaarlijks aan te passen aan de ontwikkeling van de vergoedingen voor de raads- en commissieleden. In plaats daarvan neemt de raad aan het begin van elke bestuursperiode een besluit over de hoogte van de bijdrage.

Tevens is vanwege de overzichtelijkheid bepaald dat in verkiezingsjaren het budget tot en met de verkiezingsmaand (in de regel maart) beschikbaar is. Vanaf de eerste maand na de verkiezingen (in de regel april) wordt het budget volgens de nieuwe verhoudingen verdeeld.

Artikel 7 – Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van fractieondersteuning worden fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. De bijdrage aan de fracties is met name bedoeld voor de inhoudelijke ondersteuning. De gekozen formulering in het eerste lid geeft hiervoor een nadere omschrijving. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd, dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning en dat de bijdrage wordt ingezet voor onwenselijke doeleinden. Het inzetten van de bijdrage voor de fractieondersteuning ten behoeve van bijvoorbeeld cursussen voor individuele raadsleden, die niet de fractie ten goede komen, is niet toegestaan.

Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Een uitzondering hierop is de ambtelijke bijstand conform artikel 3. Fracties zijn vrij in de keuze van de personen die hen ondersteunen. Op de in dit artikel geschetste wijze kunnen fracties ondersteuning door derden zelf bekostigen. Een nadere uitwerking van kosten die wel en niet in aanmerking komen om te worden vergoed vanuit de door de gemeente beschikbaar gestelde jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning kunnen worden opgenomen in een separate bijlage van deze verordening.

Artikel 8 – Uitgaven fractieondersteuning

De bijdrage wordt op declaratiebasis toegekend. Dit betekent dat de budgetten door de griffier worden beheerd. Zowel het budget als de uitgave voor een bepaald jaar loopt gelijk met het boekjaar. Daarom dienen declaraties uiterlijk aan het einde van het jaar te zijn ingediend. Omdat de verhoudingen in een verkiezingsjaar veranderen, is in een dergelijk jaar de bijdrage in twee delen gesplitst en kan enkel gedeclareerd worden tot en met de verkiezingsdatum.

De griffier adviseert een fractie over de passendheid van een declaratie. Dit houdt feitelijk een eerste ‘controle’ aan de hand van de verordening in, hoewel het slechts een advies is. Uiteindelijk is een fractie zelf verantwoordelijk voor een ingediende declaratie. Na indiening van een declaratie draagt de griffier zorg voor betaling. In de praktijk betekent dit afstemming met de financiële administratie van de gemeente.

Artikel 9 – Controle auditcommissie en afrekening door raad

Fracties onderbouwen alle kosten door middel van documenten (facturen en bonnen). De verantwoording van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning verloopt als volgt:

a.
Indienen bij de griffie van een verantwoording van de gemaakte kosten waaruit blijkt waaraan de gelden zijn besteed en de facturen, waarbij de griffie adviseert;
b.
Controle van de verantwoordingen door de auditcommissie;
c.
Mogelijkheid tot het toelichten en/of aanpassen van de verantwoordingen;
d.
Advies over de verantwoordingen door de auditcommissie aan de raad;
e.
Vaststellen van de verantwoordingen door de raad.

De controle en het advies door de auditcommissie zijn in lijn met het Reglement van orde van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp.

In een verkiezingsjaar wordt, naast verantwoording over het afgelopen kalenderjaar, ook verantwoording afgelegd over het lopende kalenderjaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Op die manier kan snel definitieve afrekening plaatsvinden en kan iedere fractie de nieuwe raadsperiode met een schone lei beginnen. De verantwoordingen kunnen door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening.

Artikel 10 – Gevolgen splitsen fractie

Bij splitsing van een fractie moet het beschikbare budget verrekend worden. Als dat niet zou gebeuren, dan zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen met ingang van de eerstvolgende maand na kennisgeving van de splitsing te laten plaatsvinden.

Artikel 11 – Uitleg verordening en eventuele terugvordering

Dit artikel bepaalt dat uiteindelijk de raad bij eventuele geschillen beslist. Tevens wordt bepaald dat , indien in strijd met de verordening wordt gehandeld, het bedrag dat in het geding is door de gemeente kan worden teruggevorderd.

Artikel 12 – Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.