Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder
- a.
de raad: de gemeenteraad van Vlissingen;
- b.
de commissie: de auditcommissie;
- c.
de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- d.
het college: het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen;
- e.
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
Artikel 2 Doel
De commissie heeft als aandachtsgebied de kwaliteit van de informatiestromen in het kader van de planning & control cyclus naar de gemeenteraad.
Artikel 3 Taken
Tot de taken behoren in ieder geval de volgende activiteiten:
- a.
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de Controleverordening;
- d.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
het overleggen met een lid (leden) van het college en / of de wethouder financiën op het gebied van planning & control, rechtmatigheidsverantwoording, risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele thema’s op dit terrein;
- g.
het beoordelen van de opzet en inhoud van de planning- en control-documenten op kwaliteit (informatiewaarde in relatie tot de rol van de raad, het proces van totstandkoming, de vorm en de tijdigheid);
- h.
het voorbereiden van het aanbestedingstraject voor de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
- i.
een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant;
- j.
het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken, waaronder de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213, 213a van de Gemeentewet.
Artikel 4 Samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zes en minimaal drie raadsleden.
- 2.
De leden worden voorgedragen door de raadsfracties.
- 3.
De leden worden benoemd door de raad.
- 4.
De benoemde leden vormen een redelijke afspiegeling van de raad.
- 5.
Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.
- 6.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
- 7.
De griffier of diens plaatsvervanger vervult het secretariaat van de commissie.
- 8.
De commissie kan op uitnodiging of op verzoek ondersteund worden door een collegelid, bij voorkeur de wethouder Financiën.
- 9.
De commissie kan, naast de genoemde functionaris van lid 8, interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 5 Benoeming en zittingsduur
- 1.
De leden van de commissie worden door de raad voor de duur van een raadsperiode benoemd.
- 2.
De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.
- 3.
De raad kan een lid van de commissie tussentijds ontslaan.
- 4.
Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.
- 5.
Het lidmaatschap wordt van rechtswege beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
Artikel 6 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie-aangelegenheden.
Artikel 7 Vergaderingen, besluiten en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
- 2.
De voorzitter deelt ten minste een week van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.
- 3.
De agenda van de vergadering wordt in concept voorgesteld door de voorzitter in overleg met de griffier en wordt ter vergadering door de commissie vastgesteld.
- 4.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 5.
Per vergadering wordt door de commissie besloten of een collegelid wordt uitgenodigd naast eventueel interne en/of externe adviseurs.
- 6.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 7.
De besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
- 8.
De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 9.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 8 Verantwoording
- 1.
De voorzitter van de commissie geeft indien gevraagd een toelichting op de werkzaamheden van de auditcommissie aan de raadsleden en/of in de vergadering van een commissie of de raad.
- 2.
De voorzitter van de commissie geeft in de commissie P&C een toelichting over het proces van de jaarrekeningcontrole.
Artikel 9 Inwerkingtreden en citeertitel
- 1.
De verordening wordt aangehaald als 'Verordening auditcommissie Vlissingen 2023'.
- 2.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 3.
Op dat moment vervalt de Verordening Auditcommissie Vlissingen 2010, laatstelijk gewijzigd op 9 juni 2022.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Vlissingen op 26 januari 2023.
De griffier
M.Prince, MA
De voorzitter
A.R.B. van den Tillaar