Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Tilburg
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester
Citeertitel	Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
06-12-2023			nieuwe regeling	20-11-2023 gmb-2023-513900

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester

De raad van de gemeente Tilburg;

gezien het voorstel van het presidium;

gelet op artikelen 84, 87, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gelezen de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (december 2020);

Besluit

De verordening tot het voeren van klankbordgesprekken vast te stellen, luidende als volgt:

Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1.
Gesprekken: klankbordgesprekken van de vertrouwenscommissie uit de raad met de burgemeester;
2.
Vertrouwenscommissie: de vertrouwenscommissie die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren;
3.
Voorzitter: de voorzitter van de vertrouwenscommissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;
4.
Referenten: derden die de vertrouwenscommissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waaronder wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners;
5.
Commissaris: Commissaris van de Koning in de Provincie Noord-Brabant

Artikel 2 Algemene bepalingen

1.
De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een vertrouwenscommissie samen.
2.
In elke ambtsperiode van de burgemeester wordt bij voorkeur jaarlijkse en tenminste in 1 ambtsperiode 3 keer een klankbordgesprek gevoerd.
3.
Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de vertrouwenscommissie.
2.
De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.
3.
De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling vertrouwenscommissie

1.
De vertrouwenscommissie bestaat uit tenminste drie leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2.
De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.
3.
De vertrouwenscommissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk ondersteunen door de griffier.
4.
De vertrouwenscommissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur

Artikel 5 Voorzitterschap van de vertrouwenscommissie

1.
Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.
2.
Bij verhindering van de voorzitter benoemt de vertrouwenscommissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.
3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4.
De vertrouwenscommissie kan zich laten bijstaan door een (externe) gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1.
De vertrouwenscommissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3.
Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen vertrouwenscommissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
4.
Raadsleden die geen lid zijn van de vertrouwenscommissie kunnen, gelet op de geheimhouding in overeenstemming met artikel 87 van de Gemeentewet, slechts kennisnemen van de inhoud van de verslagen wanneer zij hiertoe een rechtstreeks verzoek indienen bij de griffier.
5.
De vertrouwenscommissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
6.
De vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
7.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht.
8.
De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de informanten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1.
De leden van de vertrouwenscommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.
2.
De leden van de vertrouwenscommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3.
De vertrouwenscommissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke informanten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.
4.
Uiterlijk 1 week voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de vertrouwenscommissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.

Artikel 8 Het klankbordgesprek

1.
Het gesprek vindt plaats in de beslotenheid.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de vertrouwenscommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3.
Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.
4.
De volgende onderwerpen passen in een klankbordgesprek en kunnen aan bod komen
- a.
  de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;
- b.
  de burgemeester in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;
- c.
  de burgemeester als voorzitter van het college;
- d.
  de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
- e.
  het functioneren van de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.
- f.
  de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;
- g.
  de burgemeester in contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;
- h.
  de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;
- i.
  de burgemeester in contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
- j.
  de nevenfuncties en integriteit;
- k.
  aan de profielschets gerelateerde, competenties;
- l.
  alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;
- m.
  doelen en ambities voor de komende periode;
- n.
  de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/ die voor de toekomst worden vastgelegd.
5.
Het gesprek kan ook worden gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt. Het gespreksverslag wordt niet openbaar gemaakt.
2.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de vertrouwenscommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
3.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1.
De griffier draagt zorg voor vertrouwelijke archivering van de stukken.
2.
Archivering gebeurt volgens de eisen die de Archiefwet 1995 stelt.
3.
De leden van de vertrouwenscommissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, worden vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de vertrouwenscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 november 2023,

de griffier

voorzitter