Verordening auditcomité gemeente Neder-Betuwe 2023

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  comité: het auditcomité;

• •

  raad: de gemeenteraad;

• •

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• •

  lid: lid van het auditcomité;

• •

  voorzitter: voorzitter van het auditcomité;

• •

  de accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet;

• •

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2. Instelling en doel

• 1.

  Er is een auditcomité.

• 2.

  Het comité heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van deze verordening.

• 3.

  Het comité treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

Het auditcomité heeft de volgende taken:

• 1.

  Een adviesrol bij het samenstellen van het programma van eisen aan de externe accountant, de procedure van aanbesteding van de accountantsdiensten en de keuze van de externe accountant.

• 2.

  Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole.

• 3.

  Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

• 4.

  Het adviseren van de raad over aanpassingen in financiële verordeningen.

• 5.

  Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen.

• 6.

  Een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.

• 7.

  Een overlegplatform te zijn ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, waaronder begrepen het ambitieniveau, de passages over rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering, de uitkomsten van interne controles en het doorvoeren van verbeteringen op grond van deze uitkomsten.

• 8.

  Een afstemmingsoverleg te zijn voor de kwaliteit van de planning-en-controldocumenten, zoals begroting, rekening, bestuursrapportages en rapporten van de accountant met als doel suggesties aan te dragen voor kwaliteitsverbetering.

Artikel 4. Samenstelling

• 1.

  Het auditcomité bestaat uit drie leden. Voor het lidmaatschap komen in aanmerking: raadsleden en burgerraadsleden. Ten minste één van de leden is raadslid.

• 2.

  De in het eerste lid genoemde leden worden benoemd door de raad. De leden nemen zitting namens de raad en niet namens de fracties. Zij treden dus onafhankelijk van hun fracties op.

• 3.

  De zittingsperiode van de raadsleden in het comité eindigt wanneer zij ophouden (burger)raadslid te zijn en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 4.

  De raad kan een lid ontslaan.

• 5.

  Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen.

• 6.

  Het auditcomité laat zich bij zijn werkzaamheden bijstaan door de navolgende adviseurs:

  • •

    de griffier;

  • •

    een lid van het college van burgemeester en wethouders, door het college uit zijn midden aangewezen als eerste aanspreekpunt aangaande de gemeentelijke financiën;

  • •

    de concerncontroller;

  • •

    de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger).

• 7.

  Het auditcomité laat zich desgewenst adviseren door de accountant en/of leden van de rekenkamer.

• 8.

  Het comité kan andere interne en externe adviseurs dan de onder dit artikel onder lid 6 genoemde adviseurs, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan het comité.

Artikel 5. Voorzitter en secretariaat

• 1.

  Het comité wijst uit zijn midden een raadslid als voorzitter aan. De voorzitter kan zelf deelnemen aan de beraadslagingen.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het comité en het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over aangelegenheden het comité betreffende.

• 3.

  De griffie verzorgt het secretariaat.

Artikel 6. Werkwijze en vergaderingen

• 1.

  Het comité vergadert zo dikwijls als door de voorzitter of door de meerderheid van de leden met opgaaf van redenen nodig wordt geacht.

• 2.

  De adviseurs worden in beginsel voor elke vergadering van het comité uitgenodigd. Het comité kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 3.

  De vergaderingen van het auditcomité openen in openbaarheid. De deuren kunnen worden gesloten volgens het bepaalde in artikel 82 lid 5 van de Gemeentewet.

• 4.

  Raadsleden zijn te allen tijde gerechtigd de vergadering van het auditcomité bij te wonen.

• 5.

  De agenda, rapportages en overige vergaderstukken zijn openbaar, tenzij sprake is van informatie waarop geheimhouding is gelegd.

• 6.

  Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Deze besluitenlijst wordt vastgesteld door het comité en door plaatsing in het raadsinformatiesysteem ter kennis gebracht aan de overige raadsleden en het college.

• 7.

  In stukken waarvoor het auditcomité geheimhouding heeft besloten en die onderdeel uitmaken van de rapportage en/of verslag aan de gemeenteraad, kunnen leden van de raad en het college inzage verkrijgen bij de raadsgriffier; ter zake van het eventueel opleggen van geheimhouding is artikel 87 van de Gemeentewet van toepassing. Deze geheimhouding wordt pas opgeheven als het auditcomité dan wel de raad de geheimhouding opheft. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in het comité kennis dragen, in acht genomen totdat het comité dan wel de raad deze geheimhouding opheft.

Artikel 7. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  De verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening auditcomité gemeente Neder-Betuwe 2023’.

• 2.

  De verordening treedt op 1 december 2023 in werking.

• 3.

  Per de in het vorige lid bepaalde datum wordt de ‘Verordening auditcomité gemeente Neder-Betuwe 2018’, vastgesteld door de raad op 8 maart 2018, ingetrokken.