Organisatie | Tytsjerksteradiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatbesluit 2024 gemeenteraad Tytsjerksteradiel |
Citeertitel | Mandaatbesluit 2024 gemeenteraad Tytsjerksteradiel |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Mandaatbesluit 2020.
Het onder 7. opgenomen mandaat inzake ‘Afwijzen van op aanvraag herzien van omgevingsplan’ treedt in werking op 1 januari 2024.
afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-12-2023 | nieuwe regeling | 23-11-2023 | Z2023-03485 / S2023-20850 |
Mandaat wordt verleend aan het college van burgemeester en wethouders. Het college is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan het DB van de WM8KTD, die op zijn/haar beurt bevoegd is ondermandaat te verlenen aan de clustermanager. De clustermanager is bevoegd ondermandaat te verlenen aan de Teamleider en eventueel aan de functionaris die de bevoegdheden feitelijk uitvoert.
Dit artikel geeft de belangrijkste (politieke) randvoorwaarden voor mandaatverlening. Alle bevoegdheden moeten in het licht van deze bepaling worden uitgeoefend.
Artikel 2 Onderlinge afstemming
Indien over het te nemen besluit geen overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken onderdelen, dan wordt het voorgenomen besluit aan de portefeuillehouder/college voorgelegd.
Deze neemt het besluit vervolgens zelf (krachtens mandaat) of beslist dat het besluit door het college of de burgemeester (voor wat betreft volmacht) resp. het dagelijks bestuur, de voorzitter van de Werkmaatschappij moet worden genomen.
Uitgangspunt is dat bevoegdheden ter uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden in algemene zin worden gemandateerd, steeds weer onder volledige verantwoordelijkheid van het betrokken bestuursorgaan. De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn niet limitatief bedoeld.
Artikel 4 Bestuursdwang/dwangsom
Waar de uitvoering van bepalingen bij of krachtens wet, gemeentelijke verordening of andere regeling wordt gemandateerd, wordt daarmee ook de bevoegdheid tot het opleggen van een last onder bestuursdwang of een last onder dwangsom gemandateerd. Bij ondermandaat geldt dit alleen wanneer degene, die ondermandaat verleent, hiertoe uitdrukkelijk heeft besloten.
In dit artikel wordt uitdrukkelijk de mogelijkheid van toepassing van bestuursdwang/opleggen dwangsom aan de uitvoering gekoppeld. Hierbij geldt overigens des te meer dat een voornemen tot het toepassen van een dergelijke maatregel vooraf aan het bevoegde bestuursorgaan moet worden voorgelegd als er mogelijk politiek/bestuurlijke en/of budgettaire gevolgen zijn.
Artikel 5 Ondertekening en bezwaar/beroep
Wanneer een bevoegdheid krachtens (onder)mandaat wordt uitgeoefend worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
Dit Mandaatbesluit wordt bekend gemaakt op de voorgeschreven (elektronische) wijze. Het besluit zelf zal ter inzage worden gelegd en op de gemeentelijke website worden geplaatst.
Burgum, 23 november 2023
23 november 2023
De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel,
de griffier,
mr. A. Dam
de burgemeester,
drs. L.J. Gebben
In deze bijlage (zie hieronder) staan de gemandateerde bevoegdheden, de wettelijke basis van deze bevoegdheden, de bestuursorganen die deze bevoegdheden van origine hebben en de functionarissen, die de bevoegdheden gemandateerd hebben gekregen.
Verklaring gebruikte aanduidingen
B&W : College van burgemeester en wethouders
WM8KTD : Werkmaatschappij 8KTD
AD : Algemeen Directeur/Secretaris
M : Manager/clustermanager van de betreffende afdeling/cluster, c.q. het tot die afdeling behorende team
T : Teamleider van het betreffende team WM8KTD, dan wel Teamleider Afdeling Beheer DO 8K
A : Ambtenaar, belast met de uitvoering van de taak binnen de betreffende afdeling c.q het betreffende team
Ten behoeve van een doelmatig, efficiënt en snelwerkend openbaar bestuur is het algemeen gebruikelijk om te werken met een systeem, waarbij bevoegdheden/taken van een bestuursorgaan via mandaat worden uitgevoerd door anderen.
Ook in de gemeenten Achtkarspelen (8K) en Tytsjerksteradiel (Td) wordt al vele jaren op die manier gewerkt. Beide gemeenten kennen een uitgebreid mandaatbesluit, waarin (per cluster en team) is vastgelegd welke, en aan wie, bevoegdheden zijn gemandateerd.
Op grond van de besluiten van de Raden van beide gemeenten is gekozen voor een vorm van samenwerking tussen 8K en TD, waarbij de gemeenten hun zelfstandigheid behouden en ook ieder een eigen organisatie (de dragende organisaties) in stand houden. Deze samenwerking zal in ieder geval nog worden gecontinueerd tot 1 januari 2025.
De colleges en de burgemeesters hebben, met toestemming van de Raden, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD (WM8KTD) vastgesteld, die op 1 januari 2014 in werking is getreden. De WM8KTD is een openbaar lichaam (zelfstandig rechtsorgaan) in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (GR).
De WM8KTD voert uitvoerende en dienstverlenende taken uit voor de deelnemende gemeenten. In artikel 4 van de GR WM8KTD staat dat de deelnemers gemeentelijke taken door het openbaar lichaam laten uitvoeren en waar dat takenpakket zich in ieder geval tot uit strekt.
Daarnaast is in artikel 5 van de GR bepaald, dat de bevoegde bestuursorganen van de deelnemers in afzonderlijke delegatie-, mandaat- en volmachtbesluiten vastleggen welke bevoegdheden, samenhangend met de taakgebieden, overgedragen respectievelijk toegekend worden aan de overeenkomstige bestuursorganen, directie en leidinggevenden van de WM8KTD.
In het Organisatieplan Werkmaatschappij 8KTD, dat door de colleges en de burgemeesters van beide deelnemende gemeenten en door het dagelijks bestuur van de WM8KTD is vastgesteld, is vastgelegd hoe de organisatie van de WM8KTD is opgebouwd (managers, teams/eenheden) en welke taken aan die managers en teams zijn opgedragen. .
Impliciet zijn daarmee ook de daarmee samenhangende bevoegdheden in mandaat overgedragen aan de bestuursorganen van het openbaar lichaam (AB, DB, Voorzitter).
Voor de beide Dragende Organisaties (DO) geldt dat de taken van de Teams Beheer van beide organisaties uitgevoerd blijven door de gemeenten zelf. De met die taken samenhangende bevoegdheden zijn vanzelfsprekend niet in mandaat overgedragen en blijven bij de bekende bevoegde bestuursorganen (Raad, B&W, burgemeester).
Daarnaast is er het document ‘Governance/besturingsfilosofie dragende organisaties – Werkmaatschappij 8KTD’,waarin de kaders nader zijn uitgewerkt en de verhoudingen tussen de verschillende bestuursorganen en de directie en de leidinggevenden zijn weergegeven.
2. Toepassing van dit Mandaatbesluit
Dit Mandaatbesluit is gebaseerd op de hierboven genoemde documenten. Voor wat betreft de toepassing in de dagelijkse praktijk ligt het startpunt bij de vraag: ‘waar ligt de verantwoordelijkheid/bevoegdheid voor de betreffende taak?’. Daarin kunnen twee situaties worden onderscheiden:
1. Taak behoort tot de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van de Raad en is niet overgedragen aan de WM8KTD.:
→ mandaatverlening door Raad aan B&W/Burgemeester, AD/M
NB: de mandaatgever blijft te allen tijde bevoegd om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen. Het krijgen van verantwoordelijkheden brengt ook het afleggen van verantwoording met zich mee. Degene aan wie mandaat is verleend kan in overleg met de leidinggevende aangeven geen gebruik te (kunnen) maken van zijn/haar mandaat wanneer bijvoorbeeld het te nemen besluit buiten zijn /haar taakgebied valt. Ook kan worden gedacht aan de situatie waarin de gemandateerde van oordeel is dat het te nemen besluit een te zware verantwoordelijkheid met zich meebrengt.
3. JURIDISCHE EN ORGANISATORISCHE ASPECTEN
3.1.1 Begrippen delegatie en mandaat
Delegatie en mandaat zijn geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent (art.10:13 Awb). In het huidige besluit zijn geen delegatiebesluiten opgenomen.
Met de woorden “onder eigen verantwoordelijkheid” wordt het verschil tussen delegatie en mandaat aangegeven: bij delegatie is het zo, dat het bestuursorgaan, dat zijn bevoegdheid heeft overgedragen, zelf die bevoegdheid en verantwoordelijkheid verliest (zolang het delegatiebesluit in stand is), terwijl dat bij mandaat niet het geval is (zie hieronder).
Delegatie aan ondergeschikten is niet toegestaan (art.10:14 Awb). Dit heeft te maken met het hiervoor genoemde karakter van delegatie dat de bevoegdheid onder eigen verantwoordelijk¬heid wordt uitgeoefend door degene die de bevoegdheid gedelegeerd krijgt. Dit verdraagt zich niet met een hiërarchische ondergeschiktheidsrelatie.
Delegatie is slechts toegestaan als dit bij wettelijk voorschrift mogelijk is gemaakt (art.10:15 Awb). De wetgever heeft een bevoegdheid immers niet voor niets aan een bepaald bestuursorgaan toebedeeld en moet daarom ook instemmen met een eventuele delegatiemogelijkheid.
Zo bepaalt artikel 156 van de Gemeentewet dat de raad aan burgemeester en wethouders of een bestuurscommissie bevoegdheden van de raad kan overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. In datzelfde artikel is tegelijkertijd een aantal bevoegdheden opgenoemd die niet kunnen worden overgedragen, omdat de wetgever die kennelijk exclusief aan de raad wilde voorbehouden (bijvoorbeeld het vaststellen of wijzigen van de begroting).
Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen (art.10:1 Awb).
In tegenstelling tot delegatie blijft de mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Dit is de kern van mandaat, dat immers een vertegenwoordigingsfiguur is.
Mandaat kan dus aan een ondergeschikte worden verleend en zelfs aan personen of functies die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In het laatste geval dient degene aan wie het mandaat wordt verleend, daarmee in te stemmen (art.10:4 Awb).
Mandaat kan niet worden verleend als een wettelijk voorschrift dat bepaalt of als de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.
De Awb noemt een aantal gevallen waarbij mandaat niet mogelijk is (art.10:3 Awb):
3. Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.
4. Indien artikel 5:53 van toepassing is, wordt mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.
Wanneer de aard van een bevoegdheid zich tegen mandaat verzet is niet eenvoudig aan te geven. Meestal gaat het om zware bevoegdheden, die de wetgever om die reden uitdrukkelijk aan een bepaald bestuursorgaan heeft opgedragen.
De Awb maakt een onderscheid tussen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat.
Afdoeningsmandaat is het gewone mandaat zoals hiervoor omschreven: de gemandateerde neemt zelf het besluit namens het bestuursorgaan, inclusief de ondertekening ‘namens mandaatgever”. Bij ondertekeningsmandaat neemt het bestuursorgaan zelf het besluit, alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gebeurt door een ander. Deze methode wordt gebruikt voor die gevallen waarin de wet mandaat niet toestaat, maar waarbij ter ontlasting van het bestuursorgaan de afdoening door ambtenaren plaatsvindt.
Daarnaast kennen we nog de begrippen ‘volmacht’ en ‘machtiging’:
volmacht: de bevoegdheid om het bestuursorgaan of de gemeente als rechtspersoon formeel te vertegenwoordigen bij (meestal privaatrechtelijke) rechtshandelingen, b.v. het ondertekenen van een overeenkomst of akte. Volgens artikel 171 van de Gemeentewet is de vertegenwoordiging in en buiten rechte van de gemeente opgedragen aan de burgemeester. De burgemeester kan de vertegenwoordiging opdragen aan een ander persoon (volmacht).
N.b.: Het besluit tot het aangaan van een overeenkomst of tot een andere rechtshandeling moet eerst wel door het bevoegde bestuursorgaan of de bevoegde gemandateerde zijn genomen. De volmacht heeft alleen betrekking op de vertegenwoordiging bij het ondertekenen.
machtiging: de opdracht verstrekt door het bevoegde bestuursorgaan om in zijn naam en onder zijn verantwoordelijkheid (feitelijke) handelingen te verrichten, die noch besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb, noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn (b.v. : machtiging om een bestuursorgaan te vertegenwoordigen bij een zitting van de rechtbank).
In de praktijk worden de begrippen mandaat, volmacht en machtiging vaak in één adem genoemd. Waar mogelijk is in de bijbehorende overzichten (kolom bevoegdheid) onderscheid aangebracht, maar als algemene regel geldt dat onder mandaat mede wordt begrepen volmacht en/of machtiging.
Attributie is geregeld in de artikelen 10:21 Awb en 10:22 Awb. Deze artikelen zien op de situatie waarbij een bevoegdheid is toebedeeld door het ene bestuursorgaan aan een persoon of college dat werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuursorgaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat bij wet bevoegdheden direct worden toegekend aan gemeenteambtenaren.
Heffingsambtenaren zijn een voorbeeld hiervan. Zij ontlenen rechtstreeks aan de Algemene wet inzake rijksbelastingen de bevoegdheid om belastingaanslagen vast te stellen en te heffen (en zijn dus een zelfstandig bestuursorgaan), maar zijn als persoon ondergeschikt aan het college (vallen dus hiërarchisch onder het college).
3.2. Uitgangspunten verlening mandaat
In de visiedocumenten en organisatieplannen (afdelings- en teamplannen) van de dragende organisaties en de WM8KTD is vastgelegd dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk worden neergelegd.
De AD/secretaris is de eerst verantwoordelijke voor de (eigen) dragende organisatie, maar de twee directeuren/secretarissen vormen (gezamenlijk) ook de directie van de WM8KTD. De bevoegdheden van de afdelingmanager Beheer (binnen de dragende organisaties) en van de clustermanagers van de WM8KTD zijn afgeleid van die van de AD/secretarissen. Het ligt daarom voor de hand dat het mandaat voor de uitvoering van bestuursbevoegdheden door het bevoegde bestuursorgaan in beginsel aan de AD/secretaris wordt verleend, welke de bevoegdheden kan ondermandateren aan een manager.
Bij de WM8KTD wordt het mandaat voor de uitvoering van de bestuursbevoegdheden rechtstreeks aan de (betreffende) manager verleend, omdat de directie uit 2 personen bestaat en niet aan 2 personen hetzelfde mandaat kan worden verleend.
De managers kunnen een of meer van de aan hen gemandateerde bevoegdheden weer ondermandateren aan een teamleider, die bevoegd is ondermandaat te verlenen aan de functionaris (A) die de bevoegdheden feitelijk uitvoert.
De belangrijkste uitgangspunten waaronder mandaat wordt verleend luiden als volgt.
Mandaat wordt verleend aan de AD/secretaris. Deze is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan een manager, die op zijn/haar beurt bevoegd is ondermandaat te verlenen aan een teamleider. De teamleider is vervolgens bevoegd ondermandaat te verlenen aan de functionaris die de bevoegdheden feitelijk uitvoert. In de overzichten zijn zowel de gemandateerden als de onder-gemandateerden benoemd.
De bijbehorende schematische overzichten zijn zo opgesteld, dat de ondermandaten (althans voor de benoemde bevoegdheden) geacht worden structureel te zijn verleend.
Bij mandatering wordt in beginsel de gehele uitvoering van de bevoegdheid gemandateerd, inclusief de bevoegdheid tot het opleggen van een last onder bestuursdwang/dwangsom. Bij ondermandaat geldt dit beginsel niet, degene die ondermandaat verleent kan deze bevoegdheden aan zich houden, zoals het ook mogelijk is andere voorwaarden aan het ondermandaat te verbinden.
Indien een krachtens mandaat te nemen besluit (ook) het taakgebied raakt van een andere afdeling van de dragende organisatie/ander team van de WM8KTD, dan wordt dit besluit vooraf aan de manager van die afdeling/teamleider van dat team voorgelegd.
Indien over het te nemen besluit geen overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken onderdelen, dan wordt het voorgenomen besluit aan de directeur/secretaris voorgelegd. Deze neemt het besluit vervolgens zelf (krachtens mandaat) of beslist dat het besluit door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester resp. het dagelijks bestuur, de voorzitter van de WM8KTDj moet worden genomen.
3.3. Ondertekening en bezwaar/beroep
Wanneer een bevoegdheid krachtens (onder)mandaat wordt uitgeoefend worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:
Wanneer tegen een krachtens mandaat genomen besluit bezwaar of beroep openstaat, wordt daarvan in dat besluit melding gedaan, onder vermelding van de vereisten als bedoeld in artikel 6:5 van de Awb en de termijn waarbinnen bezwaar of beroep kan worden aangetekend.
Mandaatbesluiten zijn besluiten in de zin van de Awb en werken dus pas nadat zij bekend zijn gemaakt. Omdat het voor de burgers als mogelijke belanghebbenden ook van belang is dat zij kennis kunnen nemen van de bevoegdheidsverdeling binnen de gemeente, zal de vaststelling van het mandaatbesluit bekend moeten worden gemaakt op de voorgeschreven (elektronische) wijze. Het besluit zelf zal ter inzage worden gelegd en op de gemeentelijke website worden geplaatst.
Het mandaatbesluit zal periodiek (in principe jaarlijks) worden geactualiseerd en aangepast.
Tussentijds worden alleen afzonderlijke mandaatbesluiten genomen of afzonderlijke volmachten/machtigingen verleend als dit noodzakelijk is in verband met nieuwe of gewijzigde regelgeving en/of wijzigingen in de organisatie. Deze afzonderlijke mandaatbesluiten worden bij een eerstvolgende actualisering in het mandaatbesluit opgenomen.