Financiële verordening 2023

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Reusel-De Mierden en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• c.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Reusel-De Mierden.

• d.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast. Behoudens dringende redenen staat de programma-indeling voor de gehele raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1.

  De raad stelt op voorstel van het college voor 15 juli de kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van minimaal € 1 per inwoner opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma, inclusief de daarin opgenomen beoogde toevoegingen aan en onttrekkingen uit reserves.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke items van de lijst nieuwe beleid hij op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het bijbehorende budget wil ontvangen. Voor de overige items worden de investeringskredieten voor het begrotingsjaar bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd en worden overige budgettaire consequenties eveneens bij vaststelling van de begroting geautoriseerd.

• 3.

  Voor een investering, waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet voor aan de raad.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Onverminderd de verplichtingen op basis van artikel 169 van de Gemeentewet informeert het college de raad minimaal 2 maal per jaar door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. De eerste bestuursrapportage gaat over de realisatie ten en met het eerste kwartaal en de tweede rapportage over de periode tot en met het derde kwartaal van het lopende jaar.

• 2.

  De bestuursrapportages hebben op hoofdlijnen dezelfde indeling als de begroting.

• 3.

  In de rapportages wordt per programma aangegeven op welke onderdelen bijsturing moet plaatsvinden op tijd, geld en/of inhoud. Bijsturingen moeten worden toegelicht.

• 4.

  In bestuursrapportages en de jaarstukken worden onder- en overschrijdingen op de ramingen van baten en lasten in de exploitatie van € 10.000 of meer toegelicht en met betrekking tot de investeringskredieten worden bij de jaarrekening alle onder- en overschrijdingen toegelicht.

• 5.

  Naast de tussentijdse rapportages wordt er in elke raadsvergadering –indien van toepassing– een begrotingswijziging voorgelegd met daarin de financiële consequenties van de raadsvoorstellen waarover in de betreffende raadsvergadering wordt besloten.

Artikel 7 Jaarstukken en overhevelingsbeleid

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar (budgetoverheveling). Het minimale bedrag hiervoor is € 10.000,- en dit is enkel mogelijk om met de raad afgesproken prestaties na te komen.

• 3.

  Restantkredieten dienen binnen 3 jaar ná de kredietvotering te worden afgesloten. Indien het college hiervan wil afwijken, zal dit in het raadsvoorstel omtrent de vaststelling van de jaarrekening afzonderlijk worden toegelicht.

Artikel 8 Informatieplicht

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet informeert het college in ieder geval vooraf de raad en neemt het pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen ingeval het betreft niet bij de begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    eenmalige verplichtingen groter dan € 50.000,-;

  • b.

    nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 20.000,-.

• Wanneer de verplichtingen kleiner zijn dan bovengenoemd kan het college, indien nodig, een besluit nemen zonder de raad te informeren.

Artikel 9 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) zoals bedoel in artikel 8.2 groter dan € 50.000,- nader toegelicht.

Artikel 11 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Afwijkingen ten opzichte van de begroting worden beoordeeld per product. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b.

    er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c.

    de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en termijnen, zoals vermeld in de “Nota reserves, voorzieningen en afschrijvingsbeleid”, vastgesteld bij raadsbesluit van 7 juli 2020, of conform het beleid dat de raad ter vervanging en/of aanvulling van die nota heeft vastgesteld.

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 15 Reserves en voorzieningen

Ten aanzien van de vorming en vrijval van reserves en voorzieningen en de toerekening en verwerking van rente over reserves, geldt het beleid zoals dat is vastgelegd in de “Nota reserves, voorzieningen en afschrijvingsbeleid”, vastgesteld bij raadsbesluit van 7 juli 2020, of het beleid dat de raad ter vervanging en/of aanvulling van die nota heeft vastgesteld.

Artikel 16 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de eventuele kapitaallasten betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden ook bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen betrokken. Voor rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), eventueel verschuldigde vennootschapsbelasting en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de berekening van de overheadkosten wordt een opslag per uur berekend door de totale overheadkosten te delen door het totale aantal productieve uren dat als directe kosten wordt toegerekend aan producten en taakvelden. De aldus berekende toeslag wordt uniform toegepast ten behoeve van alle kostprijsberekeningen.

• 4.

  Zowel de overheadkosten als het aantal productieve uren wordt in de jaarlijkse begroting nader gespecificeerd en uitgewerkt naar een bedrag dat als opslag voor overheadkosten wordt gehanteerd in dat jaar.

• 5.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa wordt jaarlijks met de kaders voor de begroting als bedoeld in artikel 4 vastgesteld. Voor de berekening van de kapitaallasten wordt een rentepercentage gehanteerd op basis van ramingen van de (netto) werkelijk betaalde rente en de totale boekwaarde van de activa van de gemeente, afgerond op een veelvoud van 0,5%. De berekening kan in de programmabegroting worden aangepast aan de hand van geactualiseerde cijfers.

• 6.

  In afwijking van het vierde lid geldt voor de rente die wordt toegerekend aan grondexploitaties alsmede voor eventueel vennootschapsbelastingplichtige activiteiten de rente als bedoeld in het 4e lid, gecorrigeerd naar de verhouding vreemd vermogen (schuldrestant leningen) en eigen vermogen (reserves). Dit percentage wordt jaarlijks in de programmabegroting berekend.

Artikel 17 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in voorgaande lid 1, 2 en 3 zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van één van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 18 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 19 Financieringsfunctie

Het college neemt bij het uitzetten en aantrekken van geldmiddelen de kaders in acht, zoals die zijn vastgelegd in het op 10 maart 2015 vastgestelde “Treasurystatuut 2015” en daarop vastgestelde aanvullingen en/of wijzigingen alsmede in het op basis van het “Treasurystatuut 2015” vastgestelde “Uitvoeringsbesluit treasury 2015” en daarop vastgestelde aanvullingen en/of wijzigingen.

Artikel 20 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vijf jaren ter vaststelling een beleids- en beheersplan wegen en beheersplan groen aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud van de wegen en groen.

• 2.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vijf jaren ter vaststelling een rioleringsplan (Verbreed Gemeentelijk Riolering Plan, VGRP) aan. Het plan geeft de kaders weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud c.q. de vervanging alsmede voor de kosten in relatie tot de rioolheffing.

• 3.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vijf jaren ter vaststelling een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan geeft de kaders weer voor het te plegen onderhoud aan gemeentelijke gebouwen en de daaraan verbonden kosten.

• 4.

  Indien de termijn als genoemde in de vorige leden vanwege bijzondere redenen of omstandigheden niet kan worden gehaald, dient de raad in te stemmen met uitstel, inclusief een besluit om de werkingsduur van het lopende plan al dan niet te verlengen.

Artikel 21 Grondbeleid

• 1.

  De informatie in de paragraaf Grondbeleid dient mede gebaseerd te zijn op actuele doorrekeningen van de grondexploitaties, welke minimaal eens per jaar dienen plaats te vinden.

• 2.

  De jaarlijkse doorrekeningen, als bedoeld in het eerste lid gaan gepaard met een beschrijving van de ingeschatte risico’s en de mogelijke maatregelen ter beheersing van die risico’s.

• 3.

  Indien voor een of meerdere specifieke grondexploitatieprojecten om bijzondere redenen of omstandigheden een actualisering van de doorrekening niet haalbaar dan wel wenselijk is, wordt daarvan met redenen omkleed melding gemaakt aan de raad.

Artikel 22 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over de mate van besteding van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en de besteding van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen;

• j.

  opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 24 Interne controle

• 1.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 25 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De “Financiële beheersverordening Reusel-De Mierden”, vastgesteld door de raad op 11 juli 2017, nummer 2017-038, wordt ingetrokken.

Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening gemeente Reusel-De Mierden 2023”.